Informační systém pro cestovní kanceláře: Klíč k efektivnímu řízení a růstu

V dnešní době se cestovní kanceláře neobejdou bez kvalitního softwaru, který jim usnadní správu rezervací, prodej zájezdů a komunikaci s klienty. Informační systém zajišťující agendu cestovní kanceláře je nezbytným nástrojem pro efektivní fungování a růst podniku. Klíčovými funkcemi rezervačních systémů jsou distribuce, uchovávání a poskytování informací.

Přístup k informacím se díky nim výrazně zjednodušil. Dostupnost a komplexnost poskytovaných údajů je přitom zcela zásadní podmínkou pro rozvoj cestovního ruchu jako celku.

Informační toky v cestovním ruchu probíhají ve dvou úrovních. Jednu úroveň tvoří samotní poskytovatelé informací v cestovním ruchu, tj. subjekty cestovního ruchu jako jsou cestovní kanceláře, poskytovatelé ubytování, dopravci, turistická informační centra, zástupci státní správy a samosprávy, destinační management atd.

Mezi těmito subjekty dochází k více či méně řízené výměně informací, které posléze vstupují do tzv. primárního informačního toku, jež probíhá mezi první a druhou úrovní. Jinými slovy řečeno, druhá úroveň se týká samotných příjemců služeb.

Ze schématu dále vyplývá, že dochází také ke zpětnému toku informací, viz sekundární informační tok, který je neméně významný z hlediska celého systému informačních toků. Z hlediska optimálního fungování informačně-komunikačních systémů, mezi které patří i informační a rezervační systémy, by měla probíhat oboustranná komunikace.

Důležitým zdrojem informací pro cestovní ruch jsou informačně-rezervační systémy, jejichž základní stavební jednotkou jsou data (informace), které procházejí již výše prezentovaným procesem zpracování. Informačně-rezervační systémy (často nazývané pouze jako informační systémy) existují sice i oddělení jako informační systém a rezervační systém, ale v rámci cestovního ruchu není vhodné je oddělovat, protože se navzájem velice dobře doplňují.

Smyslem informačních a rezervačních systémů je organizační a datové propojení mnoha subjektů cestovního ruchu (destinační management, TIC, podnikatelské subjekty, veřejná správa a samospráva atd.) a zároveň zlepšení úrovně a komplexnosti nabídky služeb a informací.

Na úrovni organizace je propojení mezi jednotlivými počítači pomocí intranetu, který umožňuje uživatelům uvnitř organizace používat, vyhledávat a sdílet informace a dokumenty. Samotná organizace však může být současně propojena a sdílet informace se svými smluvními partnery, a to na základě extranetu.

Funkce informačního systému pro cestovní kancelář

Informační systém pro cestovní kancelář by měl zahrnovat následující funkce:

• Evidence států a zájezdů: Ukládání informací o destinacích a zájezdech, včetně fotografií a popisů.
• Správa obchodních partnerů a faktur: Evidence kontaktů na partnery a správa faktur.
• Seznamy účastníků zájezdů: Sledování plateb a tisk příjmových dokladů.
• Rezervace ubytování: Správa rezervací ubytování pro účastníky zájezdu.
• Katalog zájezdů: Přehledné zobrazení zájezdů s popisy a fotografiemi.
• Aktualizace a třídění zájezdů: Možnost aktualizovat a třídit zájezdy, evidovat zákazníky a jejich platby.
• Správa cestovních smluv: Evidence cestovních smluv se základními údaji o zájezdu a zákaznících.
• Přehled plateb: Zobrazení jednotlivých plateb za cestovní smlouvu a automatický výpočet nedoplatku.
• Rozmístění cestujících v autobusu: Funkce pro tvorbu zasedacího pořádku v autobusu.
• Rezervace ubytování: Snadná rezervace ubytování pomocí systému drag&drop.
• Evidence faktur: Evidence vydaných faktur s možností tisku.
• Export seznamu zákazníků: Export seznamu zákazníků pro tisk adres na štítky.
• Archivace a obnova dat: Funkce pro archivaci a obnovení dat z archivu pro ochranu dat.

Kromě toho informační systém umožňuje aktualizovat již zapsané zájezdy, evidovat zákazníky a jejich platby. V seznamu jsou pouze aktuální zájezdy což velice usnadňuje obsluhu.

Seznam zákazníků obsahuje základní údaje o aktualizovaném zájezdu a jednotlivých účastnících. Jednotlivý zákazníci jsou v levé části přehledu sloučeni do skupin dle cestovních smluv. Údaje o cenách jsou uvedeny za celou smlouvu.

V pravé části přehledu jsou zobrazeny data jednotlivých účastníků zahrnutých do dané cestovní smlouvy. Je možné vytisknout celý seznamu účastníků, nebo seznam dle skupin. Užitečnou funkcí je tisk adres na štítky.

Cestovní smlouva je základním vstupem pro navádění zákazníků do zájezdu. Smlouva obsahuje základní údaje o aktualizovaném zájezdu. Je možné navést nového zákazníka přes funkci rychlého vyhledání. Každému členovi jsou zvlášť přiděleny ceny z ceníku. Tyto ceny lze editovat. Cena je zobrazena za celou smlouvu.

Ihned po navedení smlouvy lze zapsat platby provedené jednotlivými účastníky nebo vedoucím skupiny. Přehled plateb zobrazuje jednotlivé provedené platby za celou cestovní smlouvu. Nedoplatek se vypočítává automaticky ze zadaných údajů. Platbu je možné provést na vybraného zákazníka navedeného ve smlouvě.

Jednoduše a rychle máte k dispozici údaje o zaplacených částkách k daným smlouvám.

Funkce "Rozmístění cestujících v autobusu" usnadňuje práci při tvorbě zasedacího pořádku. Požadovaná definice autobusu se vybírá z nabídky existujících definic, nebo ji lze uživatelsky definovat. Jednotliví cestující jsou rozděleni do skupin dle jejich zařazení do cestovních smluv.

Rozmístění cestujících je také možné exportovat do formátu XLS. Funkce umožňuje definovat různé typy rozmístění sedadel v autobusech. Množství definovaných autobusů není omezeno. Je zde i funkce pro přečíslování jednotlivých sedadel dle různých kritérií.

Funkce usnadňuje práci při rezervaci ubytování. Rezervace se provádí systémem drag&drop. Obsazené místa jsou pro lepší orientaci barevně odlišena.

Definici ubytování lze vytvořit v samostatné funkci. Množství ubytovacích míst není omezeno. Rezervace zájezdu uchovávají informace o jednotlivých rezervacích.

Rezervace obsahuje základní údaje o aktualizovaném zájezdu, počtu obsazených a volných míst. Je zde informace, zda je daná rezervace platná. Kontrola na ukončení rezervace je nastavitelná v definici systémových parametrů.

Přehled cestovních smluv zobrazuje všechny dosud navedené cestovní smlouvy. Z přehledu lze jednoduše prohlížet požadovanou cestovní smlouvu.

Funkce slouží k evidenci vydaných faktur. Vydané faktury jsou rozděleny do dvou typů dle jejich použití. Faktury lze kdykoliv vytisknout dle zadaných údajů.

Pro dokonalou ochranu dat je program doplněn funkcí pro archivaci a obnovení dat z archivu.

Typy rezervačních a informačních systémů

Informační i rezervační systémy vzhledem k lokalizaci jednotlivých subjektů cestovního ruchu fungují převážně díky počítačové síti. Přestože existují tři jednotlivé sítě (intranet, extranet a internet), ve většině organizací jsou tyto sítě vzájemně propojeny.

Na nejnižší úrovni funguje intranet, který využívají uživatelé v rámci organizace zejména pro vyhledávání a sdílení informací. Na bázi extranetu pak funguje propojení organizace s externími dodavateli nebo odběrateli. Nejširší působnost má třetí síť, internet, který propojí velké množství organizací cestovního ruchu s koncovým uživatelem.

Součástí informačního systému cestovního ruchu jsou počítačové systémy, síť turistických informačních center, značení turistických stezek, běžeckých tras a cyklotras, mapy, informační kiosky apod.

Patří zde i informačně-rezervační systémy, které nabízejí informace o otevíracích dobách, vstupních formalitách, možnostech ubytování, spojení dopravními prostředky s možností následné rezervace některých služeb cestovního ruchu, především ubytování, letenek, autokarových a vlakových jízdenek, lodních lístků, aut nebo zájezdů.

Vezmeme-li v úvahu plošné hledisko, pak můžeme rozdělit informační a rezervační systémy takto:

• lokální rezervační systémy (individuální počítač nebo lokální počítačová síť, intranet),
• regionální informačně-rezervační systémy (síť počítačů propojující několik subjektů se zákazníky, extranet),
• celostátní informačně-rezervační systémy (síť počítačů regionální úrovně, které jsou propojeny díky internetu),
• počítačové rezervační systémy - CRS (síť na principu mezinárodního propojení počítačových sítí),
• globální distribuční systémy - GDS (síť, která propojila centrální rezervační systémy do celého světa).

Globální distribuční systémy (GDS) umožňují nejen přístup k databázím s aktuálními informacemi o letecké dopravě, ale navíc nabízejí informace a rezervace dalších služeb cestovního ruchu a turistických produktů (např. ubytování, půjčení auta, zájezdy apod.). GDS jsou mimo to komunikačním prostředkem mezi zřizovateli systému a cestovními kancelářemi.

GDS jsou realizovány pomocí internetové sítě a terminálů rozmístěných po celém světě, na které jsou připojeny jednotlivé subjekty cestovního ruch. Samotná obsluha systému je založena na využívání kódů služeb, letišť, tarifů, leteckých společností apod.

Mezi světově nejznámější globální distribuční systémy jsou považovány systémy Amadeus, Galileo, Sabre a Worldspan.

Původem evropský globální distribuční systém GDS Amadeus byl založen v roce 1987 leteckými společnostmi Air France, Iberia a Lufthansa. V dnešní době má zastoupení ve 132 zemích světa, a to především v Evropě a Jižní Americe. Na síť 200 000 terminálů je napojeno 57 000 cestovních kanceláří, které využívají služeb 470 leteckých společností, 58 500 hotelů a kolem 50 majitelů půjčoven aut.

Celosvětový GDS Galileo byl založen v roce 1971 převážně evropskými leteckými společnostmi ve spolupráci s americkými leteckými přepravci (Swissair, British Airways, KLM, Alitalia, United Airlines). GDS Galileo provozuje 160 000 terminálů a spolupracuje se 4 4000 cestovními kancelářími, přes 400 leteckých společností a 23 provozovateli půjčoven aut. V současné době má GDS Galileo zastoupení ve 116 zemích světa a společně s GDS Amadeus zaujímá významné postavení v Evropě, kde jsou jeho hlavními trhy Nizozemí, Velká Británie a Švýcarsko. Dále je rozšířen v USA, Kanadě a Jihoafrické republice.

GDS Sabre je nejstarším globálním distribučním systémem, který byl založen v roce 1 960 americkými leteckými společnostmi (AMP Corp., American Airlines). Ve světě je instalováno přes 300 000 terminálů ve 112 zemích, kterých využívá přes 60 000 cestovních kanceláří, 440 leteckých společností, 55 000 hotelů a na 50 půjčoven aut. Do systému mohou vstupovat i milióny zákazníků pomocí internetové sítě.

Přístup do systému Worldspan má 18 000 cestovních kanceláří, kterým je umožněno rezervovat letenky u 455 leteckých společností, u více než 40 společností pro půjčování aut a 39 000 hotelů. Své zastoupení má v 90 zemích světa, a to zejména v zemích Evropy, Afriky a Středního Východu.

Lokální rezervační systémy pracují buď na izolovaném počítači nebo na lokální (místní) počítačové síti, resp. intranetu. Tyto systémy jsou tedy přístupné pouze individuální subjektů cestovního ruchu (cestovní kanceláře, hotely, TIC atd.) a nejsou zpřístupněny veřejnosti.

Regionální informačně-rezervační systémy jsou různě silně propojené a koordinované celky skládající se z různých částí, umístěných v regionu i mimo region. Regionální informačně-rezervační systémy jsou provozovány na počítačových sítí, které fungují na principu extranetu nebo internetu. Rozdíl mezi těmito způsoby přenosu a sdílení dat je v přístupu jednotlivých subjektů cestovního ruchu k informacím.

Existence regionálního informačně-rezervačního systému je opodstatněna jeho výrazným vlivem na různé segmenty jeho pravidelných, nepravidelných i náhodných (jednorázových) uživatelů, mezi něž patří nejen potenciální i aktuální návštěvníci regionu, ale také další subjekty cestovního ruchu, jako např.

Regionální informačně-rezervační systémy přímo ovlivňují zvýšení rozsahu a kvality služeb poskytovaných návštěvníkům, flexibilní možnost vyhledání relativní informace, nabídku rezervace služeb několika způsoby včetně, on-line rezervace, a podporu elektronické komerce.

Vedle relativně zřejmých přímých vlivů jsou neméně významné jeho vlivy nepřímé, které podporují plánovitý dlouhodobě udržitelný rozvoj cestovního ruchu v regionu.

Kvalitní regionální informačně-rezervační systém ve spojení s informačním systémem státní správy zvyšuje kvalitu managementu cestovního ruchu v regionu na úrovni nekomerčních i komerčních regionálních orgánů a institucí i jednotlivých subjektů cestovního ruchu a nabízí využití svých výstupů při územním plánování a tvorbě samostatných i vzájemně navazujících produktů cestovního ruchu.

Hlavní úlohou celostátního informačně-rezervačního systému je zajištění vzájemného propojení jednotlivých existující regionálních informačně-rezervačních systémů.

Funkce celostátního informačně-rezervačního systému nebude zcela naplněna, pokud by nebylo zajištěno technické a organizační zdokonalení internetové sítě s postupným vytvářením tzv.

Počítačové rezervační systémy (CRS - Computer reservation system) mezinárodního měřítka byly založeny leteckým společnostmi v 70. letech 20. století. Zpočátku byly provozovány na intranetové počítačové síti, kdy sloužili jako podpora vnitřní organizace letecké společnosti v podobě řízení zásob, administrativy atd.

Postupem času a s rostoucí konkurencí byly tyto rezervační systémy zpřístupněny i partnerským subjektům z oblasti cestovního ruchu, a to přes extranet, případě Internet.

Výhody rezervačních systémů

Proč rezervační systémy využívat? Rezervační systémy dnes již najdou využití ve všech oblastech poskytování služeb a v rámci cestovní kanceláře tomu není jinak. Napomáhají šetřit čas, maximalizovat ekonomické výsledky vašeho podnikání, zvýšit produktivitu, posílit konkurenceschopnost vůči dalším subjektům a umožní zlepšit i kontrolní mechanismy nad veškerými procesy.

V tomto směru je samozřejmě nezbytné, aby rezervační systém disponoval uživatelsky přívětivým, snadno ovladatelný rozhraním, podporoval lokalizaci do českého jazyka a dále aby vám bylo umožněno si celý systém přizpůsobit vlastním požadavkům a vybavit jej i případnými doplňkovými funkcemi. A v neposlední řadě i kvalitní technická podpora určená pro řešení nesrovnalostí, dotazů nebo technických problémů. Současně musí být systému zajištěn i průběžný upgrade.

Je však nezbytné myslet na to, že rezervační systém je pouze nástroj sloužící k usnadnění některých nezbytných úkonů. Nikdy nedokáže plnohodnotně nahradit lidský faktor, který je v sektoru služeb stěžejní. Jak spolehlivý bude ten, kdo rezervační systém ovládá, tak spolehlivý bude ve výsledku i celý software.

Příklady informačních systémů pro cestovní kanceláře

Na českém trhu existuje široká nabídka cestovních systémů. Konkurence je tedy veliká a je vyvíjen značný tlak na aktualizaci dat, přizpůsobení se novým podmínkám, rozvíjením aplikací také pro mobily a tablety apod. Cestovní kanceláře a agentury disponují několika variantami informačních a rezervačních systémů, zde jsou některé z nich:

• Anchoice: Systém pro provizní prodej nabízející produkty téměř 200 cestovních kanceláří.
• Cesys: Cestovní systém zaměřený na cestovní agentury s nabídkou téměř 200 cestovních kanceláří.
• Magicware: Jednoduchý a intuitivní systém s množstvím funkcí pro rezervace a prodej.
• Open Travel: Systém pro vyhledávání, rezervaci a správu databází hotelů, zájezdů a doplňkových služeb.
• Orbis: Rezervační systém zaměřený na cestovní kanceláře, umožňující sestavování zájezdů v krátkém čase.
• Pear: Cestovní systém nabízející široké portfolio služeb pro cestovní kanceláře, agentury, letecké a autobusové společnosti, hotely i turistická informační centra.
• Resabee: Relativně jednoduchý a lehce ovladatelný systém.

Níže naleznete recenze a zkušenosti uživatelů s různými rezervačními systémy, které vám mohou pomoci při výběru toho správného řešení pro vaši cestovní kancelář:

• CeSYS 4: Využívám od počátku mé cestovní agentury a jsem s ním nadmíru spokojená. Doporučuji i začínající agentuře. napomáhá k efektivní práci. klienty. se povedly na jedničku. Děkujeme. byl v plenkách. jsme jinde. konkurenceschopnosti. nabídek pro rodiny. i se správou webu. nakonec zvolili systém CeSYS. CeSYS. Toto profesionální řešení je přesně to, co nám denně pomáhá v našem podnikání. Všichni ve společnosti CeSYS jsou profesionálové a vždy nám web přizpůsobí podle našich představ, jsou flexibilní a vždy ochotní poradit.
• STOVKA: Po několika letech u společnosti MagicWare jsme se rozhodli k přechodu ke STOVCE. Rozhodnutí to nebylo jednoduché, museli jsme zvažovat mnoho aspektů. Již po několika měsících provozu jsem byl velice rád, že jsme takový krok udělali. Se STOVKOU jsme spokojeni. I přesto, že jsem velmi málo zdatná v práci s nejrůznějšími systémy, se nám daří pronikat do STOVKY. Ušetří hodně práce a času při přípravě smluv a seznamů. Nejvíce práce je při zadávání zájezdu, to je nutné udělat opravdu důkladně a pak již STOVKA vše dělá za nás. Vyzdvihla bych také práci dobré podpory, která trpělivě a kdykoliv pomáhá napravovat naše nesrovnalosti a učí nás jak postupovat dál.
• STOVKA: Se STOVKOU už pracuji neuvěřitelných 15 let. Je to skvělý program pro back-office cestovní kanceláře nebo agentury. Jednoduchý na pochopení i užívání. Nám pomáhá především v hlídání plateb. Přehledná je nejen evidence cestovních smluv, ale také historie všech obchodních případů a tržeb. Skvělý je přístup do STOVKY odkudkoliv na světě, i z mobilu.
• STOVKA: Systém STOVKA pro CK je sofistikované řešení, díky kterému jsme zautomatizovali řadu procesů, které byly zajišťovány našimi spolupracovníky. Po nasazení STOVKA jsme mohli redukovat počet lidí v CK. Dále jsme tak získali on-line přehled o realizovaných obchodních případech. Ještě před dobou COV-19 jsme tak měli možnost vzdálených pracovišť, což v minulém roce se ukázalo jako klíčové k přežití CK. STOVKA je dobrým krokem pro automatizaci komunikace s klienty. Díky ní získáte skvělý přehled o rezervacích, platbách a vlastně o všem, co je s prodejem zájezdů spojené. Systém mnoho náležitostí hlídá sám, což nám v kanceláři vždy ušetří spoustu práce i starostí. A když nám v kanceláři není cokoliv jasné, podpora vždy pomůže. Po přechodu na rezervační systém STOVKA před několika lety se v naší CK vše srovnalo. Systém nám pomáhá prakticky ve všem. Když potřebujeme zavést novinku, Ing. Slovák vše řeší spolu s námi operativně a rychle.

Srovnání cestovních kanceláří:

Cestovní kancelář	Zaměření	Výhody	Nevýhody
Blue Style	Široký výběr zájezdů včetně exotiky	Atraktivní ceny, možnost nákupu na splátky	-
TUI	Letecké zájezdy do exotických destinací	Přehledné webové stránky, chytré filtrování	Užší nabídka zájezdů
Čedok	Pestrá nabídka zájezdů (pobytové, poznávací, exotika)	Dlouhá tradice	-

Tyto cestovní systémy využívají některé cestovní agentury pouze z hlediska možnosti prezentace na webu, k tisku nabídkových letáků nebo jako vyhledávač či srovnávač nabídek více cestovních kanceláří. Problémem je ovšem aktualizace těchto systémů z hlediska přesunu dat z jednotlivých rezervačních systémů konkrétních cestovních kanceláří. Cestovní agentury jsou také znevýhodněny v rámci stržení provize z prodeje při využívání cestovních smluv z jiného než jejich CRS.