Výpočet cestovních náhrad pomocí vzorců v Excelu

Excel pro web je víc než jen mřížka pro zadávání čísel. Pomocí vzorců můžete provádět výpočty a další akce s daty na listu.

Vzorec vždy začíná symbolem rovná se (=). Excel pro web interpretuje znaky za rovnítkem jako vzorec. Za symbolem rovná se následují operandy (konstanty nebo odkazy na buňky) oddělené výpočtovými operátory.

Konstanta je hodnota, která se nevypočítává a zůstává stejná, například datum 10.9.2008, číslo 210 nebo text „čtvrtletní příjmy“.

Základní principy tvorby vzorců

Při kombinaci operátorů do jednoho vzorce provede Excel pro web operace v pořadí určeném prioritou operátorů. Chcete-li změnit pořadí vyhodnocení, uzavřete část vzorce do závorek.

Příklad: Následující vzorec vytvoří číslo 11, protože Excel pro web provádí před sčítáním násobení.

Funkce jsou předdefinované vzorce provádějící výpočty pomocí určitých hodnot (argumentů) v určitém pořadí. Při zadávání funkce se zobrazí popis se syntaxí a argumenty. Zadejte například =ZAOKROUHLOVAT( a zobrazí se popis.

Struktura funkce:

1. Název funkce
2. Argumenty (čísla, text, logické hodnoty, matice, chybové hodnoty, odkazy na buňky)
3. Popis argumentu

Vnořené funkce: V určitých případech může být potřeba použít určitou funkci jako jeden z argumentů jiné funkce. Vzorec může obsahovat až sedm úrovní vnořených funkcí.

Odkazy: Odkaz identifikuje buňku nebo oblast buněk na listu a říká Excel pro web, kde hledat hodnoty nebo data, které chcete ve vzorci použít. Můžete taky odkazovat na buňky v jiných listech stejného sešitu nebo na jiné sešity.

Typy odkazů:

• Relativní: Odkaz na buňku ve vzorci (např. A1) je založen na relativním umístění buňky obsahující vzorec a buňky, na kterou odkaz odkazuje. Při kopírování vzorce se odkaz automaticky upraví.
• Absolutní: Odkaz na buňku ve vzorci (např. $A$1) vždycky odkazuje na buňku v určitém umístění. Při kopírování vzorce zůstane odkaz stejný.
• Smíšené: Obsahuje absolutní hodnotu ve sloupci a relativní na řádku (např. $A1) nebo absolutní hodnotu na řádku a relativní ve sloupci (např. A$1).

Prostorový odkaz: Slouží k analýze dat ve stejné buňce nebo oblasti buněk na více listech sešitu. Obsahuje odkaz na buňku nebo oblast, kterému předchází rozsah názvů listů.

Definované názvy: Můžete vytvořit definované názvy, které budou představovat buňky, oblasti buněk, vzorce, konstanty nebo Excel pro web tabulky. Název je výstižná zkratka, která usnadňuje pochopení účelu odkazu na buňku, konstantu, vzorec nebo tabulku.

Maticové vzorce: Excel pro web nepodporuje vytváření maticových vzorců. Můžete zobrazit výsledky maticových vzorců vytvořených v desktopové aplikaci Excel, nemůžete je ale upravit ani přepočítat.

Šablony cestovních příkazů v Excelu

Pracovní cesty jsou součástí života většiny firem. K vyúčtování slouží tzv. cestovní příkaz. Šablony cestovních příkazů s využitím možností a funkcí Excelu (např. nastavení číselníků, výpočtů atd.) usnadňují zpracování údajů, použití nápovědy, atp.

Dobře navržená šablona cestovního příkazu by měla být:

• uživatelsky přívětivá (i nezkušený uživatel je schopen vyplnit složitější formulář)
• maximálně zautomatizovaná (minimalizace výskytu chyb)
• nastavená dle vnitřních předpisů (např. Kolektivní smlouvě)

Formulář cestovního příkazu obsahuje:

• údaje o zaměstnavateli
• údaje o zaměstnanci
• údaje o pracovní cestě
• údaje o náhradách

Ověření dat: Ve formuláři je použitý nástroj pro ověření dat (menu: Data / Ověření). Například seznam dopravních prostředků je přednastaven dle údajů v Hlavičce.

Výpočet náhrad: Pro výpočet náhrad se používají vzorce a funkce (menu: Vložit / Funkce). Například pro výpočet cestovních náhrad za soukromé vozidlo se používají sazby základní náhrady, sazba za spotřebu PHM a spotřeba PHM dle TP.

Tip: Pro usnadnění orientace ve formuláři můžete použít komentáře (menu: Vložit / Komentář) a uzamknout buňky, které se nemají měnit (menu: Formát / Buňky / Zámek).

Příklad: Pokud chcete sečíst časy dvou úkolů, můžete použít funkci AutoSum. Vyberte buňku, kde chcete zobrazit výsledek, a na kartě Domů zvolte AutoSum. Vzorec bude vypadat takto: =SUMA(B2:B3).

Pokud součet přesáhne 24 hodin, je potřeba změnit formát buňky. Do pole Typ v horní části seznamu formátů zadejte m/d/yyyy h:mm AM/PM.

Pro výpočet rozdílu dat můžete použít vzorec =(B2-B1)*24. Do buňky B3 zadejte vzorec =(B2-B1)*24.

Příklad výpočtu cestovních náhrad

Zaměstnanec	Počáteční datum a čas	Koncové datum a čas	Celkem hodin
Jirka	1.1.2024 8:00	1.1.2024 17:00	9
Lenka	2.1.2024 9:00	2.1.2024 18:00	9