Cestovní příkaz – Vzor ke stažení a důležité informace

Cestovní příkaz, známý také jako "cesťák", je dokument, který se vyplňuje se zaměstnancem před vysláním na služební cestu. Slouží jako podklad pro výplatu stravného a dalších cestovních náhrad. Kromě toho slouží jako doklad o tom, kde se zaměstnanec během pracovní doby nacházel, což je důležité například v případě pracovních úrazů.

Ačkoli žádný zákon nenařizuje zaměstnavatelům používání cestovních příkazů, zaměstnavatel má povinnost proplatit zaměstnancům stravné a cestovní náhrady za služební cesty. Cestovní příkaz tento proces značně usnadňuje.

Kdy vyplňovat cestovní příkaz?

Cestovní příkaz se vyplňuje vždy před uskutečněním služební cesty zaměstnance. Pokud používáte účetní program nebo program pro zpracování mezd, pravděpodobně v něm najdete i funkci pro tvorbu cestovních příkazů. Zaměstnanec v programu vyplní údaje o cestě (kdy a kam jede) a nadřízený cestu schválí. Například v programu Money S3 můžete z často vystavovaných příkazů snadno vytvořit nový, nebo si cestu přetáhnout z Knihy jízd a program příkaz vygeneruje.

Alternativou je vyplnění papírového cestovního příkazu. Pokud nemáte k dispozici formulář, můžete si stáhnout šablonu z internetu nebo zakoupit vytištěné šablony v papírnictví.

V příkazu musí být uveden také dopravní prostředek. Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, záleží na rozhodnutí zaměstnavatele.

Jakmile se zaměstnanec vrátí z pracovní cesty, vyplní zadní část příkazu s informacemi o průběhu cesty. Zde uvede jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním.

K vyplněnému příkazu zaměstnanec přiloží doklady za všechny výdaje spojené s cestou - například za ubytování, parkování, obědy, školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravou, přiloží jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.

Dolní část příkazu, nazvaná "Vyúčtování pracovní cesty", vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí zaměstnanci náhrady. Pověřená osoba pak zaměstnanci vyplatí cestovní náhrady v hotovosti, případně je pošle na účet.

Pokud zaměstnanec využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.

Cestovní příkaz nemá přesně předepsanou podobu. Můžete použít jakýkoliv formulář, který obsahuje potřebné údaje.

Příklad formuláře cestovního příkazu:

Cesta po ČR vs. cesta do zahraničí

Ať už zaměstnanec cestuje po České republice nebo do zahraničí, cestovní příkaz se vyplňuje stejným způsobem. Používá se stejný formulář. Jediný rozdíl je, že na zadní straně průběhu cesty je nutné oddělit překročení hranic.

Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu se mají proplatit náhrady za pohonné hmoty.

Cestovní příkazy v Excelu nebo na papíře vs. elektronické cestovní příkazy

Jak už bylo zmíněno, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.

Formulář cestovního příkazu vyplňuje zaměstnanec, který uskutečnil pracovní cestu, nebo osoba odpovědná za administrativní evidenci pracovních cest. Vyplnění a podání cestovního příkazu se řídí zákoníkem práce a příslušnými vyhláškami upravujícími poskytování cestovních náhrad. Formulář lze podat v tištěné podobě s fyzickými doklady nebo elektronicky, pokud to zaměstnavatel umožňuje.

Změny v cestovních příkazech

V souvislosti s novelou zákona o vysokých školách je nutné, aby si osoby, kterým započala uznaná doba rodičovství před nabytím účinnosti tohoto opatření rektora, podaly žádost o evidenci uznané doby rodičovství. To se týká i osob, které již mají přerušené studium z důvodu těhotenství, porodu či rodičovství.

Důležité informace pro zaměstnance na dohodu:

• Sjednaný rozsah práce v hodinách může být uzavřen na max. 300 hodin v jednom kalendářním roce.
• Každý dohodář musí být seznámen s informacemi o dohodách a jejich změnách.
• Při skončení dohody o provedení práce se dostavte na personální oddělení.

Nárok na dovolenou u dohod

S účinností od 1. 1. 2024 vzniká nově nárok na dovolenou i zaměstnancům pracujícím na základě dohod konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti). Pro vznik nároku musí být splněny dvě podmínky: pracovně právní vztah trvá v kalendářním roce alespoň čtyři týdny a zaměstnanec odpracuje alespoň 80 hodin. Délka dovolené se pak stanoví jako 1/52 týdenní pracovní doby zaměstnance. Pro účely dovolené se za týdenní pracovní dobu považuje týdenní pracovní doba v rozsahu 20 hodin.

Odpovědnost k ochraně hodnot

V dohodě o odpovědnosti k ochraně hodnot je nutné konkretizovat hodnoty, které jsou svěřeny zaměstnanci k vyúčtování, za které se považují hotovost, ceniny, zboží, zásoby materiálu nebo jiné hodnoty, které jsou předmětem obratu nebo oběhu, s nimiž má zaměstnanec možnost osobně disponovat po celou dobu, po kterou mu byly svěřeny.

Rizikové faktory

Před uzavřením dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti v rizikovém prostředí je potřeba vyplnit formulář "Návrh na uzavření dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti". Do položky ostatní rizika může patřit např. manipulace s tlakovými lahvemi, práce s elektrickým nářadím, práce ve výškách, fyzická námaha, řízení vozidla u řidičů rezidentů, atd. Vyplnění formuláře je povinen zabezpečit (nejčastěji prostřednictvím zaměstnance) a podepsat vedoucí zaměstnanec pracoviště v oddílech A) a B).

Práce přesčas

Při stanovené 40hodinové týdenní pracovní době je prací přesčas až 41. mzda bez příplatku uvedeného v ustanovení § 114 odst. 1 zák. ustanovení § 78 odst. 1 písm. i) zák. Práce přesčas a příp.

Předání pracoviště

Při předávání pracoviště je nutné zajistit:

1. personální problematiku pracoviště - mzdová inventura, přehled prac. úvazků, délky prac.
2. soupis investičního majetku z odd. správy majetku děkanátu
3. příp. předání dokumentace o jiných skutečnostech, které by mohly mít vliv na řádný výkon práce zaměstnance na prac.

Výpověď z pracovního poměru

Výpověď z pracovního poměru podaná 18. 7. skončí 18. den v měsíci. Např. výpověď podaná 31. 7. skončí 30. 9. Délka výpovědní doby dva měsíce zůstává beze změny.

Zástup za vedoucího pracovníka

Vedoucí pracovník musí mít svého zástupce, který např. v případě nepřítomnosti vedoucího pracovníka zajišťuje běžný chod pracoviště, včetně schvalování docházky, a vykonává i další činnosti spadající do kompetence vedoucího zaměstnance dle dohody s nadřízeným. Trvalému zástupci bude automaticky příslušet příplatek za vedení, který se krátí dle výšky úvazku.