Žádost o proplacení dovolené po skončení pracovního poměru: Vzor a důležité informace

Tento článek se zabývá problematikou proplácení dovolené po skončení pracovního poměru v České republice. Popíšeme pravidla pro výpočet a čerpání dovolené a uvedeme vzor žádosti o proplacení nevyčerpané dovolené.

Výpočet dovolené

Pokud rodič (zaměstnanec) v pracovním poměru k témuž zaměstnavateli v kalendářním roce neodpracoval 52 týdnů a nevznikl mu tak nárok na celou dovolenou za kalendářní rok, je nezbytné vypočítat nárok na dovolenou jinak. Podmínkou je, aby vykonal práci alespoň v rozsahu 4 týdnů v daném roce. Vypočítá se pak poměrná část dovolené, která činí za každou odpracovanou týdenní pracovní dobu v příslušném kalendářním roce jednu dvaapadesátinu týdenní pracovní doby vynásobenou výměrou dovolené, na kterou má zaměstnanec v příslušném kalendářním roce právo. Právo na dovolenou je tak ve výsledku vyjádřeno v hodinách.

Vliv překážek v práci na dovolenou

Pro posouzení rozsahu odpracované doby je nutné vzít v úvahu překážky v práci, které se v daném období vyskytly. Překážkami v práci rozumíme situace, ve kterých zaměstnanec či zaměstnankyně nemůže vykonávat práci, ale nejedná se o neomluvenou absenci (zameškanou směnu). Některé z nich se v neomezeném rozsahu považují za výkon práce a nárok na dovolenou během nich vzniká, u jiných existují určité podmínky a limity.

A) Nelimitované překážky - započítávají se v celém rozsahu:

• dočasná pracovní neschopnost vzniklá v důsledku pracovního úrazu nebo nemoci z povolání,
• mateřská dovolená a rodičovská dovolená příslušející zaměstnanci do doby, po kterou je zaměstnankyně oprávněna čerpat mateřskou dovolenou,
• důležité osobní překážky v práci uvedené v nař. vl. č. 590/2006 Sb. (tj. vyšetření nebo ošetření ve zdravotnickém zařízení, účast zaměstnance na svatbě, pohřbu rodinného příslušníka, doprovod rodinného příslušníka do zdravotnického zařízení atd.),
• doba ošetřování dítěte mladšího než 10 let nebo jiného člena domácnosti a doba péče o dítě mladšího než 10 let podle § 191 ZP nebo dlouhodobé péče podle § 191a ZP - viz § 348 odst. 1 písm. a) ZP,
• další překážky v práci na straně zaměstnance upravené v právních předpisech; jedná se například o překážky v práci z důvodu obecného zájmu (výkon veřejné funkce, výkon občanské povinnosti, jiné úkony v obecném zájmu - např. dárcovství krve, pracovní volno související s brannou povinností (§ 204 zákoníku práce), školení, jiné formy přípravy nebo studia (§ 205 zákoníku práce), překážky na straně zaměstnavatele - § 207 až § 209 zákoníku práce, např. prostoj, přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy,
• doby uvedené v § 348 odst. 1 zákoníku práce, například dovolená nebo náhradní volno za práci přesčas nebo za práci ve svátek.

Příklad: Josef odpracoval na zkrácený úvazek 30 hodin týdně 6 týdnů, následně čerpal 1 týden dovolené převedený z předchozího kalendářního roku, odpracoval 8 týdnů, 2 týdny strávil v pracovní neschopnosti z důvodu pracovního úrazu a pracoval až do konce roku. Roční výměra dovolené u zaměstnavatele je 5 týdnů.

B) Limitované překážky v práci jako výkon práce pro účely dovolené

Některé překážky v práci se pak do odpracované doby počítají jen částečně - maximálně do výše 20násobku týdenní pracovní doby a za podmínky, že kromě nich trvalo v daném roce alespoň 12 týdnů výkonu práce a/nebo nelimitovaných překážek. Jde o tyto překážky v práci:

• dočasná pracovní neschopnost, s výjimkou pracovní neschopnosti vzniklé v důsledku pracovního úrazu nebo nemoci z povolání,
• karanténa nařízená podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů,
• rodičovská dovolená, s výjimkou doby, po kterou zaměstnanec čerpá rodičovskou dovolenou do doby, po kterou je zaměstnankyně oprávněna čerpat mateřskou dovolenou,
• jiné důležité osobní překážky v práci podle § 199 odst. 1 zákoníku práce. Jedná se o překážky v práci sjednané v kolektivní nebo jiné smlouvě nebo stanovené ve vnitřním předpisu (např. sick days, doprovod dítěte první školní den), které nejsou upraveny v právních předpisech.

Dovolená se zaokrouhluje na celé hodiny vždy nahoru. Při výpočtu se nepřihlíží k hodinám nad celé násobky stanovené týdenní pracovní doby - vždy se počítá jen celý odpracovaný týden, typicky 40 hodin. Při výpočtu může docházet k odchylkám.

Pravidla pro čerpání dovolené

Čerpání dovolené se řídí řadou zákonných pravidel, z nichž vybíráme následující:

• Dobu čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen určit podle písemného rozvrhu čerpání dovolené vydaného s předchozím souhlasem odborové organizace nebo rady zaměstnanců tak, aby dovolená mohla být vyčerpána zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo.
• Při určení rozvrhu čerpání dovolené je nutno přihlížet k provozním důvodům zaměstnavatele a k oprávněným zájmům zaměstnance - zaměstnavatel tedy nemá povinnost žádosti zaměstnance vyhovět. Alespoň jedna část dovolené by měla být čerpána jako minimálně 2 týdny vcelku, je ale možné se dohodnout jinak.
• Určenou dobu čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen písemně oznámit zaměstnanci alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší době - dohoda může být i konkludentní, tedy že zaměstnanec kratší dobu oznámení pouze akceptuje.
• S přihlédnutím k oprávněným zájmům zaměstnance lze na základě jeho písemné žádosti část dovolené za kalendářní rok, na kterou vzniklo právo v příslušném kalendářním roce a která přesahuje určité zákonné roční minimum, převést do následujícího kalendářního roku.
• Nemůže-li být dovolená vyčerpána do konce příslušného kalendářního roku nebo byla-li její část převedena na základě písemné žádosti zaměstnance do následujícího kalendářního roku, je zaměstnavatel povinen určit ji zaměstnanci tak, aby byla vyčerpána nejpozději do konce následujícího kalendářního roku.
• Není-li čerpání dovolené určeno nejpozději do 30. června následujícího kalendářního roku, má právo určit čerpání dovolené rovněž zaměstnanec. Čerpání dovolené je zaměstnanec povinen písemně oznámit zaměstnavateli alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnavatelem na jiné době oznámení.
• Nemůže-li být dovolená vyčerpána ani do konce následujícího kalendářního roku proto, že zaměstnanec byl uznán dočasně práce neschopným nebo z důvodu čerpání mateřské či rodičovské dovolené, je zaměstnavatel povinen určit dobu čerpání této dovolené po skončení těchto překážek v práci.
• Čerpání dovolené může zaměstnavatel zaměstnanci s jeho souhlasem výjimečně určit v rozsahu kratším, než činí délka směny, nejméně však v délce její jedné poloviny (tzv. půlden dovolené, typicky 4 hodiny), nejde‑li o zbývající část nevyčerpané dovolené, která je kratší než polovina směny.
• Zaměstnavatel může dovolenou krátit jen za neomluveně zameškanou směnu, a to o počet neomluveně zameškaných hodin; neomluvená zameškání kratších částí jednotlivých směn lze sčítat.
• Proplacení nevyčerpané dovolené je možné jen v souvislosti se skončením pracovního poměru.

Pravidla pro čerpání dovolené v souvislosti s čerpáním mateřské/rodičovské dovolené

• Požádá‑li zaměstnankyně zaměstnavatele o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení mateřské dovolené, a zaměstnanec zaměstnavatele o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení rodičovské dovolené do doby, po kterou je zaměstnankyně oprávněna čerpat mateřskou dovolenou, je zaměstnavatel povinen jejich žádosti vyhovět.
• Zaměstnavatel nesmí určit čerpání dovolené na dobu, po kterou je rodič na mateřské nebo rodičovské dovolené. Nástupem na mateřskou nebo rodičovskou dovolenou se dovolená přerušuje.

Žádost o dovolenou po skončení mateřské dovolené

• Nárok na dovolenou vzniká u každé mateřské dovolené, tj. i při čerpání mateřské dovolené u dalšího dítěte. V případě, že matka o dovolenou včas nepožádá, zaměstnavatel není povinen pozdější žádosti vyhovět, ale její nárok na dovolenou tím nezaniká.
• Souběh rodičovského příspěvku a čerpání dovolené (resp. pobírání náhrady mzdy za dovolenou) se nevylučuje.

Žádost o dovolenou je doporučeno podat písemně, aby se předešlo případným budoucím sporům o jejím podání. Žádost je nutné podat před nástupem na dovolenou.

Vzor žádosti o dovolenou

Vzor: Dne 16. 10. 2024 jsem nastoupila na mateřskou dovolenou. Dne 22. 11. 2024 se mi narodil syn Jan. Dne 30. 4. 2025 mi skončila mateřská dovolená. Mateřská dovolená se považuje z pohledu nároku na dovolenou za výkon práce. Žádám o čerpání dovolené za rok 2024 a 2025 tak, aby bezprostředně navazovala na mateřskou dovolenou. Po dočerpání celé dovolené, na kterou mi v roce 2024a 2025 vznikl nárok, žádám o čerpání rodičovské dovolené, a to do 2 let věku mého syna. Souběh rodičovského příspěvku a čerpání dovolené (resp. pobírání náhrady mzdy za dovolenou) se nevylučuje.

Co se týče délky nároku na dovolenou, pak je nutné mít na paměti, že nárok vzniká i během samotného čerpání dovolené. Je tedy potřeba započítat jako odpracovanou dobu i tu, která byla strávená samotným čerpáním dovolené.

Žádost o vrácení vyplacené náhrady mzdy (platu) za dobu vyčerpané dovolené podle § 222 odst. 4 ZP

Zaměstnavatel .......................................... (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO), zastoupený ............................................. zaměstnanec ................................. (jméno a příjmení), narozen dne ..................... číslo OP ....................... trvale bytem ........................

Věc: Žádost o vrácení vyplacené náhrady mzdy (platu) za dobu vyčerpané dovolené podle § 222 odst. 4 ZP

Vážený pane (paní),

Varianta I. dne.............zaměstnavatel po projednání neomluvené nepřítomnosti s odborovou organizací rozhodl o krácení dovolené, na kterou Vám vzniklo právo za rok ..............., z důvodu neomluvené absence ve dnech ..................v rozsahu ...... hodin. Došlo-li ke krácení dovolené, ztrácí zaměstnanec právo na zkrácenou část dovolené. Dovolenou za rok ...... v rozsahu ..... hodin jste v srpnu ..... v době od ....... do ......vyčerpal(a). Podle § 222 odst. 4 ZP jste povinen (a) vrátit vyplacenou náhradu mzdy (platu) za dovolenou rozsahu ........hodin, na kterou jste v důsledku shora uvedeného rozhodnutí o krácení dovolené pro neomluvenou nepřítomnost ztratil(a) právo. Náhrada mzdy, která Vám byla vyplacena ve výši průměrného výdělku za .... hodin dovolené, činí Kč (počet hodin x hodinový průměrný výdělek).

Varianta II. dne ............jste ukončil dohodou sjednanou podle § 49 ZP pracovní poměr se zaměstnavatelem, právo na dovolenou za rok ............ Vám proto vzniklo pouze v rozsahu ....... hodin za odpracovanou dobu v době trvání pracovního poměru v roce ......, což činí ..... hodin dovolené. Ke dni skončení pracovního poměru jste ale vyčerpal v roce ............ ........hodin dovolené (od .......... do .........). Přečerpal jste tak ...... hodin dovolené, na které Vám pro skončení pracovního poměru nárok nevznikl a jste tak povinen podle § 222 odst. 4 ZP vrátit bývalému zaměstnavateli vyplacenou náhradu mzdy (platu) ve výši průměrného výdělku za dovolenou, na kterou Vám právo nevzniklo. Náhrada za přečerpanou dovolenou v délce ...... hodin činí........... Kč.

Žádám Vás proto o vrácení náhrady mzdy (platu) ve shora uvedené výši. Částku uhraďte do 14 dnů od doručení této výzvy na účet zaměstnavatele č. ú. ............... a kód banky. Při úhradě uveďte tento variabilní symbol ........... (Případně) Úhradu můžete v téže lhůtě provést hotovostně v pokladně zaměstnavatele v úředních hodinách

Pouze u varianty I. Vezměte na vědomí, že nebude-li požadované částka v uvedeném termínu uhrazena, má zaměstnavatel právo i bez souhlasu zaměstnance podle § 147 odst. 1 písm. e) ZP srazit mu z dosaženého příjmu náhradu mzdy nebo platu za dovolenou, na kterou ztratil právo.

S pozdravem

V ................... dne ...............

......................................................... razítko zaměstnavatele a podpis statutárního orgánu zaměstnavatele

Právní úprava:

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění
• § 147 odst. 1 písm. e) ZP
• § 213 ZP
• § 215 ZP
• § 217 odst. 2 ZP
• § 222 odst. 4 ZP
• § 223 ZP
• § 348 odst. 3 ZP

Komentář: Po dobu čerpání dovolené se zaměstnanci poskytuje náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku. Zjišťování průměrného výdělku se řídí § 351 až § 362 ZP. Jestliže zaměstnanec nejprve vyčerpá dovolenou nebo její část a následně na tuto dovolenou nebo její část ztratí právo (dojde k jejímu krácení pro neomluvenou nepřítomnost v práci), anebo mu právo na dovolenou vůbec nevznikne anebo vznikne v menším rozsahu např. pro skončení pracovního poměru (např. i tehdy, když zaměstnavatel určil čerpání dovolené ještě před splněním podmínek - viz § 217 odst. 2 ZP), má zaměstnanec povinnost vyplacenou náhradu mzdy nebo platu vrátit. Této povinnosti odpovídá také oprávnění zaměstnavatele vyplacenou náhradu mzdy nebo platu srazit i bez souhlasu zaměstnance z jeho příjmu podle § 147 odst. 1 písm. e) ZP. I když má zaměstnavatel právo srazit přečerpanou část dovolené zaměstnance z přijmu, je vhodné jej vyzvat nejprve k úhradě přiloženým vzorem. Výzva k úhradě je však potřebná vždy, pokud zaměstnanec již pracovní poměr skončil, a nemá tak žádný příjem, z něhož by zaměstnavatel mohl náhradu srazit anebo mzda či plat není tak vysoká, aby srážku ze mzdy (platu) umožnil.

Podmínky vzniku práva na dovolenou a jeho případná ztráta se zkoumají v kalendářním roce, ve kterém právo na dovolenou vzniká, tj. v době od 1. 1. do 31. 12. Níže uvedený výklad se týká podmínek krácení dovolené podle úpravy účinné pro vznik práva na dovolenou počínaje rokem 2021. Nová úprava dovolené je upravena novelizací zákoníku práce provedené zákonem č. 285/2020 Sb. a nabývá účinnosti 1. 1. 2021. Při aplikaci je nutné vyjít z přechodného ustanovení k této části novely zákoníku práce. Právo na dovolenou, které vzniklo přede dnem 1. 1. 2021, se řídí podle § 211 - § 223 ZP, ve znění účinném do 31. 12. 2020. Stejně podle úpravy dovolené do 31. 12. 2020 se postupuje při čerpání takto vzniklého práva na dovolenou. Z toho plyne, že právo na dovolenou za rok 2020 se u všech zaměstnanců v pracovním poměru posuzuje podle úpravy zákoníku práce, ve znění účinném do 31. 12. 2020. Vztahuje se to na vznik práva, případné krácení dovolené i případný vznik práva na dovolenou za odpracované dny podle § 214 ZP. Podle úpravy do 31. 12. 2020 se bude postupovat i v případě, že zaměstnavatel bude zaměstnanci nařizovat k čerpání dovolenou, na niž vzniklo právo do 31. 12. 2020. Přitom je nutné si uvědomit, že dovolená za rok 2020 může být čerpána za určitých podmínek i v následujících letech. Dojde k tomu např. postupem podle § 217 odst. 5 ZP - pokud zaměstnankyně zaměstnavatele o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení mateřské dovolené (nebo zaměstnanec, který čerpá rodičovskou dovolenou do doby, po kterou je zaměstnankyně oprávněna čerpat mateřskou dovolenou), je zaměstnavatel povinen její žádosti vyhovět.