Účtování cestovních náhrad: Vzor a podrobné informace

Cestovní příkaz je důležitý dokument, který se používá pro evidenci pracovních cest zaměstnanců a pro výpočet cestovních náhrad. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady.

Právní rámec cestovních příkazů

Vyplnění a podání cestovního příkazu se řídí zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.) a příslušnými vyhláškami upravujícími poskytování cestovních náhrad. Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje.

Kdy vyplnit cestovní příkaz?

Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním.

Jak vyplnit cestovní příkaz?

Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.

Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách. V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).

Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.

Po návratu z cesty

Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním. K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.

Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet. Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.

Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu.

Cesta po ČR vs. zahraničí

Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic. Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.

Elektronický cestovní příkaz vs. papírový

Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování.

Poskytování záloh před pracovní cestou

Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci před vysláním na tuzemskou i zahraniční pracovní cestu poskytnout zálohu ve výši předpokládaných výdajů. Záloha může být poskytnuta v různé formě, např. vyplacením hotovosti, cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Zákoník práce v § 183 odst. 1 ZP připouští i možnost dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem o tom, že záloha nebude poskytnuta.

Někteří zaměstnavatelé si příslušné ustanovení zákoníku práce vykládají tak, že záleží na jejich rozhodnutí, zda zálohu zaměstnanci poskytnou, nebo ne. Jedná se však o špatný výklad zákona, protože s případným neposkytnutím zálohy musí zaměstnanec souhlasit. Výdaje, které vznikají při pracovní cestě, jsou výdaje zaměstnavatele a zaměstnanec není povinen je hradit ze svých prostředků. Vzhledem k tomu, že zejména při zahraničních pracovních cestách obvykle zaměstnanci vznikají vysoké cestovní výdaje, je vhodné případnou žádost zaměstnance o neposkytování zálohy zaznamenat v cestovním příkazu. Tento záznam může být důležitý zejména v případech, kdy se zaměstnanec vinou nedostatku finančních prostředků dostane do svízelné situace, ze které mu následně může vzniknout škoda.

V případě zahraniční pracovní cesty je záloha na stravné zaměstnancům obvykle poskytována v zahraniční měně, ve které jsou stanoveny základní sazby stravného vyhláškou MF (pro rok 2024 vyhláška č. 341/2023 Sb.). Zákoník práce však připouští možnost, aby se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli na poskytnutí zálohy v české měně nebo v jiné cizí měně, než stanoví vyhláška MF. Podmínkou je, aby ČNB k této dohodnuté cizí měně vyhlašovala kurz.

Při určení zahraničního stravného v dohodnuté měně, se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se následně přepočítá na dohodnutou měnu. Při přepočtech se použijí kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy.

Vyúčtování pracovní cesty

Po ukončení pracovní cesty provádí zaměstnanec spolu se zaměstnavatelem vyúčtování. Zákoník práce stanoví v § 183 odst. 3 ZP pořádkovou lhůtu, podle které je zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů po návratu z pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné pro vyúčtování pracovní cesty a vrátit nevyčerpanou zálohu. Stejně tak je desetidenní lhůta stanovena i zaměstnavateli, a to ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem. V této lhůtě je zaměstnavatel povinen provést vyúčtování a uspokojit oprávněné zájmy zaměstnance.

Zákoník práce však umožňuje, aby se zaměstnavatel od této pořádkové lhůty "odklonil" a stanovil lhůtu jinou. V praxi je toto ustanovení poměrně často využíváno a zaměstnavatelé po dohodě se zaměstnancem sjednávají pro vyúčtování delší lhůtu. Toto ujednání umožní vypořádat cestovní náhrady např. za kalendářní měsíc a doplatek nároku zaměstnanci poslat spolu se mzdou nebo platem jedenkrát měsíčně na osobní účet zaměstnance.

Lhůty stanovené zákoníkem práce musí být zaměstnancem splněny. Pokud zaměstnanec soustavně lhůty nedodržuje, jedná se o porušení zákoníku práce a zaměstnavatel může uložit pracovněprávní sankce. Nárok na vyplacení náhrad však v tomto případě zaměstnanci nezaniká, protože lhůty stanovené zákoníkem práce pro vyúčtování cestovních náhrad jsou pouze pořádkové. To znamená, že i když zaměstnanec nedodrží desetidenní lhůtu nebo lhůtu zaměstnavatelem prodlouženou, neztrácí na cestovní náhrady nárok. V tomto případě stanoví občanský zákoník (§ 629 a násl. OZ) tříletou promlčecí lhůtu.

V souladu s § 147 odst. 1 písm. d) ZP je zaměstnavatel oprávněn srazit zaměstnanci z platu nebo ze mzdy "nevyúčtovanou zálohu na cestovní náhrady, popřípadě jiné nevyúčtované zálohy poskytnuté zaměstnanci k plnění jeho pracovních úkolů". K provedení této srážky zaměstnavatel nepotřebuje souhlas zaměstnance.

Zaměstnanec je povinen vyúčtování cestovních náhrad provést na tiskopisu určeném zaměstnavatelem. Po vyplnění písemnosti zaměstnanec prohlásí, že příslušné údaje uvedl správně a vše podepíše. Účetní, který je pověřen kontrolou vyúčtování, ve spolupráci s příslušným vedoucím pracovníkem odsouhlasí správnost uplatněných náhrad (částky, na které zaměstnanec nemá nárok, zruší a případné scházející náhrady doplní). Každý zaměstnanec musí provést samostatné vyúčtování, nelze připustit, aby více zaměstnanců vyúčtovalo pracovní cestu na jednom tiskopisu.

Vyčíslení nároku zaměstnance na cestovní náhrady

V rámci vyúčtování cestovních náhrad je nutné v první řadě zjistit výši nároku zaměstnance na cestovní náhrady. Porovnáním poskytnuté zálohy a nároku zaměstnance zjistí zaměstnavatel přeplatek nebo nedoplatek. V případě zahraničních cest je třeba porovnat zálohu a nárok zaměstnance ve stejné měně. Při poskytnutí zálohy ve více měnách je vhodné přepočítat zálohu na jednu z těchto poskytnutých měn, případně lze jednotlivé zálohy vypořádat samostatně.

Částku, o kterou byla záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí prokázané cestovní náhrady, zaměstnanec vrací zaměstnavateli v měně, která mu byla poskytnuta, v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu směnil, nebo v českých korunách. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než prokázané cestovní výdaje, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v českých korunách, pokud se nedohodnou jinak. To znamená, že zákoník práce nezakazuje doplatky cestovních náhrad v cizí měně.

Kurzy pro přepočet zahraniční měny na českou měnu

V souvislosti s pracovní cestou uskutečňuje zaměstnavatel celou řadu účetních případů, při kterých přepočítává zahraniční měnu na české koruny. Ve většině případů jsou pro přepočet použity kurzy stanovené v § 24 ZoÚ (např. při nákupu cizí měny, převodu finančních prostředků mezi pokladnou a bankovním účtem apod.). Účetním kurzem se rozumí aktuální kurz ČNB, pevný kurz nebo kurz, za který byla cizí měna nakoupena.

V případě přepočtu měn se při poskytování cestovních náhrad v některých případech použije odlišný kurz stanovený v § 183 a 184 ZP. Jedná se o případy, kdy musí být přepočteny částky, které budou se zaměstnancem vypořádány v české měně nebo v dohodnuté cizí měně, kdy se použijí následující kurzy stanovené zákoníkem práce:

• v případě, že zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady: kurzy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy, kurz doložený zaměstnancem, kterým byla poskytnutá záloha v zahraničí směněna na jinou měnu (např. dokladem o směně v bance nebo směnárně),
• v případě, že zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha na cestovní náhrady, bude použit kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Pro přepočet zálohy na stravné z cizí měny na Kč nebo z měny stanovené vyhláškou MF na jinou dohodnutou cizí měnu (např. z EUR na USD) a také pro výpočet výše přeplatku nebo doplatku z vyúčtování cestovních náhrad (např. namísto cizí měny v Kč nebo v dohodnuté cizí měně) nelze provádět účetním kurzem, ale kurzy stanovenými v § 183 a 184 ZP. Při ostatních účetních operace (při kterých nedochází k přepočtu ve vztahu k zaměstnanci) se používají účetní kurzy.

Zaokrouhlování

Zákoník práce řeší v § 183 odst. 3 a 4 ZP zaokrouhlování cestovních náhrad pouze částečně. Podle tohoto ustanovení se částka, kterou má zaměstnanec vrátit zaměstnavateli v české měně, zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Stejným způsobem bude zaokrouhlen i doplatek - tedy situace, kdy záloha byla menší než vyúčtování a zaměstnavatel zaměstnanci doplatí cestovní náhrady do výše jeho nároku.

Zaokrouhlování "mezivýpočtů" a také doplatků či vratek v cizí měně zákoník práce neřeší. V případě "mezivýpočtů" v české měně vyplývá ze stanovisek odborných autorů doporučení zaokrouhlovat co nejméně a zaokrouhlit až konečnou částku k vyúčtování na celé koruny nahoru.

V praxi se účetní jednotky při zaokrouhlování cestovních náhrad odkazují na § 189 odst. 3 ZP. Citované ustanovení však obsahuje "zmocňovací ustanovení", na základě kterého je MPSV oprávněno v pravidelném termínu od 1. ledna každého roku vyhláškou měnit sazby základní náhrady, stravného a průměrných cen PHM. Podle § 189 ZP jsou zaokrouhleny částky uvedené ve vyhlášce č. 398/2023 Sb. Pro zaměstnavatele tento postup neplatí, nebude jej proto aplikovat.

Zaměstnavatel bude při zaokrouhlování cestovních náhrad postupovat podle § 183 ZP. Na základě tohoto ustanovení bude částka, o kterou byla záloha vyšší než vyúčtované cestovní náhrady, zaokrouhlena na celé koruny směrem nahoru. Stejný postup při zaokrouhlování platí v případě, kdy zaměstnavatel doplácí zaměstnanci náhrady v českých korunách.

Příklad: Zaměstnanec, který se vrátil ze zahraniční pracovní cesty, provedl vyúčtování cestovních náhrad. Záloha poskytnutá zaměstnanci zaměstnavatelem před pracovní cestou 600 EUR. Prokázané cestovní náhrady podle vyúčtování 659 EUR. Doplatek zaměstnanci 59 EUR. Doplatek zaměstnanci po přepočtu na českou měnu (kurzem ČNB platným v den poskytnutí zálohy dne 6. 3. 2024) 59 × 25,360 = 1 496,24 Kč. Částka k výplatě zaměstnanci po zaokrouhlení 1 497 Kč.

Účtování o cestovních náhradách

Účtování územních samosprávných celků, příspěvkových organizací, státních fondů a organizačních složek státu se řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Prováděcí vyhláškou k tomuto zákonu je vyhláška č. 410/2009 Sb. V zájmu shodného postupu při účtování u vybraných účetních jednotek vydalo MF České účetní standardy (dále jen "ČÚS") č. 701 až 708.

Příspěvkové organizace vytvářejí analytické účty v souladu s ustanovením bodu 3.2. ČÚS 701 - Účty a zásady účtování na účtech. Organizace v rámci syntetických účtů vytváří analytické účty. Nákladové a výnosové účty členíme podle jednotlivých druhů nákladů a výnosů a také pro daňové účely. Při účtování o cestovních náhradách organizace použije celou řadu účetních dokladů - faktury, paragony, vyúčtování pracovní cesty, pokladní doklady, výpisy z účtů, interní doklady apod. Je nezbytné, aby použité účetní doklady i podklady pro vystavení vnitřních účetních dokladů byly průkazné a obsahovaly náležitosti stanovené § 11 ZoÚ. V neziskové sféře jsou zaměstnavatelé povinni poskytnout zaměstnancům náhrady cestovních náhrad, na které jim vznikne nárok v souvislosti s výkonem práce.

V dalším budeme účtovat i o cizí měně, konkrétně o eurech. Použití cizích měn by mělo být v účetnictví analyticky oddělené, proto budeme v dalším zdůrazňovat pokladnu či bankovní účet vedený v eurech označením účtu s „e“ na konci, např. 211e pro pokladnu vedenou v eurech. Obdobně pro eurové pohledávky za zaměstnanci 335e a eurové závazky vůči zaměstnancům 333e.

Podle § 183 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“), je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta.

Příklad účtování o zálohách

Příklad: Zaměstnanec obdrží před odjezdem na pracovní cestu dne 1. 8. v hotovosti zálohu 10 000 Kč. Po návratu z pracovní cesty předkládá dne 17. 8. vyúčtování, z něhož plyne, že má nárok na 12 000 Kč. Doplatek mu je poskytnut hotově 25. 8. Související účtování bude následující:

Datum	Popis účetního případu	Částka v Kč	MD	D
01. 08.	Vyplacení zálohy na pracovní cestu	10 000	335	211
17. 08.	Předloženo vyúčtování pracovní cesty	12 000	512	333
	Zápočet zálohy	10 000	333	335
25. 08.	Poskytnutí doplatku (hotově)	2 000	333	211

Příklad účtování o zálohách a nákupech

Příklad: Zaměstnanec obdrží dne 1. 8. zálohu 23 000 Kč, z toho je částka 10 000 Kč zálohou podle ZP na očekávané cestovní náklady a 15 000 Kč na nákup materiálu. Po návratu z pracovní cesty předkládá dne 17. 8. vyúčtování, z něhož plyne, že má nárok na cestovní náhrady ve výši 12 000 Kč. Dále doloží nákup materiálu daňovým dokladem na 12 100 Kč vč. 21 % DPH (předpokládejme účtování o zásobách způsobem B). Doplatek mu je poskytnut hotově 25. 8. Související účtování bude následující:

Datum	Popis účetního případu	Částka v Kč	MD	D
01. 08.	Vyplacení zálohy na pracovní cestu	23 000	335	211
17. 08.	Vyúčtování pracovní cesty	12 000	512	333
	Zakoupení materiálu (úhrada dokladu) ze zálohy	12 100	321	333
	Zápočet zálohy	23 000	333	335
17. 08.	Daňový doklad za materiál - celková částka	12 100	-	321
	- z toho základ DPH	10 000	501	-
	- z toho 21 % DPH	2 100	343	-
25. 08.	Poskytnutí doplatku (hotově)	1 100	333	211

Záloha na zahraniční pracovní cestu

V případě zahraniční pracovní cesty je (v návaznosti na § 183 odst. 2 ZP) možností více. Zaměstnavatel (po dohodě se zaměstnancem) může poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Záloha na zahraniční stravné by měla být poskytnuta v příslušných měnách pro jednotlivé státy podle předpokládané výše cestovních náhrad tak, jak jsou určeny ve vyhláškách Ministerstva financí upravujících výši zahraničního stravného (pro rok 2016 je to vyhláška č. 309/2015 Sb.).