Pokuta za nevyčerpanou dovolenou zaměstnance: Co musí zaměstnavatel zajistit?

Každý zaměstnanec má ze zákona právo na dovolenou, kterou by měl čerpat během kalendářního roku, za který mu dovolená náleží. Povinností zaměstnavatele je určit čerpání dovolené zaměstnanců tak, aby ji mohli vyčerpat v daném kalendářním roce, za který dovolená náleží. Tuto povinnost má právo nesplnit pouze v případě, že mu v tom bránily vážné provozní důvody a zaměstnance v práci potřeboval.

V takovém případě musí zaměstnavatel určit dovolenou tak, aby ji mohl zaměstnanec vyčerpat nejpozději do konce následujícího kalendářního roku. Zaměstnavatel by měl dovolenou převést automaticky, bez nutnosti, aby si o to zaměstnanec musel říkat. Pokud to neudělá, porušuje zákon a riskuje pokutu od inspektorátu práce. O převedení nevyčerpané dovolené v takové situaci nemusejí zaměstnanci zaměstnavatele žádat.

Povinnost vyčerpat nevyčerpanou dovolenou do konce následujícího kalendářního roku se splnit nemusí jen v případě, že ji zaměstnanec nemůže vyčerpat z důvodu nemocenské, mateřské či rodičovské dovolené. Výše jsme uvedli zákonné důvody, kdy se dovolená nemusí vyčerpat v roce, za který náleží. V případě, že zaměstnanci zůstane nevyčerpaná dovolená, aniž by vznikly vážné provozní důvody na straně zaměstnavatele nebo překážky na straně zaměstnance, nárok na dovolenou nezaniká.

Kdy dovolená nepropadne?

Ne vždy se musí dovolená vyčerpat ve standardní lhůtě. Výjimky platí například tehdy, pokud budete jako zaměstnanec na dlouhodobé nemocenské, mateřské nebo rodičovské dovolené. V těchto případech se čerpání dovolené odkládá na dobu, kdy výše uvedené překážky pominou.

Dovolená nemůže zaměstnanci „propadnout“ ani tehdy, když ji zaměstnavatel nestihl naplánovat. Pokud pracovní poměr skončí a zaměstnanci zůstává nevyčerpaná dovolená, musí mu ji zaměstnavatel finančně proplatit.

Právo na dovolenou a povinnosti zaměstnavatele

Dovolená není jen povinnost zaměstnavatele, ale především právo zaměstnance, které má zákonem zaručené. Hned na začátek je třeba uvést, že v naprosté většině případů rozhoduje o čerpání dovolené zaměstnavatel -⁠⁠⁠⁠⁠⁠ v případě určení dovolené je to jeho povinnost. Zaměstnavatel má povinnost určit zaměstnanci čerpání dovolené tak, aby ji zaměstnanec vyčerpal v tom kalendářním roce, ve kterém na ni vzniklo právo.

Pokud požádá o čerpání dovolené zaměstnankyně v návaznosti na svou mateřskou dovolenou, je zaměstnavatel povinen jí vyhovět. Dobu čerpání dovolené musí ze zákona určit zaměstnavatel tak, aby ji zaměstnanec vyčerpal v kalendářním roce, ve kterém mu na dovolenou vzniklo právo. Takto určenou dovolenou je zaměstnavatel povinen oznámit zaměstnanci písemně alespoň 14 dnů předem, pokud se tedy nedohodnou na kratší době.

Při tomto rozhodnutí však musí ze zákona přihlížet nejen ke svým provozním důvodům, ale také k oprávněným zájmům zaměstnance. I v tomto případě může zaměstnavatel čerpání dovolené určit, pokud je možné předpokládat, že zaměstnanec tyto podmínky splní do konce kalendářního roku, popřípadě do skončení pracovního poměru.

Výjimky a zvláštní situace

• Výjimkou jsou případy, kdy se objeví překážky v práci na straně zaměstnance či naléhavé provozní důvody.
• Výjimkou jsou situace, kdy je zaměstnanec dočasně v pracovní neschopnosti nebo když čerpá mateřskou či rodičovskou dovolenou.
• Část dovolené je možné převést do dalšího kalendářního roku jen na základě písemné žádosti zaměstnance, přičemž musí být zohledněny jeho oprávněné zájmy. K převodu může dojít pouze tehdy, pokud pracovní smlouva zajišťuje dovolenou delší než 4 týdny.

Zaměstnanec může také kdykoli zaměstnavatele o čerpání dovolené požádat. Pokud zaměstnanec do konce roku dovolenou nevyčerpá, může být převedena do dalšího kalendářního roku jen v případě, kdy vyčerpání dovolené brání překážky na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody.

Pokud zaměstnavatel neurčí čerpání dovolené do 30. června roku, který následuje po roce, kdy zaměstnanci právo na čerpání dovolené vzniklo, může si čerpání dovolené určit zaměstnanec sám. Pro splnění povinnosti zaměstnavatele postačí, pokud zaměstnavatel o čerpání dovolené zaměstnance rozhodne do 30. 6. To, že zaměstnanec může po 30. červnu sám určit čerpání dovolené, neznamená, že tím zaměstnavatel ztrácí právo na určení dovolené. Po tomto datu mají právo určit čerpání dovolené oba - rozhodující bude, kdo své právo uplatní jako první.

V praxi se lze mnohdy setkat se situací, kdy zaměstnanci ke konci roku dovolená zbývá, aniž by jejímu čerpání bránily překážky na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody. I v tomto případě dojde k převodu dovolené automaticky ze zákona. Zaměstnavatel se tím však dopustí přestupku, neboť takovým jednáním poruší svoji zákonnou povinnost určení čerpání dovolené do konce příslušného kalendářního roku.

Převod dovolené do dalšího roku

Existuje i možnost převést dovolenou do následujícího roku, k tomu by však musely být splněny podmínky stanovené zákonem.

Dovolenou za kalendářní rok je možné převést do roku následujícího jen z jednoho ze tří důvodů:

• písemné žádosti zaměstnance o převod části dovolené přesahující základní výměru,
• naléhavé provozní důvody na straně zaměstnavatele,
• celodenní překážky v práci, pro něž nebylo možno čerpání dovolené určit.

Poskytuje-li zaměstnavatel delší dovolenou nad rámec zákonné výměry, je možné tuto delší dovolenou převést na základě písemné žádosti zaměstnance. Podle zákoníku práce je základní výměra v podnikatelské sféře čtyři týdny. V organizacích, které poskytují kupříkladu pět týdnů, lze jeden týden navíc převádět na žádost zaměstnance. Zaměstnavatel sice žádosti vyhovět nemusí, zamítnutí požadavku by však měl řádně odůvodnit.

V následujícím roce je převedenou dovolenou nutno zaměstnanci nekompromisně určit. Dovolenou převedenou z roku 2024 tedy musí zaměstnanec dočerpat v roce 2025. Důvodem dalšího posunu by mohla být pouze pracovní neschopnost, mateřská, anebo rodičovská dovolená. Bezprostředně po odpadnutí těchto překážek je zaměstnavatel povinen dobu čerpání dovolené zaměstnanci určit.

Také čerpání převedené dovolené do následujícího roku musí zaměstnavatel určit tak, aby ji zaměstnanec využil nejpozději do konce následujícího kalendářního roku. Převedená dovolená z roku 2023 musí být vyčerpána do konce roku 2024.

Neurčí-li zaměstnavatel dobu čerpání převedené dovolené do 30. června následujícího kalendářního roku, tedy pro převedenou dovolenou z roku 2023 do 30. června 2024, může si určit čerpání dovolené sám zaměstnanec.

Jestliže zaměstnavatel dovolenou nenařídí, anebo převede na základě špatného důvodu, riskuje v případě kontroly inspektorátu práce pokutu.

Proplacení nevyčerpané dovolené

Proplacení nevyčerpané dovolené je možné pouze v případě skončení pracovního poměru zaměstnance. V jiných případech není ani povinen, ani oprávněn nevyčerpanou dovolenou proplatit. Pokud pracovní poměr trvá, nesmí zaměstnavatel namísto čerpání dovolené zaměstnanci poskytnout finanční kompenzaci, respektive náhradu mzdy za nevyčerpanou dovolenou.

Jak se bránit, když vám dovolenou neumožní?

Pokud vám zaměstnavatel odmítá dovolenou naplánovat, postupujte takto:

• Začněte komunikací.
• Když na vás zaměstnavatel nereaguje, můžete podat podnět inspektorátu práce.
• Pokud nepomůže ani inspektorát, můžete zvážit právní cestu a domáhat se svých práv soudně.

Sankce za nesplnění povinností zaměstnavatele

Pokud se dovolená v kalendářním roce, za který náleží, nevyčerpá, aniž by nastaly zákonem stanovené výjimky uvedené výše, může zaměstnavateli inspektorát práce udělit pokutu až do výše 200 000 tisíc korun. Pokud vám ale zaměstnavatel odmítne naplánovat nebo umožnit čerpání dovolené, vystavuje se sám riziku vysoké pokuty.

V případě chybného určení dovolené může být zaměstnavatel postihnut sankcemi ze strany inspektorátu práce. Jestliže například zaměstnavatel dovolenou za předchozí kalendářní rok neurčí ani do konce následujícího kalendářního roku (mimo případů, kdy byl zaměstnanec uznán dočasně práce neschopným nebo mateřskou nebo rodičovskou dovolenou), může být za toto porušení právních předpisů sankcionován pokutou až do výše 200 000 Kč.

Kromě pokuty riskuje zaměstnavatel i zhoršenou pověst, což může poškodit jeho firmu víc, než by čekal.