Cestovní Příkaz: Vše, Co Potřebujete Vědět

Cestovní příkaz, známý také jako "cesťák", je důležitý dokument pro evidenci pracovních cest zaměstnanců a výpočet cestovních náhrad. Slouží jako podklad pro vyplacení stravného a dalších náhrad, a také jako doklad o místě pobytu zaměstnance během pracovní doby, což je důležité například při řešení pracovních úrazů.

Cestovní příkaz (NU 07) je formulář určený pro zaměstnance nebo osoby vykonávající pracovní cesty, které je nutné evidovat pro účely cestovních náhrad. Formulář vyplňuje zaměstnanec, který uskutečnil pracovní cestu, nebo osoba, která je odpovědná za administrativní evidenci pracovních cest.

V tomto článku se podíváme na to, jak správně vyplnit cestovní příkaz, jaké jsou jeho náležitosti a jaké možnosti existují pro jeho zpracování.

Právní Rámec Cestovních Příkazů

Vyplnění a podání cestovního příkazu se řídí zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.) a příslušnými vyhláškami upravujícími poskytování cestovních náhrad. I když žádný zákon nenařizuje zaměstnavatelům používat cestovní příkazy, jejich použití usnadňuje dodržování povinnosti vyplácet zaměstnancům stravné a cestovní náhrady za služební cesty.

Kdy Vyplnit Cestovní Příkaz?

Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když zaměstnavatel vyšle zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním.

Jak Vyplnit Cestovní Příkaz?

Existuje několik možností, jak cestovní příkaz vyplnit:

• Účetní program: Pokud používáte účetní program nebo program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní potřebné údaje a nadřízený cestu schválí.
• Papírový formulář: Pokud nemáte formulář, doporučuje se stáhnout šablonu z internetu nebo zakoupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.

V příkazu musí být uveden i dopravní prostředek. Ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).

Záloha na Cestovní Náhrady

Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.

Po Návratu z Cesty

Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním. K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.

Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet. Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.

Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu.

Cesta po ČR vs. Zahraničí

Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic. Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.

Elektronický Cestovní Příkaz vs. Papírový

Elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.

Zaúčtování Cestovních Příkazů v POHODA

Cestovní příkazy jsou součástí variant Standard, Premium a Komplet ekonomického systému POHODA.

Zaúčtovat tuzemské a zahraniční příkazy můžete povelem Záznam/ Operace/Zaúčtování příkazů... Zobrazí se průvodce Zaúčtování záloh a cestovních náhrad. Na první straně zvolte, ze kterých cestovních příkazů mají být cestovní náhrady zaúčtovány.

Na druhé straně zvolíte způsob zaúčtování záznamů. Tedy to, jestli budete chtít provést zaúčtování záloh do pokladny a zaúčtování cestovních náhrad. V účetnictví se cestovní náhrady zaúčtují do agendy Interní doklady.

Na další straně zvolíte, zda se případný doplatek či přeplatek promítne do agendy Pokladna, resp. do agendy Ostatní závazky. Podle zvoleného způsobu zaúčtování přeplatku a doplatku budou v daňové evidenci zaúčtovány zároveň i cestovní náhrady.

Na čtvrté straně dochází k zúčtování zálohy (pokud byla zaměstnanci poskytnuta). Následuje přehled záloh a cestovních náhrad.

POHODA vám automaticky vygeneruje doklady do agend Pokladna (záloha, přeplatek/doplatek), Interní doklady (vyúčtování zálohy, stravné, náhrady za použití soukromého automobilu) a Ostatní závazky (doplatek). Na vytvořené doklady se můžete přepnout ze záložky Doklady.

Zaúčtované příkazy jsou označeny příznakem Zaúčtováno včetně uvedení dne zaúčtování.

Zaúčtované příkazy už není možné znovu zaúčtovat. Pokud je budete potřebovat zaúčtovat znovu, musíte nejprve úplně zrušit jejich zaúčtování, a to prostřednictvím povelu Záznam/Operace/Zaúčtování příkazů… V zobrazeném průvodci Zaúčtování záloh a cestovních náhrad zatrhněte volbu Zrušit zaúčtování cestovních příkazů. Dříve vytvořené doklady je nutné odstranit, resp. upravit ručně.

Tiskové Sestavy

Díky sestavám, které jsou dostupné v těchto agendách, můžete snadno vytisknout cestovní příkazy k pracovní cestě včetně jejího vyúčtování, přehled stravného podle zvoleného období, výdajů a náhrad.

Příklady z Praxe

Následující příklady ilustrují, kdy se jedná o pracovní cestu a kdy je tedy nutné vyplnit cestovní příkaz:

• Příklad 1: Pan Novák pracuje ve společnosti jako obchodní zástupce. V pracovní smlouvě má sjednané místo výkonu práce na adrese, kde se nachází kanceláře firmy (např. Smetanova 3, Praha). Společnost se nyní pokouší uzavřít smlouvu s novým odběratelem, který sídlí v Kolíně. Pan Novák tak bude pracovat v Kolíně, tedy mimo sjednané místo výkonu. Znamená to, že bude vyslán na služební cestu a měl by vyplnit cestovní příkaz.
• Příklad 2: Vezmeme si obdobnou situaci z příkladu 1, ale tentokrát je dle smlouvy místem výkonu práce pana Nováka celý Středočeský kraj. I v tomto případě se bude jednat o pracovní cestu. Z hlediska cestovních náhrad totiž může být místo výkonu práce větší než jedna obec.
• Příklad 3: Pan Dvořák také pracuje jako obchodní zástupce, ale v pracovní smlouvě má jako místo výkonu práce uvedeno město Praha. Zaměstnavatel ho vyšle na školení mimo Prahu (např. do Brna). V tomto případě se nejedná o pracovní cestu a pan Dvořák nebude vyplňovat ani cestovní příkaz. V této situaci nemá nárok na vyplacení stravného.
• Příklad 4: Pan Novotný je také obchodní zástupce a jeho místem výkonu práce dle pracovní smlouvy je přesná adresa kanceláří jeho zaměstnavatele (např. Dvořákova 4, Praha). Zaměstnavatel ho vyšle na školení v Praze na jinou adresu, než je sídlo firmy. Jelikož má pan Novotný přesně dané místo výkonu práce, je toto školení pro něj pracovní cestou a měl by vyplnit cestovní příkaz.
• Příklad 5: Pan Kohout byl vyslán na jednání do Bratislavy. Pan Kohout by měl vyplnit cestovní příkaz, protože se jedná o pracovní cestu mimo sjednané místo pracovního výkonu. Do doby, než překročí hranice, má nárok na tuzemské (české) stravné.
• Příklad 6: Pan Kačer pracuje jako servisní technik. V pracovní smlouvě má jako místo výkonu práce sjednaný celý Středočeský kraj a Prahu. Pro účely stanovení cestovních náhrad můžeme místo výkonu práce pana Kačera stanovit podle místa trvalé provozovny zaměstnavatele. Další možností je stanovení místa výkonu práce dle bydliště pana Kačera, pokud se tato obec neshoduje s tou, kde má zaměstnavatel provozovnu. Tento postup lze použít za předpokladu, že pan Kačer na pracovní cesty vyjíždí rovnou z domu a nemusí se tzv. vracet na firmu.