Cestovní náhrady za použití soukromého vozidla v ČR

Své osobní auto nemusíte používat jen k cestám na dovolenou nebo na nákupy. Můžete ho používat mimo jiné také k podnikání. Pro služební cesty nebo při používání auta v podnikání je vhodné mít povinné ručení s dostatečnými limity i krytím. Nezáleží na tom, jestli podnikáte jako živnostník, nebo máte firmu s ručením omezeným. Pro všechny činnosti můžete používat své soukromé auto - tedy auto, které není zapsané v majetku firmy. Můžete s ním jezdit za klienty, vozit materiál nebo jím posílat své zaměstnance na služební cestu.

Měli byste ale vědět, že pokud využíváte v podnikání soukromé auto, vyplývají z toho pro vás různé povinnosti. Tady potom může jít jak o výhody, tak i o nevýhody - například o proplácení cestovních náhrad za osobní automobil vašim zaměstnancům.

Do konce roku 2021 bylo nutné platit státu za používání osobního auta v podnikání silniční daň, ale ta byla v roce 2022 zrušena (a nejen pro osobní auta, ale i pro dodávky a další typy motorových vozidel). Počet aut, která uvádíte jako majetek své firmy, také není omezen, jen byste měli být schopni prokázat, že je skutečně používáte k podnikání. Pokud si v rámci daně z příjmu chcete ušetřit peníze placením tzv. paušálu na dopravu, je možné tento paušál uplatnit pouze na maximálně 3 auta.

Jedete svým vlastním autem na služební cestu či posíláte svého zaměstnance na služební cestu a dopraví se tam svým osobním vozem? Pakliže je služební cesta delší, bude si zaměstnanec nárokovat také náhrady na stravné. Jejich výše se odvozuje od doby strávené na služební cestě, ale je možné je krátit, pokud zaměstnavatel zaměstnanci zajistí nějaké jídlo zdarma.

Náhrady za používání soukromého vozidla se řídí vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí ČR, která je aktualizována nejméně jednou ročně, a to vždy na začátku kalendářního roku. A pozor - zaměstnanec, který pro výkon svého povolání používá svůj vlastní autobus, traktor nebo nákladní vůz, má nárok na dvojnásobné cestovní náhrady.

Výpočet cestovních náhrad za osobní automobil

Někteří podnikatelé a zaměstnavatelé nevyužívají výpočet cestovních náhrad pro osobní automobil podle paušální částky stanovené ministerstvem. Využívají druhou variantu, jíž je uplatňování skutečných výdajů souvisejících s provozem vozidla. Nejlepším způsobem, jak tohle všechno ohlídat, je vedení si knihy jízd. Ta je oficiálním účetním dokladem a podnikatelé uplatňující náhrady tímto způsobem jsou ze zákona povinni takovou evidenci jízd vést.

Kniha jízd přitom může být jak v papírové, tak v elektronické podobě. Zaznamenávají se do ní všechny informace týkající se vozidla (SPZ, model, rok výroby atd.) a dále informace související s provozem vozidla, ze kterých je pak možné vypočítat cestovní náhrady na osobní automobil. Vyznačují se v ní soukromé i pracovní cesty a kniha jízd musí vždy začínat 1. ledna a končit 31.

Pokud používáte soukromé auto v podnikání, ale nechce se vám vést a kontrolovat knihu jízd a počítat ujeté kilometry, máte ještě třetí možnost. Jedná se o takzvaný paušál na dopravu nebo také o paušální náklady na dopravu. Ty je možné uplatnit na základě zákona o dani z příjmu a tato možnost je určena pro živnostníky a majitele firem. Paušální výdaje na dopravu jsou stanoveny částkou 5 000 Kč měsíčně. Jde o takzvaný daňově uznatelný náklad. Než tento způsob zvolíte, nejprve si ale propočítejte, jestli se vám to vyplatí.

A jak na výpočet cestovních náhrad na osobní automobil v tomto případě?

Změny a aktuální sazby pro rok 2025

Náhrady za použití soukromého vozidla v podnikání nejsou pořád stejné. Zaprvé se odvozují od zákonů v zákoníku práce, zadruhé se řídí vyhláškami Ministerstva práce a sociálních věcí ČR. Zároveň platí, že se mohou změnit i v průběhu kalendářního roku. Dále je potřeba brát v potaz i to, že na silnicích přibývá elektromobilů a ty nejezdí na benzin ani naftu. V minulosti ministerské vyhlášky s elektromobily nepočítaly, ale v posledních letech se v nich uvádí i cestovní náhrady na osobní elektromobil.

Pro rok 2025 platí dle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí č. 475/2024 Sb. při použití silničního motorového vozidla (kromě vozidla poskytnutého zaměstnavatelem) na žádost zaměstnavatele přísluší za každý ujetý kilometr základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Ministerstvo práce a sociálních věcí vždy na každý kalendářní rok v závislosti na vývoji cen vyhláškou mění sazbu základní náhrady za používání silničních vozidel a průměrnou cenu pohonných hmot.

Pokud jde o spotřebované pohonné hmoty, náhrada se vypočte jako násobek ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty je zaměstnanec zásadně povinen prokázat dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Spotřeba pohonné hmoty se vypočte z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu nebo osvědčení o registraci použitého vozidla. Zaměstnanec je za tímto účelem povinen předložit technický průkaz nebo osvědčení o registraci vozidla zaměstnavateli.

Při určení spotřeby pohonné hmoty používá zaměstnavatel z technického průkazu nebo z osvědčení o registraci vozidla údaj o tzv.

Sazba základní náhrady pro rok 2025

Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí v roce 2025 podle vyhlášky MPSV č. 475/2024 Sb. a v návaznosti na § 157 odst. 4 a 5 ZP u silničních motorových vozidel:

• u zaměstnavatelů podnikatelské sféry nejméně 5,80 Kč/km,
• při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %.

V případě, že zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele použije na pracovní cestu soukromý nákladní automobil nebo autobus, popřípadě traktor, přísluší zaměstnanci základní náhrada nejméně ve výši dvojnásobku sazby stanovené pro osobní automobil.

Nebyla-li výše sazby základní náhrady sjednána (v kolektivní smlouvě) nebo určena zaměstnavatelem (např. vnitřním předpisem) před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, přísluší zaměstnanci podle § 158 odst. 1 ZP sazba základní náhrady v minimální výši, jak bylo uvedeno (5,80 Kč/km u osobních silničních motorových vozidel), u zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry sazbu základní náhrady nelze sjednat nebo před pracovní cestou určit ve vyšší částce (pro osobní silniční motorové vozidlo platí 5,80 Kč/km).

Stanovení náhrady za spotřebované PHM

Náhradu za spotřebované pohonné hmoty určí zaměstnavatel ve výši násobku ceny pohonné hmoty a množství pohonné hmoty spotřebované vozidlem. Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se podle § 158 odst. 3 ZP vychází z ceny pohonné hmoty, kterou prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou.

Pro stanovení výdajů za pohonné hmoty spotřebované vozidlem, které má elektrický pohon nebo hybridní pohon kombinující spalovací motor a elektromotor, lze použít průměrnou cenu elektřiny stanovenou pro účely poskytování cestovních náhrad podle zákoníku práce. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem neprokáže cenu pohonné hmoty, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu pohonné hmoty stanovenou vyhláškou MPSV, pro rok 2025 se jedná o vyhlášku č. 475/2024 Sb.

Přehled průměrných cen PHM v Kč/litr v období 2024 - 2025

V případě, že poplatník chce uplatnit ceny vyšší (nakupuje za ceny vyšší, než jsou vyhlášené průměrné ceny pohonných hmot), je povinen doložit cenu doklady o jejich nákupu (nedokládá však vlastní spotřebu pohonných hmot).

Spotřeba PHM

V § 158 odst. 4 ZP se uvádí, že spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu nebo osvědčení o registraci použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit.

Jestliže technický průkaz vozidla ani osvědčení o registraci vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla nebo osvědčením o registraci vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie.

Další náhrady spojené s pracovní cestou

Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat.

Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny (§ 161 zákoníku práce) přísluší zaměstnanci jen v případě, že cesta trvá déle než 7 kalendářních dnů. Tato náhrada přísluší k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět. Výše a podmínky jsou stejné jako u náhrady jízdních výdajů s tím, že zaměstnavatel poskytne náhradu maximálně v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště na území České republiky (podle toho, co je pro zaměstnance nejvýhodnější).

Náhrada výdajů za ubytování (§ 162 zákoníku práce) přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Po dobu návštěvy člena rodiny však hradí zaměstnavatel výdaje za ubytování jen v případě, že si je musel zaměstnanec vzhledem k podmínkám pracovní cesty nebo ubytovacích služeb zachovat.

Stravné

Stravné (§ 163 zákoníku práce) přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty. Výši stravného stanoví opět příslušná vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí vždy na každý kalendářní rok v závislosti na vývoji cen. Pro rok 2025 platí dle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí č. 475/2024 Sb. Tato výše se snižuje, pokud bylo zaměstnanci během cesty poskytnuto bezplatné jídlo.

Pokud cesta spadá do dvou kalendářních dnů, neposuzují se tyto dny odděleně, je-li to pro zaměstnance výhodnější. Stravné nepřísluší zaměstnanci po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance. Náhrada nutných vedlejších výdajů (§ 164 zákoníku práce) přísluší zaměstnanci v prokázané výši.

Odpisy na auto pro podnikání

Pořizujete si osobní auto pro podnikání nebo ho kupujete pro své zaměstnance? Další možností jsou odpisy na auto. Do konce roku 2023 bylo možné dělat tzv. zrychlené odpisy, díky nimž se investice do auta pro podnikání vrátila výrazně rychleji. Ať už si pořizujete auto na firmu nebo zvažujete použití soukromého vozidla pro služební účely, nezapomeňte na zákonné autopojištění. Totéž se ostatně týká i havarijního pojištění, které se u firemních aut určitě vyplatí - zvlášť pokud jde o nová nebo hodně drahá auta.

Zaměstnavatel může zaměstnanci nahradit i jiné výdaje, ale v takovém případě už se nejedná o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce. Pro účetní účely (zejm. pro účely daní příp. dalších povinných plateb) se náhrady poskytnuté zaměstnavatelem odměňujícím zaměstnance za práci mzdou považují za cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce (tj. zahrnují se do nákladů) do výše stanovené pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst.