Pracovní cesty jsou nedílnou součástí fungování mnoha firem. K evidenci pracovní cesty a vyúčtování náhrad slouží tzv. cestovní příkaz. Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje.
Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním.
Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu. Pokud se vám zamlouvá tento formulář, můžete ho použít jako vzor vyúčtování pracovní cesty. Odkaz vede na Google Tabulky, odkud si vzor stáhnete do počítače do Excelu.
Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.
Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.
Cestovní příkaz (NU 07) je formulář určený pro zaměstnance nebo osoby vykonávající pracovní cesty, které je nutné evidovat pro účely cestovních náhrad. Formulář vyplňuje zaměstnanec, který uskutečnil pracovní cestu, nebo osoba, která je odpovědná za administrativní evidenci pracovních cest. Vyplnění a podání cestovního příkazu se řídí zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.) a příslušnými vyhláškami upravujícími poskytování cestovních náhrad. Formulář lze podat v tištěné podobě s fyzickými doklady nebo elektronicky, pokud to zaměstnavatel umožňuje.
Jak by měl vypadat moderní cestovní příkaz?
Moderní cestovní příkaz by měl být:
- maximálně zautomatizovaný (minimalizace výskytu chyb),
- nastavený dle vnitřních předpisů (např. Kolektivní smlouvě),
- uživatelsky přívětivý (díky svým možnostem a funkcím, jako jsou např. nastavení číselníků, výpočtů atd. usnadňují zpracování údajů, použití nápovědy, atp. každý uživatel je schopen vyplnit složitější formulář).
Vyplňování cestovního příkazu krok za krokem
V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).
Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.
Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním.
K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.
Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet.
Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.
Cestovní příkaz neboli cesťák vyplňujete se zaměstnancem ve chvíli, kdy ho vyšlete na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů.
Příklad šablony cestovního příkazu
Uvedený příklad šablony, který vytváříme naleznete v souboru 3_6_1_cestprikaz.xlt. Jednotlivé části formuláře jsou pro ilustraci vyplněny modře.
Formulář obsahuje:
- údaje o zaměstnanci,
- údaje o pracovní cestě a
- údaje o vyúčtování.
Zaměstnavatel vystaví cestovní příkaz pro každého zaměstnance zvlášť.
Cestovní příkaz obsahuje informace o zaúčtování, tj. firmy.
V hlavičce se vyplňuje jméno zaměstnance. Osobní číslo může být nahrazeno např. v rámci firmy. Používá se doplnění ostatních identifikačních údajů (viz funkce „Svyhledat“). Dále se uvádí údaje o pracovní cestě zaměstnance. Zaměstnavatel schvaluje pracovní cesty zaměstnavatelem (většinou přímým nadřízeným zaměstnance).
V šabloně je přednastaven seznam dopravních prostředků dle údajů v Hlavičce. Prostředek se vybírá z rolovacího menu.
V formuláři je použitý nástroj pro ověření dat (menu: Data / Ověření). Například sazba zákl. náhrady, sazba za spotřebu PHM, spotřeba PHM dle TP. (Vložit / Funkce).
V případě použití veřejné dopravy vyplňuje pouze údaj Jízdné, který doloží jízdenkou.
Následující tabulka shrnuje klíčové prvky cestovního příkazu v Excelu:
| Část formuláře | Popis | Poznámky |
|---|---|---|
| Hlavička | Obsahuje identifikační údaje zaměstnance a firmy. | Osobní číslo zaměstnance, doplnění údajů pomocí funkce "Svyhledat". |
| Doprava | Výběr dopravního prostředku použitého pro cestu. | Seznam dopravních prostředků je přednastaven, možnost výběru z rolovacího menu. |
| Vyúčtování | Zahrnuje celkové náklady spojené s cestou. | Údaje se vyplňují na základě doložených dokladů a interních předpisů. |
Nastavení uzamčení a odemčení buněk se provádí v menu: Formát / Buňky / karta Zámek. Vybrat uzamčené buňky a Vybrat odemknuté buňky.
Pro usnadnění orientace je možné použít komentáře (menu: Vložit / Komentář). Komentář se zobrazí při najetí myši na příslušnou buňku. Komentář je indikován malým trojúhelníčkem v rohu přísl. buňky.
Cesta po ČR vs. zahraničí
Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.
Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.
Cestovní příkazy v Excelu nebo na papíře vs. elektronicky
Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.
Zanechat komentář