Tento článek byl aktualizován 3. ledna 2025 a pojednává o problematice cestovních náhrad v České republice, jak je upravuje zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.). Cestovní náhrady jsou důležitou součástí pracovního práva a mají za cíl kompenzovat zaměstnancům výdaje, které jim vzniknou v souvislosti s výkonem práce mimo jejich pravidelné pracoviště.
Pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje i cesta uvedená v § 152 písm. Pracovní cestou se podle zákoníku práce rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Pokud se tato cesta koná mimo území České republiky, jedná se o zahraniční pracovní cestu.
Za pracovní cestu náleží zaměstnanci takzvané cestovní náhrady. Pro zaměstnance jsou náhrady nedaňový příjem, pro zaměstnavatele je to daňově uznatelný výdaj.
Cestovní náhrady se skládají z:
- náhrady jízdních výdajů,
- výdajů za ubytování a dalších nutných výdajů,
- pevných sazeb stravného a kapesného.
Zaměstnanec má obecně povinnost při vyúčtování pracovní cesty náhrady prokázat a doložit souvisejícími doklady (jízdní doklady, parkovací lístky, doklady zaplacení ubytování apod.).
Některé cestovní náhrady však neprokazuje, protože jejich výše je stanovena prováděcím právním předpisem. Sazby těchto náhrad stanovuje Ministerstvo práce a sociálních věcí pravidelně v termínu od 1. ledna prostřednictvím vyhlášky, přičemž vychází z údajů Českého statistického úřadu o cenách vozidel, o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování a o cenách pohonných hmot. Výše základních sazeb zahraničního stravného je pak určena vyhláškou Ministerstva financí.
Právní Úprava Cestovních Náhrad
Problematika cestovních náhrad je upravena v několika právních předpisech:
- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP), upravuje cestovní náhrady obecně pro všechny zaměstnavatele (§§ 151, 152, 182 až 189 ZP) a speciálně pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 ZP (státní organizace) (§§ 173 až 181 ZP).
- Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP):
- v § 6 odst. 7 písm. a) ZDP vymezuje cestovní náhrady, které nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti,
- v § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP říká, že daňově účinným nákladem jsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené ustanoveními ZP,
- v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP upravuje daňový režim nákladů na pracovní cesty FO, které jsou podnikateli nebo spolupracujícími osobami, společníky v.o.s. anebo komplementáři komanditních společností.
Obecně závazné právní předpisy, vydávané příslušnými orgány na základě § 189 ZP, např.:
- vyhláška MPSV upravující vždy od 1. 1. nebo v mimořádném termínu sazby základní náhrady, limity tuzemského stravného, průměrnou cenu pohonných hmot,
- vyhláška MF upravující vždy od 1. 1. nebo v mimořádném termínu výši základních sazeb zahraničního stravného,
- nařízení vlády stanovující náhrady zvýšených životních nákladů, zvýšených vybavovacích výdajů, jízdních výdajů a výdajů za ubytování při cestách do ČR a zpět a výdajů spojených s přepravou osobních věcí pro zaměstnance státních organizací s místem výkonu práce (příp. pravidelným pracovištěm) mimo ČR.
pozn.: Aktuálně platné sazby naleznete v záložce "Praktické informace" (viz hlavní obrazovka on-line knihovny).
Obecné Zásady
Pojetí cestovních náhrad zakotvené v ZP se nijak neliší od celkové koncepce zákoníku práce, tj.:
- stanoví určité minimum cestovních náhrad, které jsou pro zaměstnavatele povinné, a
- zbytek, tj. poskytnutí vyšších náhrad, ponechává plně na svobodném rozhodnutí zaměstnavatele.
Tato zásada má omezení v případě již zmiňovaných státních organizací, kdy si stát prostřednictvím zákonů stanoví určitá omezení - horní hranice pro poskytování cestovních náhrad.
Základní Pojmy
Pracovní Cesta
Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího, který ho na pracovní cestu vyslal.
Místo Výkonu Práce
Přesné sjednání místa výkonu práce v pracovní smlouvě má význam nejen z hlediska stanovení podmínek pracovní cesty, ale má také praktický dopad při přeložení zaměstnance. Místo (případně místa) výkonu práce je tak jednou z podstatných náležitostí pracovní smlouvy.
Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Toto místo může být sjednáno buď udáním konkrétní adresy, nebo pouze obecně názvem obce. Jestliže je však toto místo sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance.
Pravidelné Pracoviště Podnikatele
Poněkud složitější bude stanovit pravidelné pracoviště podnikatele. Pravidelné pracoviště podnikatele - fyzické osoby bude místo, kde zpravidla vyvíjí činnost za účelem dosahování příjmů. V § 24 odst. 2 písm. k) ZDP bodu 2 se říká, že pravidelným pracovištěm pro poplatníky s příjmy podle § 7 se také rozumí sídlo podnikatele (§ 429 OZ) nebo místo výkonu jiné činnosti, ze které plyne příjem ze samostatné činnosti.
Cestovní Výdaje
Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumějí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:
- pracovní cestě (§ 42 ZP),
- cestě mimo pravidelné pracoviště,
- mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
- přeložení (§ 43 ZP),
- dočasném přidělení (§ 43a ZP),
- přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
- výkonu práce v zahraničí.
Druhy Cestovních Náhrad
Zaměstnavatel je povinen za zákonem stanovených podmínek poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě tyto náhrady:
- jízdních výdajů,
- jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
- výdajů za ubytování,
- zvýšených stravovacích výdajů (stravné),
- nutných vedlejších výdajů.
Paušalizace Cestovních Náhrad
Zákoník práce umožňuje paušalizovat cestovní náhrady za účelem dosažení zjednodušení jejich účtování a likvidování a zhospodárnit jejich poskytování. Paušalizace spočívá v tom, že náhrady stanovené zákoníkem práce se poskytují jako průměrné měsíční nebo denní částky, které mohou zahrnovat jednu nebo více cestovních náhrad.
Paušalizaci cestovních náhrad přichází v úvahu zejména u zaměstnanců, kteří většinou pravidelně cestují do stejných míst nebo v určitém okruhu různých míst, s určitou pravidelností a za obdobných podmínek a výdajů.
Cestovní jednotka - Náhrady A
Sazby Cestovních Náhrad Platné od 1. Ledna 2025
Tuzemské Stravné
Vyhláška zvyšuje sazby stravného pro státní a příspěvkovou sféru následovně:
- 148 Kč až 177 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
- 225 Kč až 271 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
- 353 Kč až 422 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Pro podnikatelskou sféru jsou stanoveny následující minimální částky:
- 148 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
- 225 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
- 353 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Tyto částky jsou minimální, zaměstnavatel tedy může zaměstnanci proplatit i jakoukoliv vyšší částku. Bude-li překročena částka horního limitu pro státní a příspěvkovou sféru, bude se jednat o zdanitelný příjem zaměstnance podléhající dani z příjmů a pojistnému na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění.
Pokud bude na pracovní cestě zaměstnanci poskytnuto bezplatně jídlo, výše stravného se krátí za každé poskytnuté jídlo (snídaně, oběd, večeře) o:
- 70 % u služební cesty v rozsahu 5 až 12 hodin,
- 35 % u služební cesty v rozsahu od 12 hodin do 18 hodin,
- 25 % u služební cesty v rozsahu nad 18 hodin.
Nárok na stravné zaniká úplně, dostane-li zaměstnanec zdarma dvě jídla během pracovní cesty v rozsahu až 12 hodin, nebo tři jídla při pracovní cestě trvající 12 až 18 hodin.
Zahraniční Stravné
Nárok na zahraniční stravné při pracovních cestách je zakotven v zákoníku práce. Sazby cestovních náhrad se každoročně mění, aby bylo možné zajistit vysílaným zaměstnancům adekvátní finanční kompenzaci při zohlednění cenových rozdílů v každé zemi.
Pro rok 2025 se zvyšují sazby se zvyšují u více než 30 zemí, níže uvádíme sazby stravného u vybraných států:
| Země | Měna | 2025 | 2024 |
|---|---|---|---|
| Dánsko | EUR | 65 | 60 |
| Finsko | EUR | 65 | 55 |
| Chorvatsko | EUR | 50 | 45 |
| Itálie | EUR | 55 | 50 |
| Polsko | EUR | 50 | 45 |
| Rumunsko | EUR | 45 | 40 |
| USA | USD | 65 | 60 |
Zaměstnanec má nárok na zahraniční stravné v plné výši, pokud stráví mimo území ČR v rámci kalendářního dne déle než 18 hodin. Stráví-li mimo území ČR v rámci kalendářního dne 12-18 hodin, má nárok na 2/3 zahraničního stravného. V případě, že stráví mimo území ČR v rámci kalendářního dne 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, má nárok na 1/3 zahraničního stravného.
Tyto částky se snižují, je-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatně jídlo. A to o hodnotu (za každé poskytnuté jídlo - snídaně, oběd, večeře):
- 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby,
- 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby,
- 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.
Sazba Základní Náhrady za Používání Silničních Motorových Vozidel
Pro rok 2025 se dále zvyšuje náhrada za použití vlastního vozidla pro služební účely. Sazby tuzemských cestovních náhrad uplatňované od 1.1.2025 jsou stanoveny vyhláškou č. 475/2024 Sb. osobní automobily: 5,80 Kč/km od 1.1.2025 5,60 Kč/km od 1.1.
při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %. Základní náhrada u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů přísluší zaměstnanci nejméně ve výši dvojnásobku sazby stanovené v odstavci 4 písm. Nebyla-li výše sazby základní náhrady sjednána nebo určena zaměstnavatelem před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, přísluší zaměstnanci sazba základní náhrady podle § 157 odst.
Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen.
Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu nebo osvědčení o registraci použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla ani osvědčení o registraci vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla nebo osvědčením o registraci vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie.
Ceny Pohonných Hmot
Ceny pohonných hmot podle § 158 odst. třetí ZPr jsou stanoveny podle jednotlivých druhů pohonných hmot.
- benzin 95 oktanů: 35,80 Kč/l od 1.1.2025
- benzin 98 oktanů: 40,50 Kč/l od 1.1.2025
- motorová nafta: 34,70 Kč/l od 1.1.2025
- elektřina: 7,70 Kč/kWh od 1.1.2025 (pro rok 2025 stejná výše jako pro rok 2024)
Další Náhrady
Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat.
Za použití dopravního prostředku po ukončení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce, je povinen zaměstnavatel uhradit zaměstnanci náhradu jízdních výdajů pouze do výše, která by náležela zaměstnanci v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo.
Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny (§ 161 zákoníku práce) přísluší zaměstnanci jen v případě, že cesta trvá déle než 7 kalendářních dnů. Tato náhrada přísluší k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět. Výše a podmínky jsou stejné jako u náhrady jízdních výdajů s tím, že zaměstnavatel poskytne náhradu maximálně v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště na území České republiky (podle toho, co je pro zaměstnance nejvýhodnější).
Náhrada výdajů za ubytování (§ 162 zákoníku práce) přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Po dobu návštěvy člena rodiny však hradí zaměstnavatel výdaje za ubytování jen v případě, že si je musel zaměstnanec vzhledem k podmínkám pracovní cesty nebo ubytovacích služeb zachovat.
Náhrada nutných vedlejších výdajů (§ 164 zákoníku práce) přísluší zaměstnanci v prokázané výši.
Zanechat komentář