Jak spočítat cestovní náhrady: Vzorec, stravné a důležité informace

Cestovní příkaz neboli "cesťák" vyplňujete se zaměstnancem ve chvíli, kdy ho vyšlete na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů.

Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje.

Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním. Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.

Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách. V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).

Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí. Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu).

Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním. K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.

Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet. Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.

Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu.

Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.

Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.

Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.

Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele na pracovní cestu silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.

Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, spotřeba se vypočte aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených (§ 158 odst.

Náhrada za opotřebení je stanovena vyhláškou.

Jezdíte v práci často na služební cesty? V tom případě by vás mohlo zajímat, jaké jsou sazby pro české a zahraniční stravné. Za jakých situací dochází ke krácení stravného, nebo třeba jak vysoké dostanete náhrady při cestování vlastním automobilem.

Cestovní náhrady se totiž netýkají jen stravného (diet), ale i nákladů na dopravu. Ať už se jedná o vlastní automobil nebo veřejnou dopravu. § 157 zákoníku práce říká, že pokud použijete se souhlasem zaměstnavatele taxi, vlak, autobus či svůj automobil či motocykl, tak vám náleží proplacení nákladů v prokázané výši.

U veřejné dopravy či taxislužby je prokázání výše nákladů snadné. Potřebujete pro zaměstnavatele jen doklady za jízdu. V případě, že používáte pro přepravu na služební cestě svoje auto či motocykl (samozřejmě po předchozím schválení zaměstnavatele), máte nárok na tzv.

Vzhledem k rychlému růstu cen pohonných hmot a energie, byla vyhláška např .v roce 2022 již dvakrát aktualizována. Poprvé 11.3 a po druhé 13.5.2022. Aktuálně platné částky k 1.1.2025 najdete v textu níže.

Jako cena pohonných hmot se používá ta, která je stanovena vyhláškou (vyhláška o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad pro rok 2025).

Další položkou, na kterou máte při služební cestě nárok je stravné. Zákoník práce jeho sazby rozlišuje pro pracovníky v soukromé nebo státní sféře.

Výše uvedené sazby stravného pro zaměstnance v soukromém sektoru jsou brány jako minimální. Pokud zaměstnavatel chce, může je navýšit. Na rozdíl od soukromého sektoru, nelze ve veřejném sektoru stravné navyšovat. Samozřejmě nemůže být ani sníženo.

Jelikož se při pracovních cestách mohou zaměstnanci dostat i do zemí, kde je strava výrazně dražší než v ČR, myslí zákon i na tuto situaci. Výše zahraničního stravného je stanovena vyhláškou (aktuální je vyhláška o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2025), která je každý rok aktualizována. To nemusí nutně znamenat, že se mění všechny položky v ní. Teoreticky může nastat situace, kdy má zaměstnanec nárok na české i zahraniční stravné současně. Jedná se o situaci, kdy pracovní cesta v rámci ČR trvá alespoň 5 hodin a alespoň 1 hodinu v zahraničí.

Kapesné není z pohledu zaměstnance nárokovou cestovní náhradou a je plně na uvážení zaměstnavatele zda je pro své zaměstnance bude poskytovat. Tato dobrovolnost platí i pro jeho výši. Ta nemá minimální ani maximální omezení. Kapesné je určeno pro výdaje osobního charakteru - ať už se jedná o vstup do muzea, poplatek za využití minibaru nebo nákup drobností pro rodinu. Kapesné je tu pro vás a je jedno za co je utratíte.

Jediné omezení se vztahuje na typ pracovní cesty. Pokud je výše kapesného do 40% zahraniční stravného (nezkráceného, bez ohledu na fakt, zda měl zaměstnanec bezplatné jídlo či nikoliv) poskytnutého zaměstnavatelem, tak se jedná o příjem, který nepodléhá dani z příjmů.

Podle § 153 ZP (zákoníku práce) je zaměstnavatel nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu povinen určit podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad (viz Povinnosti před pracovní cestou). Může však stanovit také další podmínky pro konání pracovních cest. Některé podmínky přitom nemusí určovat bezprostředně před příslušnou pracovní cestou, ale může je stanovit např. ve vnitřní směrnici.

V následujících příkladech budeme předpokládat (není-li v zadání příkladu uvedeno jinak), že zaměstnavatel ve své vnitřní směrnici upravil některé základní podmínky pro konání tuzemských a zahraničních pracovních cest, a to takto:

• Tuzemské pracovní cesty stravné se stanoví podle doby trvání pracovní cesty ve výši horní sazby příslušného rozpětí platného pro příspěvkovou sféru, při bezplatném poskytnutí jídla charakteru snídaně, oběda nebo večeře se stravné za každé bezplatně poskytnuté jídlo snižuje o maximální procentní míru podle zákoníku práce.
• Zahraniční pracovní cesty při bezplatném poskytnutí stravy zaměstnanci v zahraničí se zahraniční stravné snižuje za každé bezplatně poskytnuté jídlo (snídaně, oběd, večeře) o maximální procentní míru uvedenou v zákoníku práce, kapesné se stanoví ve výši 40 % zahraničního stravného podle § 180 ZP.

Zaměstnanec může jako dopravní prostředek na pracovní cestě použít své soukromé vozidlo na základě žádosti zaměstnavatele anebo při určení jiného dopravního prostředku na základě jeho souhlasu pouze v případě, že:

• na vozidlo je uzavřena smlouva o pojištění podle zákona č. 168/1999 Sb. (zákonné pojištění),
• vozidlo má platnou technickou prohlídku,
• zaměstnanec má platný řidičský průkaz,
• zaměstnanec se zúčastnil proškolení a přezkoušení podle § 103 odst. 2 a 3 ZP a je zdravotně způsobilý k řízení vozidla.

Tyto skutečnosti musí zaměstnanec prokázat před použitím vozidla.

Přestože na náklady zaměstnavatele uvedený postup nemá negativní dopad, není postup zcela vhodný. Dokladem o jízdním výdaji je totiž originál jízdenky, nikoliv její fotokopie. Protože společnou jízdenku uhradil první zaměstnanec, vyúčtuje uvedené jízdní výdaje (800 Kč) a uvede, že zahrnují také částku za jízdní výdaje za druhého zaměstnance. Druhý zaměstnanec jízdní výdaje nevyúčtuje (žádné jízdní výdaje mu nevznikly).

Právo na náhradu jízdních výdajů má pouze ten zaměstnanec, kterému jízdní výdaje skutečně vznikly. Jízdní výdaje nevznikly zaměstnancům, kteří jeli jako spolucestující, ale vznikly jen tomu zaměstnanci, jehož vozidlo bylo použito. Protože byl jako dopravní prostředek určen autobus a dodatečně povoleno vlastní vozidlo zaměstnance, přísluší tomuto zaměstnanci podle § 157 odst. 2 ZP náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, tj. autobusem. Ostatním zaměstnancům nepřísluší žádná náhrada jízdních výdajů.

Jestliže je z technického průkazu vozidla zřejmé, že třetí hodnota je hodnotou o tzv. kombinované spotřebě podle norem EU, pak je tuto hodnotu k uvedenému účelu nutno použít, protože je to tak stanoveno v ustanovení § 158 odst. 4 ZP. V případě, že v technickém průkazu není jednoznačně kombinovaná spotřeba uvedena, musí být použita spotřeba zjištěná jako aritmetický průměr ze všech tam uvedených hodnot o spotřebě.

Podle ustanovení § 158 odst. 3 ZP prokazuje zaměstnanec cenu PHM dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Zaměstnanec tedy dokladem prokazuje cenu PHM (Kč/litr), nikoliv spotřebované množství PHM. Je tedy zcela nepodstatné, jaké množství PHM nakoupil. Musí však jít o nákup pohonné hmoty, kterou vozidlo jako palivo podle zápisu v technickém průkazu skutečně používá.

Souvislost s pracovní cestou prakticky znamená, že PHM byla do vozidla nakoupena v době trvání pracovní cesty, příp. před či po pracovní cestě. Podle mého názoru je běžná tolerance dva dny před až dva dny po pracovní cestě. Pouze v případě, kdy zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu PHM neprokáže, použije se ke stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované PHM průměrná cena uvedená v platné vyhlášce MPSV.

Jediné, co se při stanovení výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady zaokrouhluje, je doplatek nebo přeplatek za příslušnou pracovní cestu v české měně. To také znamená, že v průběhu stanovení výše náhrady jízdních výdajů za použití vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl, se nezaokrouhluje, případně (jak je obvyklé) zaokrouhluje na dvě desetinná místa.

Stravné se při pracovní cestě neposkytuje na konkrétní snídani, oběd či večeři, ale jako náhrada zvýšených výdajů na stravování při pracovní cestě s tím, že v případě bezplatně poskytnutého jídla přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatně poskytnuté jídlo charakteru snídaně, oběda či večeře, a to zákoníkem práce v § 163 odst. 2 a 3 ZP, resp. § 176 odst. 3 a 4 ZP uvedeným způsobem.

Postup uvedený v ustanovení § 189 ZP je určen pro zaokrouhlování sazeb stravného, které vyhlašuje MPSV pro příslušný rok prováděcí vyhláškou. Vzhledem k tomu nelze tento způsob použít při stanovení výše nároku zaměstnance na stravné. Zaokrouhlování cestovních náhrad je upraveno v § 183 odst. 3 a odst. 5 ZP, a to tak, že se zaokrouhluje přeplatek nebo doplatek v české měně, a to na celé Kč nahoru.