Vyplacení cestovních náhrad: Podmínky a pravidla v České republice

Problematika cestovních náhrad je rozsáhlá, a ne vždy mají zaměstnanci či zaměstnavatelé přehled o tom, na co mají zaměstnanci nárok a jaké jsou konkrétní podmínky k dosažení cestovních náhrad a jak správně v některých případech postupovat.

Co jsou to cestovní náhrady a kdy na ně vzniká právo?

Jedním z pojmových znaků závislé práce je to, že je vykonávána na náklady zaměstnavatele. To je uvedeno již v ustanovení § 2 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění (dále též „zákoník práce“ nebo jen „ZP“). Dále pak zákoník práce v ustanovení § 151 stanovuje povinnost zaměstnavatele poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, a to ve stanoveném rozsahu a za stanovených podmínek. Může se tak jednat například i o náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů zaměstnance, které používá při výkonu práce.

Kdy vzniká nárok na cestovní náhrady?

• Cestě mimo pravidelné pracoviště: Institut pravidelného pracoviště slouží právě pro účely poskytování cestovních náhrad a prakticky se uplatní, pokud je místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec.
• Mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště: V daném případě se jedná o výjimku z pravidla, že běžné cesty do místa výkonu práce či na pravidelné pracoviště si hradí zaměstnanec sám.
• Dočasném přidělení: Dočasné přidělení zaměstnance je situace, kdy zaměstnavatel může za stanovených podmínek uzavřít se zaměstnancem dohodu, že zaměstnance dočasně přidělí k výkonu práce k jinému zaměstnavateli, který po dobu dočasného přidělení zaměstnanci ukládá pracovní úkoly, organizuje, řídí a kontroluje jeho práci.
• Výkonu práce v zahraničí, k čemuž dochází v případě, že se zaměstnancem bude v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce v zahraničí (případně i pravidelné pracoviště).

Komu vzniká nárok na cestovní náhrady?

Právo na cestovní náhrady mají především zaměstnanci v pracovním poměru. Zákoník práce totiž stanovuje, že na práci konanou na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (tj. Nicméně se dává možnost i zaměstnancům, pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, sjednat si se zaměstnavatelem právo na cestovní náhrady.

Cestovní náhrady u zaměstnavatelů odměňujících mzdou a platem

U cestovních náhrad je typicky stanovována jejich minimální výše. Na druhou stranu však je těmto zaměstnavatelům umožněno, aby zaměstnancům poskytovali cestovní náhrady i vyšší nebo aby poskytovali i jiné druhy cestovních náhrad, a to buď na základě svého rozhodnutí nebo na základě dohody se zaměstnancem. Tedy u zaměstnavatelů, jejichž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou hrazeny z veřejných rozpočtů nebo podle zvláštních právních předpisů (např. stát, územně samosprávné celky, státní fondy, příspěvkové organizace a školské právnické osoby zřízené ministerstvem, krajem, obcí nebo svazkem obcí apod.), musí být postupováno přesně podle zákoníku práce.

Ovlivnění cestovních náhrad zaměstnavatelem

Zaměstnavatel má sice povinnost nahradit zaměstnanci cestovní výdaje, které zaměstnanec vynaloží, ale sám může i přímo ovlivnit to, jaké cestovní výdaje zaměstnanci vzniknou a případně i v jaké výši. Zpravidla zaměstnavatel za tímto účelem zaměstnanci vydává tzv. „cestovní příkaz“, což je dokument nebo formulář, kde jsou jednotlivé podrobnosti konkrétní cesty zaměstnance stanoveny. Tímto způsobem může být předcházeno i případným sporům, neboť zaměstnanec má podmínky stanovené zaměstnavatelem respektovat. Na základě cestovních příkazů se pak zaměstnancům ze strany zaměstnavatele poskytuje i přiměřená záloha ke krytí cestovních výdajů.

Druhy cestovních náhrad při pracovní cestě

Jednotlivé druhy cestovních náhrad, které je povinen zaměstnavatel odměňující mzdou poskytovat zaměstnancům na pracovní cestě, jsou uvedeny v ustanovení § 156 odst. Pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje i cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.

Mezi tyto náhrady patří:

1. Jízdní výdaje: Z důvodu obsáhlosti této problematiky jsme se rozhodli tomuto druhu cestovních výdajů věnovat speciální článek Jízdní výdaje při pracovní cestě v roce 2023.
2. Výdaje za ubytování: Je-li zaměstnanec zaměstnavatelem vyslán na pracovní cestu, jejíž součástí je potřeba ubytovat se v daném místě, pak při ubytování zaměstnance v souladu s podmínkami pracovní cesty přísluší zaměstnanci i náhrada výdajů za ubytování. I tyto výdaje musí zaměstnanec zaměstnavateli prokázat.
3. Stravné: Jak na zahraniční stravné v roce 2023? Jak na tuzemské stravné v roce 2023?
4. Nutné vedlejší výdaje: Kromě výše uvedených náhrad pak zaměstnanci náleží i náhrada jiných nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s pracovní cestou, a to opět ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Zpravidla se může jednat o různé poplatky např. za úschovu zavazadel, za parkování, nebo může jít o vstupy či účastnické příspěvky, které zaměstnanec v souvislosti s pracovní cestou musí vynaložit.

Záloha na cestovní náhrady

V případě zahraniční pracovní cesty může zaměstnavatel na základě dohody se zaměstnancem poskytnou zaměstnanci zálohu v cizí měně, ale také třeba cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.

Vyúčtování cestovních náhrad

Zaměstnanec je rovněž povinen vrátit ve stejné lhůtě zaměstnavateli i nevyúčtovanou zálohu. V praxi někdy zaměstnanci tápou v tom, co všechno mají vlastně zaměstnavateli předložit. Ideální postup je vyjasnit si podrobně již před vysláním na pracovní cestu, jaké konkrétní doklady po zaměstnanci bude následně zaměstnavatel chtít. Lze tak předejít tomu, aby zaměstnanec nějaké doklady nevyhodil v domnění, že jsou nepotřebné.

Není-li jiná dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem provést vyúčtování cestovních náhrad a vyplatit cestovní náhrady zaměstnanci.

Změny sazeb a průměrných cen PHM v letech 2023-2025

Ministerstvo práce a sociálních věcí vždy na každý kalendářní rok v závislosti na vývoji cen vyhláškou mění sazbu základní náhrady za používání silničních vozidel a průměrnou cenu pohonných hmot.

Pro rok 2025 platí dle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí č. 475/2024 Sb. Pokud jde o spotřebované pohonné hmoty, náhrada se vypočte jako násobek ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty je zaměstnanec zásadně povinen prokázat dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou.

Spotřeba pohonné hmoty se vypočte z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu nebo osvědčení o registraci použitého vozidla. Zaměstnanec je za tímto účelem povinen předložit technický průkaz nebo osvědčení o registraci vozidla zaměstnavateli. Při určení spotřeby pohonné hmoty používá zaměstnavatel z technického průkazu nebo z osvědčení o registraci vozidla údaj o tzv.

Sazby opotřebení vozidla

• Pro r. 2025 se sazba opotřebení zvyšuje na:
  • 5,80 Kč pro osobní automobily
  • 1,60 Kč pro jednostopá vozidla
• V r. 2024 platila sazba opotřebení ve výši:
  • 5,60 Kč pro osobní automobily
  • 1,50 Kč pro jednostopá vozidla
• V r. 2023 platila sazba opotřebení ve výši:
  • 5,20 Kč pro osobní automobily
  • 1,40 Kč pro jednostopá vozidla

Pozor! Zatímco vyhláška hovoří o nejnižší sazbě, v Junáku tuto sazbu používáme jako maximální (naše směrnice není podřízena zákoníku práce, jen je jím inspirována). OJ si tak může ponechat sazbu opotřebení z předchozího roku, nebo stanovit jakoukoli nižší sazbu ve svém rozhodnutí / vnitřním předpisu.

Průměrná cena PHM

Pro výpočet cestovného použijte vždy tu průměrnou cenu PHM, která platila v době, kdy byla cesta uskutečněna (nikoli v době odevzdání vyúčtování).Cestovné je také možné vyúčtovat s doložením skutečné ceny PHM z doby konání cesty (k vyúčtování jen přiložíte doklad o koupi PHM, kde je uvedena aktuální cena). Vzhledem k častým změnám cen PHM doporučujeme této možnosti využít, pokud se skutečná cena výrazně odchýlí od ceny stanovené ve vyhlášce, protože k aktualizaci vyhlášky (vyhláškou dané ceny) dochází vždy se zpožděním.

Průměrné ceny PHM v jednotlivých letech

• Průměrná cena PHM je v roce 2025 stanovena:
  • Natural 95 / Super 95 ve výši 35,80 Kč
  • Natural 98 / Super 98 ve výši 40,50 Kč
  • Nafta ve výši 34,70 Kč
  • Elektřina (za 1 kWh) ve výši 7,70 Kč
• Průměrná cena PHM, která platila v roce 2024:
  • Natural 95 / Super 95 ve výši 38,20 Kč
  • Natural 98 / Super 98 ve výši 42,60 Kč
  • Nafta ve výši 38,70 Kč
  • Elektřina (za 1 kWh) ve výši 7,70 Kč
• Průměrná cena PHM, která platila v roce 2023:
  • Natural 95 / Super 95 ve výši 41,20 Kč
  • Natural 98 / Super 98 ve výši 45,20 Kč
  • Nafta: od 1. 7. 2023 ve výši ve výši 34,40 Kč, od 1. 1. do 30. 6. 2023 vč. ve výši 44,10 Kč
  • Elektřina (za 1 kWh): od 1. 4. 2023 ve výši 8,20 Kč, od 1. 1. do 31. 3. 2023 vč. ve výši 6,00 Kč

Vzhledem k výraznému kolísání cen pohonných hmot v průběhu roku může dojít k aktualizaci vyhlášky (a úpravě cen) i několikrát. V roce 2023 došlo nejprve ke zvýšení ceny elektřiny (od 1. 4.) a následně ke snížení ceny za naftu (od 1. 7.).

Zjednodušení pravidel pro určení správné výše spotřeby vozidla

Pro výpočet spotřeby platí:

• pro vozidla vyrobená v r. 1999 a později (tedy mladší) je to 3. údaj o spotřebě ve velkém technickém průkazu = "kombinovaná spotřeba"
• pro vozidla starší, tj. vyrobená před r. 1999, použijte průměrnou spotřebu (aritmetický průměr z údajů uvedených v technickém průkazu).

Tato úprava ve Směrnici nemá přímý dopad na používaný údaj pro výši spotřeby, protože jej nemění (takže pro vozidla, na která jste cestovné již vypláceli, není třeba nic ověřovat a měnit). Zjednodušená pravidla využijete pro vozidla, kterým bude cestovné propláceno poprvé.

Od roku 2024 dochází ke změně v souvislosti s postupným rušením fyzických technických průkazů. Kombinovanou spotřebu paliva dnes najdete přímo v malém technickém průkazu (Osvědčení o registraci vozidla část I.) , kde najdete oficiální údaje o vozidle. Printscreen nebo PDF výpis z tohoto portálu je platným dokladem pro účetnictví. Alternativně lze využít katalogový list vozidla nebo oficiální dokumentaci od výrobce.