Čerpání loňské dovolené: Jaká jsou pravidla podle zákoníku práce?

Zákoník práce určuje přesně mantinely, jak postupovat v případě nevyčerpané dovolené z předchozího roku. Existují však pravidla, která musíte jako zaměstnavatel dodržet. V zájmu zaměstnavatele je, aby čerpání dovolené výrazně neomezilo provoz firmy. K takové situaci by došlo, kdyby většina zaměstnanců čerpala dovolenou ve stejnou dobu. Zaměstnavatel však nemá zaměstnávat tak málo zaměstnanců, že dovolená v běžném termínu zcela ochromí chod firmy.

Podle zákoníku práce by měla být dovolená vyčerpána do konce roku, za který zaměstnanci náleží. Pokud si zaměstnanec nestihne z vážných důvodů dovolenou vybrat, lze její zbytek převést do dalšího roku. Zaměstnavatel poté musí rozhodnout nejpozději do konce června následujícího roku o termínu vyčerpání zbylé dovolené za rok předchozí. Pokud tak neučiní, může si termín dočerpání dovolené určit sám zaměstnanec.

Pokud se bavíme o čase nad rámec zákonného minima (tedy 4 týdny, případně 6 týdnů u pedagogických a akademických pracovníků), může zaměstnanec zažádat o přenos zbylé dovolené do následujícího roku. Do konce června pak musí zaměstnavatel nařídit čerpání této dovolené. Pokud tomu tak není, tak ji může zaměstnanec čerpat libovolně podle sebe. Stačí, když o tom informuje zaměstnavatele 14 dní předem.

Zaměstnavatel má povinnost proplatit nevyčerpanou dovolenou jen v případě ukončení pracovního poměru. Podle zákoníku práce by měla být dovolená vyčerpána do konce roku, za který zaměstnanci náleží. Pokud si zaměstnanec nestihne z vážných důvodů dovolenou vybrat, lze její zbytek převést do dalšího roku.

Dovolenou za kalendářní rok má zaměstnavatel zaměstnanci určit v zásadě do konce roku, v němž na ni vznikl nárok. Otázkou zůstává, kdy je možné nedočerpanou dovolenou převést do příštího roku a jak postupovat, pokud chcete dovolenou převést do roku 2025?

Rozvrh čerpání dovolené a novela zákoníku práce

Podle zákoníku práce určuje čerpání dovolené zaměstnavatel, a to dosud na základě písemného rozvrhu čerpání dovolené. Rozvrh standardně vychází jednak z provozních důvodů na straně zaměstnavatele, ale i z oprávněných zájmů zaměstnance. Od 1. ledna 2025 nabývá účinnosti novela, podle níž se ruší povinnost zaměstnavatele zpracovávat rozvrh dovolené písemně. Zpracování rozvrhu bude dobrovolné. Určení nástupu na dovolenou bude ale stále plně v kompetenci zaměstnavatele.

Pokud však požádá o čerpání dovolené zaměstnankyně v návaznosti na svou mateřskou dovolenou, je zaměstnavatel povinen jí vyhovět.„Zaměstnavatel je povinen určit čerpání dovolené zaměstnanci tak, aby byla vyčerpána v tom kalendářním roce, za který mu dovolená náleží,“ připomíná ředitelka spotřebitelské organizace dTest Eduarda Hekšová. Existuje i možnost převést dovolenou do následujícího roku, k tomu by však musely být splněny podmínky stanovené zákonem.

Důvody pro převod dovolené podle zákoníku práce:

• Písemné žádosti zaměstnance o převod části dovolené přesahující základní výměru.
• Naléhavé provozní důvody na straně zaměstnavatele.
• Celodenní překážky v práci, pro něž nebylo možno čerpání dovolené určit.

„Zaměstnanci dovolená nemůže propadnout a převede se do dalšího kalendářního roku, ovšem její nevyčerpání v daném kalendářním roce bez zákonných důvodů je pochybením na straně zaměstnavatele, které může být postihnuto ze strany Státního úřadu inspekce práce,“ míní Hekšová.

Poskytuje-li zaměstnavatel delší dovolenou nad rámec zákonné výměry, je možné tuto delší dovolenou převést na základě písemné žádosti zaměstnance. Podle zákoníku práce je základní výměra v podnikatelské sféře čtyři týdny. V organizacích, které poskytují kupříkladu pět týdnů, lze jeden týden navíc převádět na žádost zaměstnance. Zaměstnavatel sice žádosti vyhovět nemusí, zamítnutí požadavku by však měl řádně odůvodnit.

„I když zaměstnanec nepožádá o převod dovolené do následujícího kalendářního roku, anebo mu zaměstnavatel nevyhoví, stejně mu právo na dovolenou nezanikne a převede se,“ upozorňuje advokát David Borovec z advokátní kanceláře Borovec Legal.

Převedená dovolená se vybrat musí

V následujícím roce je převedenou dovolenou nutno zaměstnanci nekompromisně určit. Dovolenou převedenou z roku 2024 tedy musí zaměstnanec dočerpat v roce 2025. „Zákoník práce nepovažuje naléhavé provozní důvody na straně zaměstnavatele za důvod pro nevyčerpání staré dovolené v následujícím roce,“ doplňuje Borovec.

Důvodem dalšího posunu by mohla být pouze pracovní neschopnost, mateřská, anebo rodičovská dovolená. Bezprostředně po odpadnutí těchto překážek je zaměstnavatel povinen dobu čerpání dovolené zaměstnanci určit.

Existují situace, kdy zaměstnavatel pracovníky v práci postrádat nemůže. Pokud však zaměstnavatel neumožní čerpání dovolené bez zákonných důvodů, může mu inspektorát práce uložit pokutu. Je nutno též připomenou, že čerpání dovolené nelze nahradit finančním plněním. Náhradu za nevyčerpanou dovolenou zaměstnavatel vyplácí pouze v případě skončení pracovního poměru, nikoliv během jeho trvání.

„Možnost převádět volno do dalšího roku je zcela určitě zaměstnanci pozitivně vnímáno, z pohledu zaměstnavatele ale nejde o ideální případ. V jeho zájmu by mělo být, aby zaměstnanci maximálně využili poskytnuté volno v daném období. Převáděním dovolené si ještě nikdo nikdy od práce neodpočinul,“ říká Petra Prchlíková, obchodní ředitelka Up Česká republika. Novela zákoníku práce pak přinesla zákonný nárok na dovolenou i pro zaměstnance vykonávající práci na základě dohod o pracích konaným mimo pracovní poměr. Doposud bylo možné dovolenou u DPČ sjednat, nárok však nevznikal automaticky ze zákona. Od roku 2024 je tak nárok na dovolenou uzákoněn pro dohodáře na DPČ i DPP.

Převod dovolené u DPČ a DPP

Pravidla pro vznik nároku na dovolenou a převod dovolené jsou téměř stejná jako u zaměstnanců v pracovním poměru.

„Existenci nevyčerpané dovolené by zaměstnavatel v případě kontroly z inspektorátu práce musel obhájit tím, že čerpání bránily překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody,“ vysvětluje advokátka Klára Rücklová z advokátní kanceláře Fairsquare. „Naopak převod na žádost dohodáře často nebude možný s ohledem na délku dovolené, na kterou mu vznikl nárok,“ dodává Rücklová. Je to proto, že převod na základě žádosti je možný pouze u dovolené, která přesahuje základní výměru podle zákoníku práce, tj.

Proplacení dovolené je možné, obdobně jako u pracovního poměru, jen v případě skončení dohody. „Proplacení nevyčerpané dovolené může mít dopad na odvody, zejména DPP, kdy pokud celková částka (tzn. odměna z dohody plus náhrada mzdy za nevyčerpanou dovolenou) přesáhne zákonný limit, do kterého se odvody neplatí, bude nutno z celkové částky odvést zálohovou daň a odvody na pojistné,“ zdůrazňuje advokátka Romana Szuťányi z Rowan Legal.

U dohod na dobu určitou, které na sebe bezprostředně navazují, vzniká otázka, zda je možné po skončení dohody nevyčerpanou dovolenou zaměstnanci proplácet. Szuťányi je toho názoru, že nikoliv. „Nárok na nevyčerpanou dovolenou by se měl převést na dohodu, která bezprostředně navazuje,“ míní advokátka.

„Pokud zaměstnancům, kteří na základě dohody pracují nárazově, ještě zbývá dovolená, je možné ji nařídit tak, že zaměstnavatel v prosinci cíleně rozvrhne určitý počet směn, v nichž ale zaměstnanec pracovat s ohledem na dovolenou nebude. Je ale nutné počítat s tím, že čerpání dovolené se pro účely vzniku nároku na další dovolenou považuje za odpracovanou dobu,“ uvádí Klára Rücklová s tím, že u dohodářů, kteří si rozvrhují pracovní dobu sami, je zaměstnavatel povinen vypracovat fiktivní rozvrh pracovní doby, v jehož rámci dovolenou nařídí.

Jestliže zaměstnavatel dovolenou nenařídí, anebo převede na základě špatného důvodu, riskuje v případě kontroly inspektorátu práce pokutu. „Ta může dosáhnout až částky 200 tisíc korun,“ uzavírá Rücklová.

Důležité termíny a pravidla pro čerpání dovolené

• Do 30. června musí zaměstnavatel určit termín čerpání loňské dovolené.
• Od 1. července má zaměstnanec právo určit si termín čerpání dovolené, pokud tak neučinil zaměstnavatel.
• 14 dní předem musí zaměstnanec oznámit zaměstnavateli termín čerpání dovolené.

Neurčí-li zaměstnavatel nejpozději do 30. června následujícího kalendářního roku čerpání dovolené z předchozího roku, má právo určit čerpání dovolené rovněž zaměstnanec. Pokud tedy zaměstnavatel nerozhodne o čerpání dovolené z loňska (r. Zaměstnavatel neztrácí právo určit dovolenou, ale zaměstnanec ho získává též. Rozhoduje pak to, kdo určí termín dovolené dříve.

Zaměstnanec se vůbec nemusí ohlížet na potřeby zaměstnavatele. Zaměstnancovo oprávnění určit si sám termín dovolené se však týká výhradně dovolené z let minulých, nikoliv dovolené za letošní rok. Jestliže tedy zaměstnanci zůstala z loňska (r. 2022) nevyčerpaná dovolená, nárok na ni mu nezanikl.

Neurčí-li ovšem nástup této dovolené z r. 2022 do 30. června 2023, 1. července 2023 získává právo určit si dobu dovolené a termín jejího nástupu sám zaměstnanec. A ten si klidně může určit v podstatě její okamžité čerpání.

Jestli vám ještě zbyla dovolená z loňského roku, zbystřete. Od července totiž můžete sami rozhodnout, kdy si ji chcete vybrat - tedy bez obvyklého souhlasu zaměstnavatele.

Stačí, když vám šéf do konce letošního června neurčil, kdy si zbytek loňské dovolené máte vzít. Rozhodující je, jestli o tom už rozhodl - bez ohledu na termín, který vám pro její čerpání stanovil (ten může připadat třeba i na podzim nebo Vánoce). Pokud ho zatím neurčil zaměstnavatel, můžete si teď termín zvolit vy. Platí přitom obecné pravidlo: oznámit to aspoň 14 dnů předem, a to písemně.

Když se nedohodnete jinak, můžete tedy nastoupit na takovou dovolenou nejdřív od poloviny července - jestliže jste to nahlásili hned na začátku měsíce. Když to nahlásíte dneska, můžete si ji vzít nejdřív za 14 dnů. Zaměstnavatel už nemá možnost vás „přebít“ a určit jiný termín, ani nemusí vaši volbu odsouhlasit nebo potvrdit. Dejte si ale pozor, abyste mu oznámení opravdu prokazatelně doručili aspoň 14 dnů předem a splnili tak základní podmínku.

Pozor: Neznamená to, že by od července rozhodoval o termínu zbylé loňské dovolené už vždycky jenom zaměstnanec. Když váhá, takže nakonec ho s tím přece jenom předběhne zaměstnavatel, platí jeho rozhodnutí. Ať už o tom rozhodne šéf, nebo sám zaměstnanec, měli by podle tehdejších pravidel vyčerpat loňskou dovolenou do konce letošního roku.

Opakovaný převod nevyčerpané dovolené (tedy například z roku 2020 do roku 2022) připouštěl zákoník jenom ve třech situacích: zaměstnanec byl uznán dočasně práce neschopným nebo čerpal mateřskou či rodičovskou dovolenou.

Proplatit zbytek dovolené lze jenom na konci pracovního poměru; jinak je prioritou, aby si jí zaměstnanec skutečně vybral a využil „na zotavenou“.

Ani písemně odsouhlasená dovolená ještě nezaručuje, že ji opravdu v původně plánované délce využijete. Firma ji může na poslední chvíli zrušit, nebo vás dokonce odvolat z už probíhající dovolené.

Odvolání nebo zrušení dovolené by firma měla vysvětlit provozními důvody, podle některých názorů dokonce naléhavými - každopádně takovými, které neexistovaly nebo nešly předpokládat dřív.

V takovém případě vám firma musí nahradit náklady, které vznikly bez vašeho zavinění. Typicky jde o storno zájezdu, náklady na rychlou dopravu na pracoviště (případně pak i návrat zpět do místa dovolené) a podobně.

Co se zbytkem letošní dovolené? Čerpání dovolené vám zaměstnavatel podle zákoníku práce musí určit tak, abyste ji vyčerpali do konce kalendářního roku, za který náleží. Má to ale výjimku: Tuhle povinnost nemusí splnit, jestliže v tom brání naléhavé provozní důvody (na straně zaměstnavatele) nebo překážky v práci na straně zaměstnance (nemocenská, karanténa, péče o dítě, studium v souladu s potřebami zaměstnavatele a podobně).

V zásadě tedy platí, že když si z vážného důvodu nemůžete vybrat dovolenou v příslušném kalendářním roce, nepřijdete o ni a převede se vám do dalšího roku - pokud se na tom se zaměstnavatelem dohodnete. Jenže: Když na tom přesto firma trvá a přikáže vám, abyste si vybrali zbytek dovolené do konce roku, těžko to změníte. S výjimkou zmíněného čerpání loňské dovolené po 1. červenci následujícího roku tak pořád platí hlavní zásada: o termínu rozhoduje zaměstnavatel - přestože má při tom zohlednit i oprávněné zájmy zaměstnance.

Od roku 2021 se zjednodušil převod té části dovolené, kterou máte nad rámec zákonem stanoveného minima. To u většiny lidí znamená, že přinejmenším čtyři týdny dovolené mají vyčerpat ve stejném roce, kdy na ně vznikl nárok, a teprve případný pátý či šestý týden si mohou převést.

O převedení musí pracovník písemně požádat. Záleží na zaměstnavateli, jestli mu vyhoví, nebo bude trvat na vyčerpání celé dovolené ještě do konce kalendářního roku - přihlížet by měl k „oprávněným zájmům zaměstnance“.