Cestovní příkaz je důležitý dokument, který se používá pro evidenci pracovních cest zaměstnanců a pro výpočet cestovních náhrad. V tomto článku se podíváme na to, jak správně vyplnit cestovní příkaz, jaké jsou jeho náležitosti a jaké možnosti existují pro jeho zpracování.
Co je cestovní příkaz?
Cestovní příkaz neboli "cesťák" vyplňujete se zaměstnancem ve chvíli, kdy ho vyšlete na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů.
Právní rámec cestovních příkazů
Vyplnění a podání cestovního příkazu se řídí zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.) a příslušnými vyhláškami upravujícími poskytování cestovních náhrad. Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje.
Kdy vyplnit cestovní příkaz?
Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním.
Jak vyplnit cestovní příkaz?
Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.
Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách. V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).
Záloha na cestovní náhrady
Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.
Po návratu z cesty
Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním. K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.
Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet. Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.
Pokud se vám zamlouvá tento formulář, můžete ho použít jako vzor vyúčtování pracovní cesty.
Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu.
Cesta po ČR vs. zahraničí
Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic. Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.
Elektronický cestovní příkaz vs. papírový
Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.
Tabulka: Základní náležitosti cestovního příkazu
| Položka | Popis |
|---|---|
| Jméno zaměstnance | Jméno a příjmení zaměstnance, který cestuje |
| Účel cesty | Podrobný popis účelu pracovní cesty |
| Dopravní prostředek | Způsob dopravy (auto, vlak, letadlo atd.) |
| Termín cesty | Datum a čas začátku a konce cesty |
| Místo cesty | Cíl cesty (město, adresa) |
| Záloha | Výše poskytnuté zálohy (pokud byla poskytnuta) |
Zanechat komentář