Proplacení Nevyčerpané Dovolené: Podmínky a Postupy v České Republice

Blíží se konec roku, a pro mnohé zaměstnance i zaměstnavatele vyvstává otázka, co se stane s nevyčerpanou dovolenou. Čtyři nebo pět týdnů dovolené je pro někoho málo, pro někoho zase moc. Někteří zaměstnanci si volno vyčerpat nemohou (nebo nestihnou) a žijí v naději, že jim zbylé dny zaměstnavatel proplatí. Právo na proplacení dovolené mají ale pracovníci jen v několika málo případech. A pouhý konec kalendářního roku k tomu většinou nestačí. Konec roku, ale i léto plné práce představují chvíli, kdy zaměstnanci řeší, jak je to s proplácením nevyčerpané dovolené. Stejnou otázku si pokládají taky ženy na mateřské, lidé měnící profesi nebo pracovníci, kteří si třeba kvůli úrazu nestihli všechno volno vybrat. Co tedy dělat se zbývajícími sloty dovolené? Možností je vlastně jen pár.

Proplacení Dovolené? Jen Při Odchodu

Nejčastějším řešením je převod zbývajících dnů dovolené do příštího kalendářního roku. Právo na dovolenou zaměstnanci totiž s koncem roku nezaniká. Převod dovolené by ale neměl být standardní praxí, podle zákoníku práce musí zaměstnavatel převod do dalšího roku umožnit, ale zároveň má usilovat o to, aby jeho podřízený spotřeboval dovolenou v řádném termínu. Kdo nechce dovolenou převádět, tak možná přemítá, jestli zaměstnavatele nepoprosí, aby mu zbylé dny volna proplatil. Což o to - poprosit může. A zaměstnavatel mu možná i vyhoví. Půjde ale o ilegální počin. Zákoník práce totiž definuje jen několik málo případů, kdy je možné dovolenou proplatit.

„Zpravidla je to možné například při ukončení pracovního poměru nebo při přechodu z jednoho typu úvazku na jiný,“ říká HR odbornice Petra Kubita Nulíčková. Že tedy člověku na konci roku zbydou dny volna, ještě samo o sobě nestačí k tomu, aby je zaměstnavatel proplatil. K tomu je zapotřebí pracovní vztah ukončit. „Zákoník práce stojí na zásadě, podle níž nárok na dovolenou nezaniká a nemůže být ‚přeměněn na peníze‘ jinak než při skončení pracovního poměru,“ uvádí web Ministerstva práce a sociálních věcí.

Kolik člověk při ukončení pracovního poměru dostane peněz, závisí především na výši jeho mzdy. „Částka za nevyčerpanou dovolenou se obvykle odvíjí od platových podmínek a dohod zaměstnance, specifické částky se liší,“ komentovala Nulíčková.

Zaměstnavatel má ale při konci pracovního vztahu se zaměstnancem právo mu dovolenou nařídit, a to klidně i ve výpovědní lhůtě, čímž povinnost proplatit zbylé dny volna v podstatě vyruší. Musí ale samozřejmě za dovolenou poskytnout odcházejícímu zaměstnanci náhradu mzdy. Pokud člověk v práci končí, má ale také možnost si po domluvě se všemi stranami přenést zbylou dovolenou k novému zaměstnavateli.

A co mateřská? Také nic

Každé pravidlo má většinou svoji výjimku. Kdovíjaký manévrovací prostor ale zákoník práce v kontextu proplácení dovolené nevytváří. A to ani v případě, že žena odchází na mateřskou dovolenou. Dny volna si totiž nemůže nechat proplatit ani před porodem, ani po něm. Po tomto intervalu přichází chvíle, kdy může žena zaměstnavatele požádat (a šéf jí v takovém případě musí vyhovět), aby na mateřskou navázala zbylými dny proplacené dovolené. Po těchto dnech volna může novopečené matce začít rodičovská dovolená.

Ta trvá v kuse většinou tři roky. Ženě se tak na rodičovské akumulují dny volna, které si může vybrat po návratu do zaměstnání, a to přednostně.

Převádění dovolené není nekonečné

Jak bylo naznačeno výše, zaměstnanec má právo přenést si po domluvě se zaměstnavatelem zbylé dny dovolené do dalšího kalendářního roku. V něm by ale měl nadbytečné dny volna vyčerpat. Z pohledu zákoníku práce by totiž měly být čerpány přednostně. „Zbylou dovolenou z končícího roku lze čerpat v následujícím roce. U nás například interní směrnicí dáváme jasná pravidla pro počet převedených dnů a pravidla pro čerpání dovolené,“ řekla Nulíčková.

Zákoník práce tedy definuje, že zaměstnavatel má povinnost pohlídat, co se s převedenou dovolenou stane. Tedy aby byla zcela vyčerpána nejpozději do konce příštího kalendářního roku. Zaměstnavatel má právo dovolenou i nařídit, a to nejpozději 14 dní předem.

Co z toho všeho vyplývá? Že udělat si delší vánoční svátky nebo letní dovolenou bude přece jen možná to nejlepší, co se dá se zbývajícími dny volna dělat. Tak směle do toho.

Obecná pravidla pro čerpání dovolené

Dovolenou za kalendářní rok má zaměstnavatel zaměstnanci určit v zásadě do konce roku, v němž na ni vznikl nárok. Jaké jsou tedy podmínky pro proplacení nevyčerpané dovolené a jak postupovat, pokud si zaměstnanec nestihne dovolenou vybrat?

Předně je potřeba říct, že dle zákona si zaměstnanec „nebere“ dovolenou, dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel, což samozřejmě neznamená, že nemůže vyjít zaměstnanci vstříc. Zaměstnavatel je povinen primárně určit zaměstnanci čerpání dovolené tak, aby dovolenou vyčerpal v kalendářním roce, ve kterém mu právo na dovolenou vzniklo.

Určenou dobu čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen písemně oznámit zaměstnanci alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší době. Zaměstnavatel může zaměstnanci určit čerpání dovolené, i když zaměstnanec dosud nesplnil podmínky pro vznik práva na dovolenou, jestliže lze předpokládat, že zaměstnanec tuto podmínku splní do konce kalendářního roku, popřípadě do skončení pracovního poměru (je-li pracovní poměr sjednán na kratší dobu). Pokud tuto podmínku zaměstnanec nesplní, je povinen zaměstnavateli vrátit odpovídající část vyplacené náhrady mzdy nebo platu za dovolenou.

Zaměstnavatel musí určit čerpání dovolené zaměstnancům do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo. Jedinými přípustnými výjimkami jsou překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody. Čerpání dovolené mohou bránit překážky v práci na straně zaměstnance (např. dočasná pracovní neschopnost, mateřská a rodičovská dovolená atd.), případně naléhavé provozní důvody.

Pokud není čerpání dovolené určeno zaměstnavatelem nejpozději do 30. června následujícího kalendářního roku, má právo určit čerpání dovolené rovněž zaměstnanec. Musí ho písemně oznámit zaměstnavateli alespoň 14 dnů předem, pokud se však nedohodne se zaměstnavatelem na jiné době oznámení.

Pokud by se „střetlo“ určení čerpání dovolené ze strany zaměstnance a zaměstnavatele, bude dovolená čerpána na základě toho rozhodnutí, které bylo učiněno dříve.

Kdy je možné proplacení nevyčerpané dovolené?

Mezi zaměstnanci někdy panuje mylná představa, že si nevyčerpanou dovolenou mohou nechat proplatit. To je ale možné, jen pokud přechází do nového zaměstnání. Nárok na proplacení nevyčerpané dovolené zaměstnanci vzniká jen v případě ukončení pracovního poměru. Za žádných jiných okolností nevyčerpanou dovolenou proplatit nemůžete - ani kdyby o to zaměstnanec požádal.

Náhradu za nevyčerpanou dovolenou zaměstnavatel vyplácí pouze v případě skončení pracovního poměru, nikoliv během jeho trvání. Proplacení dovolené je přípustné, ale pouze po skončení pracovního poměru, nikoliv za jeho trvání. Dovolenou však nelze tzv. proplácet bez čerpání volna. Tzv. Pokud u vás zaměstnanec končí k 31. 12. a od 1. 1.

Kompenzace za nevyčerpanou dovolenou se počítá stejně jako náhrada mzdy za dovolenou - odpovídá tedy výši průměrného hrubého výdělku. Ten se stanoví k prvnímu dni za uplynulé kalendářní čtvrtletí (tedy k 1. 1., 1. 4., 1. 7. nebo 1. 10.).

Je nutno též připomenou, že čerpání dovolené nelze nahradit finančním plněním. Náhrada za dovolenou se může leckdy jevit jako atraktivní alternativa pro zaměstnavatele i zaměstnance, který na čerpání dovolené netrvá.

Převod dovolené do dalšího roku

Existuje i možnost převést dovolenou do následujícího roku, k tomu by však musely být splněny podmínky stanovené zákonem. Převedenou dovolenou se vybrat musí. V následujícím roce je převedenou dovolenou nutno zaměstnanci nekompromisně určit. Dovolenou převedenou z roku 2024 tedy musí zaměstnanec dočerpat v roce 2025.

Dovolenou za kalendářní rok je možné převést do roku následujícího jen z jednoho ze tří důvodů:

• písemné žádosti zaměstnance o převod části dovolené přesahující základní výměru,
• naléhavé provozní důvody na straně zaměstnavatele,
• celodenní překážky v práci, pro něž nebylo možno čerpání dovolené určit.

Poskytuje-li zaměstnavatel delší dovolenou nad rámec zákonné výměry, je možné tuto delší dovolenou převést na základě písemné žádosti zaměstnance. Podle zákoníku práce je základní výměra v podnikatelské sféře čtyři týdny. V organizacích, které poskytují kupříkladu pět týdnů, lze jeden týden navíc převádět na žádost zaměstnance.

V případě, že existují naléhavé provozní důvody na straně zaměstnavatele, které brání čerpání dovolené, nebo překážky v práci na straně zaměstnance (např. delší pracovní neschopnost, mateřská nebo rodičovská dovolená nebo jiná dlouhodobější překážka v práci), pak dojde k čerpání dovolené později. pak je podle zákoníku práce zaměstnavatel povinen určit dobu čerpání této dovolené po skončení těchto překážek v práci.

Pokud bude dovolená, resp. její část převedena na žádost zaměstnance dohodou se zaměstnavatelem do roku následujícího, zůstává zaměstnavateli povinnost určit ji zaměstnanci tak, aby byla vyčerpána nejpozději právě do konce následujícího kalendářního roku. Takže dovolená převedená z roku 2024 do roku 2025 musí být vyčerpána do konce roku 2025. Ovšem kdyby nastaly překážky v práci bránící čerpání dovolené jako pracovní neschopnost, a dovolená tak čerpána nebude, stejně nepropadne.

Důležité: Zaměstnanci dovolená nemůže propadnout a převede se do dalšího kalendářního roku, ovšem její nevyčerpání v daném kalendářním roce bez zákonných důvodů je pochybením na straně zaměstnavatele, které může být postihnuto ze strany Státního úřadu inspekce práce.

Dovolená a dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPČ/DPP)

Novela zákoníku práce pak přinesla zákonný nárok na dovolenou i pro zaměstnance vykonávající práci na základě dohod o pracích konaným mimo pracovní poměr. Od roku 2024 je tak nárok na dovolenou uzákoněn pro dohodáře na DPČ i DPP.

Pravidla pro vznik nároku na dovolenou a převod dovolené jsou téměř stejná jako u zaměstnanců v pracovním poměru. Proplacení dovolené je možné, obdobně jako u pracovního poměru, jen v případě skončení dohody.

„Pokud zaměstnancům, kteří na základě dohody pracují nárazově, ještě zbývá dovolená, je možné ji nařídit tak, že zaměstnavatel v prosinci cíleně rozvrhne určitý počet směn, v nichž ale zaměstnanec pracovat s ohledem na dovolenou nebude. Je ale nutné počítat s tím, že čerpání dovolené se pro účely vzniku nároku na další dovolenou považuje za odpracovanou dobu,“ uvádí Klára Rücklová s tím, že u dohodářů, kteří si rozvrhují pracovní dobu sami, je zaměstnavatel povinen vypracovat fiktivní rozvrh pracovní doby, v jehož rámci dovolenou nařídí.

Sankce za porušení povinností

V případě chybného určení dovolené může být zaměstnavatel postihnut sankcemi ze strany inspektorátu práce. Jestliže například zaměstnavatel dovolenou za předchozí kalendářní rok neurčí ani do konce následujícího kalendářního roku (mimo případů, kdy byl zaměstnanec uznán dočasně práce neschopným nebo mateřskou nebo rodičovskou dovolenou), může být za toto porušení právních předpisů sankcionován pokutou až do výše 200 000 Kč.

Jestliže zaměstnavatel dovolenou nenařídí, anebo převede na základě špatného důvodu, riskuje v případě kontroly inspektorátu práce pokutu. Ta může dosáhnout až částky 200 tisíc korun.

Navíc je nutné upozornit na skutečnost, že právo na dovolenou se nepromlčuje. Zaměstnanci vždy zůstává nárok na placené volno v práci nebo aspoň na peníze při takzvaném proplacení dovolené. Není ani třeba bát se o dovolenou z let minulých, třeba z předloňska či ještě starší.

Novela zákoníku práce od ledna 2025

Od 1. ledna 2025 vstoupí v účinnost novela zákoníku práce, podle které lze v písemné dohodě sjednat samorozvrhování pracovní doby zaměstnanců pracujících na dálku i na pracovišti zaměstnavatele. Od 1. ledna 2025 nabývá účinnosti novela, podle níž se ruší povinnost zaměstnavatele zpracovávat rozvrh dovolené písemně. Zpracování rozvrhu bude dobrovolné.