Cestovní příkaz je důležitý dokument pro zaměstnance i zaměstnavatele při pracovních cestách. Slouží k evidenci nákladů, vyúčtování cestovních náhrad a jako doklad o místě pobytu zaměstnance v pracovní době.
Cestovní příkaz (NU 07) je formulář určený pro zaměstnance nebo osoby vykonávající pracovní cesty, které je nutné evidovat pro účely cestovních náhrad. Formulář vyplňuje zaměstnanec, který uskutečnil pracovní cestu, nebo osoba, která je odpovědná za administrativní evidenci pracovních cest. Vyplnění a podání cestovního příkazu se řídí zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.) a příslušnými vyhláškami upravujícími poskytování cestovních náhrad. Formulář lze podat v tištěné podobě s fyzickými doklady nebo elektronicky, pokud to zaměstnavatel umožňuje.
Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu.
Pokud se vám zamlouvá tento formulář, můžete ho použít jako vzor vyúčtování pracovní cesty. Odkaz vede na Google Tabulky, odkud si vzor stáhnete do počítače do Excelu.
Cestovní příkaz neboli cesťák vyplňujete se zaměstnancem ve chvíli, kdy ho vyšlete na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů.
Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje.
Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním.
Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.
Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu (například tuto, další vzor najdete níže v článku), případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.
V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).
Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.
Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním.
K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravou, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.
Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet.
Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.
Cesta po ČR vs. Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.
Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.
Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.
Vyúčtování cestovního příkazu v programu POHODA
Cestovní příkazy jsou součástí variant Standard, Premium a Komplet ekonomického systému POHODA.
Na této záložce dojde k výpočtu částky přeplatku nebo doplatku z vyúčtování pracovní cesty. Sloupec Celkem vyjadřuje součet hodnot ve sloupcích Záloha, Výdaje, Stravné a Náhrady. Přepočet vyúčtování proběhne okamžitě po změně hodnoty, která má na vyúčtování vliv.
Tuzemské cestovní příkazy: Hodnoty uvedené v polích Středisko, Činnost a Zakázka se doplní na doklady vzniklé zaúčtováním cestovních příkazů.
Tato agenda slouží k vytváření a vyúčtování tuzemských cestovních příkazů. Nový cestovní příkaz můžete založit několika způsoby. Podobné nebo často se opakující cestovní příkazy rychle zapíšete pomocí kopírování (CTRL+K) nebo šablony. Dále můžete použít klávesu INSERT nebo povel Záznam/Editace/Vložit. Nový cestovní příkaz můžete také vytvořit přenesením jízdy pomocí povelu Přenos →/Kniha jízd → z nabídky Záznam.
Pokud máte v agendě Uživatelské nastavení zatrženou volbu Používat průvodce zavedením tuzemského cestovního příkazu, je možné nový cestovní příkaz vytvořit prostřednictvím průvodce, kterého vyvoláte přes klávesu INSERT nebo povel Záznam/Editace/Vložit.
Zálohy: Tato záložka slouží pro evidenci vyplacených záloh pracovníkům, kteří jsou vysláni na pracovní cestu.
Etapy pracovní cesty: V řadách POHODA E1 a POHODA SQL můžete v agendě Přístupová práva definovat práva uživatelů k jednotlivým číselným řadám cestovních příkazů konkrétních účetních jednotek.
Údaje vyplňte, pokud budete chtít provést vyúčtování pracovní cesty. V řadě POHODA E1 můžete sledovat historii změn jednotlivých cestovních příkazů. Sledování historie nastavíte v agendě Globální nastavení/Historie.
Výdaje: Tato záložka sleduje výdaje spojené s pracovní cestou. Ke každé zadané částce je nutné vyplnit typ výdaje, podle kterého se výdaj přiřadí do správného sloupce na tiskové sestavě Vyúčtování pracovní cesty. Na tuto záložku zapište všechny výdaje a uveďte způsoby jejich platby (hotově, platební kartou, šekem). Výdaje, u kterých zadáte platbu v hotovosti, vstoupí do vyúčtování pracovní cesty, úhrady platební kartou nebo šekem jsou pouze evidenční.
Stravné: Na tuto záložku se vygeneruje stravné, které náleží pracovníkovi po jednotlivých kalendářních dnech za celou dobu trvání pracovní cesty v rámci jednoho dne. Pokud zaměstnavatel zajistí svému zaměstnanci v průběhu pracovní cesty plně bezplatné stravování, stravné už pak neposkytuje. Zajistí-li bezplatné stravování částečně, výši stravného úměrně krátí. Přepočítání částek stravného můžete provést dvojklikem myši přímo na záložce Stravné v polích Snídaně, Oběd, Večeře, resp. povelem Přepočítat stravné z místní nabídky, kterou vyvoláte pravým tlačítkem myši.
Náhrady: K vyčíslení náhrad za používání silničních motorových vozidel dojde v případě, že je ve formuláři cestovního příkazu u jednotlivých etap nastaven typ dopravy auto vlastní. Pokud je u vlastního vozidla vyplněn druh vlastnictví Soukromé, vygeneruje se základní náhrada a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Je-li vyplněn druh vlastnictví Soukromé-PHM, vygeneruje se pouze náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Základní náhrada v tomto případě pracovníkovi už nenáleží.
Základní náhrada: celkový počet km ze záložky Etapy x sazba základní náhrady.
Jestliže byl při pracovní cestě nebo u některé z etap použit přívěs, zvyšuje se sazba základní náhrady až o 15 %. Pokud byste chtěli navýšit hodnotu procenta za použití přívěsu, najdete ji v agendě Vozidla.
Náhrada za spotřebované PHM: průměrná spotřeba PHM podle TP (uvedená v agendě Vozidla) x cena PHM (buď skutečná, nebo podle legislativy) / 100 x celkový počet kilometrů ze záložky Etapy pracovní cesty.
Zahraniční cestovní příkazy: Zahraniční cestovní příkazy se zobrazí pouze v případě, že máte v agendě Globální nastavení v sekci Cizí měny zatrženou volbu Povolit použití cizích měn.
Agenda slouží k vytváření a vyúčtování zahraničních cestovních příkazů. Ovládání a práce v agendě je prakticky shodná s agendou Tuzemské cestovní příkazy. V této části se proto budeme soustředit pouze na rozdíly mezi těmito agendami.
Zálohy: Zálohy je zde možné evidovat v různých měnách. U všech záloh poskytnutých v různých měnách je nutné pro správné vyúčtování cestovního příkazu zadat stejné datum vyplacení zálohy.
Etapy pracovní cesty: Ke každé etapě je třeba z výklopného seznamu doplnit pole Země. Podle vybrané země dojde ke stanovení stravného ve výši a měně, která je k příslušné zemi přiřazena podle vyhlášky, kterou se stanoví základní sazby stravného v cizí měně pro příslušný rok.
Směny: Pokud pracovník při pracovní cestě směnil poskytnutou měnu na jinou, provedete zápis na tuto záložku. Do pole CM kurz uvedete kurz, za který směna proběhla. Při vyúčtování zálohy bude použit pracovníkem doložený kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu.
Zatržením pole Použito určujete, který kurz uvedený u směny bude použit při vyúčtování zálohy poskytnuté pracovníkovi na pracovní cestu. Pokud pracovník nedoloží doklad o směně měny v zahraničí, použije se pro přepočet kurz ČNB platný v den určení zálohy. V takovém případě zrušte zatržení pole Použito kliknutím myší nebo klávesou mezerník.
Výdaje: Na tuto záložku zapište všechny výdaje uskutečněné v různých měnách.
Stravné: Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel zaměstnancům poskytnout vedle stravného i kapesné v cizí měně do výše 40 % stravného.
Výpočet stravného ovlivňuje sazba, která je nastavena u zvoleného pracovníka, délka trvání pracovní cesty a země, ve které pracovník strávil nejdelší dobu pracovní cesty v rámci jednoho dne. Hodnota stravného se odvíjí od země, která je uvedena na záložce Etapy pracovní cesty.
Po vyplnění zahraničního cestovního příkazu, resp. při změně údajů, program nabídne provedení vyúčtování. Po potvrzení se objeví průvodce, ve kterém je zapotřebí doplnit některé údaje a zkontrolovat ty vyplněné.
Zaúčtování cestovních příkazů
Cestovní příkazy můžete zaúčtovat i hromadně.
Zaúčtovat tuzemské a zahraniční příkazy můžete povelem Záznam/ Operace/Zaúčtování příkazů... Zobrazí se průvodce Zaúčtování záloh a cestovních náhrad. Na první straně zvolte, ze kterých cestovních příkazů mají být cestovní náhrady zaúčtovány.
Na druhé straně zvolíte způsob zaúčtování záznamů. Tedy to, jestli budete chtít provést zaúčtování záloh do pokladny a zaúčtování cestovních náhrad. V účetnictví se cestovní náhrady zaúčtují do agendy Interní doklady.
Na další straně zvolíte, zda se případný doplatek či přeplatek promítne do agendy Pokladna, resp. do agendy Ostatní závazky. Podle zvoleného způsobu zaúčtování přeplatku a doplatku budou v daňové evidenci zaúčtovány zároveň i cestovní náhrady.
Na čtvrté straně dochází k zúčtování zálohy (pokud byla zaměstnanci poskytnuta). Následuje přehled záloh a cestovních náhrad.
POHODA vám automaticky vygeneruje doklady do agend Pokladna (záloha, přeplatek/doplatek), Interní doklady (vyúčtování zálohy, stravné, náhrady za použití soukromého automobilu) a Ostatní závazky (doplatek). Na vytvořené doklady se můžete přepnout ze záložky Doklady.
Zaúčtované příkazy jsou označeny příznakem Zaúčtováno včetně uvedení dne zaúčtování.
Zaúčtované příkazy už není možné znovu zaúčtovat. Pokud je budete potřebovat zaúčtovat znovu, musíte nejprve úplně zrušit jejich zaúčtování, a to prostřednictvím povelu Záznam/Operace/Zaúčtování příkazů… V zobrazeném průvodci Zaúčtování záloh a cestovních náhrad zatrhněte volbu Zrušit zaúčtování cestovních příkazů. Dříve vytvořené doklady je nutné odstranit, resp. upravit ručně.
Tiskové sestavy
Díky sestavám, které jsou dostupné v těchto agendách, můžete snadno vytisknout cestovní příkazy k pracovní cestě včetně jejího vyúčtování, přehled stravného podle zvoleného období, výdajů a náhrad.
Carsharing v Praze – lepší než vlastní auto
Tabulka: Základní položky cestovního příkazu
| Položka | Popis |
|---|---|
| Jméno a příjmení zaměstnance | Identifikace osoby na pracovní cestě |
| Datum a místo vystavení | Kdy a kde byl příkaz vystaven |
| Účel cesty | Důvod pracovní cesty |
| Místo nástupu a ukončení cesty | Odkud a kam se cestuje |
| Dopravní prostředek | Jakým způsobem se cestuje (auto, vlak, autobus) |
| Záloha | Poskytnutá záloha na cestovní výdaje |
Vzor cestovního příkazu ke stažení:
Stáhnout vzor cestovního příkazu (Excel)
Zanechat komentář