Rezervační systém pro cestovní kanceláře: Funkce a výhody

V dnešní době se cestovní kanceláře neobejdou bez kvalitního softwaru, který jim usnadní správu rezervací, prodej zájezdů a komunikaci s klienty. Klíčovými funkcemi rezervačních systémů jsou distribuce, uchovávání a poskytování informací. Přístup k informacím se díky nim výrazně zjednodušil. Dostupnost a komplexnost poskytovaných údajů je přitom zcela zásadní podmínkou pro rozvoj cestovního ruchu jako celku.

V následujícím textu se dozvíte, které to jsou a proč je využití těchto systémů výhodné.

Krátká historie rezervačních systémů

V cestovním ruchu našly rezervační systémy původně uplatnění hlavně v letecké dopravě. Na vývoji toho prvního se podílely společnosti American Airlines a IBM. Později se rozšířily též do oblasti ubytování. Následně mohly proniknout i do odvětví ostatních. V rámci Evropy i USA dnes existuje řada globálně využívaných systémů.

Tyto systémy mohou být provozovány jednak přímo na webu samotné cestovní kanceláře či agentury a jednak i na jakýchkoli webech zaměřených obdobně. Lze říci, že v současné době rozmachu informačních technologií se poskytovatelé těchto služeb bez jejich využití již prakticky nemohou obejít.

Jaké funkce plní rezervační systém pro cestovní kanceláře

V současnosti se dokonce považují za stěžejní distribuční kanály. Tímto způsobem lze mimořádně efektivně zvýšit počet uzavřených objednávek. Rezervace online prostřednictvím vlastního rezervačního systému má zásadní výhodu především v tom, že se odehrává v reálném čase. To znamená, že klient má možnost ihned vidět pouze ty zájezdy, jejichž termíny jsou stále dostupné a vybírá výhradně z nich.

V okamžiku, kdy dojde k rezervaci, je zároveň okamžitě rezervovaný zájezd z nabídky stažen a pro dalšího návštěvníka webu tudíž zůstává nepřístupný. Veškeré poskytované údaje jsou aktuální a snadno dostupné. Cestovní kancelář či agentura tak nepřichází o potenciální zakázky a nevystavuje se zbytečným průtahům za situace, kdy by musela sama zjišťovat dostupné termíny a ověřovat jejich dostupnost například telefonicky.

Rezervační systém pro cestovní kanceláře by však neměl sloužit výhradně klientům, ale rovněž i samotnému zadavateli. To znamená, že by měl být vybaven přehledným uživatelským rozhraním, které dokáže vygenerovat v grafech údaje o platbách, o prodejcích a jejich prodejích, zajistí vytvoření faktur pro jednotlivé zájezdy, přesně vypočítá finální cenu pro zákazníka nebo dokáže pracovat s možností třídění rezervací atd.

Zároveň by mělo být cílem maximálně veškerou činnost zautomatizovat. S centrální databází se pak zpravidla propojují přímo i prodejci, a to i ti externí. Sáhnout můžete buď po předem připraveném software nebo si nechat naprogramovat svůj vlastní. Hotová řešení jsou samozřejmě vždy nejen méně finančně náročná, ale také připravená k rychlému použití. Není nezbytné čekat na vývoj vlastní individuální platformy i několik měsíců a investovat velké množství peněz do stáleho vývoje komplexního systému pro cestovní kanceláře.

Zároveň poskytovatel garantuje i absolutní bezpečnost při práci s veškerými daty. Nehrozí tak například únik citlivých osobních informací o klientech.

Proč rezervační systémy využívat

Rezervační systémy dnes již najdou využití ve všech oblastech poskytování služeb a v rámci cestovní kanceláře tomu není jinak. Napomáhají šetřit čas, maximalizovat ekonomické výsledky vašeho podnikání, zvýšit produktivitu, posílit konkurenceschopnost vůči dalším subjektům a umožní zlepšit i kontrolní mechanismy nad veškerými procesy.

V tomto směru je samozřejmě nezbytné, aby rezervační systém disponoval uživatelsky přívětivým, snadno ovladatelný rozhraním, podporoval lokalizaci do českého jazyka a dále aby vám bylo umožněno si celý systém přizpůsobit vlastním požadavkům a vybavit jej i případnými doplňkovými funkcemi. A v neposlední řadě i kvalitní technická podpora určená pro řešení nesrovnalostí, dotazů nebo technických problémů. Současně musí být systému zajištěn i průběžný upgrade.

Je však nezbytné myslet na to, že rezervační systém je pouze nástroj sloužící k usnadnění některých nezbytných úkonů. Nikdy nedokáže plnohodnotně nahradit lidský faktor, který je v sektoru služeb stěžejní. Jak spolehlivý bude ten, kdo rezervační systém ovládá, tak spolehlivý bude ve výsledku i celý software.

Dělení informačních a rezervačních systémů

Na českém trhu je v tuto chvíli široká nabídka cestovních systémů. Konkurence je tedy veliká a je vyvíjen značný tlak na aktualizaci dat, přizpůsobení se novým podmínkám, rozvíjením aplikací také pro mobily a tablety apod. Cestovní kanceláře a agentury disponují několika variantami informačních a rezervačních systémů, zde jsou některé z nich.

Příklady rezervačních systémů

• Anchoice: Systém pro provizní prodej, který nabízí uživatelům nabídku produktů téměř 200 cestovních kanceláří.
• Cesys: Cestovní systém zaměřený na cestovní agentury, který disponuje portfoliem nabídky téměř 200 cestovních kanceláří.
• Magicware: Jednoduchý intuitivní systém velmi připomínající možnosti rezervací na jakékoli webové stránce.
• Open Travel: Cestovní systém, který umožňuje svým uživatelům vyhledávat, rezervovat a spravovat databáze hotelů, zájezdů a doplňkových služeb.
• Orbis: Rezervační systém zaměřený především na cestovní kanceláře, kterým umožňuje sestavování zájezdů v extrémně krátkém čase.
• Pear: Cestovní systém Pear nabízí široké portfolio služeb pro cestovní kanceláře i agentury, letecké, autobusové společnosti, hotely i turistická informační centra.
• Resabee: Rezervační systém Resabee je relativně jednoduchý, lehce ovladatelný systém.
• STOVKA: On-line rezervační systém, který zajišťuje komplexní agendu cestovní kanceláře.

Funkce rezervačního systému STOVKA

• Kalkulace zájezdu, definice cen, slev a příplatků (včetně časového omezení), kapacity ubytování.
• Turnusové zájezdy i prodej libovolného období. Vhodné i pro poznávací zájezdy, jednodenní výlety, školní zájezdy, zájezdy na míru.
• Program zájezdu, výlety, aktivity, fotografie, mapy, videa k zájezdům.
• Automatická upozornění, štítkovací systém, plánování a evidence úkolů.
• Exporty pojištěných osob pojišťovnám.
• Manažerské sestavy, možnost exportů a reportů na míru konkrétní CK.
• XML exporty ve formátu STOVKA, INVIA, SDovolena. Automatická průběžná aktualizace exportovaných dat. Možnost omezení nabídky dat pro konkrétní partnery.
• Statistiky využívání systému.
• API pro prodejce - on-line objednávky prodejců.
• Předpřipravená šablona s optimalizací pro mobilní zařízení, kvalitní SEO. Možnost zprovoznit web nad libovolnou grafickou šablonou, uživatelské úpravy webu na míru konkrétní CK.

Vyhledávání zájezdů v systému STOVKA

Rezervační systém propojuje systém produkční (neboť podle produktů vyhledává a určuje ceny) se systémem inventárním (ze kterého vybírá jednotky a provádí rezervace). Tato funkce slouží pro uživatele přistupující k systému přes internet, nebo pro prodejce bez hlubšího zaškolení či oprávnění v systému. Uživatel volí parametry vyhledávaného zájezdu.

• Maximální cenu na dospělou osobu, případně může vybírat z dalších kategorií a číselníků, které byly k zájezdům uživatelsky doplněny.

Systém prohledá databázi zájezdů umístěnou v centrálním vyhledávacím jádru. Jedná se o pomocnou tabulku všech kombinací dopravy a ubytování vlastních zájezdů. Proces vyhledávání vrátí seznam zájezdů odpovídajících vyhledávaným kriteriím a které mají volnou kapacitou pro uvedený počet dospělých osob a dětí.

Uživatel si dále zobrazuje detail zájezdu s textovými popisy a fotografiemi, prochází termíny a ceny všech kombinací dopravy a ubytování. Pokud uživatel vybere konkrétní termín, otevře se on-line objednávka ve formě ceníkových položek s formulářem pro definici počtu jednotlivých služeb. Pokud zná systém počet dospělých a dětí z předchozího kroku, rovnou tyto údaje automaticky doplní.

On-line formulář má již na www stránce validaci na vztah povinných a nepovinných položek, obsaditelnost zvolených pokojů atd. Na stránce se provádí také součet ceny. Uživatel má možnost zadat údaje kontaktéra a pouze rezervovat na omezenou dobu, nebo pokračovat zadáním všech spolucestujících a dokončit závazný nákup on-line platbou.

Rezervace a prodej

Rezervace provede reálné blokování jednotek, prodej provede označení jednotek za prodané i vygenerování cestovní smlouvy. Systém podporuje on-line platby platebními kartami standardu 3D secure i kartami bez tohoto standardu.

Druhý způsob provedení rezervace je vyhrazen pro zástupce tour-operátora v call-centru a na pobočkách, případně pro zaškoleného zástupce velkých prodejců. Operátor definuje vyhledávací kriteria zájezdů včetně definice termínu odjezdu, délky pobytu a tolerance této délky v počtu dnů. Je možné vyhledávat i v názvu zájezdu či podle kódu zájezdu.

Výsledek vyhledávání je odlišný od vyhledávání přes www stránky. U každé nalezené kombinace dopravy a ubytování jsou uvedeny i počty volných a rezervovaných jednotek na cestě tam, zpět či jednotek ubytování. Operátor tak může volit lokalitu, kterou je třeba více prodat, nebo tu, která má méně rezervací.

U každého zájezdu si operátor může otevřít okno s popisem a fotografiemi, u rezervovaných zájezdů může zařazovat klienta na waiting list, u volných termínů pak přejít přímo k rezervaci. Rezervace je přes terminál svobodnější, než přes www stránky. Uživatel volí počty jednotlivých pokojů, letenek či jízdenek.

Po zadání údajů kontaktéra provede operátor rezervaci. Prodej může být řešen později po provedení rezervace. Operátor doplní cestující a dále ceníkové položky dle rezervovaných kapacit a požadovaných služeb. Nabízí se možné slevy, počítá se celková cena i předpis plateb. Jednou operací se pak generuje cestovní smlouva v MS Word, potvrzení objednávky a další doklady.

Správa cenin a provizí

Systém vede vlastní správu cenin. U cenin eviduje jejich čísla a sleduje umístění každého kousku ceniny od centrály, přes prodej a situaci, kdy je cenina v oběhu, až po její uplatnění při platbě zákazníka a její návrat zpět do centrály. Stejně jako ceniny vlastní sleduje systém i ceniny cizí, a to od uplatnění při platbě zákazníka až po předávku a inkaso částky.

Výše provize je plně administrovatelná operátorem. Je možné zadat celou řadu provizí i výjimek a podmínit tyto provize pouze na určité typy zájezdu, doby odjezdu, druhy dopravy či destinace. Pro každou kategorii prodejce (tato kategorie je opět administrovatelná uživatelem) může být nastavena zcela jiná provizní politika.

Pokud je aktuální uživatel prodejcem, nebo operátor prodej za prodejce zadává, průběžně se dopočítává provize u každé ceníkové položky. Systém po odjetí zájezdu vystavuje provizní faktury přímo za prodejce, kteří si pak takovou fakturu vloží do svého účetnictví, či vystaví kopii s vlastním číslem dokladu. Odpadá tím kontrola došlých faktur.

Evidence plateb a fakturace

Systém eviduje platby složené na konkrétní rezervační číslo. U každého rezervačního čísla jsou evidovány všechny došlé platby, včetně typu, data a dalších podrobností. Systém umožňuje generování faktur ke konkrétnímu rezervačnímu číslu, a to jak za plnou hodnotu k rezervačnímu číslu se vztahující, tak i několik faktur na část celkové částky.

Faktury může generovat účetně nezaškolená obsluha, v extrémním případě i sám zákazník přes svůj uživatelský profil. Faktury se on-line předávají do účetního systému. I když pokladny nejsou součástí produkčního systému, z mnoha důvodů byly vyjmuty a vloženy do systému rezervačního. Odtud vystavené doklady plynou on-line do účetního systému.

Recenze a zkušenosti s rezervačními systémy

Níže naleznete recenze a zkušenosti uživatelů s různými rezervačními systémy, které vám mohou pomoci při výběru toho správného řešení pro vaši cestovní kancelář:

• CeSYS 4: Využívám od počátku mé cestovní agentury a jsem s ním nadmíru spokojená. Doporučuji i začínající agentuře. napomáhá k efektivní práci. klienty. se povedly na jedničku. Děkujeme. byl v plenkách. jsme jinde. konkurenceschopnosti. nabídek pro rodiny. i se správou webu. nakonec zvolili systém CeSYS. CeSYS. Toto profesionální řešení je přesně to, co nám denně pomáhá v našem podnikání. Všichni ve společnosti CeSYS jsou profesionálové a vždy nám web přizpůsobí podle našich představ, jsou flexibilní a vždy ochotní poradit.
• STOVKA: Po několika letech u společnosti MagicWare jsme se rozhodli k přechodu ke STOVCE. Rozhodnutí to nebylo jednoduché, museli jsme zvažovat mnoho aspektů. Již po několika měsících provozu jsem byl velice rád, že jsme takový krok udělali. Se STOVKOU jsme spokojeni. I přesto, že jsem velmi málo zdatná v práci s nejrůznějšími systémy, se nám daří pronikat do STOVKY. Ušetří hodně práce a času při přípravě smluv a seznamů. Nejvíce práce je při zadávání zájezdu, to je nutné udělat opravdu důkladně a pak již STOVKA vše dělá za nás. Vyzdvihla bych také práci dobré podpory, která trpělivě a kdykoliv pomáhá napravovat naše nesrovnalosti a učí nás jak postupovat dál.
• STOVKA: Se STOVKOU už pracuji neuvěřitelných 15 let. Je to skvělý program pro back-office cestovní kanceláře nebo agentury. Jednoduchý na pochopení i užívání. Nám pomáhá především v hlídání plateb. Přehledná je nejen evidence cestovních smluv, ale také historie všech obchodních případů a tržeb. Skvělý je přístup do STOVKY odkudkoliv na světě, i z mobilu.
• STOVKA: Rezervační program STOVKA používáme již od roku 2006. Přechodem na program STOVKA jsme získali kompletní řešení pro tvorbu a editaci zájezdů, automatické odbavení klientů, evidenci faktur a další služby s tím související. A díky našim poznatkům s používáním programu se STOVKA stále vyvíjí a reaguje na změny v prodeji a prezentaci zájezdů, což je pro nás velkým přínosem.
• STOVKA: Systém STOVKA pro CK je sofistikované řešení, díky kterému jsme zautomatizovali řadu procesů, které byly zajišťovány našimi spolupracovníky. Po nasazení STOVKA jsme mohli redukovat počet lidí v CK. Dále jsme tak získali on-line přehled o realizovaných obchodních případech. Ještě před dobou COV-19 jsme tak měli možnost vzdálených pracovišť, což v minulém roce se ukázalo jako klíčové k přežití CK.
• STOVKA: STOVKA je dobrým krokem pro automatizaci komunikace s klienty. Díky ní získáte skvělý přehled o rezervacích, platbách a vlastně o všem, co je s prodejem zájezdů spojené. Systém mnoho náležitostí hlídá sám, což nám v kanceláři vždy ušetří spoustu práce i starostí. A když nám v kanceláři není cokoliv jasné, podpora vždy pomůže.
• STOVKA: Po přechodu na rezervační systém STOVKA před několika lety se v naší CK vše srovnalo. Systém nám pomáhá prakticky ve všem. Když potřebujeme zavést novinku, Ing. Slovák vše řeší spolu s námi operativně a rychle.
• STOVKA: Pro STOVKU jsme se rozhodli zejména z důvodu potřeby rezervačního systému za přijatelnou cenu. To vše nám STOVKA splnila. S programem Stovka pracujeme již více jak 10 let. Jeho bezproblémová stabilita, snadná ovladatelnost, ale i pravidelné aktualizace a flexibilnost v případě našich požadavků na další úpravy a vývoj programu z něj činí důležitý pracovní nástroj při tvorbě a následně i prodeji našich pobytů v Chorvatsku, Slovinsku. Velmi oceňujeme i on-line provázanost Stovky na naše webové stránky. Můžeme tak nabízet klientům takřka okamžitě vždy aktuální a mnohem větší nabídku dovolených, než máme v tištěných katalozích. Stovka ulehčila naše podnikání a snížila administrativu spojenou s přihlašováním klientů na zájezdy.
• STOVKA: Několik úvodních měsíců, kdy jsme na nový software přecházeli, jsme do změny museli investovat dost času, to se ale později výrazně vyplatilo. Po dlouholeté práci v systému Stovka jsme se rozhodli pro nástavbu a nechali si vyrobit i webové stránky, které jsou propojeny se systémem. Díky Stovce jsme získali za přijatelnou cenu komplexní rezervační systém, který je srozumitelný, flexibilní, variabilní a plně dostačuje potřebám naší cestovní kanceláře.
• STOVKA: Stovku jsem vzali na začátku našeho podnikání jako dobrý poměr cena x výkon. Postupně jsem se rozrůstali a specifičnost našeho podnikání v turistickém odvětví - balíčky, nástupy kterýkoli den, akce noc zdarma, dynamické nákupní ceny, rozdílné ceny víkend/weekday v rámci jedné sezóny apod.způsobily, že Stovka je pro nás dnes nepostradatelným nástrojem. Navíc je propojena s dalšími „stovkovými“ nadstavbami - weby, API exporty / importy, feedy. Náš tlak na rychlost řešení a komunikaci berou a snaží se.
• STOVKA: Se STOVKA SOFTWARE už spolupracujeme řadu let. Oceňujeme zejména vstřícný přístup při řešení našich nestandardních požadavků na fungování web aplikace.

Srovnání cestovních kanceláří

Níže naleznete srovnání několika cestovních kanceláří působících na českém trhu:

Cestovní kancelář	Zaměření	Výhody	Nevýhody
Blue Style	Široký výběr zájezdů včetně exotiky	Atraktivní ceny, možnost nákupu na splátky	-
TUI	Letecké zájezdy do exotických destinací	Přehledné webové stránky, chytré filtrování	Užší nabídka zájezdů
Čedok	Pestrá nabídka zájezdů (pobytové, poznávací, exotika)	-	Dlouhá tradice