Převod dovolené do dalšího roku: Podmínky a pravidla

Povinnost zaměstnavatele určit zaměstnanci čerpání dovolené v daném kalendářním roce, ve kterém mu na ni vzniklo právo, nemusí být vždy splněna. V takových případech může dojít k převodu dovolené do dalšího roku. Za jakých podmínek lze nevyčerpanou dovolenou převést do dalšího roku? Kdy je nutné vyčerpat převedenou dovolenou?

Práva a povinnosti zaměstnance a zaměstnavatele

Zaměstnanec sám o nástupu na dovolenou rozhodnout nemůže. Zaměstnanec může požádat o určení čerpání dovolené v určitém termínu a rozsahu, vždy však musí vyčkat rozhodnutí zaměstnavatele, kterým je mu daný termín a rozsah schválen. Pokud zaměstnanec chce čerpat dovolenou mimo rozvrh určený zaměstnavatelem, musí jej o to požádat a je na zaměstnavateli, zda zaměstnanci vyhoví či nikoliv. Pokud zaměstnavatel zaměstnanci vyhoví a umožní mu čerpat dovolenou v jím požadovaném termínu, lze souhlas zaměstnavatele považovat za určení nástupu dovolené ve smyslu ust. § 217 odst. 1 zákoníku práce.

Zaměstnanec sám je oprávněn určit si čerpání dovolené pouze v jednom jediném případě, a to pokud mu zaměstnavatel neurčí čerpání dovolené do 30. června roku následujícího po roku, kdy na tuto dovolenou vzniklo zaměstnanci právo. Ztráta kontroly zaměstnavatele nad určením čerpání dovolené tohoto zaměstnance je ve své podstatě jednou ze sankcí uvalených na zaměstnavatele za porušení jeho povinnosti určit čerpání dovolené zásadně v roce, kdy na ni vznikl nárok nebo výjimečně z naléhavých provozních důvodů do konce roku následujícího.

Dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel dle rozvrhu čerpání dovolené vydaného s předchozím souhlasem odborové organizace. Pokud u zaměstnavatele odborová organizace nepůsobí, sestavuje rozvrh čerpání dovolené zaměstnavatel sám. Zákoník práce nestanoví blíže formu a způsob vedení rozvrhu čerpání dovolené.

Doba čerpání dovolené by měla být určena tak, aby si zaměstnanec mohl dovolenou vyčerpat zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo. Pokud je dovolená zaměstnanci poskytnuta v několika částech, musí alespoň jedna část činit nejméně 2 týdny vcelku, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné délce čerpané dovolené. Čerpání dovolené po částech by tedy mělo být spíše výjimkou, v praxi je však pravidlem.

Určenou dobu pro čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen zaměstnanci oznámit s předstihem. Zaměstnavatel je povinen tuto dobu oznámit písemně zaměstnanci nejméně 14 dnů dopředu, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší době. Dle ust. § 218 odst. 6 zákoníku práce může zaměstnavatel zaměstnanci s jeho souhlasem výjimečně určit čerpání dovolené v rozsahu kratším, než činí délka směny, nejméně však v délce její jedné poloviny. Pokud je však zbývající část dovolené v kalendářním roce kratší i než polovina směny, je možné k vyčerpání této zbývající dovolené poskytnout dovolenou i na dobu kratší, než je polovina směny.

Základní pravidla pro čerpání dovolené

• Čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen zaměstnanci určit tak, aby zaměstnanec dovolenou vyčerpal v kalendářním roce, ve kterém mu právo na dovolenou vzniklo.
• Převod dovolené nastává ze zákona, nikoliv na základě rozhodnutí zaměstnavatele.
• V případě, že zaměstnavatel dovolenou zaměstnanci v kalendářním roce neurčí, právo na nevyčerpanou část nezaniká, ale přechází do následujícího kalendářního roku.

Důvody pro převod dovolené do dalšího roku

Základním pravidlem je, že čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen zaměstnanci určit tak, aby zaměstnanec dovolenou vyčerpal v kalendářním roce, ve kterém mu právo na dovolenou vzniklo. Pokud z těchto důvodů nebude dovolená vyčerpaná v roce 2023, dochází k převodu dovolené do roku 2024. K tomu dochází bez jakéhokoliv dalšího opatření (jednání) přímo na základě ust. § 218 odst.

Zákoník práce dále připouští, aby na základě písemné žádosti zaměstnance, s přihlédnutím k jeho oprávněným zájmům, bylo možné část dovolené převést do následujícího kalendářního roku. Může se jednat například o situaci, kdy zaměstnanec plánuje v dalším roce delší dovolenou nebo bude potřebovat volno z důvodu narození dítěte nebo studia apod. Zaměstnanec tedy může využít možnosti dle ust. § 218 odst. 2 zákoníku práce a požádat o převod dovolené do roku následujícího. Zaměstnavatel může, ale nemusí takové žádosti vyhovět. Zaměstnavateli mohou bránit vážné provozní důvody, kupříkladu není možné zajistit zástup jiným zaměstnancem apod.

Ustanovení § 218 odst. 2 zákoníku práce představuje třetí případ, kdy nemusí být splněna povinnost zaměstnavatele určit zaměstnanci (vy)čerpání celé dovolené v daném kalendářním roce, za který náleží (prvními dvěma případy jsou naléhavé provozní důvody na straně zaměstnavatele a překážky v práci na straně zaměstnance ve smyslu ust. § 218 odst. 1 zákoníku práce). Možné jsou i kombinace důvodů k převodu dovolené do dalšího roku, když je možný převod dovolené dle ust. § 218 odst. 1 zákoníku práce (pro překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody zaměstnavatele) a zároveň postup dle ust. § 218 odst.

Otázkou v případě tohoto převodu dovolené je, zda v dohodě o převodu dovolené určit termín jejího odloženého čerpání. Součástí dohody o převedení dovolené k čerpání v následujícím kalendářním roce ve smyslu ust. § 218 odst. 2 zákoníku práce nemusí být uvedení termínu, kdy bude dovolená čerpána. Zaměstnanec ani nemusí znát přesný termín, kdy bude dovolenou potřebovat (například narození dítěte). Pokud ale zaměstnanec termín zná, bylo by vhodné tento do dohody uvést. Pokud termín čerpání dovolené nebude předem dohodnut, pak i pro smluvně převedenou dovolenou platí ust. § 218 odst. 4 zákoníku práce, takže nerozhodne-li zaměstnavatel o termínu čerpání dovolené v následujícím roce, do kterého byla dovolená převedena, do 30.

Kdy je nutné vyčerpat převedenou dovolenou?

Není-li dovolená vyčerpána v kalendářním roce, za který přísluší, dochází k jejímu převodu do roku následujícího a zaměstnavatel má nadále zákonnou povinnost tuto dovolenou zaměstnanci určit, a to tak aby došlo k jejímu vyčerpání nejpozději do konce tohoto kalendářního roku, tj. roku následujícího po roce, ve kterém právo na dovolenou vzniklo. V případě, že neurčí zaměstnavatel zaměstnanci dovolenou do 30. června následujícího kalendářního roku, přechází od 1. července právo určit dovolenou na zaměstnance.

Právo na určení nevyčerpané dovolené z předchozího roku přechází na zaměstnance a je na zaměstnanci, zda tohoto oprávnění využije. Dostačující je, pokud nejpozději do 30. června následujícího roku určí zaměstnavatel zaměstnanci dovolenou z předchozího roku (např. na dny po vánočních svátcích). Není tedy nutné do 30. června následujícího kalendářního roku přímo dovolenou vyčerpat, ale je nutné do tohoto data určit datum nástupu na dovolenou do 31. prosince. Pokud tak zaměstnavatel neučiní, může od 1. července následujícího kalendářního roku zaměstnanec zaměstnavateli sdělit, že bude čerpat nevyčerpanou dovolenou z předchozího roku, a to v době, kterou si sám určí.

Na rozdíl od zaměstnavatele, který má povinnost určit čerpání dovolené, u zaměstnance se jedná o jeho právo, nikoliv povinnost. Pro toto určení dovolené platí stejná pravidla jako pro určení dovolené zaměstnavatelem. Určenou dobu čerpání dovolené je zaměstnanec povinen písemně oznámit zaměstnavateli alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodnou na kratší době. Po 30. červnu následujícího kalendářního roku má právo určit dobu čerpání dovolené, na níž vzniklo zaměstnanci právo v předchozím roce, jak zaměstnavatel, tak i zaměstnanec. Dovolená bude čerpána na základě toho rozhodnutí o určení čerpání dovolené, které bylo učiněno dříve.

Shodná pravidla platí i u smluvně převedené dovolené. Pokud bude tedy část dovolené převedena na žádost zaměstnance dohodou se zaměstnavatelem k čerpání do roku následujícího ve smyslu ust. 218 odst. 2 zákoníku práce, zůstává zaměstnavateli povinnost určit ji zaměstnanci tak, aby byla vyčerpána nejpozději do konce následujícího kalendářního roku dle ust. § 218 odst. 3. To znamená, že i smluvně převedená dovolená z roku 2023 do roku 2024 musí být vyčerpána do konce roku 2024.

Zákoník práce počítá i s takovou situací, kdy není možné vyčerpat dovolenou ani do konce následujícího roku, za nějž dovolená náleží. Právo na dovolenou nezaniká, ani když není dovolená vyčerpána do konce následujícího kalendářního roku. Zaměstnavatel je povinen nevyčerpanou dovolenou zaměstnanci určit i v následujících letech. Dle ust. § 218 odst. 5 zákoníku práce nemůže-li být dovolená vyčerpána ani do konce následujícího kalendářního roku proto, že zaměstnanec byl uznán dočasně práce neschopným nebo z důvodu čerpání mateřské anebo rodičovské dovolené, je zaměstnavatel povinen určit dobu čerpání této dovolené po skončení těchto překážek v práci.

Pokud bez uvedených důvodů zaměstnavatel dovolenou zaměstnanci neurčí ani do konce následujícího kalendářního roku, porušuje právní předpis a může být inspektorátem práce sankcionován za porušení své povinnosti určovat nástup na dovolenou.

Příklad

Zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci 5 týdnů dovolené. V roce 2023 vyčerpal zaměstnanec pouze 3 týdny dovolené, 2 týdny přešli tudíž do roku 2024 a zaměstnavatel má povinnost tuto dovolenou zaměstnanci poskytnout nejpozději do 31. 12. 2024. Neurčí-li zaměstnavatel zaměstnanci čerpání těchto 2 týdnů dovolené z roku 2023 ani do 30. 6. 2024, má právo určit čerpání těchto 2 týdnů vedle zaměstnavatele i zaměstnanec.

Proplacení dovolené

Dle současné právní úpravy v ust. § 222 odst. 2 zákoníku práce nelze náhradu mzdy nebo platu poskytnout v jiném případě, než při skončení pracovního poměru. Toto ustanovení je kogentní, nelze se od něj smluvně odchýlit ani v případě dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Pokud zaměstnanci byla poskytnuta dovolená, na niž ztratil právo či toto právo nevzniklo, je povinen vrátit vyplacenou náhradu mzdy či platu.

Základní výměra dovolené dle zákoníku práce je 4 týdny. Výměra dovolené zaměstnanců, kteří pobírají za svou práci plat, činí 5 týdnů v kalendářním roce a u pedagogických pracovníků a akademických pracovníků vysokých škol 8 týdnů.

Novela zákoníku práce

Na základě připravované novely zákoníku práce, která je v současné době v mezirezortním připomínkovém řízení, by mělo dojít k úpravě zejména u prací konaných z domova (tzv. home office), dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP a DPČ) a u doručování písemností. Pokud projde tato novela zákoníku práce zákonodárným procesem, pak by mohla platit nová pravidla od poloviny příštího roku.

Novela zákoníku práce přináší výrazné změny mimo jiné v oblasti práce mimo pracoviště zaměstnavatele (tzv. home office). Doposud byla v zákoníku práce sice možnost výkonu práce na home office zavedena, avšak bez výrazné bližší specifikace. Práci z domova bude moci zaměstnavatel nejen dohodnout, ale i jednostranně nařídit, a to v důsledku opatření orgánu veřejné moci. Zřejmě se počítá s dalšími covidovými opatřeními, tzv. Nově by však po novele měla při práci na home office být se zaměstnanci uzavřena písemná dohoda, která bude obsahovat mimo jiné místo výkonu práce, případně více takových míst (z domova, z chalupy apod.), způsob komunikace a způsob přidělování práce a její kontroly, způsob náhrady nákladů, způsob zajištění bezpečnosti práce a dobu trvání. Tuto dohodu by mělo být možné rozvázat buď dohodou, nebo výpovědí s 15denní výpovědní dobou.

Mezi hlavními novinkami u home office je, že zaměstnavatelé po účinnosti novely budou muset některým skupinám zaměstnanců home office umožnit, nebrání-li jim v tom vážné provozní důvody nebo povaha vykonávané práce. Mezi tyto skupiny zaměstnanců by měly patřit těhotné zaměstnankyně, zaměstnanci pečující o dítě mladší 15 let nebo o osobu závislou na péči jiné osoby. V případě, že by této žádosti zaměstnavatel nevyhověl, musel by zaměstnanci zamítnutí písemně odůvodnit.

Další novinkou bude povinnost platit zaměstnanci minimální paušální částku na pokrytí nákladů spojených s prací z domova. Návrh novely zákoníku práce výslovně stanovuje, že zaměstnavatel bude povinen hradit zaměstnanci náklady vzniklé v souvislosti s prací na home office, zejména pak plyn, elektřinu, vytápění či vodu. Pro tento účel stanoví i možnou formu úhrady paušální částkou, přičemž jiné náklady (zejména nahodilé) bude za účelem náhrady zaměstnanec zaměstnavateli prokazovat. Hodnota paušální částky bude stanovena zákonem a poté následně pravděpodobně každoročně upravována vyhláškou. Výchozí částka by měla činit 2,80 Kč za každou započatou hodinu práce.

Novela zákoníku práce však v této oblasti nerozlišuje, zda se jedná o home office jako benefit, který je poskytován výhradně na žádost zaměstnance, nebo o home office nařízený zaměstnavatelem, např. pokud nemá dostatečné kancelářské prostory pro všechny své zaměstnance. Home office jako benefit, u kterého by nemusel zaměstnavatel vyplácet zaměstnanci žádnou náhradu nákladů, je stále velmi atraktivním řešením pro obě strany.

Změny zákoníku práce by se měly dotknout i dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP a DPČ), které ve stávajícím rozsahu vynikají svou flexibilitou. Po novele by však v oblasti dohod mělo dojít k významné zpřísňující změně, která by spočívala zejména v povinnosti rozvrhování pracovní doby, kompletní aplikace zákoníku práce zejména v pracovní době, době odpočinku, zákonných příplatků, překážek v práci a dovolené. Dále pak i možnost zaměstnance žádat změnu z DPP/DPČ na pracovní poměr a k tomu i povinnost zaměstnavatele do 1 měsíce odpovědět na tuto žádost.

Změny by se dále měly týkat i doručování důležitých pracovních písemností, kdy by doručování již nemuselo být tak složité a náročné.