Automatická Odpověď Během Dovolené: Jak ji Nastavit a Proč je Důležitá

Dovolená je nezbytná pro udržení zdravé rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Mnoho lidí se ale během delšího odpočinku stresuje a říká si, jestli na něco přece jen nezapomněli. A jednou z důležitých věcí může být nastavení automatické odpovědi v nepřítomnosti, která vám zajistí klid při pobytu mimo kancelář.

Automatická odpověď v nepřítomnosti je při odjezdu na dovolenou prakticky nutnost. Pokud preferujete klidný průběh i návrat z dovolené, měli byste se na vytvoření automatické odpovědi zaměřit.

Trendem moderní digitální doby je rychlost. Lidé jsou zvyklí na okamžitou odpověď a někteří bohužel předpokládají vaši dostupnost i na dovolené. Být neustále „online“ však může narušovat zdravou rovnováhu mezi vaším pracovním a osobním životem.

Musíte si uvědomit, že každý zaměstnanec, včetně těch pracujících na hlavní pracovní poměr (HPP), má ze zákona i podle pracovní smlouvy nárok na nerušenou dovolenou a odpočinek. Z těchto důvodů ještě před odjezdem k moři, do hor, pod stan, prostě kamkoliv si nastavte v aplikaci Microsoft Outlook automatickou odpověď „Out of Office“. Tím zachováte dekorum a všem dáte jasně najevo, že odepíšete nebo se ozvete až po vašem návratu z dovolené.

Ve videu níže si ukážeme, jak si takovou odpověď nastavit v aplikaci Microsoft Outlook.

Jak nastavit automatickou odpověď v Outlooku

Pozn. Pokud dáváte přednost čtení, máme níže také písemný návod.

Proč je důležité nastavit automatickou odpověď?

• Informujete odesílatele o vaší nepřítomnosti.
• Uvedete kontakt na kolegu, který vás zastupuje.
• Zachováte profesionální image.
• Předcházíte nedorozumění a zpoždění v komunikaci.
• Můžete si užít chvíle offline naplno, aniž byste museli myslet na práci.

Typy automatických odpovědí

Funkci Mimo kancelář alias Automatické odpovědi lze přizpůsobit v Outlooku různým situacím. Nemusí se nutně jednat jen o vaši nepřítomnost z důvodu čerpání dovolené. Přinášíme vám výčet nejčastějších druhů Out of Office zpráv (známých pod zkratkou OOO) a jak je efektivně nastavit.

1. Dovolená: Jsem na dovolené od [datum] do [datum] a budu mít omezený přístup k internetu. Odpovím Vám co nejdříve po mém návratu. Pro urgentní záležitosti kontaktujte [jméno] na [kontakt]. Děkuji za pochopení a trpělivost.
2. Pracovní cesta: Jsem na pracovní cestě do [místo] od [datum] do [datum]. Na všechny zprávy odpovím po návratu. Pro urgentní záležitosti volejte [telefonní číslo]. Na ostatní zprávy odpovím po skončení akce.
3. Omezená pracovní doba: Má pracovní doba je [čas] až [čas], [dny v týdnu]. Na Vaši zprávu odpovím během následujícího pracovního dne. V naléhavých případech volejte [telefonní číslo].
4. Nemoc: Z důvodu nemoci jsem dnes/od [Datum začátku] do [Datum konce] mimo kancelář. Bohužel mě skolila nemoc, takže jsem mimo dosah do [Datum konce].
5. Služební cesta: Jsem na služebce od [Datum začátku] do [Datum konce], takže možná nebudu reagovat hned.
6. Rodičovská dovolená: Momentálně jsem na mateřské/otcovské dovolené a vrátím se přibližně [Datum návratu]. Užívám si rodičovskou dovolenou a jsem mimo kancelář až do [Datum návratu].

Co by automatická odpověď měla obsahovat:

• Datum nepřítomnosti/návratu: Datum v odpovědi opravdu nemůže chybět.
• Kontakt na zastoupení: Pokud odesilatel řeší problém, který do vašeho návratu z dovolené nepočká, kontakt na vašeho kolegu situaci většinou zachrání.
• Telefon pro urgentní případy: Pokud je možné vás v urgentních případech kontaktovat telefonicky, můžete vaše telefonní číslo pro tyto případy do automatické odpovědi uvést.

Příklad:

Děkuji za Vaši zprávu! Ve dnech od 20.6. do 27.6. jsem mimo kancelář.

10 tipů pro efektivní automatické odpovědi

• Buďte struční - držte se podstatných informací.
• Použijte jasný a výstižný předmět zprávy.
• Uveďte jasné časové období vaší nepřítomnosti.
• Poskytněte alternativní kontakt pro urgentní záležitosti.
• Vložte odkaz na relevantní zdroje nebo FAQ, které mohou pomoci vyřešit běžné dotazy.
• Přizpůsobte tón zprávy vaší firemní kultuře a příjemcům.
• Nastavte různé zprávy pro interní a externí kontakty.
• Uveďte, kdy lze očekávat vaši odpověď.
• Před aktivací automatické odpovědi si zkontrolujte pravopis a gramatiku.
• Obsah automatické odpovědi pravidelně aktualizujte.

Co by automatická odpověď neměla obsahovat:

• Příliš osobní nebo citlivé informace o důvodech vaší nepřítomnosti.
• Negativní komentáře týkající se vaší práce nebo kolegů.
• Vtipné nebo sarkastické poznámky, které mohou být špatně pochopeny. Vtipkování v automatických odpovědích skutečně nedoporučujeme. Existuje totiž velké riziko, že odesilatel pro váš vtip v danou chvíli nenajde pochopení.
• Přesnou lokaci vašeho pobytu během dovolené nebo pracovní cesty. Neuvádějte příliš osobní informace - Vyhněte se zbytečným detailům o vaší dovolené, zdravotním stavu nebo soukromých plánech.
• Složité nebo dlouhé věty, které mohou čtenáře odradit od čtení. Nepište příliš dlouhé nebo nejasné zprávy - Automatická odpověď by měla být stručná, jasná a k věci. Odesílatel by měl okamžitě pochopit, co se děje a na koho se má obrátit.
• Neodkazujte na neexistující kontakty nebo neinformované kolegy - Vždy se ujistěte, že kontaktní informace na vašeho zástupce jsou správné a aktuální.
• Není to zrovna typický prostor pro reklamu. Pokud se ale chystáte například na veletrh, na kterém byste se s dodavateli a zákazníky mohli potkat, je přímo žádoucí to ve vaší „omluvence“ zmínit.

Tipy na originální automatickou odpověď

Chcete do vaší automatické odpovědi vnést trochu nevšednosti? Pokud si to s ohledem na vaši firemní kulturu můžete dovolit, zakomponujte do vaší odpovědi trochu hravosti.

Pokud je to relevantní, zahrňte do vaší odpovědi informaci o destinaci, kam se chystáte. Můžete zvolit i vhodná zajímavá fakta nebo citaci, které vaši odpověď oživí.

Zapojte do své odpovědi nadsázku a hravost. Příjemce svou odpovědí pravděpodobně pobavíte.

Příklady:

• Užívám si zaslouženou dovolenou od [Datum začátku] do [Datum konce].
• Momentálně jsem na útěku před pracovními povinnostmi, a to až do [Datum konce].

Jak nastavit automatické odpovědi v Outlook pro Microsoft 365

1. Vyberte Soubor > Automatické odpovědi.
2. Vyberte Odesílat automatické odpovědi.
3. Pokud nechcete, aby se zprávy hned rozesílaly, vyberte Odeslat pouze během tohoto časového rozsahu.
4. Zvolte data a časy, pro které chcete nastavit automatickou odpověď.
5. Zadejte zprávu automatické odpovědi.

Výborně! Zbývá už ji jen nastavit. Nastavte datum začátku a konce vaší nepřítomnosti. Jakmile dokončíte tvorbu svých zpráv, potvrďte nastavení kliknutím na tlačítko "Uložit". To je vše! Vaše automatická odpověď je nyní nastavena a připravena k použití.