Cestovní příkaz neboli "cesťák" je důležitý dokument, který se vyplňuje, když zaměstnavatel vyšle zaměstnance na služební cestu. Slouží jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, a to i pro případ řešení pracovních úrazů. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady.
Žádný zákon sice zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali, ale zaměstnavatel má povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí.
Kdy Vyplnit Cestovní Příkaz?
Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním.
Jak Vyplnit Cestovní Příkaz?
Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá, a nadřízený mu cestu schválí. Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz.
V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).
Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.
Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním.
K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.
Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet. Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.
Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu.
Vzor Cestovního Příkazu
Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.
Pokud se vám zamlouvá tento formulář, můžete ho použít jako vzor vyúčtování pracovní cesty.
Ing. Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu
Firma: Osobní číslo Útvar
- Příjmení, jméno, titul Telefon, linka Pracovní doba:
- Bydliště Počátek cesty (místo, datum, hod.) Místo jednání č. příkazu ZPC Účel cesty konec cesty (místo, datum)
- Spolucestující
- Určený dopravní prostředek (u vlastního vozidla druh, SPZ a přiložit kopii technického průkazu)
- Povolená záloha cest. výdajů (měna) vyplacena dne pokladní doklad číslo
- Sazba celodenního stravování (měna) kapesné %
- Celodenní bezplatné stravování poskytnuto ve dnech
- Částečné bezplatné stravování poskytnuto
- ANO
- dne snídaně oběd večeře
- dne snídaně oběd večeře
- dne snídaně oběd večeře
- dne snídaně oběd večeře
- dne snídaně oběd večeře
- NE stravování nebylo poskytnuto
- ANO
VYÚČTOVÁNÍ PRACOVNÍ CESTY
- Přejezd státní hranice z ČR stát dne v hodin použitý dopravní prostředek jízdné nocležné stravné nutné vedlejší výdaje celkem Kč
- ČR odjezd překročení státní hranice z ČR dne
- stát: stravné kapesné od celkem hodin pobytu do
- dne stát: stravné kapesné od celkem hodin pobytu do
- dne stát: stravné kapesné od celkem hodin pobytu do
- dne stát: stravné kapesné od celkem hodin pobytu do
- dne stát: stravné kapesné od celkem hodin pobytu do
- Výdaje na ubytování v zahraničí (měna) doklad č.
- Nutné vedlejší výdaje v zahraničí (měna) doklad č.
Cesta po ČR vs. Zahraničí
Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.
Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.
Cestovní Příkazy v Excelu nebo na Papíře vs. Elektronické
Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.
Tabulka: Porovnání výhod a nevýhod papírového a elektronického cestovního příkazu
| Funkce | Papírový cestovní příkaz | Elektronický cestovní příkaz |
|---|---|---|
| Dostupnost | Kancelářské potřeby, šablony online | Účetní software, online formuláře |
| Rychlost vyplnění | Pomalejší, manuální vyplňování | Rychlejší, automatické doplňování údajů |
| Přesnost výpočtů | Vyšší riziko chyb | Automatické výpočty, minimalizace chyb |
| Úložiště | Fyzické archivy | Digitální úložiště |
| Ekologie | Větší spotřeba papíru | Šetrnější k životnímu prostředí |
Zanechat komentář