Vzor Vyplnění Cestovního Příkazu: Kompletní Průvodce

Cestovní příkaz, známý také jako "cesťák", je dokument, který se vyplňuje se zaměstnancem, když je vyslán na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů. Pojďme se podívat, jak správně vyplnit cestovní příkaz, ať už elektronicky nebo v papírové podobě.

Povinnost Používání Cestovních Příkazů

Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady, a cestovní příkaz to usnadňuje.

Kdy Vyplnit Cestovní Příkaz

Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním. Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.

Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.

Co Musí Obsahovat Cestovní Příkaz

Při vyplňování cestovního příkazu je důležité uvést všechny relevantní informace. Zde je seznam základních položek, které by neměly chybět:

1. Informace o zaměstnanci: Jméno, příjmení, osobní číslo.
2. Účel cesty: Popis důvodu služební cesty.
3. Destinace: Místo, kam zaměstnanec cestuje.
4. Datum cesty: Od kdy do kdy cesta trvá.
5. Způsob dopravy: Jakým dopravním prostředkem se zaměstnanec přepravuje.
6. Ubytování: Informace o zajištění ubytování.
7. Předpokládané náklady: Odhad nákladů spojených s cestou.
8. Dopravní prostředek: V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).
9. Záloha: Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.

V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců). Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.

Vyplnění Cestovního Příkazu po Návratu z Cesty

Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním. K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.

Vyúčtování Cestovního Příkazu

Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet. Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.

Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu. Pokud se vám zamlouvá tento formulář, můžete ho použít jako vzor vyúčtování pracovní cesty.

Cesta po ČR vs. Zahraničí

Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic. Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.

Elektronický vs. Papírový Cestovní Příkaz

Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.

Cestovní Příkaz v Účetním Systému POHODA

Tato agenda slouží k vytváření a vyúčtování tuzemských cestovních příkazů. Nový cestovní příkaz můžete založit několika způsoby. Podobné nebo často se opakující cestovní příkazy rychle zapíšete pomocí kopírování (CTRL+K) nebo šablony. Dále můžete použít klávesu INSERT nebo povel Záznam/Editace/Vložit. Nový cestovní příkaz můžete také vytvořit přenesením jízdy pomocí povelu Přenos →/Kniha jízd → z nabídky Záznam. Pokud máte v agendě Uživatelské nastavení zatrženou volbu Používat průvodce zavedením tuzemského cestovního příkazu, je možné nový cestovní příkaz vytvořit prostřednictvím průvodce, kterého vyvoláte přes klávesu INSERT nebo povel Záznam/Editace/Vložit.

Zálohy: Tato záložka slouží pro evidenci vyplacených záloh pracovníkům, kteří jsou vysláni na pracovní cestu.

Etapy pracovní cesty: V řadách POHODA E1 a POHODA SQL můžete v agendě Přístupová práva definovat práva uživatelů k jednotlivým číselným řadám cestovních příkazů konkrétních účetních jednotek.

Zahraniční Cestovní Příkazy v Pohodě

Zahraniční cestovní příkazy se zobrazí pouze v případě, že máte v agendě Globální nastavení v sekci Cizí měny zatrženou volbu Povolit použití cizích měn. Agenda slouží k vytváření a vyúčtování zahraničních cestovních příkazů. Ovládání a práce v agendě je prakticky shodná s agendou Tuzemské cestovní příkazy. V této části se proto budeme soustředit pouze na rozdíly mezi těmito agendami.

Zálohy: Zálohy je zde možné evidovat v různých měnách. U všech záloh poskytnutých v různých měnách je nutné pro správné vyúčtování cestovního příkazu zadat stejné datum vyplacení zálohy.

Etapy pracovní cesty: Ke každé etapě je třeba z výklopného seznamu doplnit pole Země.

Cestovní příkaz (NU 07) je formulář určený pro zaměstnance nebo osoby vykonávající pracovní cesty, které je nutné evidovat pro účely cestovních náhrad. Formulář vyplňuje zaměstnanec, který uskutečnil pracovní cestu, nebo osoba, která je odpovědná za administrativní evidenci pracovních cest. Vyplnění a podání cestovního příkazu se řídí zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.) a příslušnými vyhláškami upravujícími poskytování cestovních náhrad. Formulář lze podat v tištěné podobě s fyzickými doklady nebo elektronicky, pokud to zaměstnavatel umožňuje.