Cestovní náhrady podle zákoníku práce a souvisejících předpisů

Poskytování cestovních náhrad je upraveno především zákonem č. 262/2006 Sb. , zákoníkem práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce “ nebo „ZP “). Pro některé osoby však platí jiné předpisy, např. zákon o státní službě , zákon o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů a další speciální předpisy. Některé z těchto speciálních předpisů odkazují z hlediska poskytování cestovních náhrad na zákoník práce , jiné ne.

Zákoník práce umožňuje poskytovat zaměstnancům cestovní náhrady formou paušální částky. Využití této možnosti znamená výrazné zjednodušení administrativních činností souvisejících zejména s vyúčtováním cestovních náhrad. Při stanovení paušální částky je však nutno postupovat zcela v souladu s § 182 zákona č. 262/2006 Sb.

Zákoník práce umožňuje zaměstnavateli povolit zaměstnanci přerušení tuzemské i zahraniční pracovní cesty z důvodů ze strany zaměstnance.

Zaměstnavatelé poměrně často vyžadují, aby zaměstnanci vykonávali práci na svém pracovišti i mimo svou pracovní dobu. Přestože jsou v takovém případě povinni poskytnout zaměstnancům náhrady výdajů, které jim v této souvislosti vznikly, většinou tak nečiní. O jaké náhrady se jedná? Podle § 151 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, a to v zásadě při cestách uvedených v § 152 zákoníku práce . Podle § 156 odst. 2 zákoníku práce se pro účely cestovních náhrad považuje za pracovní cestu také cesta uvedená v § 152 písm. c) zákoníku práce , tj.

V případě, kdy zaměstnavatel povolil zaměstnanci použít na pracovní cestě místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy soukromé vozidlo, není při vyúčtování náhrady jízdních výdajů k ceně jízdného určeným hromadným dopravním prostředkem dálkové přepravy připočítávána cena jízdného MHD.

Druhy cestovních náhrad (§ 156 ZP)

Při všech uvedených cestách přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů, výdajů za ubytování, zvýšených stravovacích výdajů, nutných vedlejších výdajů a jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny při pracovní cestě trvající déle než 7 kalendářních dní.

Náhrada zvýšených stravovacích výdajů (stravné) přísluší zaměstnanci podle doby trvání cesty v kalendářním dni (příp. při pracovní cestě spadající do dvou dnů, je-li to pro zaměstnance výhodnější) nejméně ve výši stanovené zákoníkem práce, příp. upravené pro příslušný rok prováděcí vyhláškou MPSV.

Podmínky pro poskytnutí náhrady jízdních výdajů jsou upraveny pro všechny druhy dopravních prostředků, které zaměstnanec při cestě použije. Náhrada výdajů za ubytování zaměstnanci nepřísluší v případě, že výši výdajů zaměstnanec neprokáže. Zaměstnavatel však může v takovém případě postupovat podle § 185 a odpovídající náhradu zaměstnanci poskytnout.

Zaměstnavatel není povinen náhradu výdajů za ubytování poskytnout po dobu přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance a při návštěvě člena rodiny po dobu pracovní cesty, pokud si vzhledem k podmínkám nemusel ubytování zachovat i po tuto dobu. Zaměstnanci přísluší také náhrada nutných vedlejších výdajů souvisejících s pracovní cestou.

Kromě uvedených náhrad může zaměstnavatel v podnikatelské sféře poskytnout svému zaměstnanci také další náhrady výdajů. Jde zejména o náhrady, které sice nejsou uvedeny v hlavě II části sedmé zákoníku práce, ale jsou uvedeny v hlavě III, tj.

Podle ustanovení § 164, resp. § 171 zákona č. 262/2006 Sb. , zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP “ nebo „zákoník práce “) přísluší zaměstnanci náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to v prokázané výši. Nemůže-li zaměstnanec jejich výši prokázat, přísluší mu náhrada ve výši odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Praktickým příkladem je např. úhrada parkovného prostřednictvím SMS, kdy zaměstnanec nemá o úhradě žádný písemný doklad, který by mohl k vyúčtování cestovních náhrad přiložit. Vzhledem k tomu, že uvedenou cenu obvyklou lze zejména v zahraničí těžko ověřit, prakticky to znamená ve výši, kterou zaměstnanec uvede ve vyúčtování pracovní cesty.

Nicméně zaměstnavatel může, podle důvodové zprávy k zákoníku práce , zaměstnancem uvedenou neprokázanou výši korigovat podle svých zkušeností o cenách věcí a služeb obvyklých v době a místě konání pracovní cesty.

Na tuzemských i zahraničních pracovních cestách používají zaměstnanci k úhradám nebo k výběru hotovosti z bankomatu poměrně často platební karty, a to jak tzv. firemní platební karty (platební karty vystavené bankou k účtu zaměstnavatele na jméno zaměstnance), tak i své soukromé platební karty, tj. karty vystavené na jméno držitele, který je majitelem účtu. Pokud používají firemní platební karty, tak je při vyúčtování cestovních náhrad vše zpravidla bez problémů. Doporučuji ale vyúčtování cestovních náhrad provést až poté, kdy bude k dispozici výpis z účtu k této kartě.

Určitým nešvarem, zejména některých hotelů v Praze (i v jiných městech v ČR) je, že požadují uhradit ubytování v eurech a i fakturu či jiný doklad o ceně ubytování vystavují v této měně. V některých případech na vystaveném dokladu uvádí přepočet částky v eurech na české koruny, a to svým kurzem. Takový postup nelze z hlediska poskytování cestovních náhrad při tuzemských pracovních cestách akceptovat, protože při tuzemské pracovní cestě se všechny výdaje ve vyúčtování cestovních náhrad uvádí v české měně a doplatek nebo přeplatek se vypořádává se zaměstnancem v české měně. Do vyúčtování cestovních náhrad z tuzemské pracovní cesty nelze zahrnovat částky v cizí měně, není je totiž jak přepočítat na české koruny.

Kurzy k přepočtu měn uvedené v § 183 a 184 zákoníku práce jsou kurzy určené pro přepočet měn při zahraničních pracovních cestách a nelze je tedy použít k jakémukoliv přepočtu měn při tuzemské pracovní cestě.

Jako místo nástupu a ukončení pracovní cesty je poměrně často určováno nádraží (zastávka) autobusu nebo vlaku, případně při zahraničních pracovních cestách letiště a jako začátek pracovní cesty je pak považován odjezd vlaku, autobusu, odlet letadla apod. a jako konec pracovní cesty jeho příjezd (přílet) příslušného dopravního prostředku. Za součást pracovní cesty není považován průjezd obcí, která je pravidelným pracovištěm zaměstnance ani průjezd obcí, ve které má zaměstnanec pravidelné pracoviště.

Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování (§ 183-184 ZP)

Zaměstnanci, který je vyslán na tuzemskou anebo na zahraniční pracovní cestu, je zaměstnavatel povinen poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud není dohodnuto, že záloha poskytnuta nebude. Zaměstnanec tedy o zálohu na pracovní cestu nežádá. Je povinností zaměstnavatele mu ji poskytnout. Při poskytování zálohy nejde o zálohu jen na stravné či kapesné, ale o zálohu na všechny druhy cestovních náhrad.

Dohoda o neposkytnutí zálohy je individuální dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Lze ji sjednat písemně i ústně. Za souhlas zaměstnance s tím, že mu nebude poskytnuta záloha na pracovní cestu, se považuje i případ, kdy zaměstnanec na pracovní cestu odjel bez zálohy. Případné neposkytování záloh nelze stanovit ve vnitřním předpisu ani sjednat v kolektivní smlouvě.

Záloha může být zaměstnanci poskytnuta formou cestovního šeku, zapůjčením platební karty anebo v hotovosti v dohodnuté měně. Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně nutně v měně, ve které se vypočítává podle vyhlášky Ministerstva financí zahraniční stravné. Jestliže je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu např. do Polska, pro které je vyhláškou MF stanovena základní sazba stravného v EUR, neznamená to, že zaměstnanci musí být poskytnuta záloha v EUR. Měla by být poskytnuta ve měně, kterou bude zaměstnanec příslušné služby (ubytování, jízdní výdaje apod.) hradit, tj. v uvedeném případě ve złotých.

Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná. Poskytnutí zálohy zaměstnanci v hotovosti v cizí měně je nutno provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenou a správně vedenou.

Poskytnutí platební karty zaměstnanci je v řadě případů velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě zaměstnance pravidelný přehled o konkrétních výdajích, o nichž může účtovat na základě výpisu z účtu, ke kterému byla platební karta vydána. Nic také nebrání tomu, aby byla zaměstnanci (na základě jeho žádosti o provádění bezhotovostních úhrad) záloha poskytnuta převodem na jeho účet u některé z bank. Samozřejmě tak, aby si ji mohl před pracovní cestou z účtu vybrat. Tento postup je možný na základě žádosti zaměstnance. Zaměstnavatel nemůže o takovémto postupu rozhodnout ve vnitřní směrnici ani nemůže zaměstnanci nařídit, aby mu sdělil číslo svého účtu.

Zaměstnanec je povinen do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty, nedohodne-li se se zaměstnavatelem na jiné době, předložit zaměstnavateli všechny písemné doklady nezbytné k provedení vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Nedodržení uvedené lhůty zaměstnancem nemá za následek ztrátu práva na náhrady cestovních výdajů. Podle § 609 a násl. NOZ je promlčecí doba tříletá, a jestliže tedy zaměstnanec uplatní své právo na cestovní náhrady, tj. předloží zaměstnavateli prakticky jakýmkoliv způsobem doklady, na základě nichž lze jeho nárok posoudit, do 3 let po ukončení pracovní cesty, je zaměstnavatel povinen mu cestovní náhrady poskytnout. Zaměstnavatel však zmeškání uvedené desetidenní lhůty bez vážných důvodů může posuzovat jako porušení povinností vyplývajících z pracovního závazku zaměstnance.

Jako součást vyúčtování musí zaměstnanec předložit příslušné doklady prokazující oprávněnost výše jednotlivých druhů cestovních náhrad a uvést časový průběh pracovní cesty a u zahraniční pracovní cesty také okamžiky překročení státních hranic příslušných států. Nejvhodnějším způsobem je provedení vyúčtování na tiskopisu, který obsahuje místo pro uvedení příslušných údajů a všech druhů náhrad. Je vnitřní záležitostí zaměstnavatele, zda (případně jaký) tiskopis k tomuto účelu používá, neboť používání tiskopisů k vyúčtování pracovní cesty není žádným obecně platným předpisem stanoveno.

Je v zájmu zaměstnavatele, aby zaměstnanec svým podpisem potvrdil správnost údajů uvedených ve vyúčtování, zejména údajů o časovém průběhu pracovní cesty a o tom, zda mu byla či nebyla poskytnuta bezplatně strava (která jídla - snídaně, oběd, večeře a který den). Po předložení všech potřebných dokladů zaměstnancem je zaměstnavatel povinen do deseti pracovních dnů, není-li mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem dohodnuta jiná doba, uspokojit nároky zaměstnance týkající se příslušné pracovní cesty (rozdíl proti poskytnuté záloze). Ani nedodržení této lhůty neznamená zánik nároku zaměstnance na náhradu cestovních výdajů.

Zaměstnanec se může dohodnout se zaměstnavatelem, že mu budou doplatky cestovních náhrad poskytovány převodem na jeho účet např. současně se mzdou. Stejně tak se může zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout, že mu přeplatky zaměstnanec vrátí převodem na jeho účet. Žádným zákonným předpisem není stanovena povinnost zaměstnance přiložit k vyúčtování písemnou zprávu z pracovní cesty. Je plně v kompetenci zaměstnavatele určit, ve kterých případech, příp. i jakou formou vypracovanou zprávu vyžaduje.

Zjištění výše přeplatku či doplatku

Při vyúčtování zahraniční pracovní cesty má významnou úlohu záloha poskytnutá zaměstnanci na cestovní náhrady. Tato záloha se zpravidla vyúčtovává v měně, ve které byla zaměstnanci poskytnuta. Postup při vyúčtování zálohy je však závislý také na tom, zda skutečný nárok zaměstnance na cestovní náhrady týkající se zahraniční části pracovní cesty je vyšší anebo nižší než poskytnutá výše zálohy (tzn. má-li zaměstnanec "doplatek" nebo "přeplatek").

V případě, kdy zaměstnanci byla poskytnuta záloha vyšší, než je jeho nárok na cestovní náhrady, vrací zaměstnanec zaměstnavateli příslušnou částku (přeplatek):

• v měně, ve které mu byla poskytnuta záloha,
• v měně, na kterou poskytnutou měnu v zahraničí směnil,
• v české měně,
• v jakékoli kombinaci uvedených měn.

Pokud byla zaměstnanci poskytnuta nižší záloha, než je skutečná výše cestovních náhrad, vznikne doplatek, který zaměstnavatel zaměstnanci vyplatí v české měně, příp. v jiné dohodnuté měně.

Přeplatek anebo část přeplatku, který se týká příslušné pracovní cesty a který zaměstnanec zaměstnavateli vrací v české měně, se zaokrouhluje na celé koruny nahoru. Přeplatek v cizí měně se nezaokrouhluje a případný rozdíl se vypořádává v české měně. Na celé koruny nahoru se zaokrouhluje i doplatek poskytovaný za příslušnou pracovní cestu zaměstnanci v české měně.

Pro přepočty měn je však vždy nutno použít správný kurz.

Používání kurzů pro určení výše cestovních náhrad

Pro přepočet výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady (doplatku či přeplatku) zjištěné v cizí měně na jinou cizí měnu (nebo na Kč), tj. pro zjištění výše částek, které budou se zaměstnancem vypořádávány a o kterých bude následně účtováno, se použijí kurzy uvedené v ustanoveních § 183 a 184 ZP, tj. v případě, kdy:

• zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a kurzy vyhlášené ČNB platné v den poskytnutí zálohy,
• zaměstnanci nebyla záloha poskytnuta kurzy vyhlášené ČNB platné v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Při použití kurzu ze směny poskytnuté měny v zahraničí není důležité, jak vysokou částku příslušné měny zaměstnanec směnil, ale to, že ji směnil v zahraničí. Případný poplatek za směnu poskytnuté měny v zahraničí (doložený dokladem) je nutným vedlejším výdajem souvisejícím s pracovní cestou, který je součástí náhrad cestovních výdajů, jež zaměstnavatel se zaměstnancem řádně vyúčtuje.

Pokud však zaměstnanec smění poskytnutou měnu před odjezdem do zahraničí v tuzemsku, nelze k uvedeným přepočtům použít kurz směny, neboť nejde o směnu provedenou v zahraničí. Případný poplatek za směnu je však také nutným vedlejším výdajem.

Je výrazný rozdíl v použití kurzů pro přepočet nároku zaměstnance na náhrady cestovních výdajů z jedné měny na jinou měnu a použitím kurzů pro účtování o takto vypočtených částkách, tj. pro účtování o uskutečněných účetních případech. Pro účtování o částkách v cizí měně použije účetní jednotka kurzy, které má v souladu s ustanoveními § 4 odst. 12 a § 24 odst. 6 ZoÚ uvedeny ve své vnitřní účetní směrnici. Účetní kurzy nelze použít pro stanovení výše cestovních náhrad (přeplatku doplatku) náležících zaměstnanci.

Pokud je přeplatek anebo doplatek náhrad vypořádáván v cizí měně, nelze ho zaokrouhlit na celé částky bez desetinných míst. Drobné částky cizí měny však lze i v tomto případě přepočítat za použití správného kurzu na českou měnu a vypořádat v české měně.

Patřičnou pozornost je nutno věnovat správnému použití kurzů pro přepočet náhrad z jedné měny na měnu jinou, protože v etapě vyúčtování, tj. při zjišťování výše nároku zaměstnance na náhrady, přeplatku či doplatku, se používají zpravidla jiné kurzy než při účtování o cizích měnách. V účetnictví účetní jednotky tak zpravidla vždy vzniknou na příslušných účtech kurzové rozdíly.

Příklady vypořádání

Vypořádání doplatku: Při vyúčtování cestovních náhrad ze zahraniční pracovní cesty byl zjištěn nárok zaměstnance na doplatek ve výši 53,76 EUR. Zaměstnavatel se dohodl se zaměstnancem na vypořádání v EUR. Protože ve valutové pokladně EUR neměl zaměstnavatel drobné, vyplatil zaměstnanci 50,00 EUR a zbytek doplatku přepočetl na českou měnu kurzem ČNB platným v den poskytnutí zálohy (např. 24,517 Kč/EUR), tj. 3,76 x 24,517 = 92,18 Kč, takže po zaokrouhlení na celé koruny nahoru doplatil zaměstnanci 93 Kč.

Vypořádání přeplatku: Po skončení pracovní cesty byl zjištěn přeplatek zaměstnance ve výši 7,40 CHF. Zaměstnanec se dohodl se zaměstnavatelem, že část přeplatku vrátí v CHF a zbytek v české měně. Zaměstnanec vrátil 5 CHF, zbytek přeplatku byl přepočten kurzem ČNB platným v den poskytnutí zálohy (např. 25,108 Kč/CHF), tj. 2,40 x 25,108 = 60,25 Kč, takže zaměstnanec po zaokrouhlení na celé koruny nahoru vrátil ještě 61 Kč.

Dohoda o poskytování záloh: Lze v kolektivní smlouvě nebo ve vnitřním předpisu upravit, že zálohy na pracovní cesty nebudou poskytovány a že vypořádání nároku zaměstnanců na cestovní náhrady bude prováděno pouze jeden den v měsíci, např. v den výplaty?

1.2 Cestovní a jiné náhrady - sazby pro rok 2025

S účinností od 1. 1. 2025 byly vyhláškou MPSV č. 475/2024 Sb. změněny sazby, na jejichž základě se vypočítávají nároky zaměstnanců na cestovní náhrady při tuzemských a zahraničních pracovních cestách. Základní sazby zahraničního stravného jsou pro rok 2025 stanoveny vyhláškou Ministerstva financí č. 373/2024 Sb. K 1. 1. 2025 byla také změněna výše paušální náhrady nákladů při práci na dálku podle § 190a ZP, a to vyhláškou MF č. 474/2024 Sb.

Vyhláškou MPSV č. 475/2024 Sb. byly také změněny sazby základních náhrad za používání silničních motorových vozidel a stanoveny průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad zaměstnancům. Minimální výše sazby základní náhrady uvedená v § 157 odst. 4 ZP pro rok 2025 činí:

• u osobních silničních motorových vozidel 5,80 Kč/km,
• u jednostopých vozidel a tříkolek na 1,60 Kč/km,

tzn. že u nákladních automobilů a autobusů činí podle § 157 odst. 5 ZP 11,60 Kč/km.

Stravné

S účinností od 1. 1. 2025 byly vyhláškou MPSV č. 475/2024 Sb. změněny sazby stravného, která zaměstnanci přísluší při tuzemských pracovních cestách. Za každý kalendářní den tuzemské pracovní cesty tak od 1. 1. 2025 poskytne zaměstnanci zaměstnavatel neuvedený v § 109 odst. 3 ZP stravné podle § 163 odst. 1 ZP nejméně ve výši:

• 148 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 225 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 353 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin,

a zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP stravné podle § 176 odst. 1 ZP ve výši:

• 148 Kč až 177 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 225 Kč až 271 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 353 Kč až 422 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Autor Ing. Karel Janoušek uvádí komplexní pohled na problematiku pracovních cest a poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnanců v podnikatelské sféře i ve sféře veřejně prospěšných poplatníků daně z příjmů právnických osob (včetně pracovních i služebních cest) a při podobných cestách fyzických osob - podnikatelů. Čtenáři jsou předložena dokonce i řešení vybraných souvisejících oblastí, jako např. vznik práce přesčas na pracovní cestě, dovolená před, po a během pracovní cesty, současné poskytnutí stravného a menu stravenek i stravy za sníženou úhradu v příspěvkové sféře, používání soukromých a cizích vozidel na pracovní cestě a s tím související povinnosti zaměstnavatele a zaměstnance včetně daně silniční, v právním stavu platném k 1. 1. 2019. Publikace obsahuje také pomocná a vysvětlující grafická znázornění včetně tiskopisů, cestovní příkaz, vzor vnitřní směrnice o cestovních náhradách a rozhodnutí o paušalizaci cestovních náhrad.

Autor v této publikaci komentuje zásady a postupy při poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnanců v podnikatelské sféře i ve sféře veřejně prospěšných poplatníků.

Řešená témata

Autor uvádí řadu praktických příkladů týkajících se sjednání nebo zjištění pravidelného pracoviště, zjištění a prokazování výše jednotlivých druhů cestovních náhrad včetně vlivu bezplatně poskytnutého jídla na tuzemské a zahraniční stravné, použití kurzů k přepočtům cizích měn při zjištění výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady, různých způsobů poskytování záloh na cestovní náhrady a postup při jejím neposkytnutí, vypořádání nároku zaměstnance a zaúčtování příslušných nákladů v účetnictví příslušné účetní jednotky.

Podrobně také komentuje a představuje příklady poskytování cestovních náhrad při výkonu práce doma a z domova (home office), při přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance i v jiných složitějších případech, jako např. použití letadel v zahraničí apod.

Komentář není v této příručce uveden po paragrafech, ale ve věcném členění - od vymezení osob, kterým cestovní náhrady podle zákoníku práce přísluší, příp. jim je lze poskytnout, až po vypořádání nároku se zaměstnancem a jeho zaúčtování. Publikace obsahuje také pomocná a vysvětlující grafická znázornění k textu i příkladům. Součástí publikace je rovněž komentář a příklady složitějších případů včetně použití kurzů k přepočtům měn a používání platebních karet k platbám v zahraničí. Uvedeny jsou i odkazy na příslušné judikáty a nejčastější chyby při poskytování cestovních náhrad.