Zrušení dovolené zaměstnancem: Podmínky a práva

Blíží se čas letních dovolených, kdy spousta zaměstnanců kontroluje last minute nabídky a těší se na nicnedělání u vody. I když je pro zaměstnance dovolená spojena s výlety, sluncem, pláží a mořem, pro zaměstnavatele je to někdy velmi náročné období, kdy se snaží vyjít vstříc svým zaměstnancům a zachovat nerušený provoz svého podnikání. Navíc jim někdy dělá problém i její výpočet.

Zaměstnanci, který je u zaměstnavatele zaměstnán v pracovním poměru, vzniká nárok na dovolenou. Nárok na dovolenou vzniká zaměstnanci, který vykonává zaměstnání v pracovním poměru. Dle podmínek stanovených zákoníkem práce má zaměstnanec nárok na dovolenou za kalendářní rok nebo její poměrnou část, a dále právo na dodatkovou dovolenou. Od roku 2023 se zákonná úprava vztahuje i na dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti.

Zaměstnanci, který za nepřetržitého trvání pracovního poměru u stejného zaměstnavatele konal v příslušném kalendářním roce práci po dobu 52 týdnů v rozsahu stanovené týdenní pracovní doby připadající na toto období, přísluší dovolená za kalendářní rok v délce stanovené týdenní pracovní doby vynásobené výměrou dovolené, na kterou má zaměstnanec v příslušném kalendářním roce právo. Zaměstnanec nemusí pracovat celý rok, aby měl nárok na dovolenou - ten mu vzniká postupně.

Obecně zákoník práce říká, že čerpání dovolené určuje zaměstnavatel, a to pomocí písemného rozvrhu čerpání dovolené, vydaného se souhlasem odborové organizace a rady zaměstnanců. Při tvorbě rozvrhu čerpání dovolené zaměstnavatel přihlíží k provozním důvodům zaměstnavatele a oprávněným zájmům zaměstnance. Na druhou stranu však musí vzít v potaz i oprávněné zájmy zaměstnance. Zaměstnavatel by tak měl umožnit čerpat alespoň část dovolené v době letních prázdnin, má-li zaměstnanec děti školou povinné.

V praxi funguje určování čerpání dovolené zpravidla na základě dohody zaměstnance se zaměstnavatelem, schválením žádosti zaměstnance o dovolenou ze strany zaměstnavatele. Jejím schválením je určeno čerpání dovolené. Při jejím schvalování zaměstnavatel bude vycházet právě z provozních důvodů.

Zaměstnanec samozřejmě může o dovolenou v určitém termínu kdykoliv zaměstnavatele požádat, ale k jejímu nástupu vždy potřebuje souhlas zaměstnavatele. Zaměstnavatel jeho žádosti vyhoví, čímž dojde k určení doby čerpání dovolené, nebo žádosti zaměstnance nevyhoví. Nikdy nemůže zaměstnanec prostě jen tak oznámit, že si bere dovolenou.

Ale ani v případě již schválené žádosti o dovolenou zaměstnavatelem nemusí mít zaměstnanec vyhráno v tom smyslu, že by mohl mít jistotu, že na dovolenou odjede nebo si ji „užije“ v celém naplánovaném rozsahu.

Zaměstnavatel může zaměstnance z dovolené odvolat nebo dobu čerpání dovolené změnit, důvody však zákon nespecifikuje. Je jasné, že tak zaměstnavatel nemůže činit bezdůvodně či svévolně. K takovému kroku však zaměstnavatel nemůže přistoupit svévolně, bezdůvodně.

Aby zrušení dovolené zaměstnanci nebo jeho odvolání z dovolené bylo opodstatněné, musí tato potřeba být vyvolána vážnými náhlými provozními okolnostmi, jejichž řešení je vázáno právě na zaměstnance čerpajícího dovolenou. Aby zrušení dovolené nebo odvolání zaměstnance z dovolené bylo opodstatněné, musí na straně zaměstnavatele nastat vážné a náhlé provozní okolnosti, jejichž řešení je vázáno právě na potřebu výkonu práce zaměstnancem, který měl čerpat dovolenou.

Zaměstnavatel by pochopitelně měl své oprávnění zaměstnanci zrušit již určenou dovolenou nebo jej odvolat z nastoupené dovolené využít jen ve zcela výjimečných případech, kdy se neočekávaně a zásadně (podstatným způsobem) změní podmínky, z nichž vycházel zaměstnavatel při určení dovolené. Měl by svého práva využít jen v situaci, kdy by byla ohrožena jeho činnost, přičemž plnění úkolů zaměstnavatele je právě vázáno na konkrétního zaměstnance, bez kterého se zaměstnavatel neobejde.

S tím je spojena povinnost zaměstnavatele kompenzovat zaměstnanci náklady, které mu z důvodu odvolání z dovolené vznikly. Zákoník práce v ust. § 217 odst. 3 uvádí, že zaměstnavatel je povinen nahradit zaměstnanci náklady, které mu bez jeho zavinění vznikly proto, že zaměstnavatel změnil jemu určenou dobu čerpání dovolené nebo že ho odvolal z dovolené. Hovoří tedy o náhradě pro zaměstnance jen v situaci, že mu byl změněn již určený termín dovolené nebo když byl odvolán z nastoupené dovolené.

Základním předpokladem pro to, aby zaměstnavateli vznikla povinnost k náhradě nákladů, je, že dovolená na určený termín čerpání byla prokazatelně zaměstnavatelem schválena. Právu zaměstnavatele určit dovolenou koresponduje právo ji zrušit nebo změnit, ačkoliv toto právo není výslovně zakotveno v zákoníku práce.

Zaměstnavatel nemůže změnit termín dovolené, který si určil zaměstnanec sám postupem dle ust. § 218 odst. 4 zákoníku práce (ostatně zákoník práce hovoří v ust. § 217 odst. 3 o změněně zaměstnanci určené dovolené, nikoliv zaměstnancem určené dovolené). Autor článku se však domnívá, že zaměstnavatel může odvolat zaměstnance i z dovolené, kterou si zaměstnanec určil (postupem dle ust. § 218 odst. 4 zákoníku práce).

Zaměstnavatel by měl také přihlédnout „k oprávněným zájmům zaměstnance“. Nikde však není stanoveno, co přesně to je, a tak zaměstnavatele omezuje spíš zákaz diskriminace. Neměl by tedy jednoho kolegu nechat jet opakovaně na dovolenou v termínu dle jeho přání a s druhým vůbec nediskutovat. Prostě by neměl používat dvojí metr.

Infografika nároku na dovolenou

Jeho [zaměstnavatele] oprávnění potvrzuje i povinnost kompenzovat zaměstnanci náklady vzniklé z důvodu zaměstnavatelova opatření, kdy změní určenou dovolenou nebo zaměstnance z dovolené odvolá. Jde-li o náklady, které je zaměstnavatel povinen zaměstnanci uhradit, jsou jimi zejména cestovní náhrady zpět do místa bydliště či pracoviště, stornovací poplatky cestovních kanceláří či dopravců, částky, které zaměstnanec uhradil za zájezd či ubytování, náklady na pojištění a další náklady, které s dovolenou souvisejí a je možné je prokázat, například prostřednictvím dokladů o úhradě. V případě, že by se zaměstnanec na dovolenou ještě mohl vrátit, musí mu zaměstnavatel uhradit také zpáteční cestu.

Pokud se vám stane, že zaměstnavatel zruší schválenou dovolenou, posune termín schválené dovolené nebo vás z dovolené odvolá, je povinen vám zaplatit vzniklé náklady. Bohužel: kompenzaci za zkaženou dovolenou zaměstanci a jeho blízkým ale firma platit nemusí.

Zaměstnavatel svým rozhodnutím stanoví konkrétnímu zaměstnanci určitý termín čerpání dovolené. O době, po kterou bude zaměstnanec dovolenou čerpat, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat alespoň s čtrnáctidenním předstihem, ledaže se dohodli na kratší době. Zaměstnavatel přitom určuje čerpání všech druhů dovolené, a to v celém jejím rozsahu. Výjimkou je pouze situace podle ust. § 218 odst. 4 zákoníku práce, kdy zaměstnavatel do 30. června následujícího kalendářního roku neurčí zaměstnanci čerpání dovolené za předchozí rok.

Existuje však výjimka, upravená v ust. § 218 odst. 4 zákoníku práce, a to pro situaci, kdy zaměstnavatel neurčí zaměstnanci nástup dovolené za určitý kalendářní rok, a to ani do 30. června roku následujícího. V popsané situaci (není-li čerpání dovolené určeno zaměstnavatelem nejpozději do 30. června následujícího kalendářního roku) nabývá rovněž zaměstnanec právo určit si nástup (termín) dovolené 1. července sám. Uvedený postup se netýká dovolené za aktuální kalendářní rok. (Takže např. letos v r. 2022 získávají za uvedených podmínek zaměstnanci právo určit si nástup nevyčerpané dovolené z r. 2021, popř.Například letos v r. 2022 získají zaměstnanci právo určit si nástup nevyčerpané dovolené z r. 2021 (popř. dříve).)

Pak existuje ještě jedna výjimka, kdy sice stále určuje formálně nástup dovolené zaměstnavatel, ale musí jej určit tak, jak si přeje zaměstnanec, resp. Zaměstnanec tedy až na výjimku, resp. výjimky, nemůže sám rozhodnout o svém nástupu a termínu dovolené.

Zaměstnanec tedy s výjimkou uvedenou výše nemůže sám rozhodnout o nástupu na dovolenou. Podkladem zaměstnavatele k určení dovolené je písemný rozvrh čerpání dovolené. Podle něj je schopen s předstihem posoudit v jakých termínech a v jakém rozsahu bude možné zaměstnance na dovolenou uvolnit, a to tak, aby zaměstnanci stihli vyčerpat celý rozsah dovolené, na kterou jim v kalendářním roce vzniklo právo. Způsob sestavení rozvrhu ponechává zákoník práce na konkrétní praxi u zaměstnavatele, stejně jako zda a jak mohou zaměstnanci o určité termíny žádat.

Výslovně je však upravena povinnost zaměstnavatele nahradit zaměstnanci náklady, které mu bez jeho zavinění vznikly proto, že zaměstnavatel změnil určenou dobu čerpání dovolené nebo že ho odvolal z dovolené. Tuto alespoň částečnou satisfakci zaměstnance a ochranu proti zneužití práva zaměstnavatelem upravuje ust. § 217 odst. 3 zákoníku práce.

Byť má zaměstnavatel právo zaměstnance z dovolené odvolat, zaměstnanec není povinen být v době čerpání dovolené k zastižení. Smyslem dovolené je odpočinek a načerpání sil k dalšímu výkonu práce.

Změna již určeného termínu nebo odvolání z právě čerpané dovolené je krajním řešením, které by mělo stát na vážných a naléhavých důvodech. Než k němu zaměstnavatel sáhne, měl by prokazatelně zvážit mírnější varianty - využití zástupu, dočasné omezení služeb či přeskládání zakázek.

S takovým zásahem je spjata povinnost nahradit zaměstnanci účelně vynaložené a prokazatelné náklady, které mu v souvislosti se zrušením dovolené nebo odvoláním z dovolené vznikly bez jeho zavinění. Typicky jde o stornopoplatky zájezdu či ubytování, změny letenek a jízdenek nebo přiměřené náklady na návrat. Naopak se nehradí výdaje, které by vznikly tzv. tak jako tak, ani náklady způsobené laxním přístupem zaměstnance.

Častým spouštěčem zásahu bývá nedostatečné předání agendy zaměstnance před odjezdem. Samo o sobě nelegalizuje zrušení dovolené, v kombinaci s konkrétní provozní situací však může představovat relevantní důvod. Klíčová je proporcionalita: nejprve ověřit reálnost zástupu a technické podpory, teprve poté žádat návrat.

Jiný režim nastává, pokud si zaměstnanec vezme „dovolenou“ bez určení či v rozporu s nesouhlasem zaměstnavatele. Takové jednání bývá posuzováno jako neomluvená absence se všemi pracovněprávními důsledky.

Musíte brát šéfovi na dovolené telefon?Jakmile jste ale na dovolené, neexistuje způsob, jak vám její zrušení oznámit - pokud nechcete. Zaměstnanec na dovolené nemusí brát hovory na pracovním čísle. Nemusí brát vůbec žádné hovory, ba ani telefon si nakonec s sebou brát nemusí. Doporučeným dopisem ho pravděpodobně zaměstnavatel nedohoní, navíc kdovíkdy by došel.

Jiná věc je, že v praxi to samozřejmě bývá jinak: málokdo si troufne nezvednout šéfovi telefon nebo od něj nepřečíst zprávu.

Není tedy vhodné platit si ubytování, letenky nebo další výdaje, dokud nemáte v ruce od zaměstnavatele písemné potvrzení - souhlas s termínem dovolené.

Zákoník práce konkrétní důvody, pro které může být zaměstnanec z dovolené odvolán, nebo okolnosti, za kterých může dojít ke změně určené doby čerpání dovolené blíže nespecifikuje. Zaměstnavatel však samozřejmě nemůže přistoupit k realizaci svého práva svévolně či bezdůvodně. Ostatně zákoník práce ani výslovně neupravuje právo zaměstnavatele změnit určený termín dovolené nebo zaměstnance z dovolené odvolat. Jestliže však zaměstnavatel má právo určit dovolenou, má právo ji i změnit, popř. zrušit. Asi nelze zaměstnancům doporučovat, aby s koupí zájezdu, letenek nebo objednáním ubytování a zaplacením zálohy vyčkávali až na rozhodnutí zaměstnavatele o čerpání dovolené v konkrétním termínu čili na skutečné určení čerpání dovolené. V praxi se používají formalizované žádanky o dovolenou.

Nakolik je odvolání z dovolené reálné? Pokud zaměstnavatel změní termín určené dovolené, ještě než ji zaměstnanec nastoupí, tak s tím zaměstnanec mnoho nenadělá. Složitější to bude, pokud zaměstnanec dovolenou nastoupil. Smyslem dovolené je odpočinek a regenerace pracovní síly. K tomu kontakt s firmou i o dovolené moc neprospívá.

Je tedy otázka, zda se zaměstnavateli podaří zaměstnance kontaktovat. Ve formalizovaných žádankách o dovolenou se mnohdy uvádí i místo pobytu během dovolené.

Existuje však jedna zákonná výjimka. Pokud nebylo čerpání dovolené určeno do 30. června následujícího kalendářního roku, nabývá rovněž zaměstnanec právo určit si nástup (termín) dovolené 1. července sám.

Kompletní přehled dovolené v roce 2022

V běžném životě však může dojít ke zrušení, resp. nečerpání řádně schválené dovolené i z jiných důvodů než pro jednání zaměstnavatele, kterým zaměstnanci zruší dovolenou nebo jej z již probíhající dovolené odvolá. Nejčastějším důvodem je onemocnění zaměstnance. Charakter zrušení dovolené ve výše nastíněném smyslu tak nebude mít situace, kdy zaměstnanec v době, kdy má čerpat dovolenou, onemocní.

Pokud zaměstnavatel poskytuje dovolenou v několika částech, musí jedna část činit alespoň 2 týdny v celku, pokud se nedohodne se zaměstnancem jinak. Poslední slovo má tedy vždy zaměstnavatel, je jen dobrou praxí, že vychází žádostem zaměstnanců vstříc.

Dovolená by zdaleka nebyla tak atraktivní, kdyby za její dobu nepříslušela zaměstnanci náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku. Někdy se stane, že i v případě absence překážek na straně zaměstnance nedojde k vyčerpání dovolené a zaměstnanec požaduje náhradu mzdy za nevyčerpanou dovolenou. Ta však náleží zaměstnanci pouze v případě skončení pracovního poměru.

Zaměstnavatel se ve výjimečných případech může odchýlit od minimálních zákonných požadavků, například od povinnosti poskytnout čerpání dovolené zaměstnanci 2 týdny v celku, ale pouze z naléhavých provozních důvodů zaměstnavatele či překážek na straně zaměstnance.