Vnitřní Předpis Zaměstnavatele o Dovolené v České Republice

Tento článek se zaměřuje na problematiku vnitřních předpisů zaměstnavatele týkajících se dovolené v České republice. Cílem je poskytnout ucelený přehled o pravidlech a postupech souvisejících s poskytováním dovolené, a to na základě platné legislativy a vzorových dokumentů.

Vnitřní předpis o poskytování dovolené je dokument, který vydává zaměstnavatel a upravuje pravidla pro čerpání dovolené. Tento předpis by měl být v souladu se zákoníkem práce a měl by zohledňovat specifika daného pracoviště. Zaměstnavatel by měl při sestavování rozvrhu čerpání dovolené brát v úvahu jak provozní důvody, tak i oprávněné zájmy zaměstnance.

Srpnová novela zákoníku práce, provedená zákonem č. 230/2024 Sb., vypustila z § 217 ZP povinnost zaměstnavatele vydávat písemný rozvrh čerpání dovolené. Zaměstnavateli však nic nebrání v tom, aby rozvrh sestavoval, shledá-li jej užitečným.

Určení Čerpání Dovolené

Určit čerpání dovolené je povinností zaměstnavatele a tato povinnost se týká všech druhů dovolené a celé výměry vzniklého práva na dovolenou. Zaměstnanec nemá povinnost si dovolenou určovat, od 1. 1. 2012 však má právo si dovolenou sám určit, pokud mu ji zaměstnavatel neurčil ani do 30. 6. následujícího kalendářního roku. Toto oprávnění zaměstnance se ale týká pouze dovolené nebo její části za předcházející kalendářní rok a ani v tomto případě se nejedná o jeho povinnost, ale o právo dovolenou si určit. Pokud svého práva nevyužije, žádná sankce mu z toho neplyne.

Povinnost zaměstnavatele určovat čerpání dovolené se vztahuje i na tu část dovolené, o kterou zaměstnavatel její výměru nad zákonné minimum prodloužil v kolektivní smlouvě nebo ve vnitřním předpisu. Tato navýšená část dovolené nemá žádná odlišná pravidla.

Od 1. 1. 2021 lze s přihlédnutím k oprávněným zájmům zaměstnance na základě jeho písemné žádosti část dovolené za kalendářní rok, na kterou vzniklo právo v příslušném kalendářním roce a která přesahuje 4 týdny a u pedagogických pracovníků a akademických pracovníků vysokých škol 6 týdnů, převést do následujícího kalendářního roku, poprvé bude možné takto převést dovolenou za rok 2021 do roku 2022, možnost se vztahuje až na dovolenou, na kterou vznikne právo nejdříve za rok 2021.

Dobu čerpání dovolené podle § 217 odst. Při stanovení rozvrhu čerpání dovolené je třeba přihlížet jak k provozním důvodům zaměstnavatele, tak i k oprávněným zájmům zaměstnance (např. umožnit zaměstnanci pečujícímu o děti čerpat dovolenou v době školních prázdnin).

Určenou dobu čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen písemně oznámit zaměstnanci alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší době. Na kratší době písemného oznámení doby čerpání dovolené se musí zaměstnavatel dohodnout přímo se zaměstnancem.

Vzor Vnitřního Předpisu o Poskytování Dovolené

Níže je uveden vzor vnitřního předpisu o poskytování dovolené, který může zaměstnavatel upravit dle svých potřeb:

Zaměstnavatel: ................................................ (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ)

Zastoupený: ....................................................

Vydává tento vnitřní předpis o poskytování dovolené:

1. Čerpání dovolené se určuje podle rozvrhu čerpání dovolené. Při sestavení rozvrhu čerpání dovolené se postupuje podle těchto pravidel:
   • Příslušní vedoucí zaměstnanci jsou povinni předat .......... (uvést komu - např. personálnímu útvaru) podklady pro sestavení rozvrhu čerpání dovolené za jednotlivá pracoviště do ........(uvést datum);
   • ............ (uvést vedoucího útvaru pověřeného sestavením rozvrhu čerpání dovolené - např. personální ředitel) předloží návrh rozvrhu čerpání dovolené odborové organizaci a radě zaměstnanců (v případě, že u zaměstnavatele působí) do .........(uvést datum) a vyžádá si její předchozí souhlas s tímto rozvrhem;
   • ........... (uvést vedoucího útvaru pověřeného sestavením rozvrhu čerpání dovolené) seznámí do ............ (uvést datum) s rozvrhem čerpání dovolené všechny zaměstnance prostřednictvím .......... (uvést způsob seznámení - např.
2. Určení doby čerpání dovolené
   • Určenou dobu čerpání dovolené oznamuje příslušný vedoucí zaměstnanec svým podřízeným písemně alespoň 14 dnů předem, a to v souladu se schváleným rozvrhem čerpání dovolené. V odůvodněných případech může příslušný vedoucí zaměstnanec určit zaměstnanci čerpání dovolené i mimo rozvrh čerpání dovolené.
   • Čerpání dovolené se určuje nejméně v rozsahu jedné směny. Čerpání dovolené v rozsahu kratším, než činí délka směny, může zaměstnavatel zaměstnanci určit pouze se souhlasem zaměstnance. Dovolená však i v tomto případě musí být určena nejméně v délce jedné poloviny směny, nejde-li o zbývající část nevyčerpané dovolené, která je kratší než polovina směny.
   • Určení doby čerpání dovolené jednotlivých zaměstnanců příslušný vedoucí zaměstnanec předá na předepsaném tiskopise ............ (uvést pověřený útvar - např. personální a mzdový) alespoň............. dnů před jejich nástupem na dovolenou.
   • Změnit určenou dobu čerpání dovolené a odvolat zaměstnance z dovolené lze jen .......... (uvést případy, popř. podmínky, za kterých tak lze učinit).
   • Zaměstnanci je zaměstnavatel povinen určit čerpání dovolené tak, aby zaměstnanec dovolenou vyčerpal v kalendářním roce, ve kterém zaměstnanci právo na dovolenou vzniklo, ledaže v tom zaměstnavateli brání překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody.
   • S přihlédnutím k oprávněným zájmům zaměstnance lze na základě jeho písemné žádosti část dovolené za kalendářní rok, na kterou vzniklo právo v příslušném kalendářním roce a která přesahuje 4 týdny a u pedagogických pracovníků a akademických pracovníků vysokých škol 6 týdnů, převést do následujícího kalendářního roku. Převedení lze provést poprvé u práva na dovolenou za rok 2021. Písemnou žádost zaměstnanec podává ............ (uvést pověřený útvar - např. personální a mzdový). O převedení rozhoduje ............................ (uvést vedoucího útvaru pověřeného rozhodováním).
   • Nemůže-li být dovolená vyčerpána podle bodu 2e) nebo převedena podle bodu 2f), je zaměstnavatel povinen určit zaměstnanci dovolenou tak, aby byla vyčerpána nejpozději do konce následujícího kalendářního roku s výjimkami uvedenými v bodě 2h). Není-li čerpání dovolené zaměstnavatelem určeno nejpozději do 30. června následujícího kalendářního roku, má právo určit čerpání dovolené rovněž zaměstnanec. Čerpání dovolené je zaměstnanec povinen písemně oznámit zaměstnavateli alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnavatelem na jiné době oznámení. Písemné oznámení zaměstnanec doručuje................. (uvést komu - např. personálnímu útvaru).
   • Zaměstnanci, kterému nemohla být určena dovolená ani do konce příštího kalendářního roku proto, že zaměstnanec byl uznán dočasně práce neschopným nebo z důvodu čerpání mateřské anebo rodičovské dovolené, je příslušný vedoucí zaměstnanec povinen určit dobu čerpání této dovolené po skončení rodičovské dovolené.
   • Zaměstnanci, který nesplnil podmínky pro vznik práva na dovolenou, lze dovolenou určit jen v případě, že lze očekávat, že do konce kalendářního roku nebo do skončení pracovního poměru tyto podmínky splní.
   • Požádá-li zaměstnankyně o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení mateřské dovolené, anebo jestliže zaměstnanec požádá o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení rodičovské dovolené do doby, po kterou je žena oprávněna čerpat mateřskou dovolenou, je příslušný vedoucí zaměstnanec povinen jejich žádosti vyhovět.
   • Vedoucí zaměstnanec nesmí určit čerpání dovolené na dobu, kdy zaměstnanec vykonává vojenské cvičení nebo službu v operačním nasazení, kdy je uznán dočasně práce neschopným, ani na dobu, po kterou je zaměstnankyně na mateřské nebo rodičovské dovolené a zaměstnanec na rodičovské dovolené. Na dobu ostatních překážek v práci na straně zaměstnance lze určit zaměstnanci čerpání dovolené jen na jeho žádost.
3. Tento vnitřní předpis se vydává na dobu ......................... (nejméně jednoho roku).
4. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem.........

....................................................... razítko zaměstnavatele a podpis oprávněného zástupce

Komentář: Určit čerpání dovolené je povinností zaměstnavatele a tato povinnost se týká všech druhů dovolené a celé výměry vzniklého práva na dovolenou.

Zaměstnanec může svého zaměstnavatele požádat o určení čerpání dovolené a určit dobu požadovaného čerpání. Musí ale vyčkat na rozhodnutí zaměstnavatele, zda mu dovolenou v požadovaném termínu určí. Není-li dána výjimka upravená v § 218 odst. 4 ZP (možnost určit si čerpání dovolené sám) a zaměstnanec bez rozhodnutí zaměstnavatele o čerpání dovolené práci nekoná, jedná se o porušení povinností konat osobně práce podle pracovní smlouvy v rozvržené týdenní pracovní době.

Dodatková Dovolená

Dodatková dovolená je zákoníkem práce přímo upraveným druhem dovolené a přísluší zaměstnancům, kteří konají práce uvedené v § 215 ZP. Vznik práva na dodatkovou dovolenou je na rozdíl od "řádné" dovolené podmíněn buď výkonem práce v § 215 odst. 1 ZP výslovně uvedené (práce pod zemí při těžbě nerostů nebo při ražení tunelů a štol), nebo výkonem práce zvlášť obtížné. Tyto práce zákoník práce definuje obecnými znaky.

Účelem dodatkové dovolené je poskytnout zaměstnancům, kteří tyto vyjmenované zvlášť obtížné práce konají, další pracovní volno. Práce zvlášť obtížné jsou uvedeny v § 215 odst. 4 ZP. Jedná se o zaměstnance, kteří:

• trvale pracují alespoň v rozsahu poloviny stanovené týdenní pracovní doby ve zdravotnických zařízeních nebo na jejich pracovištích, kde se ošetřují nemocní s nakažlivou formou tuberkulózy,
• jsou při práci na pracovištích s infekčními materiály vystaveni přímému nebezpečí nákazy, pokud tuto práci vykonávají alespoň v rozsahu poloviny stanovené týdenní pracovní doby,
• jsou při práci vystaveni nepříznivým účinkům ionizujícího záření,
• pracují při přímém ošetřování nebo obsluze duševně chorých nebo mentálně postižených alespoň v rozsahu poloviny stanovené týdenní pracovní doby,
• jako vychovatelé provádějí výchovu mládeže za ztížených podmínek nebo jako zdravotničtí pracovníci pracují ve zdravotnické službě Vězeňské služby České republiky alespoň v rozsahu poloviny stanovené týdenní pracovní doby,
• pracují nepřetržitě alespoň 1 rok v tropických nebo jiných zdravotně obtížných oblastech. Zaměstnanec, který dovršil 1 rok nepřetržité práce v tropických nebo jiných zdravotně obtížných oblastech, má právo na dodatkovou dovolenou již za tento rok. Pracuje-li zaměstnanec v tropických nebo jiných zdravotně obtížných oblastech nepřetržitě více než 1 rok, přísluší mu za každých 21 odpracovaných dnů v těchto oblastech 1/12 dodatkové dovolené.
• pracují ve Vězeňské službě České republiky v přímém styku s obviněnými ve výkonu vazby nebo odsouzenými ve výkonu trestu odnětí svobody alespoň v rozsahu poloviny stanovené týdenní pracovní doby,
• pracují jako potápěči za zvýšeného tlaku ve skafandrech nebo jako zaměstnanci (kesonáři) provádějící kesonovací práce ve stlačeném vzduchu v pracovních komorách.

Dne 1. 1. 2013 nabyl účinnosti zákon č. 385/2012 Sb., kterým se § 215 odst. 2 ZP doplnil o písmeno i) a za práce zvlášť obtížné se pro účely dodatkové dovolené považují i práce konané zaměstnanci, kteří pracují jako zdravotničtí pracovníci vykonávající činnosti při poskytování zdravotnické záchranné služby alespoň v rozsahu poloviny stanovené týdenní pracovní doby. Novelizace § 215 ZP navazuje na změnu zákona o zdravotnické záchranné službě, která zdravotnickým pracovníkům při poskytování zdravotnické záchranné služby navyšuje pracovněprávní nároky, mezi které od 1. 1. 2013 patří i poskytování dodatkové dovolené.

Vnitřní Předpis Zaměstnavatele o Hromadném Čerpání Dovolené

Zaměstnavatel podle § 220 ZP může v dohodě s odborovou organizací a od 1. 1. 2012 také se souhlasem rady zaměstnanců, pokud u zaměstnavatele působí, určit hromadné čerpání dovolené, jestliže je to nutné z provozních důvodů. V případě, že u zaměstnavatele nepůsobí odborová organizace a ani rada zaměstnanců, určuje hromadné čerpání dovolené zaměstnavatel sám. Hromadné čerpání dovolené nesmí činit více než dva týdny a u uměleckých souborů z povolání nesmí činit více než čtyři týdny. Určení hromadného čerpání dovolené z jiných než provozních důvodů není možné.

Zaměstnavatel může určit hromadné čerpání dovolené všem zaměstnancům, nebo jen zaměstnancům některých provozů či provozoven. I v době hromadného čerpání dovolené je u některých zaměstnavatelů nutné zajistit určité činnosti, například údržbu nebo ostrahu majetku zaměstnavatele. Proto zaměstnavatel může určit, že hromadné čerpání dovolené se na zaměstnance některých pracovišť nebo profesí nevztahuje (například na zaměstnance údržby, ostrahy apod.).

Níže je uveden vzor vnitřního předpisu o hromadném čerpání dovolené:

Zaměstnavatel: ............................................................(uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO), zastoupený .....................

Podle § 220 ZP vydávám v dohodě s odborovou organizací tento vnitřní předpis zaměstnavatele o hromadném čerpání dovolené v roce ......

1. Hromadné čerpání dovolené zaměstnancům určuji na dobu od ........ do...... (nejvýše 2 týdny, u uměleckých souborů nejvýše 4 týdny).
2. Určení hromadného čerpání dovolené se netýká zaměstnanců........ (např. údržby).
3. Tento vnitřní předpis se vydává na dobu ......... (nejméně jednoho roku)
4. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem ..................

.............................. razítko zaměstnavatele a podpis jeho oprávněného zástupce

Převod Dovolené k Novému Zaměstnavateli

Dovolená slouží k tomu, aby si zaměstnanec odpočinul a měl volno. Jestliže končí pracovní poměr v průběhu kalendářního roku a dovolenou nebo její zbývající část do skončení pracovního poměru nevyčerpá, může se stát, že dovolenou ve volnu čerpat vůbec nebude, protože hned po skončení pracovního poměru nastoupí do pracovního poměru k novému zaměstnavateli.

Jestliže zaměstnanec skončí pracovní poměr u zaměstnavatele a ke dni jeho skončení má nevyčerpanou dovolenou, přísluší mu náhrada mzdy (platu) za nevyčerpanou dovolenou. Skončení pracovního poměru je jediný případ, kdy lze podle současného znění § 222 ZP poskytovat náhradu mzdy za nevyčerpanou dovolenou.

Jestliže zaměstnanci ke dni skončení pracovního poměru dovolené nebo její část zbývá, musí za ni zaměstnavatel poskytnout náhradu mzdy nebo platu.

Vzor Vnitřního Předpisu upravující postup při převodu dovolené k novému zaměstnavateli

Zaměstnavatel: ........................................................ (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO) zastoupený ................................. vydává vnitřní předpis upravující postup při převodu dovolené k novému zaměstnavateli podle § 221 ZP.

1. Tento vnitřní předpis upravuje postup při převodu dovolené k novému zaměstnavateli na základě žádosti zaměstnance.
2. Změní-li zaměstnanec v průběhu téhož kalendářního roku zaměstnání, může zaměstnavatele požádat, aby mu byla dovolená nebo její zbývající část, na kterou má právo u zaměstnavatele, převedena k novému zaměstnavateli. Na převedení nemá zaměstnanec právo, záleží na rozhodnutí zaměstnavatele.
3. Převedení dovolené k novému zaměstnavateli je možné při jakémkoliv způsobu skončení pracovního poměru ze strany zaměstnavatele i zaměstnance.
4. Chce-li zaměstnanec převést dovolenou k novému zaměstnavateli, musí o její převedení písemně požádat nejpozději jeden měsíc přede dnem skončení pracovního poměru. Žádost se podává ................(uvést komu, např. personálnímu oddělení). V žádosti je zaměstnanec povinen uvést označení a sídlo nového zaměstnavatele, den vzniku pracovního poměru a údaj o poskytnuté či dohodnuté výši mzdy či platu u nového zaměstnavatele.
5. O převedení dovolené rozhoduje .......... (uvést kdo, např. ředitel personálního oddělení). Bude-li žádosti zaměstnance o převedení dovolené vyhověno, sjednává dohodu s novým zaměstnavatelem ...........(uvést kdo, např. vedoucí personálního oddělení).
6. Při sjednání dohody o převedení dovolené musí být jejím obsahem také ujednání o výši a splatnosti úhrady náhrady mzdy nebo platu za dovolenou (její část), na niž zaměstnanci u nového zaměstnavatele poskytujícího dovolenou (její část) právo nevzniklo.
7. Dohoda o převedení dovolené k novému zaměstnavateli musí být sjednána do dne skončení pracovního poměru zaměstnance k zaměstnavateli. Pokud dohoda s novým zaměstnavatelem není ke dni skončení pracovního poměru zaměstnance sjednána bez ohledu na důvod, poskytne zaměstnavatel při skončení pracovního poměru v souladu s § 222 ZP zaměstnanci náhradu mzdy nebo platu za nevyčerpanou dovolenou.
8. Vnitřní předpis je uložen k nahlédnutí v písemné formě (uvést místo) a v elektronické podobě je přístupný na intranetu zaměstnavatele v sekci vnitřní předpisy. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem: ............................

V .............. dne ...................... .............................................. razítko zaměstnavatele a podpis oprávněného zástupce

Prodloužení Dovolené

Zákoník práce v § 211 ZP vyjmenovává druhy dovolené (dovolená za kalendářní rok a dodatková dovolená). Vzhledem k tomu, že zákoník práce nezakazuje sjednání dalšího druhu dovolené, není vyloučeno, aby zaměstnavatel při zachování zásady rovnosti a zákazu diskriminace poskytoval i jiné druhy dovolené. I v úpravě dovolené platí zásada: "co není zakázáno, je dovoleno“.

Právo na dovolenou mají od 1. 1. 2024 všichni zaměstnanci konající závislou práci podle zákoníku práce bez ohledu na to, v jakém základním pracovněprávním vztahu práci pro zaměstnavatele konají (§ 3 ZP).

Vzor Vnitřního Předpisu Zaměstnavatele k Prodloužení Dovolené

Zaměstnavatel: .............. (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ) zastoupený .................. Podle § 305 ZP a § 212 odst. 1 ZP vydávám tento vnitřní předpis o prodloužení dovolené.

Alternativa I - bez stanovení podmínek

1. Dovolená se prodlužuje o .........(uvést počet týdnů - např. jeden týden, dva týdny apod., nebo počet dnů - např. 2 dny, 3 dny apod.) nad výměru stanovenou v § 212 odst. 1 ZP a celková výměra dovolené zaměstnanců za kalendářní rok činí ......týdnů (dnů).

Alternativa II - se stanovením podmínek

1. Dovolená zaměstnanců, kteří
   1. vykonávají práce ...........(uvést například druh práce nebo pracoviště) se prodlužuje o .....(uvést počet týdnů nebo dnů) nad výměru stanovenou v § 212 odst. 1 ZP a celková výměra dovolené těchto zaměstnanců za kalendářní rok činí ......týdnů (dnů).
   2. jsou u zaměstnavatele zaměstnáni v pracovněprávním vztahu nejméně po dobu ......(uvést dobu trvání pracovněprávního vztahu - např. 3 roky, 5 let apod.) se prodlužuje o .....(uvést počet týdnů nebo dnů) nad výměru stanovenou v § 212 odst. 1 ZP a celková výměra dovolené těchto zaměstnanců za kalendářní rok činí ......týdnů (dnů).
2. Tento vnitřní předpis se vydává na dobu .........(nejméně jednoho roku).
3. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem.........

............................................... razítko zaměstnavatele a podpis jeho oprávněného zástupce

Vzhledem k tomu, že zákoník práce nezakazuje sjednání dalšího druhu dovolené, není vyloučeno, aby zaměstnavatel při zachování zásady rovnosti a zákazu diskriminace poskytoval i jiné druhy dovolené.

Přehled Důležitých Bodů

Oblast	Popis
Určení dovolené	Povinnost zaměstnavatele, možnost zaměstnance určit si dovolenou po 30. červnu následujícího roku.
Dodatková dovolená	Pro zaměstnance vykonávající zvlášť obtížné práce.
Hromadné čerpání dovolené	Možné z provozních důvodů, maximálně 2 týdny (4 týdny u uměleckých souborů).
Převod dovolené	Možný k novému zaměstnavateli se souhlasem obou stran.
Prodloužení dovolené	Zaměstnavatel může prodloužit dovolenou vnitřním předpisem.

Tento článek poskytuje komplexní přehled o vnitřních předpisech zaměstnavatele týkajících se dovolené v České republice. Zaměstnavatelé by měli dbát na správné nastavení těchto předpisů, aby byly v souladu se zákoníkem práce a zohledňovaly specifika jejich provozu.

Je důležité pravidelně aktualizovat vnitřní předpisy a informovat o nich zaměstnance, aby se předešlo nedorozuměním a sporům. V případě nejasností je vždy vhodné konzultovat s právníkem specializujícím se na pracovní právo.