Tento článek se zabývá daňovou uznatelností výdajů spojených s pracovními cestami, a to jak u zaměstnanců, tak i u podnikatelů. Z hlediska účtování cestovních náhrad se zde zaměříme především na podnikatele vedoucí daňovou evidenci. Cestovní náhrady upravuje § 151 až 189 ZPr (viz i heslo Cestovní náhrady). Pro poskytování cestovních náhrad je zásadní, aby úprava obsažená v právních předpisech byla dále zpřesněna ve vnitřní směrnici účetní jednotky k pracovním cestám - např. je nutné určit výši poskytovaného stravného, co patří do částky kapesného, co jsou prokázané nutné výdaje spojené s pracovní cestou, jakou formou a do jakého termínu podat vyúčtování pracovní cesty apod.
1. Právní úprava a podmínky daňové uznatelnosti
Okruhy osob, kterým jsou poskytovány cestovní náhrady:
- Zaměstnanci: Jedná se o poskytování cestovních náhrad zaměstnancům, na které se vztahuje zákoník práce, tedy zaměstnancům v pracovním poměru nebo zaměstnancům činným na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (tj. dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti); v těchto případech je však poskytnutí cestovních náhrad nutno sjednat a zároveň stanovit pravidelné pracoviště.
- Další osoby s příjmy ze závislé činnosti: Zde se jedná především o osoby, na které se zákoník práce nevztahuje, protože jim nevznikl pracovní poměr (např. jde o člena orgánu právnické osoby či jednatele s.r.o.), ale pro účely zákona o daních z příjmů jsou považovány za zaměstnance. Tyto osoby se však mohou se zaměstnavatelem smluvně dohodnout (např. ve smlouvě o výkonu funkce dle § 59 ZOK), že jim budou poskytovány cestovní náhrady, které nebudou považovány za příjem, který je předmětem daně z příjmů.
- Podnikatelé: Další skupinou, na kterou se zákoník práce nevztahuje, jsou OSVČ a osoby spolupracující, společníci v.o.s a komplementáři k.s. Těmto osobám umožňuje ustanovení § 24 odst. 2 písm. k) ZDP zahrnout do svých výdajů částky odpovídající cestovním náhradám jako u zaměstnanců zaměstnavatelů neuvedených v § 109 odst. 3 ZP, s výjimkou stravného při tuzemské pracovní cestě, které je pro podnikatele limitováno v ZDP pouze pro cesty trvající déle než 12 hodin.
- Osoby v mimopracovních vztazích: Náhrady cestovních výdajů mohou být poskytovány i dalším osobám. Zde však nepůjde o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce, ale o součást odměn vyplácených těmto osobám za provedenou sjednanou činnost. Tyto náhrady mohou být uplatněny pouze na základě samostatných smluvních vztahů (např. podle § 1746 odst. 2 NOZ), které však na straně příjemce budou vždy podléhat dani z příjmů.
Právní úprava
Problematiku cestovních náhrad řeší zejména tyto právní normy:
- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP); část sedmá §§ 151 až 189 ZP. Tento zákon upravuje poskytování náhrad výdajů vynaložených při pracovních cestách, při cestách mimo pravidelné pracoviště, při některých cestách na pravidelné pracoviště, při přeložení, při dočasném přidělení k jinému zaměstnavateli, při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, při výkonu práce v zahraničí a v některých dalších případech.
- Zákon o daních z příjmů řeší především daňovou uznatelnost výdajů na pracovní cesty (včetně výdajů spolupracujících osob).
- Ustanovení § 189 ZP zmocňuje MPSV a MF v pravidelném termínu od 1. stravné stanovené v § 163 odst. 1 ZP a § 176 odst. základní sazby zahraničního stravného, a to podle údajů Českého statistického úřadu o cenách vozidel, o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování a o cenách pohonných hmot.
Podmínky daňové uznatelnosti
Abychom mohli považovat cestovní náhrady za daňově uznatelné výdaje, musejí být splněny následující základní podmínky:
- Jde o náhrady poskytnuté v souladu se zákoníkem práce.
- Je prokazatelné, že výdaje vznikly.
- Je prokázáno, že výdaje vznikly v souvislosti s dosažením, zajištěním a udržením zdanitelných příjmů zaměstnavatele (podnikatele).
- Výdaj není vyloučen z daňově uznatelných výdajů ZDP či jiným předpisem.
Pracovní cesta
Z již uvedeného vyplývá, že vyplacení cestovních náhrad zaměstnanci a jejich uplatnění v rámci daňových výdajů zaměstnavatelem je možné jedině tehdy, pokud byla vykonaná cesta skutečně cestou pracovní.
Pracovní cesta zaměstnance
Zákoník práce (§ 42 ZP) rozumí pracovní cestou časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Za pracovní cesty se pro účely cestovních náhrad považují i jiné cesty uvedené v § 152 ZP a dalších. Za pracovní cestu však nelze považovat cestu z místa bydliště do místa pravidelného pracoviště. Za tuto cestu zaměstnanci nepřísluší žádné náhrady a zaměstnavateli žádné daňově uznatelné výdaje.
Výjimkou jsou cesty podle § 152 písm. c) ZP. Zaměstnavatel však může zaměstnanci před vysláním na pracovní cestu místo bydliště stanovit jako místo zahájení pracovní cesty.
Pracovní cesta podnikatele
Jelikož však na tento zákon odkazují i předpisy daňové, vychází se z definice pracovní cesty podle tohoto zákona přiměřeně i pro pracovní cesty podnikatelů. Podrobnosti jsou uvedeny v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP.
Určit pravidelné pracoviště podnikatele je komplikovanější než u zaměstnanců. Pravidelným pracovištěm podnikatele - fyzické osoby je místo, kde zpravidla vyvíjí činnost za účelem dosahování zdanitelných příjmů. Zákon o daních z příjmů uvádí v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP bodu 2, že pravidelným pracovištěm pro poplatníky s příjmy podle § 7 ZDP se rozumí také sídlo podnikatele (§ 429 NOZ) nebo místo výkonu jiné činnosti, ze které plyne příjem ze samostatné činnosti. Ve většině případů to bude bydliště, může to být však i jiné místo.
Cestovní příkazy: Jak vyplnit cestovní příkaz v průběhu a po cestě
Prokazování
Dalším předpokladem daňové uznatelnosti výdajů souvisejících s pracovní cestou je prokázání uskutečnění pracovní cesty. Z tohoto důvodu je důležité vést o pracovních cestách a zejména jejich účelu řádnou evidenci.
Evidence jízd
V případě používání služebních vozidel u zaměstnavatele nebo u podnikatele (bez ohledu na to, zda má vozidlo v obchodním majetku, či nikoli) je takovou evidencí kniha jízd, pro jejíž vedení jsou stanoveny minimální náležitosti: datum jízdy, cíl jízdy, účel jízdy, počet ujetých kilometrů, typ a SPZ (registrační značka) vozidla, stav kilometrů k 1. 1. a 31. 12. každého roku nebo ke dni zahájení a ukončení podnikatelské činnosti.
V případě evidence jednotlivých soukromých jízd se přirozeně účel cesty vést nemusí, důležité však je např. u zaměstnance, že mu použití služebního vozidla i k soukromým účelům bylo povoleno zaměstnavatelem.
Cestovní příkaz
Podpůrným, ale ne rozhodujícím dokladem pro prokázání toho, že se pracovní cesta uskutečnila, může být cestovní příkaz. Tiskopis cestovního příkazu zpravidla obsahuje všechny potřebné náležitosti o pracovní cestě (místo jednání, účel pracovní cesty, počátek a konec pracovní cesty) vč. nařízení zaměstnavatele k uskutečnění pracovní cesty a o určených podmínkách jejího konání (vč. dopravního prostředku). Tento cestovní příkaz současně slouží i pro vyúčtování pracovní cesty.
Typy cestovních náhrad
Jsou-li splněny zákonem stanovené podmínky, vzniká zaměstnanci na cestovní náhrady zákonný nárok. Podle míry "nárokovosti" rozlišuje zákon dva typy cestovních náhrad:
- Náhrady obligatorní (povinné)
- Náhrady fakultativní (nepovinné)
Obligatorní (povinné) náhrady
Obligatorní cestovní náhrady jsou takové, na něž vzniká zaměstnanci zákonný nárok a jejichž poskytování při splnění stanovených podmínek je povinné. Jedná se o:
- Náhradu prokázaných jízdních výdajů
- Stravné v zákonné výši
- Náhradu prokázaných výdajů za ubytování
- Náhradu nutných vedlejších výdajů
- Náhradu prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě rodiny při tuzemských pracovních cestách delších než 7 dní
Fakultativní (nepovinné) náhrady
Fakultativními náhradami cestovních výdajů se rozumějí ty náhrady cestovních výdajů, které mají charakter dobrovolně přiznaných náhrad, na které nevzniká ze zákona nárok a jejichž poskytování je plně v kompetenci zaměstnavatele (např. kapesné při zahraniční pracovní cestě).
Daňová uznatelnost
Obligatorní cestovní náhrady jsou daňově uznatelné podle § 24 odst. 2 písm. k), p) a zh) ZDP. Pokud zaměstnavatel v podnikatelské sféře poskytne zaměstnanci jiné náhrady a náhrady vyšší, než umožňuje zákoník práce poskytnout zaměstnancům ve státní sféře, jsou u zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti. Zaměstnavatel si však může do daňových výdajů uplatnit výdaje spojené s pracovní cestou zaměstnance v té výši, v jaké je zaměstnanci vyplatí.
U podnikatelů jsou jednoznačně daňově uznatelné výdaje spojené s pracovní cestou (obdoba cestovních náhrad u zaměstnanců) splňující podmínky § 24 odst. 2 písm. k) ZDP. Daňově neuznatelné by naproti tomu byly cestovní náhrady vyplacené nad rámec platných předpisů.
Vyjádření správce daně: U každé pracovní cesty se zkoumá, zda byla uskutečněna za účelem dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů či nikoliv. Zaměstnancům jsou propláceny cestovní náhrady vyslaným na cestu, při které budou zabezpečovat letní tábor pro děti zaměstnanců. Pokud se bude jednat o pracovní cestu podle výše uvedeného zákona, budou tyto výdaje daňově uznatelné. Podniká-li zaměstnavatel v oblasti zajišťování dětské rekreace, půjde o daňový výdaj.
2. Stravné
Stravné je jedním z druhů cestovních náhrad, které při splnění zákonem stanovených podmínek náleží osobám, na které se zákon vztahuje. Zaměstnavatel se může rozhodnout stravné nekrátit nebo ho krátit v menší míře než umožňuje zákoník práce. V této souvislosti stojí za připomenutí, že většina ubytovacích zařízení (kromě ubytování nejnižšího standardu) poskytuje v rámci ceny ubytování automaticky snídani.
Cestovné náhrady na Slovensku
Podnikateľ - zamestnávateľ je povinný vyplatiť svojim zamestnancom cestovné náhrady vo výške, ktorá vyplýva z ustanovení zákona č. 283/2002 Z. z. ZCN ustanovuje, ktoré výdavky vynaložené zamestnancami na pracovnej ceste má podnikateľ - zamestnávateľ, povinnosť poskytnúť zamestnancovi. Podnikateľ môže vyplatiť zamestnancovi aj vyššie cestovné náhrady, ako stanovuje ZCN.
- u zamestnanca príjmom, ktorý nie je považovaný podľa § 5 ods. 5 písm. a) ZDP za príjem zo závislej činnosti, a preto ani nie je u zamestnanca zdaniteľným príjmom.
- u zamestnanca zdaniteľným príjmov, ak zamestnávateľ vyplatil cestovné náhrady vyššie ako ustanovuje ZCN.
- u podnikateľa nedaňovým výdavkom, t. j. výdavkom neovplyvňujúcim ZD, ak sú vyplácané zamestnancom cestovné náhrady vyššie, ako ustanovuje ZCN.
Na cestovné náhrady má nárok zamestnanec, t. z. fyzická osoba (ďalej len FO), ktorá je u podnikateľa v pracovnom pomere a ďalšie osoby vymenované v § 1 ods. Zamestnanci, ktorí majú s podnikateľom uzavretú pracovnú zmluvu, majú automatický nárok na cestovné náhrady. Tento nárok nie je potrebné uvádzať v ich pracovnej zmluve. Zamestnanci, ktorí vykonávajú práce na základe uzavretej dohody o vykonaní práce alebo dohody o brigádnickej práci študentov (ďalej len dohody), si musia vyplatenie cestovných náhrad dohodnúť so zamestnávateľom.
Pracovná cesta
Pracovná cesta zamestnanca je, podľa § 2 ods. Zahraničná pracovná cesta zamestnanca je, podľa § 2 ods. 2 ZCN, časť pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty. Rozlišovanie pracovnej cesty na tuzemskú pracovnú cestu a zahraničnú pracovnú cestu je dôležité z hľadiska poskytovania stravného.
Pravidelným pracoviskom zamestnanca je, podľa § 2 ods. Za pracovnú cestu zamestnanca nie je možné považovať cestu z miesta bydliska zamestnanca do miesta pravidelného pracoviska. Zamestnávateľ môže stanoviť zamestnancovi aj ďalšie podmienky pracovnej cesty. Musí ich však stanoviť tak, aby neboli v rozpore so ZCN.
Paušalizácia cestovných náhrad
Ustanovenie § 34 ZCN umožňuje, aby podnikateľ cestovné náhrady poskytované podľa ZCN paušalizoval. Takýto postup môže zvoliť zamestnávateľ v záujme zjednodušenia a zníženia administratívy. Musí však dodržať ustanovenia § 34 ZCN, podľa ktorého sa pri výpočte paušálu vychádza z priemerných podmienok rozhodujúcich na poskytovanie náhrad zamestnancovi alebo skupine zamestnancov. Ak sa zmenia podmienky, za ktorých sa paušálna suma určila, je zamestnávateľ povinný túto sumu preskúmať a upraviť.
Náhrada za použitie vlastného motorového vozidla
ZCN umožňuje, aby podnikateľ vyslal na pracovnú cestu zamestnanca a ten použil na pracovnej ceste motorové vozidlo (ďalej len MV), ktoré nie je MV zamestnávateľa, t. z. je to vlastné MV zamestnanca, požičané MV alebo prenajaté MV. Ak zamestnanec použije, so súhlasom zamestnávateľa, pri pracovnej ceste iné ako MV zamestnávateľa, patrí mu podľa § 7 ods. Sumu základnej náhrady pre osobné MV stanovuje podľa § 7 ods. 2 ZCN opatrenie, ktoré vydá ministerstvo. Opatrenie sa vyhlási uverejnením jeho úplného znenia v zbierke zákonov.
Výpočet spotreby PHL
Výpočet sa uskutoční podľa § 7 ods. 4 písm. Výpočet spotreby vykoná zamestnanec podľa § 7 ods. 4 písm. Výpočet spotreby PHL vykoná zamestnanec podľa § 7 ods. 4 písm. Ak použije zamestnanec na pracovnú cestu vlastné MV s prívesom, zvyšuje sa v súlade s ustanovením § 7 ods. 2 ZCN sadzba základnej náhrady o 15 %. Spotreba PHL, ktorá je uvedená v technickom preukaze sa nemení (nezvyšuje sa).
Účtovanie cestovných náhrad
Predmetom účtovníctva v zmysle § 2 ods. 2 a 3 zákona č. 431/2002 Z. z. Jedným z účtovných prípadov je aj účtovanie o cestovných náhradách podľa zákona č. 283/2002 Z. z. V zmysle § 4 ods. podvojného účtovníctva v súlade s opatrením MF SR č. Pri pracovných cestách nie je osobitne určený deň uskutočnenia účtovného prípadu. Najčastejšie sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad považuje deň predloženia vyúčtovania cestovných náhrad, ktorých súčasťou sú všetky podklady týkajúce sa služobnej cesty, tzn.
Povinnosti zamestnanca
Okrem povinností vyplývajúcich zo zákona o účtovníctve pre účtovnú jednotku má povinnosti vo vzťahu k uskutočnenej pracovnej ceste aj zamestnanec. Povinnosti zamestnanca po skončení pracovnej cesty ustanovuje § 36 ods.
| Časové pásmo | Suma stravného |
|---|---|
| 5 až 12 hodín | 7,80 € |
| 12 až 18 hodín | 11,60 € |
| Nad 18 hodín | 17,40 € |
Zanechat komentář