Výpočet dovolené za odpracované dny: Vzorec a změny od roku 2021

S účinností od 1. ledna 2021 došlo k zásadní změně ve výpočtu dovolené. Nově se dovolená stanovuje podle počtu odpracovaných hodin, a nikoli již za odpracované dny, jak tomu bylo doposud. Tato novela, zavedená zákonem č. 285/2020 Sb., přinesla spravedlivější přepočet pro zaměstnance s proměnlivým úvazkem nebo s různě dlouhými směnami během roku.

Každý zaměstnanec má podle zákoníku práce nárok na minimální výměru dovolené, která činí 4 týdny v kalendářním roce, což odpovídá 20 dnům. Ovšem existují i profese, kde je dovolená delší. Pedagogickým pracovníkům a akademickým pracovníkům vysokých škol náleží dovolená 8 týdnů v kalendářním roce. Také zaměstnancům, jimž přísluší dle zákona plat (státní zaměstnanci), zákoník práce stanovuje dovolenou v délce pěti týdnů v kalendářním roce.

Nárok na dovolenou se stanovuje dle počtu odpracovaných hodin, přesněji od týdenní pracovní doby zaměstnance určené v hodinách. Zákoník práce stanovuje zaměstnanci nárok na dovolenou v délce čtyř týdnů, tedy 20 dnů. Zaměstnancům, jimž náleží dle zákona plat (státní zaměstnanci) mají nárok na 5 týdnů dovolené.

Klíčovou změnou od roku 2021 je počítání nároku na dovolenou v hodinách namísto dní a její výpočet po týdnech namísto po měsících. Cílem nové úpravy je zjednodušit pravidla v situacích, kdy byl stávající postup příliš komplikovaný (nepravidelné rozvrhy směn, různě dlouhé směny v jednotlivých dnech), kdy bylo téměř nemožné najít správný a zároveň férový postup výpočtu nároku na dovolenou.

Podobným oříškem dosavadní právní úpravy je i výpočet dovolené při změně úvazku zaměstnance v průběhu roku. Většina mzdových účetních v takových situacích nakonec stejně sáhla k přepočítání dovolené přes hodiny, přestože s tím zákoník práce nepočítal.

Dobrou zprávou je, že výsledný nárok na dovolenou podle nové úpravy je většinou velmi podobný tomu, jaký by byl nárok podle úpravy loňské. Samozřejmě lze najít extrémní případy, kdy se bude konkrétní výsledek mezi oběma způsoby lišit i o více než jeden den dovolené, ale to je spíše důsledkem předchozí právní úpravy, která dovedla počítat dovolenou jen v dvanáctinách ročního nároku a tedy s velkými „skoky“.

Základní vzorec pro výpočet dovolené

Základní výpočet dovolené je velice jednoduchý. Pokud zaměstnanec odpracoval celý kalendářní rok, jeho dovolenou vypočteme jako násobek jeho týdenního úvazku a roční výměry dovolené u zaměstnavatele:

40 hodin (úvazek) x 5 týdnů (dovolená) = 200 hodin (dovolená)

Výsledná výměra dovolené tak umožní zaměstnanci čerpat přesně stejný počet dnů dovolené jako dosud. Pokud by zaměstnanec v uvedeném příkladu měl osmihodinové směny, mohl by vyčerpat právě 25 dní dovolené jako dosud:

200 hodin (dovolené) ÷ 8 hodin (směna) = 25 dní (dovolené)

Výpočet funguje stejně i pro kratší a zkrácené úvazky, kdy vyjde roční délka dovolené odpovídající kratšímu týdennímu úvazku.

Výpočet dovolené za část roku

Případy, kdy zaměstnanec odpracuje celý kalendářní rok, samozřejmě nejsou pravidlem. Ale ani v tomto případě není výpočet složitý.

Základní myšlenkou zákona je, že si zaměstnanec během roku „střádá“ odpracované hodiny a vždy, když takto „nastřádá“ svůj týdenní úvazek dostane jednu dvaapadesátinu svého ročního nároku na dovolenou (který už spočítat umíme). Jinými slovy si roční výměru dovolené rozdělíme na 52 dílů, a vždy když zaměstnanec odpracuje jeden týden (jeden svůj úvazek), tak získá nárok na jeden díl (dvaapadesátinu) dovolené. Výsledek se pak na konci ročního výpočtu zaokrouhlí nahoru na celé hodiny (a ne na půldny jako dosud).

Příklad z praxe

Pojďme si to ale zkusit na složitějším příkladu - mějme zaměstnance, který má týdenní úvazek 37,5 hodiny a odpracuje v roce 265 hodin a firma poskytuje jen 4 týdny dovolené. Nejprve si vypočteme, kolik celých úvazků v roce zaměstnanec odpracoval tak, že počet odpracovaných hodin vydělíme týdenním úvazkem a výsledek zaokrouhlíme dolů na celé číslo (protože nás zajímají jen celé odpracované týdny/úvazky):

265 hodin (odpracovaných) ÷ 37,5 hodin (úvazek) = 7,06 zaokrouhleno dolů 7 (úvazků)

Pokračujeme vynásobením příslušnými dvaapadesátinami ročního nároku (jehož výpočet už známe z předchozího příkladu), a nezapomeneme na závěr výsledek zaokrouhlit nahoru na celé hodiny:

7 (úvazků) × (37,5 hodin (úvazek) × 4 týdny (dovolená))/52 týdnů (v roce) = 20,19 zaokrouhleno 21 hodin (dovolené)

(zlomek je v příkladu jen pro ukázku logiky výpočtu, výpočet vyjde stejně, i pokud bychom 52 nechali na konci vzorce se znaménkem )

Zaměstnanci nemají nárok na dovolenou od „prvního dne“ práce, ale až když odpracují minimálně 4 své úvazky. To znamená, že pokud zaměstnanec v zaměstnání potřebný počet hodin neodpracuje, nebude mít v daném roce žádnou dovolenou. Podobné pravidlo obsahovala i předcházející právní úprava, když nárok na dovolenou za odpracované dny podmiňovala odpracováním nejméně 21 směn.

Pokud by zaměstnavatel zaměstnanci v jednom kalendářním roce rozvrhl více hodin, než odpovídá úvazku zaměstnance, bude mít zaměstnanec nárok na dovolenou odpovídající odpracovaným hodinám. Jedná se ale pouze o hodiny rozvržené zaměstnavatelem „navíc“ při nerovnoměrném rozvržení pracovní doby, nikoli například o hodiny práce přesčas. Výpočet je stejný jako v předchozím případě - pokud by zaměstnavatel rozvrhl a zaměstnanec během roku odpracoval 60 úvazků, při 40hodinové pracovní době a výměře dovolené 4 týdny:

60 (úvazků) × (40 hodin (úvazek) ×4 týdny (dovolená))/ 52 týdnů (v roce) = 184,6 zaokrouhleno 185 hodin (dovolené)

Filozofie postupného „střádání“ dovolené samozřejmě neznamená, že by nebylo možné poskytovat dovolenou „zálohově“, tedy už během roku předpokládat, že pracovní poměr zaměstnance bude pokračovat a poskytnout mu dovolenou ještě před tím, než si ji „odpracuje“, jak je dnes běžné ve většině firem.

Změna úvazku během roku

Pokud dojde ke změně úvazku zaměstnance během roku, použijeme opět stejný výpočet, pouze vypočteme obě části roku samostatně a výsledky sečteme. Pokud si tedy vezmeme zaměstnance, který odpracuje první polovinu roku (26 týdnů) s úvazkem 40 hodin a druhou polovinu roku (26 týdnů) s úvazkem 20 hodin a zaměstnavatel poskytuje 5 týdnů dovolené:

• 26 (úvazků) × (40 hodin (úvazek) × 5 týdnů (dovolená))/52 týdnů (v roce) = 100 hodin (dovolené za 1. pololetí)
• 26 (úvazků) × (20 hodin (úvazek) × 5 týdnů (dovolená))/52 týdnů (v roce) = 50 hodin (dovolené za 2. pololetí)
• 100 hodin (dovolené za 1. pololetí) + 50 hodin (dovolené za 2. pololetí) = 150 hodin (dovolené)

Z výsledku je vidět, že celková dovolená odpovídá poměru času, který zaměstnanec odpracoval s konkrétním úvazkem. Pokud se mění pouze rozvržení pracovní doby, ale nemění se úvazek (například zaměstnanec začne pracovat na méně dní s delšími směnami), není potřeba měnit výpočet dovolené, protože důležitý je nově pouze úvazek, nikoli rozvržení pracovní doby (na rozdíl od předchozí právní úpravy, která vše počítala přes průměrný počet pracovních dnů v týdnu).

Připadne-li v době dovolené zaměstnance svátek na den, který je jinak jeho obvyklým pracovním dnem, nezapočítává se mu do dovolené (to neplatí v případě, kdy zaměstnanec by byl jinak povinen v den svátku směnu odpracovat podle § 91 odst. 4 a čerpání dovolené v tento den bylo určeno na jeho žádost).

Dovolená bez práce?

Pro účely dovolené se některé doby počítají jako odpracované, i když zaměstnanec nepracoval. Jedná se například o dobu dovolené, překážek na straně zaměstnavatele, překážek na straně zaměstnance podle nařízení vlády č. 590/2006 Sb., mateřské dovolené nebo ošetřování dítěte mladšího 10 let. Může se to na první pohled zdát „nefér“, ale bez tohoto pravidla by se zaměstnanci například krátila dovolená i za čerpání dovolené nebo za svátky, kdy nepracoval. Obdobné pravidlo navíc platilo i v předchozí právní úpravě.

Nová úprava dále stanoví doby, které se započítávají jen pokud zaměstnanec v daném roce odpracoval alespoň 12 úvazků. Jedná se o doby rodičovské dovolené, dočasné pracovní neschopnosti (mimo pracovní úraz a nemoci z povolání), karantény a jiných překážek v práci (mimo uvedené nařízení vlády). Tyto doby se ale započítávají nejvýše v rozsahu 20 úvazků v jednom roce. Naopak pokud zaměstnanec v roce neodpracoval alespoň 12 úvazků, nezapočítávají se tyto doby vůbec.

Nově ale platí pravidlo, že musí k čerpání nařizovat celé směny. Kratší čerpání může zaměstnavatel nařídit pouze se souhlasem zaměstnance, a i v tomto případě se musí jednat alespoň o polovinu směny, ledaže by šlo o dočerpání zbývajících hodin dovolené v roce. Smyslem tohoto pravidla je nečerpat dovolenou po troškách („v pátek jděte domů po obědě, máte dovolenou“), protože by to neumožnilo potřebné zotavení zaměstnanců.

Mění se i režim krácení dovolené, kdy nově může zaměstnavatel krátit dovolenou právě jen o počet neomluveně zameškaných hodin, nikoli až o trojnásobek jako dosud.

Nová pravidla platí až pro dovolenou za rok 2021. Dovolená za předchozí roky se bude posuzovat a čerpat podle dosavadních pravidel.

Převádění dovolené

I nová úprava přebírá pravidlo, že dovolená by se měla vyčerpat v příslušném roce. Nově platí výjimka, že pokud zaměstnavatel poskytuje dovolenou delší než 4 týdny (6 týdnů u pedagogických pracovníků) může dovolenou nad tento rozsah zaměstnavatel převést do dalšího roku na základě písemné žádosti zaměstnance. To samozřejmě neznamená, že by o zbývající nevyčerpanou dovolenou zaměstnanec přišel. Tu musí zaměstnavatel samozřejmě převést také, ale musí navíc doložit, že ji nebylo možné v daném roce z provozních důvodů ze strany zaměstnance vyčerpat.

Jak na dovolenou v praxi

Jak jsme si na příkladech ukázali, výsledky výpočtů dovolené podle nových pravidel zůstávají velmi podobné. Hlavním úkolem personalistů je nyní novou právní úpravu dobře komunikovat zaměstnancům. V praxi se například osvědčuje uvádět na výplatní pásce vedle nároku na dovolenou v hodinách i její orientační přepočet na dny (směny), jak byli zaměstnanci dosud zvyklí.

Přestože bude výpočty jako dosud provádět mzdová účtárna prostřednictvím specializovaného software, musí být personalisté připraveni odpovídat na zvídavé dotazy zaměstnanců k výpočtu dovolené podle nové právní úpravy.

Náhrada mzdy za dovolenou

Náhrada mzdy za dovolenou se počítá z průměrného hodinového výdělku v kalendářním čtvrtletí, které předcházelo čtvrtletí, kdy v zaměstnání dovolenou čerpáte.

Kalendářní čtvrtletí jsou v každém roce čtyři: leden až březen, duben až červen, červenec až září a říjen až prosinec. A jsou pevně stanovené. Při výpočtu náhrady mzdy se tedy nevychází z výdělků ve třech měsících, které vaší dovolené bezprostředně předcházely (i když to tak samozřejmě často vyjde), ale vždycky ze jmenovaných čtvrtletí.

Takže jestli se letos chystáte k moři nebo na chatu například v srpnu, náhrada mzdy se vypočte z vašich výdělků za duben až červen. Pokud jste zaměstnaní celý rok, stanovuje vám účtárna zaměstnavatele průměrný výdělek čtyřikrát ročně: vždycky prvního ledna, prvního dubna, prvního července a prvního října.

Kdy na dovolené vyděláte

Svůj průměrný výdělek zjistíte, když hrubou mzdu za příslušné čtvrtletí vydělíte počtem odpracovaných hodin.

Do hrubé mzdy se započítávají i odměny a prémie. Při výpočtu průměrného výdělku je ale ještě nutné zohlednit, jaký typ prémie vám šéf dal. Mimořádná prémie se započítává celá. Jestli jste ale dostali odměnu, která se váže k delšímu období, například roční nebo půlroční prémii či třináctý plat, zahrne se do hrubého výdělku za každý měsíc jenom poměrná část: v případě půlroční prémie jedna šestina, z roční prémie nebo třináctého platu dvanáctina.

Váš průměrný výdělek ale může stoupnout i jiným způsobem než odměnami, a to nižším počtem pracovních dnů (a tedy i hodin) v předchozím čtvrtletí.

V případě, že jste v předchozím kalendářním čtvrtletí u zaměstnavatele odpracovali míň než 21 dní, nebude se náhrada mzdy odvozovat z průměrného výdělku, ale z očekávaného, pravděpodobného výdělku - tedy z hrubé mzdy, jakou byste dostali za předpokladu, že byste v předchozím čtvrtletí pracovali.

Při určování pravděpodobného výdělku se zohledňuje běžná výše vaší mzdy, případně výše mzdy kolegů, kteří pro zaměstnavatele dělají obdobnou práci.

Průměrný ani pravděpodobný hrubý výdělek samozřejmě nemůže klesnout pod hranici minimální mzdy, která pro rok 2021 dělá 15 200 korun měsíčně (90,50 korun za hodinu).

Daně a odvody

Náhrada mzdy za dovolenou se daní stejně jako mzda. Totéž platí pro odvody zdravotního pojištění a sociálního pojištění.

V praxi se za měsíc, kdy jste měli dovolenou, jednoduše sečte vaše hrubá mzda za odpracované dny a náhrada mzdy za dovolenou.

Příklady výpočtů nároku na dovolenou

Příklad 1

Zaměstnanec nastoupil k zaměstnavateli 1. 10. 2021 a bude pracovat ve stanovené týdenní pracovní době 40 hodin. Do konce roku odpracoval 529 hodin. Roční dovolená u zaměstnavatele činí 5 týdnů. Jaký nárok na dovolenou zaměstnanci vznikne?

Pokud by zaměstnanec pracoval celý rok, jeho nárok na dovolenou by činil 40 × 5 = 200 hodin/rok. Zaměstnanec však pracoval pouze 529 hodin => 529 / 40 = 13 a 9 zbytek, ke zbytku se nikdy nijak nepřihlíží.

Příklad 2

Zaměstnanec nastoupil k zaměstnavateli 1. 10. 2021 v kratší týdenní pracovní době 30 hodin a do konce roku odpracoval 396 hodin. Dovolená u zaměstnavatele činí 5 týdnů. Aby zaměstnanci vůbec nějaký nárok na dovolenou vnikl, musí reálně anebo fiktivními dobami odpracovat alespoň 4násobek týdenní stanovené/zkrácené/kratší pracovní doby.

Příklad 3

Zaměstnanec nastoupil k zaměstnavateli 1. 1. 2021 v stanovené týdenní pracovní době 37,5 hodin a do konce pracovního poměru odpracoval 142,5 hodin. Dovolená u zaměstnavatele činí 5 týdnů za rok. Jaký nárok na dovolenou zaměstnanci vznikl? Zaměstnanec však pracoval pouze 142,5 hodiny => 142,5 / 37,5 = 3 a zbytek 30.

Příklad 4

Zaměstnanec nastoupil k zaměstnavateli 1. 1. 2021 (PÁ) v stanovené týdenní pracovní době 40 hodin a odpracoval celou směnu. Dne 4. 1. 2021 (PO) po odpracování 3 hodin se mu stal pracovní úraz (pracovní úraz je považován za výkon práce pohledem nároku na dovolenou, jak bylo uvedeno výše = fiktivně odpracovaná doba). V rámci následné dočasné pracovní neschopnosti („DPN“) byl neschopen do 28. 1. 2021 a 29. 1. po odpracování směny s ním zaměstnavatel zrušil pracovní poměr ve zkušební době. Jaký nárok na dovolenou vznikne, když zaměstnavatel poskytuje 4 týdny dovolené za rok?

Zaměstnanec pracoval 8 hodin (1. 1.) + 3 hodiny (4. 1.) + 8 hodin (29. Doba DPN z titulu úrazu je výkonu práce: 5 (4. 168 / 40 = 4 týdny a 8 hod. Nárok na dovolenou tedy bude: 4 × 160 / 52 = 12,3 hod.

Poznámka: Doby, které nejsou považovány za výkon práce (např. běžná DPN do 20násobku stanovené (zkrácené/kratší) týdenní pracovní doby bude znamenat „generování“ nároku na dovolenou.

Příklad 5

Zaměstnankyni končí mateřská dovolená dne 2. 1. 2022 (NE), pracuje v stanovené týdenní pracovní době 40 hodin, její zůstatek dovolené z předchozích let je 160 hodin. Požádala zaměstnavatele o čerpání řádné dovolené před nástupem na rodičovskou dovolenou. Jaký nárok na dovolenou jí vznikne, když zaměstnavatel poskytuje 4 týdny dovolené za rok v kontextu roku 2022, pokud zbytek roku stráví na rodičovské dovolené?

Mateřská dovolená je doba výkonu práce => 0 hodin (nekryje se s žádnou vypsanou směnou v roce 2022, protože 1. 1. byla sobota). Nárok na dovolenou tedy bude: 4 × 160 / 52 = 12,3 hod.

Příklad 6

Zaměstnankyni končí mateřská dovolená dne 31. 1. 2022, pracuje v stanovené týdenní pracovní době 40 hodin, její zůstatek dovolené z předchozích let je 400 hodin. Požádala zaměstnavatele o čerpání řádné dovolené před nástupem na rodičovskou dovolenou. Jaký nárok na dovolenou v kontextu roku 2022 jí vznikne, když zaměstnavatel poskytuje 5 týdnů dovolené za rok, pokud zbytek roku stráví na rodičovské dovolené?

Pokud by zaměstnankyně pracovala celý rok, její nárok na dovolenou by činil 40 × 5 = 200 hodin. Mateřská dovolená je doba výkonu práce => 168 hodin (leden). Dohromady = 568 / 40 = 14 týdnů a 8 hod. zbytek. Protože tímto dochází k odpracování 12násobku týdenní pracovní doby, je možné regulérně započítat i do 20násobku týdenní stanovené pracovní doby v budoucnu čerpanou rodičovskou dovolenou, tj. Celkově tedy odpracováno: (568 + 800) / 40 = 34 týdnů a 8 hod. Nárok na dovolenou v kontextu roku 2022, jenž bude poskytnut dotyčné po peněžité pomoci v mateřství, bude: 34 × 200 / 52 = 130,7 hod. => 131 hodin. Zde lze ještě konstatovat, že i tento nárok (protože si jej reálně vyčerpá) založí další nárok na dovolenou.

Příklad 7

Zaměstnanec má DPN od 16. 12. 2020 do 30. 11. 2021. Dne 1. 12. 2021 odpracuje celou směnu, 2. 12. odpracuje jen hodinu ze své směny a stane se mu pracovní úraz. Z titulu úrazu bude na DPN do konce roku 2021. Pracuje ve stanovené týdenní pracovní době 40 hodin. Jaký nárok na dovolenou v kontextu roku 2021 mu vznikne, když zaměstnavatel poskytuje 5 týdnů dovolené za rok?

Délka celé DPN = 238 směn, tj. 238 × 8 = 1 904 hodin, je možné ji nějak započíst do nároku na dovolenou? Není to možné, a to z toho důvodu, že nyní ještě nevíme, zda splní odpracovanost alespoň 12násobku stanovené/kratší pracovní doby. Prostým výpočtem je však na první pohled jasné, že nesplní. Doba reálného výkonu práce (1. 12. = 1 hodina a 2. 12. DPN z titulu úrazu je doba výkonu práce => 168 hodin + 7 hodin (ze dne 1. Nárok na dovolenou za rok 2021 bude: 4 × 200 / 52 = 15,38 hod.