Výpočet cestovních náhrad: Vzorce, postupy a praktické příklady

Pokud vás z práce vyšlou na pracovní cestu, máte nárok na cestovní náhrady. V tomto článku se dozvíte, jak se cestovní náhrady počítají a jaké jsou vaše práva a povinnosti.

Co jsou cestovní náhrady?

Pokud jedete na služební cestu, máte od zaměstnavatele nárok na proplacení nákladů na cestu, a to jak na ubytování či stravné, tak také na pohonné hmoty nebo jízdné. Záleží ale mimo jiné na tom, zda se jedná o služební cestu do zahraničí nebo v rámci ČR, i na tom, jaký dopravní prostředek zvolíte.

Podle zákoníku práce je služební cesta časově omezené období, po které se zaměstnanec zdržuje mimo své pravidelné pracoviště. Zaměstnavatel může zaměstnance vyslat na potřebnou dobu na pracovní cestu, avšak jen za předpokladu, že s tím zaměstnanec souhlasí. Na pracovní cestě má pak zaměstnanec vykonat dohodnutou práci.

Na pracovní cestu, respektive služební cestu, Vás zaměstnavatel může vyslat do jiného města v ČR i do zahraničí. Zahraniční pracovní cesta se mu ale z hlediska cestovních náhrad může prodražit.

V pracovní smlouvě je uvedeno mimo jiné také místo výkonu práce. Pokud je uvedeno přesnou adresou, za pracovní cestu se považuje každá cesta mimo toto místo. V praxi se ale spíše uvádí konkrétní město. Pokud máte tedy v pracovní smlouvě uvedenu jako místo výkonu práce například Prahu, pak nejsou cesty po Praze pracovními cestami.

Cestovní náhrady v roce 2025

Jako téměř každý rok stouply cestovní náhrady, konkrétně za tuzemské stravné i za pohonné hmoty. Sazby pro stravné se zvýšily v souvislosti s růstem inflace a zdražováním každoročně.

Výdaje za stravování je zaměstnavatel povinen uhradit při každé pracovní cestě, tedy i při pracovní cestě do zahraničí, formou diet, tedy stravného. I když poslední měsíce obecně cestování příliš nepřejí, i v roce 2025 se změnily sazby stanovené pro cestovní náhrady.

Celkově stouply náhrady za stravné, neboli jinak řečeno za diety, v řádu až několik desítek korun následovně:

Tuzemské cestovní náhrady 2025

Délka cesty	Soukromý sektor	Veřejný sektor
5 - 12 hodin	148 Kč	148 - 177 Kč
12 - 18 hodin	225 Kč	225 - 271 Kč
Více než 18 hodin	353 Kč	353 - 422 Kč

Zaměstnavatelé v soukromém sektoru mají možnost libovolného zvýšení stravného pro své zaměstnance na služební cestě. V praxi se této možnosti ale nevyužívá. Veřejný sektor takovou možnost nemá a musí se držet daného rozmezí.

Na stravné nemáte nárok v případě, že Vám zaměstnavatel poskytne stravu na cestu. Tehdy se stravné krátí. Nárok na stravné nemáte vůbec, pokud máte zajištěna 2 jídla na cestu délky 5 - 12 hodin a tři jídla na cesty délky 12 - 18 hodin.

Výše těchto cestovních náhrad také přímo ovlivňuje v roce 2021 zavedený stravenkový paušál. Příspěvek na stravování, který je nově osvobozen od daně z příjmů (a odvodů na sociální a zdravotní pojištění) se totiž odvozuje od horního limitu sazby stravného při pracovní cestě (ve veřejném sektoru), která trvá 5-12 hodin.

Tento paušál smí dosahovat výše až 70 % této sazby, konkrétně tedy v roce 2025 se jedná o částku 123,90 Kč (tedy 70 % ze 177 Kč).

Jak se krátí cestovní náhrady v případě, že stravu zajistí zaměstnavatel?

Nově platí, že se cestovní náhrady krátí v případě, že na místě určení zaměstnanec dostane jídlo zdarma ve formě snídaně, oběda nebo večeře. Za každé jedno jídlo zadarmo se vypočítané stravné krátí následovně:

• o 70 % u krátké služební cesty (5-12 hodin)
• o 35 % u středně dlouhé služební cesty (12-18 hodin)
• o 25 % u dlouhé služební cesty (nad 18 hodin)

Zároveň nárok na stravné může zcela zaniknout, a to v případě , že zaměstnanec dostane u cesty v rozsahu 5-12 hodin dvě jídla zdarma a u cesty v délce 12-18 hodin tři jídla zdarma.

Doprava a pracovní cesta

S vysláním na pracovní cestu souvisí i doprava, kterou použijete, ať už to je MHD, vlak, letadlo, taxi nebo auto. V případech vlaku, letadla, taxíku nebo MHD Vám zaměstnavatel proplatí jízdné na základě předložené jízdenky nebo jiného dokladu.

Služební cesta soukromým vozidlem

Do cestovních náhrad se kromě stravného počítá i cena pohonných hmot, a to v případě služební cesty vlastním autem. V takovém případě se vychází z ceny za pohonné hmoty čerpací stanice (nutno doložit účtenku) nebo z paušálních cen určených Ministerstvem práce a sociálních věcí a ujetých kilometrů a spotřebou daného auta podle technického průkazu.

Při použití soukromého auta Vám náleží také náhrada za opotřebení. Pro vzorec výpočtu cestovních náhrad použijte naši kalkulačku cestovních náhrad.

Náhrady výdajů spojených s dopravou na pracovní cestu v roce 2025

Stejně jako v případě stravného se v roce 2025 mírně zvýšila i základní náhrada za opotřebení osobního vozidla, které využijete pro přepravu na služební cestu. V případě automobilu se nově jedná o 5,80 Kč za každý ujetý kilometr (oproti 5,60 Kč v roce 2024), pro jednostopá vozidla pak byla určena náhrada ve výši 1,60 Kč za kilometr (v roce 2024 to bylo 1,50 Kč).

Náhrady cen pohonných hmot v roce 2025

I pro rok 2025 existují dva způsoby, jak proplatit náklady vynaložené na pohonné hmoty, které byly spotřebovány za účelem služební cesty. První možností je i nadále proplacení účtenky či faktury. Pokud takovým dokladem nedisponujete, byly s ohledem na ceny pohonných hmot stanoveny náhrady v následujících výších:

• 35,80 Kč za litr benzinu s oktanovým číslem 95 (v roce 2024 to bylo 38,20 Kč)
• 40,50 Kč za litr benzinu s oktanovým číslem 98 (v předchozím roce 42,60 Kč)
• 34,70 Kč u motorové nafty (v předchozím roce 38,70 Kč)
• 7,70 Kč za jednu kilowatthodinu elektřiny (v roce 2024 to bylo 7,70 Kč)

Ubytování na služební cestě

Pokud jedete na pracovní cestu o víkendu nebo se zdržíte více dnů, máte nárok na náhrady v prokázané výši, tedy například účtenkou nebo fakturou.

Pracovní cesta a pracovní doba

Pracovní doba na služební cestě se chápe jako čas od nástupu v určeném místě až po návrat. To znamená, že pokud například v průběhu cesty budete pracovat, a tato doba bude spadat do pracovní doby, nenaleží Vám žádná odměna navíc. V opačném případě se může jednat o práci přesčas.

Pokud se jedná o pracovní cestu o víkendu, záleží, zda o víkendu budete vykonávat práci, nebo pouze vyjedete dříve a pracovat budete od pondělí. V případě práce o víkendu jde o přesčasy a za tuto dobu Vám náleží mzda a 25% příplatek nebo náhradní volno.

Cestovní příkaz

Cestovní příkaz neboli cesťák vyplňujete se zaměstnancem ve chvíli, kdy ho vyšlete na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů.

Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje.

Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním.

Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.

Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.

V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).

Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.

Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním.

K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.

Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet.

Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.

Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu.

Cesta po ČR vs. zahraniční cesta

Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář.

Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.

Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.

Paušalizace cestovních náhrad

Zákoník práce umožňuje paušalizovat cestovní náhrady za účelem dosažení zjednodušení jejich účtování a likvidování a zhospodárnit jejich poskytování.

Paušalizace spočívá v tom, že náhrady stanovené zákoníkem práce se poskytují jako průměrné měsíční nebo denní částky, které mohou zahrnovat jednu nebo více cestovních náhrad.

Paušalizace cestovních náhrad přichází v úvahu zejména u zaměstnanců, kteří většinou pravidelně cestují do stejných míst nebo v určitém okruhu různých míst, s určitou pravidelností a za obdobných podmínek a výdajů.

Paušalizaci lze uplatnit jak u jednotlivého zaměstnance, tak i skupiny zaměstnanců, přitom je nutno vycházet z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo tohoto zaměstnance.

Současně se určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci. Pokud se stanovené podmínky zásadním způsobem změní, musí se změnit i paušál.

Vedle paušální částky lze poskytnout pouze ty cestovní náhrady, které nebyly do stanoveného paušálu zahrnuty, proto je stanovena pro sjednání paušálu písemná forma, a to buď vnitřním předpisem zaměstnavatele, nebo individuálním určením.

Podklady, které byly pro stanovení paušálu použity, musejí mít dostatečnou vypovídací schopnost a musejí být předloženy k nahlédnutí nejen zaměstnanci na jeho žádost, ale také příslušným kontrolním orgánům.

U podnikatelů - fyzických osob je paušalizace cestovních náhrad vyloučena. OSVČ jsou povinny z hlediska ZDP veškeré náklady související se svými pracovními cestami doložit a prokázat.