Cestovní příkaz, známý také jako "cesťák", je dokument, který se vyplňuje se zaměstnancem ve chvíli, kdy je vyslán na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů.
Kdy je nutné vyplňovat cestovní příkaz?
Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním. Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje.
Jak vyplnit cestovní příkaz?
Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.
Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.
V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).
Záloha a vyúčtování
Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí. Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním.
K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.
Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet.
Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.
Cestovní příkaz vzor: Kde ho najít?
Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu. Pokud se vám zamlouvá tento formulář, můžete ho použít jako vzor vyúčtování pracovní cesty. Odkaz vede na Google Tabulky, odkud si vzor stáhnete do počítače do Excelu.
Formulář lze podat v tištěné podobě s fyzickými doklady nebo elektronicky, pokud to zaměstnavatel umožňuje.
Cesta po ČR vs. zahraničí
Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.
Více zaměstnanců na cestě
Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.
Elektronický vs. papírový cestovní příkaz
Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.
Důležité body a souvislosti
- Poskytování cestovních náhrad řeší Opatření kvestorky č. K 61 ze dne 31. 12. 2012.
- CP schválí přímý nadřízený, který služební cestu nařizuje a určuje též dopravní prostředek.
- Zaměstnanci, kteří při použití soukromého vozidla žádají o proplacení jízdného v ceně hromadného dopravního prostředku, musí před cestou doložit k CP cenu jízdenky.
- Po návratu zpět už není možné tuto cenu dohledat. V případě, že nebude k CP přiloženo, částka za jízdné NEBUDE PROPLACENA.
- Je-li pro výkon služební cesty vysíláno jedním AUV více zaměstnanců, vyplňuje majitel automobilu (tj. řidič) na formulář CP do kolonky určeného dopravního prostředku zkratku AUV.
- V případě AUV je nutné doložit příslušnou přílohou mj. dopravní prostředek nebo 2. Žádost o povolení soukromého vozidla s proplacením PHM a amortizace).
- Pracovní cesta nezačíná odjezdem vlaku, ale již cestou z domova nebo ze svého pracoviště, záleží na dohodě se svým nadřízeným.
- Jízdenky a ostatní doklady jsou vylepovány na papír.
- V rámci služební cesty je důležité rozlišovat poskytnutí zálohy na služební cestu a zálohy na nákup za hotové.
- Při vyúčtování CP je povinností zaměstnance uvést, zda bylo či nebylo poskytnuto stravné.
- Je-li pro platbu související s CP využíván bankovní převod ze soukromého účtu zaměstnance (např. daňový doklad k platbě.
- Je nutné vyžádat si potvrzení či daňový doklad od pořádající organizace.
- Cestovní náhrady externistů jsou vypláceny pouze na základě písemného ujednání obsaženého v dohodě o práci mimo pracovní poměr (DPP nebo DPČ).
- V cestovním příkaze je nutné v tomto případě důkladně poznačit/zvýraznit „DPP“ nebo „DPČ“.
- Pokud platíte jízdenky MHD mobilem nebo platební kartou, je nutné si vytisknout daňový doklad na internetových stránkách poskytovatele služeb.
Sazby cestovních náhrad (2025)
Sazba základní náhrady v roce 2025 za používání silničních motorových vozidel za 1 km jízdy činí na základě Vyhlášky č. 475/2024 Sb. osobních silničních motorových vozidel 5,80 Kč. V návaznosti na § 176 odst. 388 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
| Typ vozidla | Sazba za 1 km |
|---|---|
| Osobní silniční motorové vozidlo | 5,80 Kč |
| Stravné (cesta delší než 18 hodin) | 388 Kč |
Zanechat komentář