Automatické Odpovědi: Jak Nastavit Efektivní Zprávu o Nepřítomnosti

Automatické odpovědi známe všichni. Jsou to neosobní a robotické zprávy, které nás většinou jen rozčílí, nebo je rovnou ponecháváme bez povšimnutí. Většina lidí má automatické odpovědi spojené především s Out of Office (zkráceně často jen jako OoO) zprávami. Ačkoliv většinu roku trávíme v práci od rána do večera, všichni si zasloužíme kvalitní dovolenou bez pracovního vyrušení. Kdo by chtěl řešit pracovní korespondenci během zaslouženého odpočinku, že?

Na druhou stranu je důležité si udržovat profesionální vztahy s obchodními partnery a kolegy i v době vaší nepřítomnosti. Trendem moderní digitální doby je rychlost. Lidé jsou zvyklí na okamžitou odpověď a někteří bohužel předpokládají vaši dostupnost i na dovolené. Být neustále „online“ však může narušovat zdravou rovnováhu mezi vaším pracovním a osobním životem.

Automatická odpověď v nepřítomnosti je při odjezdu na dovolenou prakticky nutnost. Pokud preferujete klidný průběh i návrat z dovolené, měli byste se na vytvoření automatické odpovědi zaměřit. Dovolená je nezbytná pro udržení zdravé rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Mnoho lidí se ale během delšího odpočinku stresuje a říká si, jestli na něco přece jen nezapomněli. A jednou z důležitých věcí může být nastavení automatické odpovědi v nepřítomnosti, která vám zajistí klid při pobytu mimo kancelář.

Musíte si uvědomit, že každý zaměstnanec, včetně těch pracujících na hlavní pracovní poměr (HPP), má ze zákona i podle pracovní smlouvy nárok na nerušenou dovolenou a odpočinek. Z těchto důvodů ještě před odjezdem k moři, do hor, pod stan, prostě kamkoliv si nastavte v aplikaci Microsoft Outlook automatickou odpověď „Out of Office“. Tím zachováte dekorum a všem dáte jasně najevo, že odepíšete nebo se ozvete až po vašem návratu z dovolené.

Velmi jednoduché je i nastavení automatických odpovědí v Outlooku. S praktickým nastavením si tedy jistě hravě poradíte.

Proč je důležité nastavit automatickou odpověď?

• Informujete odesílatele o vaší nepřítomnosti.
• Uvedete kontakt na kolegu, který vás zastupuje.
• Zachováte profesionální image.
• Předcházíte nedorozumění a zpoždění v komunikaci.
• Můžete si užít chvíle offline naplno, aniž byste museli myslet na práci.

Funkci Mimo kancelář alias Automatické odpovědi lze přizpůsobit v Outlooku různým situacím. Nemusí se nutně jednat jen o vaši nepřítomnost z důvodu čerpání dovolené. Přinášíme vám výčet nejčastějších druhů Out of Office zpráv (známých pod zkratkou OOO) a jak je efektivně nastavit:

Typy automatických odpovědí

1. Dovolená: Jsem na dovolené od [datum] do [datum] a budu mít omezený přístup k internetu. Odpovím Vám co nejdříve po mém návratu. Pro urgentní záležitosti kontaktujte [jméno] na [kontakt]. Děkuji za pochopení a trpělivost.
2. Pracovní cesta: Jsem na pracovní cestě do [místo] od [datum] do [datum]. Na všechny zprávy odpovím po návratu. Pro urgentní záležitosti volejte [telefonní číslo]. Na ostatní zprávy odpovím po skončení akce.
3. Omezená pracovní doba: Má pracovní doba je [čas] až [čas], [dny v týdnu]. Na Vaši zprávu odpovím během následujícího pracovního dne. V naléhavých případech volejte [telefonní číslo].
4. Nemoc: Z důvodu nemoci jsem dnes/od [Datum začátku] do [Datum konce] mimo kancelář. Bohužel mě skolila nemoc, takže jsem mimo dosah do [Datum konce].
5. Služební cesta: Jsem na služebce od [Datum začátku] do [Datum konce], takže možná nebudu reagovat hned.
6. Rodičovská dovolená: Momentálně jsem na mateřské/otcovské dovolené a vrátím se přibližně [Datum návratu]. Užívám si rodičovskou dovolenou a jsem mimo kancelář až do [Datum návratu].

Příklad OoO zprávy v praxi. Je skvělé, když i běžně používané Out of Office zprávy vypadají dobře. Je to pro vás i vaši firmu skvělá vizitka. Potvrzení o přijetí zprávy může být i jeden z prvních kontaktů mezi zákazníkem a vaší firmou. Velkou výhodou je, že se s čistou hlavou můžete věnovat jinému zákazníkovi a řešit jeho požadavek, který přišel dříve, zároveň je ale skvěle postaráno i o nového zákazníka.

Automatické odpovědi by měly působit osobně a vstřícně.

Ukázka nastavení automatické odpovědi v Outlook Web App.

Co by automatická odpověď měla obsahovat:

• Datum nepřítomnosti/návratu: Datum v odpovědi opravdu nemůže chybět.
• Kontakt na zastoupení: Pokud odesilatel řeší problém, který do vašeho návratu z dovolené nepočká, kontakt na vašeho kolegu situaci většinou zachrání.
• Telefon pro urgentní případy: Pokud je možné vás v urgentních případech kontaktovat telefonicky, můžete vaše telefonní číslo pro tyto případy do automatické odpovědi uvést.

Příklad:

Děkuji za Vaši zprávu! Ve dnech od 20.6. do 27.6. jsem mimo kancelář.

10 tipů pro efektivní automatické odpovědi

1. Buďte struční - držte se podstatných informací.
2. Použijte jasný a výstižný předmět zprávy.
3. Uveďte jasné časové období vaší nepřítomnosti.
4. Poskytněte alternativní kontakt pro urgentní záležitosti.
5. Vložte odkaz na relevantní zdroje nebo FAQ, které mohou pomoci vyřešit běžné dotazy.
6. Přizpůsobte tón zprávy vaší firemní kultuře a příjemcům.
7. Nastavte různé zprávy pro interní a externí kontakty.
8. Uveďte, kdy lze očekávat vaši odpověď.
9. Před aktivací automatické odpovědi si zkontrolujte pravopis a gramatiku.
10. Obsah automatické odpovědi pravidelně aktualizujte.

Co by automatická odpověď neměla obsahovat:

• Příliš osobní nebo citlivé informace o důvodech vaší nepřítomnosti.
• Negativní komentáře týkající se vaší práce nebo kolegů.
• Vtipné nebo sarkastické poznámky, které mohou být špatně pochopeny.
• Přesnou lokaci vašeho pobytu během dovolené nebo pracovní cesty.
• Složité nebo dlouhé věty, které mohou čtenáře odradit od čtení.

Není to zrovna typický prostor pro reklamu. Pokud se ale chystáte například na veletrh, na kterém byste se s dodavateli a zákazníky mohli potkat, je přímo žádoucí to ve vaší „omluvence“ zmínit.

Tipy na originální automatickou odpověď

Chcete do vaší automatické odpovědi vnést trochu nevšednosti? Pokud si to s ohledem na vaši firemní kulturu můžete dovolit, zakomponujte do vaší odpovědi trochu hravosti. Pokud je to relevantní, zahrňte do vaší odpovědi informaci o destinaci, kam se chystáte. Můžete zvolit i vhodná zajímavá fakta nebo citaci, které vaši odpověď oživí. Zapojte do své odpovědi nadsázku a hravost. Příjemce svou odpovědí pravděpodobně pobavíte.

Příjemce odpovědi - Ujasněte si, kdo jsou příjemci vaší odpovědi.

Ukázka OoO zprávy v praxi. Je skvělé, když i běžně používané Out of Office zprávy vypadají dobře. Je to pro vás i vaši firmu skvělá vizitka. Potvrzení o přijetí zprávy může být i jeden z prvních kontaktů mezi zákazníkem a vaší firmou. Velkou výhodou je, že se s čistou hlavou můžete věnovat jinému zákazníkovi a řešit jeho požadavek, který přišel dříve, zároveň je ale skvěle postaráno i o nového zákazníka.

SupportBox tip: Při psaní automatické odpovědi myslete i na pravopisnou korektnost a na správné formátování. Bývá odbytý a bez nápadu. Přitom je to právě předmět, co je ze zprávy vidět jako první. Předmět má být srozumitelný a výstižný.

Předmět: Děkujeme! Vaše zpráva k nám v pořádku dorazila a budeme se jí věnovat.

Textace: Hezký den, [jméno zákazníka], děkujeme, že jste nám napsali. Vaše zpráva k nám v pořádku dorazila, budeme se jí věnovat, co nejdříve to půjde. V pracovní době [vaše pracovní doba] odpovídáme během několika hodin. Reakční doba mimo naši pracovní dobu může být o kapku delší. Čekání na odpověď si můžete zkrátit třeba přečtením něčeho zajímavého z našeho blogu. Jsme tu pro vás.

Vidíte ten rozdíl? Podobně postupujte v případě vypnutí automatických odpovědí v nepřítomnosti.

Jak nastavit automatické odpovědi v Outlook pro Microsoft 365

1. Vyberte Soubor > Automatické odpovědi.
2. Vyberte Odesílat automatické odpovědi.
3. Pokud nechcete, aby se zprávy hned rozesílaly, vyberte Odeslat pouze během tohoto časového rozsahu.
4. Zvolte data a časy, pro které chcete nastavit automatickou odpověď.
5. Zadejte zprávu automatické odpovědi.

Nastavte datum začátku a konce vaší nepřítomnosti. Jakmile dokončíte tvorbu svých zpráv, potvrďte nastavení kliknutím na tlačítko "Uložit". To je vše! Vaše automatická odpověď je nyní nastavena a připravena k použití.

Kdy budete automatickou odpověď zasílat? (všední dny, v jaké hodiny, ve svátky…) Na jaké zprávy budete automatické odpovědi zasílat? Pouze na první zprávu od daného zákazníka, nebo na každou? Existují adresy, na které zasílat automatické odpovědi nechcete?

Jsme tu pro vás. Chcete nám sdělit ještě něco dalšího? K dispozici jsme vám také na live chatu. Máte další otázky? Napište nám na [doplnit telefon], nebo zavolejte na [doplnit telefon]. Na závěr přidejte pozdrav včetně vašeho firemního podpisu.

Je skvělé, když i běžně používané Out of Office zprávy vypadají dobře. Je to pro vás i vaši firmu skvělá vizitka. Potvrzení o přijetí zprávy může být i jeden z prvních kontaktů mezi zákazníkem a vaší firmou. Velkou výhodou je, že se s čistou hlavou můžete věnovat jinému zákazníkovi a řešit jeho požadavek, který přišel dříve, zároveň je ale skvěle postaráno i o nového zákazníka.

Věříme, že nastavení automatických odpovědí nyní zvládnete jako profíci.

Na úplný závěr ještě přidáváme několik užitečných odkazů, které se vám mohou hodit a pomoci vám zlepšit vaší zákaznickou péči:

• Blog - na našem SupportBox blogu najdete i další články na nejrůznější témata, která se dotýkají zákaznické péče.
• Online školení - online školení zákaznické péče vás naučí účinné techniky a metody, jak z online návštěvníků vašeho byznysu udělat stabilní, spokojené zákazníky.
• Jak na skvělou zákaznickou péči - první česká kniha o zákaznické péči. Naučí vás přemýšlet o zákaznické péči jinak.

Článek pro vás napsala Petra Novotná, která dlouho pracovala na zákaznické podpoře v e-shopu a velmi dobře zná potřeby zákazníků. Nyní se naplno věnuje klientům aplikace SupportBox.

Vaše zpráva k nám v pořádku dorazila. Jdeme na něm hned pracovat!

Pozdrav je důležitý základ. Už pozdravem mnohdy začínáte se zákazníkem budovat vztah. Ukazujete zájem a dáváte najevo, že není jen jeden z mnoha. Hned po oslovení by mělo následovat poděkování za to, že vám zákazník napsal. Platí to pro všechny případy.

Další důležitý bod, který nesmí v automatické odpovědi chybět. Máte pracovní dobu od 8.00 do 17.00 a víte, že stíháte v průměru reagovat do dvou hodin od přijetí požadavku? Ve všední dny v pracovní době od 8.00 do 15.00 odpovídáme během několika hodin. Není to nutnost, ovšem můžete přidat i nějakou tu informaci navíc. Nebo máte na webu nápovědu? Skvělé, sem s ní. Odkaz do nápovědy přidejte i do automatické odpovědi. Čekání na odpověď si můžete zkrátit třeba přečtením něčeho zajímavého z našeho blogu.

Kontakt nesmí chybět za žádnou cenu. Přidejte i telefonní kontakt. Jsme tu pro vás. Chcete nám sdělit ještě něco dalšího? K dispozici jsme vám také na live chatu. Máte další otázky? Napište nám na [doplnit telefon], nebo zavolejte na [doplnit telefon]. Na závěr přidejte pozdrav včetně vašeho firemního podpisu. Budeme se mu věnovat v nejbližší možné době.

Ve videu níže si ukážeme, jak si takovou odpověď nastavit v aplikaci Microsoft Outlook.Jak nastavit automatickou odpověď Outlooku v roce 2025 | Kompletní návod krok za krokem Pozn. Pokud dáváte přednost čtení, máme níže také písemný návod.