Paušalizace cestovních náhrad: Podmínky a zásady v České republice

Paušalizace cestovních náhrad představuje zjednodušení administrativních činností spojených s vyúčtováním cestovních náhrad u zaměstnanců, kteří jsou pravidelně vysíláni na pracovní cesty za převážně přibližně stejných podmínek.

Účelem paušalizace cestovních náhrad je dosáhnout zjednodušení administrativních prací při poskytování těch náhrad zaměstnanci nebo skupině zaměstnanců, které jim přísluší při opakujících se tuzemských nebo zahraničních pracovních cestách uskutečňovaných za podobných podmínek, tj. do stejných míst, na přibližně stejnou dobu, obdobným dopravním prostředkem a podobně.

Právní rámec

Postup při paušalizaci těchto náhrad upravuje ustanovení § 182 zákoníku práce (ZP). Při stanovení paušální částky je nutno postupovat zcela v souladu s § 182 zákona č. 262/2006 Sb.

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP), upravuje cestovní náhrady: v §§ 151, 152, 182 až 189 ZP obecně pro všechny zaměstnavatele.
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP): v § 6 odst. 7 písm. a) ZDP vymezuje cestovní náhrady, které nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti.
• Obecně závazné právní předpisy, vydávané příslušnými orgány na základě § 189 ZP.

Podmínky pro paušalizaci

Veškeré výše uvedené cestovní náhrady může zaměstnavatel zaměstnanci poskytovat formou paušálu (§ 182 ZP). Paušální částku lze sjednat anebo ji zaměstnavatel může vnitřním předpisem, příp. individuálním písemným určením stanovit, a to jako měsíční anebo denní náhradu.

Formou paušálu se stanoví výše všech druhů cestovních náhrad anebo jednotlivých druhů cestovních náhrad, nikoliv však pouze jejich dílčích částí. Zaměstnavatel tak nemůže stanovit např. nějaký koeficient, kterým budou násobeny kilometry ujeté soukromým vozidlem na pracovní cestě. Může však stanovit paušálem náhradu jízdních výdajů za použití vozidla zaměstnavatele, tzn. základní náhradu a náhradu za spotřebované PHM jako celek.

Sjednání anebo určení konkrétní paušální částky musí být provedeno písemnou formou tak, aby bylo jednoznačně zřejmé, kterých zaměstnanců (jmenovitě, profesních skupin apod.) se paušalizace týká, o které druhy náhrad přitom jde (paušalizovat není nutno všechny druhy náhrad), zda jde o denní anebo měsíční paušál a jak bude jeho vyplácení příslušným zaměstnancům prováděno (do kolika dnů po stanoveném období, v hotovosti, při vyúčtování mzdy apod.).

Klíčové aspekty stanovení paušálu:

• Průměrné podmínky: Výše paušálu se stanoví podle průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad z předchozích období.
• Homogenní hodnoty: Paušalizovat obecně znamená stanovit něco průměrem, přičemž průměr musí být vždy stanoven z dostatečně velké skupiny homogenních hodnot.
• Přezkoumání: Vzhledem k měnícím se podmínkám by měl zaměstnavatel alespoň jednou za rok (zdaňovací období) stanovený paušál přezkoumat.

Současně musí být stanoven způsob krácení paušálu za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci (při nepřítomnosti zaměstnance v práci např. z důvodu dovolené, nemoci apod.).

Způsob stanovení výše paušálních částek jednotlivých druhů náhrad musí být zaměstnavatel schopen kdykoliv předložit (a zdůvodnit) zaměstnanci i kontrolnímu orgánu.

Zaměstnavatel by měl vždy za určité období stanovený paušál přezkoumat, tzn. ověřit, zda nedošlo ke změně podmínek, za kterých bylo o paušalizaci rozhodnuto a výše paušálu stanovena. Pokud se podmínky změnily, měl by rozhodnutí upravit tak, aby paušál odpovídal nové situaci.

Praktické příklady

Příklad č. 1 - Opakované pracovní cesty: Je možno rozhodnout o paušalizaci cestovních náhrad, když zaměstnanci několikrát v týdnu jezdí z pravidelného pracoviště vykonat práci do jiné provozovny zaměstnavatele? Ano, právě u takovýchto pravidelně se opakujících pracovních cest je velmi výhodné poskytovat cestovní náhrady formou paušálu a dosáhnout tím i výrazného snížení administrativy.

Příklad č. 2 - Paušalizace cestovních náhrad skupinám zaměstnanců: Máme 80 zaměstnanců, kteří provádí pravidelně údržbu a běžné opravy zařízení ve firmách, které si od nás toto zařízení koupili. Každý z těchto zaměstnanců má na starosti prakticky stále skupinu těchto firem v určité oblasti a je tak zpravidla 4 dny v týdnu na pracovních cestách. Za každou pracovní cestu vypisují zaměstnanci cestovní příkazy a provádí vyúčtování cestovních náhrad. Je možno nějakým způsobem zjednodušit tuto pro ně nezáživnou opakovanou administrativu? V uvedeném případě je výhodné poskytovat zaměstnancům cestovní náhrady formou paušálu.

Příklad č. 3 - Paušalizace jízdních výdajů MHD: Podle § 159 odst. 2 ZP je možno proplácet jízdní výdaje MHD bez doložení jízdenky. Lze z toho dovodit, že při stanovení paušální náhrady jízdních výdajů MHD je možno provést kalkulaci jen na základě platného tarifu MHD? Při určení nebo sjednání paušální měsíční nebo denní částky cestovních náhrad se vychází z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů příslušné skupiny zaměstnanců nebo toho zaměstnance, kterého se paušální částka týká.

Jedním z nejvhodnějších a nejjednodušších případů paušalizace je poskytování náhrad jízdních výdajů formou měsíčního paušálu pracovnicím podatelny za cesty na poštu (pro došlou poštu a s odesílanou poštou), za cesty pokladní do banky k vyzvednutí hotovosti pro doplnění pokladny apod.

Jinou skupinou osob, u kterých je paušalizace cestovních náhrad vhodná, jsou např. obchodní zástupci (dealeři), řidiči nákladních vozidel vč. mezinárodní kamionové dopravy, pracovníci kontrolních útvarů a další zaměstnanci, kteří často konají pracovní cesty do stejných míst, v jedné obci nebo i širším území.

Účetní a daňové aspekty

Správně stanovený a vyplacený paušál cestovních náhrad je daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele v případě, že je zaměstnavatel poskytuje zaměstnancům v souladu se zákoníkem práce.

Paušální denní nebo měsíční částka cestovních náhrad, která je stanovena v souladu se zákoníkem práce, je u zaměstnavatele daňově uznatelným výdajem (nákladem).

Z ustanovení § 6 odst. 7 písm. a) ZDP vyplývá, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně nejsou náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem činnosti, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, a to do výše stanovené nebo umožněné zákoníkem práce pro zaměstnance odměňované platem.

Vedle paušálem stanovených cestovních náhrad zaměstnanci přísluší cestovní náhrady, které stanovený paušál neobsahuje.

Závěr

Paušalizace cestovních náhrad představuje efektivní nástroj pro zjednodušení administrativy spojené s cestovními náhradami. Je však důležité dodržovat veškeré zákonné podmínky a pravidelně přezkoumávat výši stanoveného paušálu, aby odpovídal aktuálním podmínkám.