V dnešní době je efektivní správa pracovních cest klíčová pro každou firmu. Uživatelsky nejpohodlnější způsob pro vyúčtování uskutečněných výdajů pracovníky je pomocí specializovaného softwaru. Tyto aplikace zjednodušují proces vykazování a vyúčtování tuzemských a zahraničních cest, včetně záloh, cestovních náhrad a výdajů.
Výhody Používání Softwaru pro Cestovní Příkazy
- Automatické výpočty: Největším přínosem jsou automatické výpočty cestovních náhrad (stravné, kapesné) dle platných zákonů. Veškeré kalkulace (DPH, výsledné součty, odpočty záloh a soukromých výdajů) provede program sám.
- Elektronické schvalování: Součástí aplikace je vystavení cestovního příkazu, jeho elektronické schválení nadřízeným včetně výše zálohy. Jednotlivé vyúčtování cestovních náhrad (např. zahraniční pracovní cesta včetně výpočtu cestovních náhrad) lze elektronicky podepsat, odeslat tak nadřízenému ke schválení, ten připojí svůj podpis, stejně tak účetní.
- Úspora času a nákladů: Významnou úsporu a jedním z hlavních argumentů pro pořízení této aplikace je zásadní snížení zbytečných pracovních činností. A zejména, účetní pak musí desítky a stovky dokladů manuálně zaúčtovat.
- Integrace s účetními systémy: Pro náročné klienty zapracujeme nadstandarní požadavky typu schvalovacího kolečka, finančních limitů, export do účetního systému, tedy bez nutnosti ručního účtování (!) a další.
- Přehledné reporty: Uživatel jen tiskne výsledek ve formě přehledného reportu - co mu má být proplaceno. Výstupem je kompletní sestava výdajů spojených s jednou cestou.
- Mobilní přístup: Aplikace běží v internetovém prohlížeči.
Funkce Softwaru pro Cestovní Příkazy
- Vystavení cestovního příkazu: Cestovní příkaz neboli cesťák vyplňujete se zaměstnancem ve chvíli, kdy ho vyšlete na služební cestu.
- Evidence výdajů: Pracovník pak může k danému cestovnímu příkazu připojit i další výdaje během pracovní cesty, vratku, atd. K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně.
- Kniha jízd: Jednoduchá kniha jízd umožní zapisovat služební i soukromé jízdy přiděleným vozidlem. Pro delší cesty dopočítá Kniha jízd i hodnoty stravného. Program rozpočítává hodnoty služebních a soukromých kilometrů na peníze podle odebraných pohonných hmot.
- Správa vozového parku: Představujeme Vám balík programů pro provoz firemních vozidel, efektivní správu vozového parku, vedení agendy pracovních cest a výpočet silniční daně.
Proces Vyúčtování Cestovních Náhrad
Zjednodušte si proces na minimum konfliktů. Pouze pracovník vyplňuje, tomu to zabere nejméně času, další lidé v řetězci událostí již jen "klikají". Proces končí automatickým importem vyúčtování účetního systému, tzn. Pouze pracovník vyplňuje, tomu to zabere nejméně času, další lidé v řetězci událostí již jen "klikají". Proces končí automatickým importem vyúčtování účetního systému.
Kroky vyúčtování:
- Zadání požadavku: Vyberte místo a čas vaší cesty a nechte jí schválit nadřízeným.
- Schválení: Notifikace vás sama upozorní na požadavek ke schválení a vy můžete odkudkoliv žádost vyřídit.
- Vyúčtování: Po návratu z pracovní cesty, jen zaškrtněte položky stravného, doplňte údaje z cesty a nechte ostatní na automatických výpočtech a kontrolách.
- Evidence: Vyhotovené vyúčtování včetně celého „cesťáku“ předejte na účetní oddělení pro finální evidenci a zpětnou kontrolu.
Příklady Softwaru pro Cestovní Příkazy
- AUTOPLAN: Aplikace AUTOPLAN Kniha jízd slouží k evidenci a vyhodnocování provozu firemních i soukromých vozidel. Aplikace AUTOPLAN Cestovní příkazy slouží k evidenci a vyúčtování tuzemských i zahraničních pracovních cest se všemi náležitostmi dle platné legislativy.
- Money S3: Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.
- POHODA: Cestovní příkazy jsou součástí variant Standard, Premium a Komplet ekonomického systému POHODA.
- SmartFP: Modul SmartFP „Cestovní příkazy” vám zjednoduší správu pracovních cest a cestovních náhrad. Snadno vytvoříte, upravíte a schválíte cestovní příkazy online.
- Cestak.com: Ať jste živnostník, účetní nebo velká organizace, vyúčtování cestovních náhrad a dohledávání sazeb pro jednotlivé země není zrovna práce snů. Proto vznikl Cestak.com - cesťáky konečně jednoduše.
cestovni prikaz
Tuzemské vs. Zahraniční Cestovní Příkazy
Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.
Zahraniční cestovní příkazy:
- Zálohy je zde možné evidovat v různých měnách.
- Ke každé etapě je třeba z výklopného seznamu doplnit pole Země.
- Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel zaměstnancům poskytnout vedle stravného i kapesné v cizí měně do výše 40 % stravného.
Cestovní Příkazy v Excelu nebo na Papíře vs. Elektronické Řešení
Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Práce s papírovými doklady nikdy nebude efektivní. Vyzkoušeli jsme si to také. Horší je, že ani ekologická. Podle nás tyto dva argumenty bohatě stačí pro to zbavit se tisku papírových cesťáků jednou provždy. Myslete na přírodu s námi.
Funkce Účetního Oddělení
Účetnímu oddělení umožňuje nastavovat základní parametry programu (např. vlastnosti dokladů, hodnoty DPH, stravného, údaje o pracovnících, kurzovní lístek, atd.), dále umožňuje rychlou kontrolu dat dodaných pracovníky a hlavně, lze vytvořit formát pro export dat přímo do účetního systému (podporujeme SAP, SUN, BPCS a další).
Účetní oddělení provádí:
- Vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady.
- Přidá záznam do knihy jízd, pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto.
Automatizace Účetnictví
A zejména, účetní pak musí desítky a stovky dokladů manuálně zaúčtovat. Na čtvrté straně dochází k zúčtování zálohy (pokud byla zaměstnanci poskytnuta). Následuje přehled záloh a cestovních náhrad.POHODA vám automaticky vygeneruje doklady do agend Pokladna (záloha, přeplatek/doplatek), Interní doklady (vyúčtování zálohy, stravné, náhrady za použití soukromého automobilu) a Ostatní závazky (doplatek).
Automatizované procesy:
- Zaúčtování záloh do pokladny.
- Zaúčtování cestovních náhrad do agendy Interní doklady.
- Promítnutí případného doplatku či přeplatku do agendy Pokladna, resp. do agendy Ostatní závazky.
Porovnání funkcí softwaru pro cestovní příkazy
| Funkce | AUTOPLAN | Money S3 | POHODA | SmartFP | Cestak.com |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatické výpočty | Ano | Ano | Ano | Ano | Ano |
| Elektronické schvalování | Ano | Ano | Ano | Ano | Ano |
| Kniha jízd | Ano | Ano | Ne | Ne | Ne |
| Mobilní aplikace | Ne | Ne | Ne | Ano | Ano |
| Integrace s účetnictvím | Ano | Ano | Ano | Ano | Ano |
Díky digitalizaci faktur snížíte náklady spojené s tiskem, nákupem papíru a poštovným.
Zanechat komentář