Účtování cestovních náhrad v České republice

Cestovní náhrady jsou poskytovány zaměstnavatelem zaměstnanci za výdaje na cestách, jako jsou např. pracovní cesty, cesty mimo pravidelné pracoviště nebo při výkonu práce v zahraničí, a jsou upraveny zákonem. Cestovní náhrady jsou široce užívaným pojmem, který neodmyslitelně patří k zaměstnancům i podnikatelům - fyzickým osobám.

Cestovní náhrady jsou z hlediska daně z příjmů jednak nákladem toho, kdo je vyplácí, a zároveň příjmem toho, kdo je získává. Pravidla vyplácení cestovních náhrad udává zákoník práce. S pojmem cestovní náhrady se často setkáváme i na přijatých fakturách, kdy tvoří součást ceny díla.

Obecná pravidla pro poskytování cestovních náhrad

Pravidla pro poskytování cestovních náhrad jsou zakotvena v zákoníku práce. Ten vymezuje pravidla pro poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům v pracovním poměru, případně zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr.

Osoby, kterým lze poskytovat cestovní náhrady:

• Zaměstnanci vymezení v zákoníku práce: Jedná se o poskytování cestovních náhrad zaměstnancům, na které se vztahuje zákoník práce, tedy: zaměstnancům v pracovním poměru nebo zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr (tj. dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti); v těchto případech je však poskytnutí cestovních náhrad nutno sjednat a zároveň stanovit pravidelné pracoviště.
• Další osoby s příjmy ze závislé činnosti: Zde se jedná především o osoby, na které se však zákoník práce nevztahuje, protože jim nevznikl pracovní poměr (např. na člena orgánu právnické osoby nebo na jednatele s.r.o.), ale které jsou podle § 6 odst. 1 ZDP pro účely zákona o daních z příjmů považovány za zaměstnance.
• Podnikatelé: Další skupinou, na kterou se zákoník práce nevztahuje, jsou OSVČ a osoby spolupracující, společníci v.o.s a komplementáři k.s. Těmto osobám umožňuje zákon o daních z příjmů za podmínek v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP zahrnout do svých výdajů (nákladů) částky odpovídající cestovním náhradám jako u zaměstnanců.
• Osoby v mimopracovních vztazích: Cestovní náhrady mohou být poskytovány i dalším osobám. Zde však nepůjde o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce, ale o součást odměn vyplácených těmto osobám.

Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího, který ho na pracovní cestu vyslal.

Cestovní výdaje

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumějí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

1. pracovní cestě (§ 42 ZP),
2. cestě mimo pravidelné pracoviště,
3. mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
4. přeložení (§ 43 ZP),
5. dočasném přidělení (§ 43a ZP),
6. přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
7. výkonu práce v zahraničí.

Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel; přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelná, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec.

Druhy cestovních náhrad

Zaměstnavatel je povinen za zákonem stanovených podmínek poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě tyto náhrady:

• jízdních výdajů,
• jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
• výdajů za ubytování,
• zvýšených stravovacích výdajů (stravné),
• nutných vedlejších výdajů.

Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i další náhrady výdajů, než je výše uvedeno, za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které byly poskytnuty v souladu s vymezením cestovních výdajů v § 152 ZP. Státní organizace však jiné nebo vyšší cestovní náhrady, než zaměstnanci přísluší podle §§ 173 až 181 ZP, poskytnout nesmí.

Paušalizace cestovních náhrad

Zákoník práce umožňuje paušalizovat cestovní náhrady za účelem dosažení zjednodušení jejich účtování a likvidování a zhospodárnit jejich poskytování.

Paušalizace spočívá v tom, že náhrady stanovené zákoníkem práce se poskytují jako průměrné měsíční nebo denní částky, které mohou zahrnovat jednu nebo více cestovních náhrad. Paušalizace cestovních náhrad přichází v úvahu zejména u zaměstnanců, kteří většinou pravidelně cestují do stejných míst nebo v určitém okruhu různých míst, s určitou pravidelností a za obdobných podmínek a výdajů.

Současně se určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci. Pokud se stanovené podmínky zásadním způsobem změní, musí se změnit i paušál. Vedle paušální částky lze poskytnout pouze ty cestovní náhrady, které nebyly do stanoveného paušálu zahrnuty, proto je stanovena pro sjednání paušálu písemná forma, a to buď vnitřním předpisem zaměstnavatele, nebo individuálním určením.

Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování

Protože zaměstnanec není povinen vynakládat na pracovní cesty vlastní finanční prostředky, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci přiměřenou zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta.

Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Zálohu na stravné lze poskytnout i v Kč nebo v jiné cizí měně.

Účtování cestovních náhrad

Účtování cestovních náhrad je poměrně jednoduchou záležitostí. Cestovní náhrady jsou poskytovány zaměstnavatelem zaměstnanci za výdaje na cestách, jako jsou např. pracovní cesty, cesty mimo pravidelné pracoviště nebo při výkonu práce v zahraničí, a jsou upraveny zákonem č. č. další nutné výdaje, které lze prokázat dokladem o zaplacení (např.

Syntetické účty

• Syntetický účet 333 - Ostatní závazky vůči zaměstnancům Zde se účtují různé závazky vůči zaměstnancům, například: nárok zaměstnanců na náhradu cestovních výdajů, poskytnuté zálohy na cestovní výdaje, zálohy k vyúčtování nebo uplatnění náhrady za zaměstnanci.
• Syntetický účet 335 - Pohledávky za zaměstnanci Na tomto účtu se zachycují různé pohledávky za zaměstnanci, například poskytnuté zálohy na cestovní výdaje, poskytnuté zálohy k vyúčtování nebo uplatnění náhrady za zaměstnanci, proto je dobré vést k tomuto účtu analytické účty.

Analytické členění účtů

K účtu 512 - Cestovné by mělo být analytické členění účtů minimálně v tomto rozsahu:

1. členění podle jednotlivých druhů, složek nákladů,
2. členění pro daňové účely, tzn. pro transformaci účetního výsledku hospodaření před zdaněním na daňový základ vymezený ZDP, zejména pokud jde o výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů a zdaňované příjmy, pro potřeby DPH apod.,
3. členění z hlediska potřeb finančního řízení účetní jednotky.

Analytické účty k syntetickému účtu "cestovné" mohou být dále vytvořeny např. podle toho, zda byla poskytnuta záloha na pracovní cestu nebo jsou propláceny náklady v hotovosti při předložení dokladů o uskutečněné pracovní cestě, podle jednotlivých náhrad za pracovní cestu (např. jízdné, ubytování), podle jednotlivých pracovníků, tuzemské a zahraniční pracovní cesty a podle jednotlivých zemí, kam se pracovní cesty uskutečňují.

Účtování u zahraničních pracovních cest

Při účtování cestovních náhrad u zahraničních pracovních cest musí být transakce prováděny pomocí valutové poklady, tedy musí být otevřeny analytické účty pro jednotlivé cizí měny (např. 211/1 - CZK a 211/2 - EUR).

Příklady účtování

Příklad 1

Společnost vyslala svého zaměstnance na pracovní tuzemskou cestu. Záloha, po vzájemné dohodě, poskytnuta nebyla.

Příklad 2

Společnost poslala zaměstnankyni na tuzemskou pracovní cestu. Podle předpokládaných nákladů byla vyplacena záloha ve výši 2.200 Kč. Po skončení pracovní cesty bylo vypočteno, že náhrady za použití vlastního osobního motorového vozidla činily 1.420 Kč, stravné bylo ve výši 520 Kč, ostatní prokázané výdaje 450 Kč.

Příklad 3

Společnost poslala zaměstnankyni na tuzemskou pracovní cestu. Podle předpokládaných nákladů byla vyplacena záloha ve výši 3.000 Kč. Po skončení pracovní cesty bylo vypočteno, že náhrady za použití vlastního osobního motorového vozidla činily 1.420 Kč, stravné bylo ve výši 520 Kč, ostatní prokázané výdaje 450 Kč.

Výdaje na ubytování

Zákoník práce nezná pojem "ubytování", a proto ho neomezuje výši souvisejících nákladů (§ 162 ZP). Zaměstnavatel může výši nákladů na ubytování upravit a omezit (limitovat) vnitřní směrnicí.

Může tak být např. stanovena max. výše nákladů na ubytování, kategorie využitelných ubytovacích zařízení apod., a to buď jednotně pro veškeré zaměstnance, či pro jednotlivé "kategorie" zaměstnanců v návaznosti na jejich pracovní zařazení. Pokud zaměstnavatel žádné podmínky neurčí, je způsob ubytování na zaměstnanci a zaměstnavatel musí uhradit zaměstnancem předložený doklad o ubytování.

Z dokladu musí být zřejmé, která osoba byla ubytována, jinak mohou vzniknout problémy při kontrole FÚ.

Stravné pro pracovní cesty v tuzemsku

Podle § 163 a § 172 ZP přísluší zaměstnanci stravné za každý kalendářní den pracovní cesty. Výše stravného (náležícího zaměstnanci, trvá-li pracovní cesta déle jak 5 hodin) je upravena přímo § 163 ZP. Částky zde uvedené jsou považovány za částky minimální.

Právní úprava

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů § 164 - náhrada nutných vedlejších výdajů § 174 - poskytování cestovních náhrad v neziskové sféře
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů § 6 odst. 7 písm. a) - příjmy, které nejsou předmětem daně § 24 odst. 2 písm. zh) - daňově účinný náklad
• Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
• Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky
• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů

Tabulka - Účtování o cestovních náhradách

Příspěvkové organizace vytvářejí analytické účty v souladu s ustanovením bodu 3.2. ČÚS 701 - Účty a zásady účtování na účtech. Organizace v rámci syntetických účtů vytváří analytické účty. Nákladové a výnosové účty členíme podle jednotlivých druhů nákladů a výnosů a také pro daňové účely.

Při účtování o cestovních náhradách organizace použije celou řadu účetních dokladů - faktury, paragony, vyúčtování pracovní cesty, pokladní doklady, výpisy z účtů, interní doklady apod. Je nezbytné, aby použité účetní doklady i podklady pro vystavení vnitřních účetních dokladů byly průkazné a obsahovaly náležitosti stanovené § 11 ZoÚ.

V neziskové sféře jsou zaměstnavatelé povinni poskytnout zaměstnancům náhrady cestovních náhrad, na které jim vznikne nárok v souvislosti s výkonem práce.

§ 25 odst. 1 písm. j) ZDP - zde je stanovený horní limit daňové uznatelnosti cestovních náhrad.

§ 24 odst. 2 písm. k) ZDP - toto ustanovení nestanoví pravidla pro přiznání cestovních náhrad podnikatelů - fyzických osob, jak je někdy chybně chápáno, ale stanoví pouze odchylky vztahující se na fyzické osoby proti pravidlům vztahujícím se na zaměstnance.

§ 6 odst. 7 písm. a) ZDP - toto ustanovení zajišťuje zaměstnancům osvobození příjmu získaného na základě cestovní náhrady poskytnuté v souladu se zákoníkem práce do výše stanovené nebo umožněné pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce (tj. do výše limitu pro státní zaměstnavatele).