Cestovní Prohlášení a Cestovní Náhrady v České Republice

V souvislosti s výkonem práce vzniká zaměstnavateli povinnost poskytovat zaměstnancům cestovní náhrady, které se poskytují v souvislosti s výkonem práce. Tato povinnost se uplatní i v případě pracovní cesty. Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s výkonem práce.

Podle ustanovení § 24 odst. 2 písm. zh) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění (dále jen ZDP), jsou daňovým nákladem cestovní náhrady poskytnuté v souladu se zákoníkem práce. Jsou-li tedy cestovní náhrady při uvedených cestách poskytnuty za podmínek stanovených zákoníkem práce, jsou u zaměstnavatele daňově uznatelné.

Důležité přitom je, že vždy musí jít o cestu za účelem výkonu práce, tj. výkonu takové činnosti, který má zaměstnanec jako druh práce sjednán v pracovní smlouvě nebo činnosti, kterou zákoník práce za výkon práce považuje (např. prohlubování kvalifikace), tedy takové činnosti, za jejíž vykonávání zaměstnanci přísluší mzda nebo plat (nikoliv náhrada mzdy či platu).

U zaměstnance pak podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti cestovní náhrady do rozsahu a výše, které za stejných podmínek může či musí zaměstnanci poskytnout zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZDP (tzv. státní a příspěvková sféra).

Druhy Cestovních Náhrad

Mezi jednotlivé druhy cestovních náhrad, které je zaměstnavatel povinen zaměstnanci v souvislosti s jeho vysláním na pracovní cestu poskytnout, patří především:

• Náhrada jízdních výdajů
• Náhrada jízdních výdajů k návštěvě rodiny
• Náhrada výdajů za ubytování
• Náhrady zvýšených stravovacích výdajů (stravné)
• Náhrada nutných vedlejších výdajů

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

1. Pracovní cestě (§ 42 ZP)
2. Cestě mimo pravidelné pracoviště
3. Mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště
4. Přeložení (§ 43 ZP)
5. Dočasném přidělení (§ 43a ZP)
6. Přijetí do zaměstnání v pracovním poměru
7. Výkonu práce v zahraničí

K náhradám, na které může zaměstnanci vzniknout nárok, patří např. i náhrady za opotřebení vlastních nástrojů a pomůcek užitých pro výkon práce s vědomím zaměstnavatele, popř. náhrada majetkové škody, která zaměstnanci vznikne např. na jeho oděvu, který při služební cestě používá. Zde se však nejedná o cestovní náhrady, ale náhrady za opotřebení či poškození, které se odvíjí od povinnosti zaměstnavatele k náhradě škody.

Stravné

V případě stravného se jedná o náhradu zvýšených stravovacích výdajů. Zákonné stravné reflektuje skutečnost, že je zaměstnanec na pracovní cestě vystaven povinnosti (povětšinou) nestandardního způsobu stravování (např. návštěva restaurace k zajištění teplých jídel, místo domácího vaření, popř. chystání svačin).

Na druhou stranu zaměstnavatel není povinen zaměstnanci nahradit veškeré výdaje, které mu při stravování vznikly! Výše stravného je proto určována každý rok ve vyhlášce o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad jak pro tuzemské pracovní cesty, tak pro zahraniční pracovní cesty.

Výše stravného je vždy odvozována od konkrétní délky trvání pracovní cesty. Povinnost zaměstnavatele poskytnout zaměstnanci stravné vzniká v případě, že je délka pracovní cesty minimálně 5 hodin.

Pro rok 2025 je určena výše stravného pro tuzemské pracovní cesty následovně:

• V podnikatelském sektoru poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v souvislosti s výkonem pracovní cesty stravné nejméně ve výši:
  • 148 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin
  • 225 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin
  • 353 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin
• V nepodnikatelském sektoru může být výše stravného určena v rámci předem daného rozmezí. Jedná se pak o následující částky:
  • Za každý kalendářní den pracovní cesty má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout stravné ve výši:
    • 148 Kč až 177 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin
    • 225 Kč až 271 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin
    • 353 Kč až 422 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin

Dojde-li k zákonné změně (zvýšení) stravného, které zaměstnavatel v souvislosti s vysláním zaměstnance na služební cestu nebude reflektovat a zvýšené stravné mu nepřizná, jedná se o porušení povinností na straně zaměstnavatele (nezákonné krácení nároků zaměstnance), pro které může být zaměstnavateli udělena pokuta až ve výši 200 tis. Kč.

Jak při vnitrostátní pracovní cestě, tak při zahraniční pracovní cestě, vzniká-li zaměstnanci právo na stravné, může na základě zákonem předvídaných skutečností docházet ke krácení stravného. Pokud totiž bude zaměstnanci na pracovní cestě poskytnuto bezplatné jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře a na které zaměstnanec sám nepřispívá, pak lze zaměstnanci stravné zkrátit při tuzemské pracovní cestě až o hodnotu:

• 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin
• 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, max. však 18 hodin
• 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin

a při zahraniční pracovní cestě obdobně, v souvislosti s přiznaným stravným. Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:

• a) 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby
• b) 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby
• c) 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby

Při služební cestě může dojít k situaci, kdy bude o zaměstnance kompletně postaráno, co se jídla týče. V takovém případě bude zaměstnanci svědčit nárok na cestovní náhrady - stravné ve výši jedné čtvrtiny zákonného stravného (pro kalendářní den).

Prokazování Cestovních Výdajů

Z hlediska poskytování cestovních náhrad je jednou z nejdůležitějších principů zásada prokazatelnosti. Nezbytnost jejího dodržení vyplývá nejen z části sedmé zákoníku práce, ale také z účetních předpisů, pravidel čerpání rozpočtových prostředků, fondů, dotací apod. a z daňových zásad.

V zásadě tak veškeré výdaje, které zaměstnanec na zaměstnavateli uplatňuje po tuzemské nebo zahraniční pracovní cestě k proplacení, musí být doloženy hodnověrnými doklady. Nezbytnost doložit konkrétní částku dokladem se ale netýká stravného, zahraničního stravného a kapesného. Jejich čerpání či použití zaměstnanec dokladem neprokazuje nikdy.

Další výjimky z prokazování dokladem o vynaložení příslušných částek se vztahují na:

• Náhradu jízdních výdajů a náhradu výdajů za ubytování, které zaměstnanec sice neprokázal dokladem, ale zaměstnavatel v souladu s ustanovením § 185 ZP uznal, že je zaměstnanec při pracovní cestě vynaložil a zaměstnanci náhradu za ně poskytl.
• Náhradu jízdních výdajů místní hromadnou dopravou poskytnutou zaměstnanci v případech uvedených v § 159 odst. 2 ZP, tj. v případě použití MHD v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce.

Příklady z praxe

Příklad 1: Náhrada jízdních výdajů bez jízdenky

Zaměstnanci byl jako dopravní prostředek na pracovní cestě určen vlak. Zaměstnanec při vyúčtování cestovních náhrad nedoložil jízdní výdaje vlakem jízdenkou. Musíme nebo můžeme mu jízdní výdaje poskytnout ve výši ceny obvyklé? Musí zaměstnanec napsat čestné prohlášení, že jízdenku ztratil?

Řešení: Jestliže zaměstnanec nedoloží jízdní výdaje jízdenkou, může zaměstnavatel postupovat podle § 185 ZP a náhradu jízdních výdajů zaměstnanci poskytnout ve výši, kterou uzná za správnou. Protože jde o výlučnou pravomoc zaměstnavatele, nepotřebuje k tomu od zaměstnance čestné prohlášení. Čestné prohlášení není považováno za hodnověrný doklad, který by mohl být podkladem pro účtování. I když zaměstnanec čestné prohlášení napíše, stejně musí zaměstnavatel sám rozhodnout, zda mu náhradu jízdních výdajů poskytne a pokud rozhodne, že ano, pak i v jaké výši. Takto zaměstnanci poskytnutá náhrada jízdních výdajů je daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele.

Příklad 2: Použití MHD v obci

Zaměstnanec má v pracovní smlouvě jako místo výkonu práce sjednáno sídlo zaměstnavatele v Praze. Má v rámci cestovních náhrad nárok na náhradu jízdních výdajů MHD po Praze i bez prokázání jízdenkou?

Řešení: Podle § 159 odst. 2 ZP přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů MHD při pracovní cestě v obci, ve které má sjednáno místo výkonu práce bez toho, že by musel jízdní výdaje MHD prokazovat jízdenkou. Má-li tedy zaměstnanec jako místo výkonu práce sjednáno konkrétní místo někde v Praze, přísluší mu při pracovních cestách po Praze náhrada jízdních výdajů bez prokazování jízdenkou, a to ve výši ceny jízdného platného v době trvání pracovní cesty.

Je-li ale sjednaným místem výkonu práce Praha (obec), pak v případě, že má zaměstnanec sjednáno místo pravidelného pracoviště někde v Praze, příslušely by mu jízdní výdaje MHD při pracovní cestě v Praze jen při prokázání jízdenkou. Jestliže je sjednaným místem výkonu práce Praha a tato obec je také místem pravidelného pracoviště, pak zaměstnanci při pracovní cestě po Praze žádné cestovní náhrady a tedy ani náhrada jízdních výdajů MHD nepřísluší.