Software pro cestovní kanceláře: Recenze a průvodce výběrem

V dnešní době se cestovní kanceláře neobejdou bez kvalitního softwaru, který jim usnadní správu rezervací, prodej zájezdů a komunikaci s klienty. Klíčovými funkcemi rezervačních systémů jsou distribuce, uchovávání a poskytování informací. Přístup k informacím se díky nim výrazně zjednodušil. Dostupnost a komplexnost poskytovaných údajů je přitom zcela zásadní podmínkou pro rozvoj cestovního ruchu jako celku. V následujícím textu se dozvíte, které to jsou a proč je využití těchto systémů výhodné.

Krátká historie rezervačních systémů

V cestovním ruchu našly rezervační systémy původně uplatnění hlavně v letecké dopravě. Na vývoji toho prvního se podílely společnosti American Airlines a IBM. Později se rozšířily též do oblasti ubytování. Následně mohly proniknout i do odvětví ostatních. V rámci Evropy i USA dnes existuje řada globálně využívaných systémů.

Tyto systémy mohou být provozovány jednak přímo na webu samotné cestovní kanceláře či agentury a jednak i na jakýchkoli webech zaměřených obdobně. Lze říci, že v současné době rozmachu informačních technologií se poskytovatelé těchto služeb bez jejich využití již prakticky nemohou obejít.

Jaké funkce plní rezervační systém pro cestovní kanceláře

V současnosti se dokonce považují za stěžejní distribuční kanály. Tímto způsobem lze mimořádně efektivně zvýšit počet uzavřených objednávek. Rezervace online prostřednictvím vlastního rezervačního systému má zásadní výhodu především v tom, že se odehrává v reálném čase. To znamená, že klient má možnost ihned vidět pouze ty zájezdy, jejichž termíny jsou stále dostupné a vybírá výhradně z nich.

V okamžiku, kdy dojde k rezervaci, je zároveň okamžitě rezervovaný zájezd z nabídky stažen a pro dalšího návštěvníka webu tudíž zůstává nepřístupný. Veškeré poskytované údaje jsou aktuální a snadno dostupné. Cestovní kancelář či agentura tak nepřichází o potenciální zakázky a nevystavuje se zbytečným průtahům za situace, kdy by musela sama zjišťovat dostupné termíny a ověřovat jejich dostupnost například telefonicky.

Rezervační systém pro cestovní kanceláře by však neměl sloužit výhradně klientům, ale rovněž i samotnému zadavateli. To znamená, že by měl být vybaven přehledným uživatelským rozhraním, které dokáže vygenerovat v grafech údaje o platbách, o prodejcích a jejich prodejích, zajistí vytvoření faktur pro jednotlivé zájezdy, přesně vypočítá finální cenu pro zákazníka nebo dokáže pracovat s možností třídění rezervací atd.

Zároveň by mělo být cílem maximálně veškerou činnost zautomatizovat. S centrální databází se pak zpravidla propojují přímo i prodejci, a to i ti externí. Sáhnout můžete buď po předem připraveném software nebo si nechat naprogramovat svůj vlastní. Hotová řešení jsou samozřejmě vždy nejen méně finančně náročná, ale také připravená k rychlému použití. Není nezbytné čekat na vývoj vlastní individuální platformy i několik měsíců a investovat velké množství peněz do stáleho vývoje komplexního systému pro cestovní kanceláře. Zároveň poskytovatel garantuje i absolutní bezpečnost při práci s veškerými daty. Nehrozí tak například únik citlivých osobních informací o klientech.

Proč rezervační systémy využívat

Rezervační systémy dnes již najdou využití ve všech oblastech poskytování služeb a v rámci cestovní kanceláře tomu není jinak. Napomáhají šetřit čas, maximalizovat ekonomické výsledky vašeho podnikání, zvýšit produktivitu, posílit konkurenceschopnost vůči dalším subjektům a umožní zlepšit i kontrolní mechanismy nad veškerými procesy.

V tomto směru je samozřejmě nezbytné, aby rezervační systém disponoval uživatelsky přívětivým, snadno ovladatelný rozhraním, podporoval lokalizaci do českého jazyka a dále aby vám bylo umožněno si celý systém přizpůsobit vlastním požadavkům a vybavit jej i případnými doplňkovými funkcemi. A v neposlední řadě i kvalitní technická podpora určená pro řešení nesrovnalostí, dotazů nebo technických problémů. Současně musí být systému zajištěn i průběžný upgrade.

Je však nezbytné myslet na to, že rezervační systém je pouze nástroj sloužící k usnadnění některých nezbytných úkonů. Nikdy nedokáže plnohodnotně nahradit lidský faktor, který je v sektoru služeb stěžejní. Jak spolehlivý bude ten, kdo rezervační systém ovládá, tak spolehlivý bude ve výsledku i celý software.

Dělení informačních a rezervačních systémů

Na českém trhu je v tuto chvíli široká nabídka cestovních systémů. Konkurence je tedy veliká a je vyvíjen značný tlak na aktualizaci dat, přizpůsobení se novým podmínkám, rozvíjením aplikací také pro mobily a tablety apod. Cestovní kanceláře a agentury disponují několika variantami informačních a rezervačních systémů, zde jsou některé z nich.

• Anchoice je systém pro provizní prodej, který nabízí uživatelům nabídku produktů téměř 200 cestovních kanceláří. Aktualizace probíhají v rámci několika hodin, je tedy možné téměř okamžité ověření dostupnosti zájezdu. Anchoice nabízí přímou on-line rezervaci u bezmála 60 cestovních kanceláří, které tuto možnost poskytují. Samozřejmostí je tisk originální smlouvy přímo z rezervačního systému CK, jednoduchá správa vzhledu jednotlivých nástrojů, evidence klientů, faktur, vedení statistik nebo recenze hotelů TripAdvisor či zobrazení polohy hotelů v mapě. Systém dokáže nabídnout i správu doplňkových služeb, jako např. autopůjčovny, pojištění, parkování u letiště atd.
• Cesys je cestovní systém zaměřený na cestovní agentury, který disponuje portfoliem nabídky téměř 200 cestovních kanceláří. Opět nabízí možnost on-line rezervací, evidenci obchodních případů, vedení faktur s možností provázanosti s bankovním účtem. Umožňuje tvorbu newsletterů, propagačních letáků, vedení statistiky. V závislosti na šířce balíčku, který cestovní agentura v rámci licence zakoupí, je možné spravovat také SEO. Provozovatelé systému se snaží reagovat na požadavky uživatelů neustálým rozšiřováním služeb, např. možností vyhledávání zájezdů či hotelů podle více parametrů nebo schopností v databázích klientů evidovat platnosti souhlasu GDPR.
• Magicware je jednoduchý intuitivní systém velmi připomínající možnosti rezervací na jakékoli webové stránce. Uživatelsky velmi příjemný systém s množstvím funkcí od zadání vstupů, po jejich zpracování, rezervaci, až po samotný prodej včetně zabezpečení finanční stránky. V poslední době soustředili poskytovatelé tohoto rezervačního systému pozornost na propojenost mezi dalšími systémy tak, aby se data nemusela vkládat ručně. K propojení slouží řada nástrojů, jako jsou GDS systémy, Chanell manažery pro propojení CK s hotely nebo individuální API Application Programming Interface pro propojení se systémy pojišťoven, dopravců nebo účetních firem.
• Open Travel Také cestovní systém Open Travel umožňuje svým uživatelům, ať už cestovním agenturám nebo cestovním kancelářím, vyhledávat, rezervovat a spravovat databáze hotelů, zájezdů a doplňkových služeb širokého spektra cestovních kanceláří v rámci České republiky. Nabízí moderní vzhled webu, nástroje marketingu a SEO. Samozřejmostí je možnost různých jazykových verzí, vedení statistik návštěvnosti apod.
• Orbis je rezervační systém zaměřený především na cestovní kanceláře, kterým umožňuje sestavování zájezdů v extrémně krátkém čase. Pro zavedení systému není potřeba žádný speciální hardware nebo software. Systém umožnuje elektronické zpracování všech procesů v rámci cestovní kanceláře, od zavedení vstupů, po zpracování do jednotlivých kontraktů na ubytovací kapacity, dopravu, ostatní náklady, až po kalkulaci ceny, následnou prezentaci, propagaci, prodej i odbavení zájezdu. V rámci prodeje pak můžeme zviditelnit také možnost tvorby např. last minute nabídky nad rámec katalogových cen. Data jsou pravidelně aktualizována bez nutnosti zásahu obsluhy systému.
• Pear cestovní systém Pear nabízí široké portfolio služeb pro cestovní kanceláře i agentury, letecké, autobusové společnosti, hotely i turistická informační centra. Poskytují rezervační systém, přehledné webové stránky s možností on-line rezervace, vedení reportů a statistik, marketingové aktivity apod. Systém prochází neustálým vývojem, poskytovatelé zajišťují školení a zaručují servisní podporu v průběhu držení licence.
• Další z rezervačních systémů, který umožňuje jednoduchou orientaci v široké nabídce ubytovacích kapacit, zájezdů a doplňkových služeb s možností využití prodejních i marketingových nástrojů nebo vedení statistických přehledů. Tento systém se skládá z několika základních modulů, ať už se jedná např. o vyhledávač s možností výběru hotelů, automatické kalkulace či exportu do tiskových soustav. Rezervační systém pak umožní tyto produkty prodat na základě procesu od nabídky, přes rezervaci, potvrzení smlouvy, tisku finančních dokladů, až po samotné odbavení klienta. Výjimkou není ani možnost on-line platby s provázáním s bankovním účtem, sledování statistik či marketingová podpora.
• Resabee rezervační systém Resabee je relativně jednoduchý, lehce ovladatelný systém. Nevýhodou je nedostatečná přehlednost pro uživatele. Výstupy z něj, ať už kalkulace pro klienta nebo samotné smlouvy jsou však graficky dobře zpracované. Systém umožňuje pracovat v několik jazykových mutacích.

Tyto cestovní systémy využívají některé cestovní agentury pouze z hlediska možnosti prezentace na webu, k tisku nabídkových letáků nebo jako vyhledávač či srovnávač nabídek více cestovních kanceláří. Problémem je ovšem aktualizace těchto systémů z hlediska přesunu dat z jednotlivých rezervačních systémů konkrétních cestovních kanceláří. Cestovní agentury jsou také znevýhodněny v rámci stržení provize z prodeje při využívání cestovních smluv z jiného než jejich CRS.

Recenze a zkušenosti s rezervačními systémy

Níže naleznete recenze a zkušenosti uživatelů s různými rezervačními systémy, které vám mohou pomoci při výběru toho správného řešení pro vaši cestovní kancelář:

• CeSYS 4: Využívám od počátku mé cestovní agentury a jsem s ním nadmíru spokojená. Doporučuji i začínající agentuře. napomáhá k efektivní práci. klienty. se povedly na jedničku. Děkujeme. byl v plenkách. jsme jinde. konkurenceschopnosti. nabídek pro rodiny. i se správou webu. nakonec zvolili systém CeSYS. CeSYS. Toto profesionální řešení je přesně to, co nám denně pomáhá v našem podnikání. Všichni ve společnosti CeSYS jsou profesionálové a vždy nám web přizpůsobí podle našich představ, jsou flexibilní a vždy ochotní poradit.
• STOVKA: Po několika letech u společnosti MagicWare jsme se rozhodli k přechodu ke STOVCE. Rozhodnutí to nebylo jednoduché, museli jsme zvažovat mnoho aspektů. Již po několika měsících provozu jsem byl velice rád, že jsme takový krok udělali. Se STOVKOU jsme spokojeni. I přesto, že jsem velmi málo zdatná v práci s nejrůznějšími systémy, se nám daří pronikat do STOVKY. Ušetří hodně práce a času při přípravě smluv a seznamů. Nejvíce práce je při zadávání zájezdu, to je nutné udělat opravdu důkladně a pak již STOVKA vše dělá za nás. Vyzdvihla bych také práci dobré podpory, která trpělivě a kdykoliv pomáhá napravovat naše nesrovnalosti a učí nás jak postupovat dál.
• STOVKA: Se STOVKOU už pracuji neuvěřitelných 15 let. Je to skvělý program pro back-office cestovní kanceláře nebo agentury. Jednoduchý na pochopení i užívání. Nám pomáhá především v hlídání plateb. Přehledná je nejen evidence cestovních smluv, ale také historie všech obchodních případů a tržeb. Skvělý je přístup do STOVKY odkudkoliv na světě, i z mobilu. Rezervační program STOVKA používáme již od roku 2006. Přechodem na program STOVKA jsme získali kompletní řešení pro tvorbu a editaci zájezdů, automatické odbavení klientů, evidenci faktur a další služby s tím související. A díky našim poznatkům s používáním programu se STOVKA stále vyvíjí a reaguje na změny v prodeji a prezentaci zájezdů, což je pro nás velkým přínosem.
• STOVKA: Systém STOVKA pro CK je sofistikované řešení, díky kterému jsme zautomatizovali řadu procesů, které byly zajišťovány našimi spolupracovníky. Po nasazení STOVKA jsme mohli redukovat počet lidí v CK. Dále jsme tak získali on-line přehled o realizovaných obchodních případech. Ještě před dobou COV-19 jsme tak měli možnost vzdálených pracovišť, což v minulém roce se ukázalo jako klíčové k přežití CK. STOVKA je dobrým krokem pro automatizaci komunikace s klienty. Díky ní získáte skvělý přehled o rezervacích, platbách a vlastně o všem, co je s prodejem zájezdů spojené. Systém mnoho náležitostí hlídá sám, což nám v kanceláři vždy ušetří spoustu práce i starostí. A když nám v kanceláři není cokoliv jasné, podpora vždy pomůže. Po přechodu na rezervační systém STOVKA před několika lety se v naší CK vše srovnalo. Systém nám pomáhá prakticky ve všem. Když potřebujeme zavést novinku, Ing. Slovák vše řeší spolu s námi operativně a rychle.
• STOVKA: Pro STOVKU jsme se rozhodli zejména z důvodu potřeby rezervačního systému za přijatelnou cenu. To vše nám STOVKA splnila. S programem Stovka pracujeme již více jak 10 let. Jeho bezproblémová stabilita, snadná ovladatelnost, ale i pravidelné aktualizace a flexibilnost v případě našich požadavků na další úpravy a vývoj programu z něj činí důležitý pracovní nástroj při tvorbě a následně i prodeji našich pobytů v Chorvatsku, Slovinsku. Velmi oceňujeme i on-line provázanost Stovky na naše webové stránky. Můžeme tak nabízet klientům takřka okamžitě vždy aktuální a mnohem větší nabídku dovolených, než máme v tištěných katalozích. Stovka ulehčila naše podnikání a snížila administrativu spojenou s přihlašováním klientů na zájezdy.
• STOVKA: Několik úvodních měsíců, kdy jsme na nový software přecházeli, jsme do změny museli investovat dost času, to se ale později výrazně vyplatilo. Po dlouholeté práci v systému Stovka jsme se rozhodli pro nástavbu a nechali si vyrobit i webové stránky, které jsou propojeny se systémem. Díky Stovce jsme získali za přijatelnou cenu komplexní rezervační systém, který je srozumitelný, flexibilní, variabilní a plně dostačuje potřebám naší cestovní kanceláře. Stovku jsem vzali na začátku našeho podnikání jako dobrý poměr cena x výkon. Postupně jsem se rozrůstali a specifičnost našeho podnikání v turistickém odvětví - balíčky, nástupy kterýkoli den, akce noc zdarma, dynamické nákupní ceny, rozdílné ceny víkend/weekday v rámci jedné sezóny apod.způsobily, že Stovka je pro nás dnes nepostradatelným nástrojem. Navíc je propojena s dalšími „stovkovými“ nadstavbami - weby, API exporty / importy, feedy. Náš tlak na rychlost řešení a komunikaci berou a snaží se. Se STOVKA SOFTWARE už spolupracujeme řadu let. Oceňujeme zejména vstřícný přístup při řešení našich nestandardních požadavků na fungování web aplikace.

Srovnání cestovních kanceláří

Níže naleznete srovnání několika cestovních kanceláří působících na českém trhu:

Cestovní kancelář	Zaměření	Výhody	Nevýhody
Blue Style	Široký výběr zájezdů včetně exotiky	Atraktivní ceny, možnost nákupu na splátky	-
TUI	Letecké zájezdy do exotických destinací	Přehledné webové stránky, chytré filtrování	Užší nabídka zájezdů
Čedok	Pestrá nabídka zájezdů (pobytové, poznávací, exotika)	Dlouhá tradice, široký výběr destinací	Výhrady ke kvalitě ubytování, dlouhý seznam destinací ve filtru
Fischer	Dovolené pro páry, rodiny s dětmi, luxusní dovolené	Odlétnout můžete z Prahy, Brna, Ostravy a Pardubic	-
Exim Tours	Exotika, klasické prázdniny u moře, last minute, pobytové a poznávací zájezdy	Na českém trhu působí již od roku 1993	-
SEN	Poznávací zájezdy po celém světě	Doprovod českého průvodce na každém zájezdu	Nenabízí klasické pobyty u moře
České kormidlo	Zájezdy po Evropě za nízkou cenu	Nabízí především oblíbené letní destinace jako Itálii či Chorvatsko	Naopak cesty za exotikou do vzdálenějších částí světa zde nenajdete

Při výběru cestovní kanceláře je důležité zvážit vaše preference a požadavky na dovolenou. Zohledněte typ zájezdu, destinaci, cenu a kvalitu služeb. Nezapomeňte si přečíst recenze a zkušenosti ostatních zákazníků.

Tyto cestovní kanceláře a agentury disponují několika variantami informačních a rezervačních systémů, ale je důležité si uvědomit, že veškeré služby jsou profesionální a skvělé.