Tento článek se zabývá pravidly pro poskytování cestovních náhrad členům zastupitelstev obcí a měst při zahraničních pracovních cestách. Obec (město) je povinna poskytovat členům zastupitelstva obce (města) náhradu výdajů, které jim vzniknou v souvislosti s výkonem jejich funkce (práce) při zahraničních pracovních cestách, a to v rozsahu a za podmínek stanovených v zákoníku práce a v souladu s pravidly pro poskytování cestovních náhrad.
I. Výklad pojmů
Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta člena zastupitelstva konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva člena zastupitelstva na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí člen zastupitelstva, resp. uvede ve vyúčtování zahraniční pracovní cesty nebo doba odletu z České republiky a příletu do České republiky při letecké přepravě.
II. Povolování zahraniční pracovní cesty
O vyslání člena zastupitelstva na tuzemskou pracovní cestu rozhoduje starosta, v době jeho nepřítomnosti a v případě pracovní cesty starosty, zástupce starosty (resp. jím zmocněný člen zastupitelstva) před zahájením pracovní cesty. Starosta zároveň před nástupem člena zastupitelstva na zahraniční pracovní cestu potvrdí dobu (datum a hodinu) a místo nástupu pracovní cesty, zemi a místo navštívené v zahraničí, účel pracovní cesty, způsob dopravy a ubytování v době trvání pracovní cesty a dobu (datum) a místo ukončení pracovní cesty, předpokládaný přejezd hranic z ČR a při návratu předpokládaný přejezd hranic do ČR (pro výpočet zálohy na stravné a kapesné) a případně další podmínky pracovní cesty na příslušném "Cestovním příkaze".
Nezbytnou podmínkou pro vyslání člena zastupitelstva na zahraniční pracovní cestu je sjednání cestovního pojištění.
V pravidlech může zastupitelstvo stanovit podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, a to zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění úkolů, způsob dopravy a ubytování. Pokud ale zastupitelstvo tak neučiní, určuje tyto podmínky členům zastupitelstva obce písemně starosta před zahájením pracovní cesty.
III. Náhrady při zahraniční pracovní cestě
Členovi zastupitelstva vyslanému na zahraniční pracovní cestu přísluší stravné za dobu části cesty na území České republiky, za kterou mu nevznikne právo na zahraniční stravné v cizí měně a dále:
- náhrada prokázaných jízdních výdajů,
- náhrada prokázaných výdajů za ubytování,
- stravovací výdaje v cizí měně (dále jen zahraniční stravné),
- náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů.
IV. Náhrada prokázaných jízdních výdajů
Členovi zastupitelstva vyslanému na zahraniční pracovní cestu přísluší náhrada prokázaných jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy, místní hromadné dopravy a taxislužby. K zahraničním pracovním cestám se používají přednostně silniční motorová vozidla obce (města).
Použije-li člen zastupitelstva na žádost osoby povolující pracovní cestu silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého obcí (městem) a uzavřel-li před začátkem pracovní cesty "Dohodu o použití silničního motorového vozidla k pracovní cestě", přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada za spotřebované pohonné hmoty stanovená zákoníkem práce, resp. prováděcím právním předpisem.
Náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně s doloženou nákupní cenou je poskytnuta pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky.
Od 1. 1. 2025 činí podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a podle vyhlášky č.475/2024 Sb., sazba základní náhrady za 1 km jízdy u:
- jednostopého vozidla a tříkolky nejméně 1650 Kč,
- osobních silničních motorových vozidel nejméně 5,80 Kč,
- osobní silniční motorové vozidlo s přívěsem nejméně 5,80 Kč + 15 %,
- nákladní automobily, autobusy a traktory nejméně 11,60 Kč (5,80 x 2).
Stanovená sazba základní náhrady stanovená je pro zaměstnavatele, kterým je obec, respektive územní samosprávný celek závazná a nemůže ji sjednat nebo před pracovní cestou určit odchylně.
Náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu se určí jako násobek ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty prokazuje člen zastupitelstva dokladem o nákupu, ze kterého je patrna souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li člen zastupitelstva cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem cen prokázaných členem zastupitelstva. Jestliže člen zastupitelstva hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty starostovi neprokáže, použije se pro určení výše náhrady průměrná cena příslušné pohonné hmoty stanovená zákoníkem práce, resp. prováděcím právním předpisem.
Od 1. 1. 2025 je výše průměrné ceny pohonné hmoty podle vyhlášky č. 475/2024 Sb., kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad stanoví průměrná cena pohonných hmot:
- 35,80 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů,
- 40,50 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů,
- 38470 Kč za 1 litr motorové nafty,
- 7,70 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.
Spotřebu pohonných hmot silničního motorového vozidla vypočítá člen zastupitelstva z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je člen zastupitelstva povinen předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší členovi zastupitelstva náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se stejným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty se použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá člen zastupitelstva spotřebu pohonných hmot vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkaze uvedených.
Výpočet o spotřebě pohonných hmot silničního vozidla doloží člen zastupitelstva kopií technického průkazu, ze kterého při výpočtu vycházel, a kterou připojí k vyúčtování uzavřené "Dohody o použití silničního motorového vozidla k pracovní cestě".
Nemá-li z vážných důvodů člen zastupitelstva doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území České republiky, může mu být poskytnuta náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně i na základě jeho prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.
Za prokázané jízdní výdaje se považují výdaje doložené jízdenkou, účtenkou nebo jim podobnými doklady (autobus - hradí se jízdenka a místenka, vlak - hradí se jízdenka ve 2. tř popř. 1 tř., podle doby cesty a místenka a lůžko, letadlo - hradí se economic class, loď - hradí se lodní lístek 2. tř. nebo 1. tř.).
V. Náhrady prokázaných výdajů za ubytování
Členovi zastupitelstva vyslanému na zahraniční pracovní cestu přísluší náhrada výdajů za ubytování v zařízeních poskytujících oficiálně ubytovací služby vynaložených v souladu s podmínkami zahraniční pracovní cesty, a to ve výši, kterou prokáže.
Kapesné při zahraniční pracovní cestě
Při zahraničním pracovním výjezdu můžete dostat vedle jiných cestovních náhrad i kapesné. Kapesné neposkytují všichni zaměstnavatelé, kteří vysílají zaměstnance na pracovní cesty do zahraničí, ale jen ti, co se pro tento benefit rozhodnou. Kapesné je dobrovolnou, nenárokovou cestovní náhradou, a záleží proto na zaměstnavateli, zda vám tuto náhradu vyplatí. Lze ho poskytovat pouze při zahraničních pracovních cestách, při tuzemských pracovních cestách se nevyplácí.
Zaměstnavatel vám může poskytnout kapesné do výše 40 % zahraničního stravného poskytnutého zaměstnanci. Kapesné do 40 % není předmětem daně z příjmu na vaší straně coby zaměstnance.
Kapesné je určeno při zahraničních pracovních cestách ke krytí nutných osobních výdajů, ale pouze vašeho osobního charakteru. Nelze ho zaměňovat s náhradou nutných vedlejších výdajů, tedy další samostatnou náhradou podle ust. § 156 odst. 1 písm. e) zákoníku práce. Z kapesného si při pracovní cestě hradíte např. poplatek za použití minibaru. Z náhrady nutných vedlejších výdajů, které prokážete zaměstnavateli, budete platit např.
Výpočet kapesného
Počítá se z částky zahraničního stravného, na kterou vám vznikl nárok podle doby trvání zahraniční pracovní cesty. To znamená ze skutečné doby pobytu v zahraničí - tedy z výše zahraničního stravného přiznávaného podle ust. § 170 odst. 3 a § 179 zákoníku práce. To znamená, že kapesné se počítá ze zahraničního stravného před jeho případným snižováním z důvodu poskytnutí bezplatného stravování, tedy některého nebo některých obvyklých denních jídel jako snídaně, oběd nebo večeře.
Kapesné se nekrátí a může být poskytováno vyšší dle úvahy zaměstnavatele. Nemá totiž žádnou souvislost se stravováním (na stravování je určeno stravné, kapesné je určeno na nutné vedlejší výdaje osobního charakteru zaměstnance). Může se stát, že z důvodu bezplatně poskytnutých jídel v průběhu pracovní cesty neobdržíte vůbec žádné stravné, ale můžete dostat kapesné.
Příklad: Zaměstnanec byl z Brna vyslán na jednodenní zahraniční pracovní cestu do Vídně. Kapesné mu bylo přiznáno ve výši 30 %. Základní sazba zahraničního stravného podle vyhlášky č. 242/2014 Sb. činí pro Rakousko 45 EUR. Zaměstnanec vyjel z Brna v 6.30 hod. a vrátil se zpět v 19.50. Státní hranici překročil ráno v 8.00 a večer v 18.20. V Rakousku mu byl poskytnut bezplatný oběd.
Zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby zahraničního stravného, protože zahraniční pracovní cesta na území cizího státu trvala 10 hodin a 20 minut. Protože mu byl poskytnut bezplatný oběd, je nutné stravné zkrátit o 70 %. Takže 1/3 ze 45 je 15. Z toho 15 - 0,7 × 15 = 15 - 10,5 = 4,5 eura.
K takto vypočítanému zahraničnímu stravnému náleží zaměstnanci ještě 30 % kapesného - to se však počítá ze zahraničního stravného před snížením z důvodu poskytnutí bezplatného jídla. To znamená 30 % z 15 eur, tedy 4,5 eur.
| Typ náhrady | Podmínky | Výpočet |
|---|---|---|
| Jízdní výdaje | Prokázané dokladem | Cena jízdenky/PHM * ujeté km |
| Ubytování | Prokázané dokladem | Skutečná cena ubytování |
| Stravné | Dle délky pobytu v zahraničí | Sazba pro danou zemi * doba pobytu |
| Kapesné | Dobrovolné, max. 40% stravného | Max. 0,4 * stravné před krácením |
Zanechat komentář