Rostoucí potřeba výměny informací, které nelze získat jen studiem nových technologií, vyvolává potřebu organizovat odborné akce. Kongresová turistika je specializovaná forma cestovního ruchu, která zahrnuje soubor činností zaměřených na výměnu vědeckých a odborných poznatků a zkušeností spojených s cestováním a pobytem lidí v kongresovém místě. Jedná se o cestovní ruch, jehož hlavní náplní je účast klientů na kongresu, sympoziu, popř. jiné akci a zároveň jsou s akcí spojeny i další služby.
Incentivní cestovní ruch (ICR) je spojený s pojmem incentivní soutěž, která je pro jeho organizování nevyhnutelná. Slovo incentivní pochází z latinského slova „incendere“, což znamená povzbudit, motivovat. Jedná se o marketingový nástroj velkých i malých firem. Nejdůležitějším činitelem v pracovním procesu je člověk, a proto je v zájmu podniků, aby své pracovníky vhodným způsobem motivovaly a stimulovaly k dosažení lepších pracovních výkonů.
V následujícím textu se podíváme na charakteristiku a specifika obou forem cestovního ruchu.
Incentivní cestovní ruch (ICR)
Incentivní soutěž organizuje podnik v určitém časovém období před účastí nejlepších pracovníků na ICR. Účastníky soutěže jsou pracovníci podniku, z nichž nejúspěšnější jednotlivci jsou odměněni.
Účastníky incentivní soutěže můžeme odměnit:
- diplomem, veřejným oceněním
- peněžitou odměnou, na kterou ovšem zaměstnance rychle zapomene
- anebo incentivním zájezdem, který zůstane v paměti
Produkt ICR má své zvláštnosti:
- Služby ICR se nenabízejí v katalozích.
- Akce ICR musí mít svoji myšlenku - záměr.
- Akce ICR musí být vhodné pro vybraný okruh účastníků.
Program se připravuje flexibilně s využitím předem známých informací o konkrétních účastnících. Specializované CK zpracovávají nabídku služeb ICR případ po případu, tzn. že není předem vypracovaný program, ale zpracovává se s ohledem na požadavky klientů. Jejich zájmům se přizpůsobují hlavní body programu. Poskytované služby jsou komplexní a v požadované vysoké kvalitě.
Akce ICR se mohou organizovat jak pro jednotlivce, tak i pro celou skupinu. Individuálním účastníkům se sice splní jejich přání o vysněné dovolené, ale skupinové zájezdy vytvářejí vhodné podmínky pro vzájemnou komunikaci pracovníků s vedením podniku, posilňuje se pocit těsnějšího spojení s podnikem (corporate identity). Klasickou formou je skupinový zájezd - podniky upřednostňují jeho organizování.
Mohou být nabízeny skupinové zájezdy a pobyty s programem spojeným s návštěvou pobočky podniku (u podniků s větší organizační strukturou) v zahraničí a účastníci ICR si podnik prohlédnou a vymění si zkušenosti s kolegy, kteří zde pracují, nebo se zařídí exkurze ve firmě podobného zaměření.
Výška rozpočtu se může velmi lišit, uskutečňují se zájezdy do bližších nebo vzdálenějších míst. Produktem ICR není běžný, obyčejný zájezd anebo pobyt, ale musí být něčím výjimečný, případně exkluzivní. Účast na ICR přináší silné zážitky, vzpomínky a prestiž, prostě něco, co se nedá koupit za peníze.
Ekonomická výhodnost incentivní soutěže
Pokud je soutěž dobře připravena, motivuje většinu pracovníků k dlouhodobě lepším výkonům. Je dobré postupně soutěž vyhodnocovat, odměňovat dílčími odměnami, ale všichni jsou motivováni dlouhodobě hlavní výhrou - zájezdem. Všichni zvýší produktivitu, a přestože hlavní výhra - například exotický zájezd, je finančně nákladný, mělo by se to firmě vyplatit v podobě zvýšené produktivity práce všech zaměstnanců.
Soutěž musí mít stejné podmínky pro všechny účastníky ve své kategorii, nesmí zde být demotivující faktor - např. zvýhodnění starších zaměstnanců - mladí ztratí motivaci, nemají šanci.
Kongresový cestovní ruch (Congress Tourism, MICE, Meeting industry)
Kongresová turistika je specializovaná forma cestovního ruchu, která zahrnuje soubor činností zaměřených na výměnu vědeckých a odborných poznatků a zkušeností spojených s cestováním a pobytem lidí v kongresovém místě. Jedná se o cestovní ruch, jehož hlavní náplní je účast klientů na kongresu, sympoziu, popř. jiné akci a zároveň jsou s akcí spojeny i další služby. Z kongresového cestovního ruchu profitují především ubytovací kapacity všech kategorií, cateringové společnosti, půjčovny aut, dopravní společnosti, zábavní a spotřebitelský průmysl.
Jedna z dalších výhod je ta, že mnohé velké kongresové akce se konají v jiné sezónnosti než při standardních programech (hl. sezona je září, říjen březen, duben).
Charakteristika jednotlivých kongresových akcí:
- Kongres
- shromáždění diplomatických zástupců jednotlivých států za účelem řešení závažných otázek
- počet účastníků přesahuje 300, většinou několik set až tisíc osob
- doba trvání bývá několik dnů a jednání probíhá zároveň v několika sekcích
- mohou se účastnit i významné osobnosti politického a společenského života
- výsledky rokování mají teoretický, vědecký, praktický, politický nebo společenský význam
- Konference
- rokování má podobný charakter jako kongres, jsou většinou časově kratší
- diskusní setkání kompetentních osob k určitému tématu
- průběh a výsledky rokování jsou obsažené v závěrech, protokolu nebo usnesení
- počet účastníků bývá menší než na kongresu
- Sympozium
- jedná se o přísně odbornou vědeckou konferenci úzce specializovaných odborníků
- často se zahraniční účastí
- všichni účastníci se specializují na dané téma
- charakteristickým znakem je monotematičnost
- v době rokování dochází k výměně názorů, poznatků a zkušeností
- počet účastníků nepřesahuje 300
- typickým příkladem jsou lékařská sympozia
- Seminář
- setkání zaměřené na seznámení se s aktuálními problémy
- počet účastníků většinou nepřesahuje 50 osob
- aktivní účast účastníků
- Veletrhy
- jedná se o pravidelně pořádané prodejní akce výrobků a služeb širokého zaměření
- vystavování reálných exponátů
- bývají často prodejní nebo kontraktační
- bývají přístupné také laické veřejnosti
- Výstavy
- bývají převážně nekomerční
- např. akce pořádané státními institucemi, společenskými hnutími nebo zájmovými společenstvími s charakterem převážně uměleckého, sběratelského a informačního typu
- jsou zaměřeny na informování veřejnosti o záměrech subjektů společenského života
- Workshop
- Workshop je hromadné kontraktační setkání profesionálních prodejců zboží a služeb s potencionálními kupujícími, kteří jsou stejného zaměření
- vedou se konkrétní dvoustranná obchodní jednání, často bývají na workshopech podepsané konkrétní smlouvy
- workshopy jsou často využívané v cestovním ruchu a organizují je buďto:
- Národní centrály, např. Agentura Czech Tourism
- Konkrétní organizace např. zahraniční lyžařské středisko v Alpách
Workshop bývá více denní. První den je pro zahraniční nákupčí nabídnuta prohlídka míst, která se pak v dalších dnech nabízejí na workshopu, tj. nákupčí se zajedou podívat na Karlštejn, do Českého Krumlova a na další zajímavá místa.
Účastníky workshopů jsou na jedné straně vystavovatelé (ubytovací zařízení, lázeňské organizace, kongresoví organizátoři, silniční dopravci a další podnikatelé. Na druhé straně hovoříme o nákupčích, což jsou právě zahraniční výjezdové cestovní kanceláře, většinou s konkrétním zaměřením -na lázně, na střední Evropu…). Na druhé straně hovoříme o nákupčích, což jsou právě zahraniční výjezdové cestovní kanceláře, většinou s konkrétním zaměřením -na lázně, na střední Evropu…).
Tito pak mohou přímo na workshopech podepsat kontrakty na další sezonu s podnikateli, kteří jsou na workshopech v roli vystavovatelů. Vystavovatelé platí za účast, cena se pohybuje podle druhu akce a bývá stanovena za 1m2 pronajaté plochy + vybavení stánku.
Konkrétní organizace např. zahraniční lyžařské středisko v Alpách Může být např. jen dopoledne, zahraniční provozovatelé vleků, hoteliéři a restauratéři a další podnikatelé z dané oblasti se spojí a zorganizují workshop:
- přímo u nich v středisku, kde je zároveň možnost konkrétního prohlédnutí areálu, nevýhoda- české cestovní kanceláře tam musí přijet
- pronajmou např. v Praze sál v hotelu a zde nachystají svou prezentaci střediska. Pozvou české výjezdové cestovní kanceláře, které nemusí jet až na místo do zahraničí a pokud mají zájem, mohou s podnikateli z Francie podepsat kontrakty přímo v Praze.
Obr. 1. Veletrh cestovního ruchu ITB Berlín
Pořádání kongresových akcí
Hlavní výhodou ČR z pohledu kongresového cestovního ruchu je její geografická poloha, s tím spojené dobré dopravní spojení a široká nabídka kulturních a historických památek. V dnešní době je již v ČR množství objektů, které jsou schopny nabídnout KCR (Kongresový cestovní ruch) na vyšší úrovni:
- Kongresové Centrum Praha
- téměř všechny 4 a 5 hvězdičkové hotely jsou zaměřeny a vybaveny také na pořádání kongresových akcí
- některé zámky (Židlochovice, Jemniště, Libochovice)
Podmínky pro poskytování kongresových služeb
Image destinace (státu)
Pozitivní image je jedním z předpokladů pro úspěšnou kongresovou destinaci a zahrnuje celý komplex faktorů. K pozitivním faktorům patří politická stabilita, ekonomická vyspělost země a její kulturní a historické tradice, tradice vysoké úrovně poskytovaných služeb a opakovaná organizace významných akcí.
Negativní image potom prakticky vyřazuje destinaci ze soutěže o pořádání významných mezinárodních kongresových akcí. Jedná se např. teroristické akce, volební výsledky, živelné a ekologické katastrofy aj.
Kongresová města
Na image destinace navazují města, v nichž se tyto akce konají. Pro jejich kategorizaci existuje řada kritérií. Kongresová města se dělí do tří skupin:
| Kategorie | Ubytovací kapacita | Letiště | Kongresové centrum | Atraktivity | Stravování a zábava | Doprovodné služby |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Města první volby | 2-3 tisíc hotelových pokojů (4-5*) | Mezinárodní, přiměřené spojení | Ano | Vhodné přírodní a turistické | Adekvátní rozsah | V potřebné kvalitě |
| Města druhé volby | 1-1,5 tisíc hotelových pokojů (4-5*) | Mezinárodní, dojezd 2 hodiny | Ano | Vhodné přírodní a turistické | Adekvátní rozsah | V potřebné kvalitě |
| Města třetí volby | 0,5-1 tisíc hotelových pokojů (4-5*) | Mezinárodní, dojezd více než 2 hodiny | Ano | - | Adekvátní rozsah | Kompletní, v potřebné kvalitě |
Místo konání
Kongresové služby vyžadují specifické podmínky pro svoji realizaci a místa jejich konání lze rozdělit do několika kategorií:
- Kongresová centra
Jsou určena pro pořádání velkých akcí. Jsou vybavována technologiemi tak, aby zajistila vysoké technické podmínky a maximální komfort pro účastníky kongresů (hlavní a několik vedlejších jednacích sálů, místnosti pro relaxace, delegáty, personál, tiskové středisko, gastronomické zázemí).
- Hotely a hotelové komplexy
Liší se od kongresových center zejména velikostí konferenčních prostor. Jsou zpravidla vhodné pro pořádání středně velkých a menších akcí. Největší přednost je ta, že hotely nabízejí komfort konání pracovních aktivit spolu s ubytováním a stravováním.
- Vysoké školy a univerzity
Vysoké školy jako místo konání kongresů disponují zpravidla vhodnými konferenčními prostory spojenými s pedagogickým a vědeckým zázemím a dále propůjčují kongresu akademické renomé. Určitou nevýhodou je neexistující ubytovací zázemí a nedostatečné gastronomické zázemí.
- Specifická místa konání
Jedná se o místa, která většinou slouží jiným účelům, a pro kongresové akce jsou používána spíše výjimečně. Konání kongresu nebo jeho části v takových prostorech má za cíl navodit potřebnou atmosféru nebo využít místa a jeho symboliky pro zvýraznění akce. V těchto místech nelze vždy zajistit absolutně dokonalé technické podmínky pro akci, ovšem prestiž a výjimečnost místa konání převyšuje vliv ostatních okolností. V Praze jsou to např. tato místa: Pražský hrad, některé zámky.
- Telekongresy (videokonference)
V současné době jsou velmi populární tzv. telekongresy, při kterých na hlavní rokovací sál jsou zvukově a vizuálně napojené další sály ve vzdálenějších místech. Pro účastníky znamenají úsporu cestovného, pobytových výdajů, času a umožňují širokou účast.
Organizátoři kongresových akcí
Je potřeba vysoký standart všech služeb, což mnohým zájemcům o uspořádání kongresové akce - výrobním, obchodním, výzkumným a jiným organizacím - chybí. Proto existují specializované cestovní kanceláře a agentury, které se zabývají organizováním těchto akcí. Tyto CK jsou známy ve dvou kategoriích:
- Professional Congress Organizer - PCO - Odborný organizátor kongresů
- Congress Travel Agent - CTA - Kongresová cestovní agentura
PCO (Odborný organizátor kongresu)
PCO (Odborný organizátor kongresu) při realizaci kongresu plní tyto úkoly:
- připravuje rozpočet
- navrhuje místo kongresu a jeho vybavenost
- zajišťuje služby ubytování, leteckou a pozemní dopravu, stravu během akce
- zajišťuje a koordinuje společenské programy a doprovodné akce
- zajišťuje rezervace účastníkům akce (eviduje přihlášky)
- řídí organizaci a průběh doprovodné výstavy, zabezpečuje sponzoring
- administrativně řídí průběh jednání v místě
- zajišťuje bezpečnost akce
Při veškeré své činnosti vychází PCO ze zadání objednatele kongresové akce, který se zpravidla přímo účastní řešení zásadních úkolů a trvale s PCO komunikuje. PCO mají vlastní profesní asociaci IAPCO - International Association of Professional Congress Organizer. Tato celosvětová asociace sdružuje přibližně 500 členských organizací.
CTA (Kongresová cestovní agentura)
CTA (Kongresová cestovní agentura) při realizaci kongresu plní tyto úkoly:
- zajišťuje služby ubytování a pozemní dopravu
- zajišťuje a koordinuje společenské programy a doprovodné akce
- zabezpečuje na základě zadání tisk a výrobu materiálů pro jednání a na základě objednávky konkrétní propagační aktivity
- zabezpečuje konzultace o destinaci
Úloha CTA při realizaci kongresové akce je limitovanější než PCO a v zásadě zajišťuje konkrétně zadané kongresové a další služby. PCO s CTA komunikuje jako se svým subdodavatelem. V praxi se však hranice aktivit mezi PCO a CTA stírají a skutečná role organizátorů vychází z konkrétních podmínek každé akce.
Organizování kongresové akce
Dosažení spokojenosti všech účastníků kongresové akce předpokládá zabezpečení nejen velmi zajímavého odborného programu, ale i zabezpečení vysokého standardu všech ostatních služeb, které s kongresovou akcí souvisí. Poněvadž zabezpečení všech služeb u akce, která má např. 5.000 účastníků vyžaduje dostatek zkušeností a profesionální přístup, zabezpečují tyto akce buďto samostatné cestovní kanceláře, které se zabývají pouze touto činností, např. www.exponet.cz nebo velké cestovní kanceláře, např. ČEDOK, a.s. nebo www.euroagentur.cz mají vytvořené samostatné specializované pracoviště.
Menší akce si mohou zařídit samy hotely, které také mají zřízeno vlastní obchodní oddělení, jež dokáže pro klienta zorganizovat některou z akcí MICE.
Ukážeme si postup všech činností, které musí specializovaná agentura zabezpečit pro zdárný průběh např. 4 denního kongresu pro zhruba 2.000 účastníků.
- Objednatel - subjekt, který má zájem uskutečnit kongres a který připravuje odborný program.
- Organizátor akce - specializovaná cestovní kancelář, většinou PCO, který zabezpečuje veškeré služby, které s akcí souvisí.
Objednatel kongresové akce - buďto z firemního sektoru, tj. přímo výrobní, obchodní, vzdělávací nebo jiný subjekt nebo nějaké mezinárodní sdružení. Mezi objednatelem akce a jejím organizátorem (dále jen PCO) je uzavřena obchodní smlouva. Objednatel si vybírá (často v konkurzu) organizátora akce.
Objednatel rozhoduje na základě svých potřeb o cíli a věcném obsahu akce, přijímá rozhodnutí o počtu a struktuře účastníků, termínu a délce akce, o rozpočtu akce a finančním zajištění (sehnání sponzorů akce).
Je nejdůležitější, mnohdy měsíce (někdy i roky) před začátkem kongresové akce začíná příprava akce. Příprava zahrnuje tyto činnosti:
- Příprava odborného programu a zpracování časového plánu
Objednatel určuje hlavní referáty, diskusní příspěvky včetně jejich rozsahu. PCO pak zpracovává program, který se zasílá účastníkům.
- Určení místa akce a výběr rokovacích místností
Podle zadání od organizátora, který určí základní charakter akce (především její velikost) PCO vybere místo konání. V našem případě by se vzhledem k předpokládanému počtu osob akce konala v Kongresovém centru v Praze.
- Vybavenost technikou
Závisí od druhu akce, objednatel je povinný vybavenost technikou přesně definovat, protože pronájem techniky je cenově náročný.
Obr. 2. Rokovací místnost
- Zabezpečení dopravních, ubytovacích a stravovacích služeb
- Dopravní služby
Dopravu do místa konání akce si platí účastníci sami, PCO pouze zařizuje dopravu v místě konání akce. Jedná se o zabezpečení případných transferů z letišť, vlakových nádraží, dále dopravu pro případné doplňkové služby - výlety pro účastníky popř. pro jejich doprovod.
- Ubytovací služby
Účastníci akce si většinou ubytování platí sami, nebývá zahrnuto do účastnického poplatku. PCO však účastníkům akce nabízí a v případě zájmu rezervuje ubytování. Nabídka by měla být v různých kategoriích, aby si klienti mohli vybrat. Preferují se hotely vyšších kategorií. PCO zabezpečuje ubytování uzavíráním tzv.“Opčních smluv“ s dostatečným časovým předstihem.
- Stravovací služby
PCO zabezpečuje především stravování během dne. Snídaně a večeře bývají součástí hotelových služeb při ubytování. Pokud si organizátor přeje, součástí akce mohou být také slavnostní rauty nebo bankety.
- Dopravní služby
- Zabezpečení doplňkového programu a doplňkových služeb
Doplňkový program je rovnocennou součástí odborného programu. Záleží na druhu kongresu - velké kongresy mohou mít mimořádné divadelní představení (opera, balet), nabídku individuálního zabezpečení lístků na kulturní a sportovní akce. S nabídkou je potřeba účastníky seznámit předem - vhodný oděv, obuv. Část doplňkového programu se hradí z účastnického poplatku, část je fakultativní.
- Cenová kalkulace včetně účastnického poplatku
Cenová kalkulace vyžaduje shromáždění potřebných podkladů o cenách (přesných nebo předběžných) a jejich zpracování do souhrnné kalkulace. Je potřebné ji zpracovávat s předstihem, její výsledek je podklad pro rozhodování objednatele o způsobu akce, je podklad pro stanovení výše účastnického poplatku - vložného.
Kromě účastnického poplatku si platí účastníci sami dopravu do místa konání, ubytování, část stravy a část nebo celý doplňkový program. V účastnickém poplatku je kalkulováno především s těmito náklady:
- nájem za pronájem rokovacích místností
- úprava interiéru rokovacích místností
- poplatky za případné zapůjčení a instalování techniky v rokovacích sálech
- mimořádné dopravné - transfer
- občerstvení během rokování
- péče o účastníky
- honoráře referujícím
- tisk písemných materiálů
- spoje a poštovné (pozvánky, telefon,)
- cestovní náhrady spojené s zařizováním
- vlastní náklad...
Zanechat komentář