Jak správně vyplnit cestovní příkaz: Kompletní průvodce

Cestovní příkaz, známý také jako "cesťák", je důležitý dokument pro zaměstnance vyslané na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů. V tomto článku se podíváme na to, jak správně vyplnit cestovní příkaz, co všechno by měl obsahovat a jaké jsou s ním spojené povinnosti.

Co je cestovní příkaz?

Cestovní příkaz (NU 07) je formulář určený pro zaměstnance nebo osoby vykonávající pracovní cesty, které je nutné evidovat pro účely cestovních náhrad. Formulář vyplňuje zaměstnanec, který uskutečnil pracovní cestu, nebo osoba, která je odpovědná za administrativní evidenci pracovních cest.

Legislativa

Vyplnění a podání cestovního příkazu se řídí zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.) a příslušnými vyhláškami upravujícími poskytování cestovních náhrad.

Povinnosti spojené s cestovním příkazem

Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje.

Kdy vyplnit cestovní příkaz?

Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním.

Jak vyplnit cestovní příkaz krok za krokem

Provedeme vás jednotlivými kroky s příklady informací.

1. Informace o zaměstnanci: Uveďte jméno, příjmení, pozici a další relevantní údaje o zaměstnanci.
2. Účel cesty: Popište, proč je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu (např. školení, obchodní jednání).
3. Destinace: Uveďte místo nebo místa, kam zaměstnanec cestuje.
4. Datum cesty: Zaznamenejte datum odjezdu a příjezdu.
5. Způsob dopravy: Specifikujte, jakým způsobem se zaměstnanec bude dopravovat (auto, vlak, letadlo).
6. Ubytování: Pokud je zajištěno ubytování, uveďte jeho název a adresu.
7. Předpokládané náklady: Odhadněte náklady spojené s cestou (doprava, ubytování, stravné).
8. Povinnosti zaměstnance: Specifikujte, co se od zaměstnance očekává během pracovní cesty.
9. Souhlas s podmínkami: Zaměstnanec potvrzuje, že souhlasí s podmínkami pracovní cesty.
10. Prohlášení a podpisy: Zaměstnanec a nadřízený podepisují cestovní příkaz.

Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí.

Prohlášení a podpisy: Prohlašuji, že poskytnuté informace jsou správné a pravdivé.

Formuláře a šablony

Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.

Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.

Pokud se vám zamlouvá tento formulář, můžete ho použít jako vzor vyúčtování pracovní cesty. Odkaz vede na Google Tabulky, odkud si vzor stáhnete do počítače do Excelu.

Níže najdete několik příkladů Cestovní Příkaz Vyplněný Vzor, které vám mohou posloužit jako průvodce pro vytvoření vlastního dokumentu. Dokumenty jsou založeny na ověřených informacích a jsou připraveny pro praktické použití. Vyplňte prosím níže uvedený formulář pro vytvoření Cestovní Příkaz Vyplněný Vzor. Všechna pole musí být vyplněna, aby byl příkaz jasný a úplný.

Doprava

V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).

Záloha

Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.

Vyúčtování po návratu

Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním.

K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.

Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet.

Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.

Cesta po ČR vs. Zahraničí

Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.

Více zaměstnanců na cestě

Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.

Elektronické vs. Papírové cestovní příkazy

Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.

Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu.