Tento článek se zabývá problematikou zdanění cestovních náhrad v České republice. Popisuje podmínky, za kterých jsou cestovní náhrady daňově uznatelné, a jaké daňové dopady mají pro zaměstnance i zaměstnavatele.
Cestovní náhrady jsou náhrady výdajů, které vzniknou zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce mimo sjednané místo výkonu práce. Právní úprava problematiky cestovních náhrad je obsažena zejména v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (ZP), a v zákoně č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP).
Cestovní náhrady lze poskytovat následujícím skupinám osob:
- Zaměstnanci: V pracovním poměru nebo na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP, DPČ). U dohod je nutné sjednat právo na cestovní náhrady a stanovit pravidelné pracoviště.
- Další osoby s příjmy ze závislé činnosti: Například členové orgánů právnických osob nebo jednatelé s.r.o., kteří jsou pro účely ZDP považováni za zaměstnance.
- Podnikatelé: OSVČ, osoby spolupracující, společníci v.o.s. a komplementáři k.s. Mohou zahrnout do svých výdajů částky odpovídající cestovním náhradám.
- Osoby v mimopracovních vztazích: Náhrady jsou součástí odměn a podléhají dani z příjmů.
Pracovní cesta je definována jako časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce (§ 42 ZP). Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na pracovní cestu jen na základě dohody s ním.
Místo výkonu práce má význam pro určení, zda se jedná o pracovní cestu. Může být sjednáno konkrétní adresou nebo obecně názvem obce.
Pravidelné pracoviště se sjednává v pracovní smlouvě pro účely cestovních náhrad. Může být dohodnuto maximálně v rozsahu jedné obce nebo v místě bydliště zaměstnance.
Podmínky daňové uznatelnosti cestovních náhrad
Aby mohly být cestovní náhrady považovány za daňově uznatelné výdaje, musí být splněny následující podmínky:
- Jsou poskytnuty v souladu se zákoníkem práce.
- Je prokazatelné, že výdaje vznikly.
- Výdaje vznikly v souvislosti s dosažením, zajištěním a udržením zdanitelných příjmů zaměstnavatele (podnikatele).
- Výdaj není vyloučen z daňově uznatelných výdajů ZDP či jiným předpisem.
Druhy cestovních náhrad
Mezi základní druhy cestovních náhrad patří:
- Náhrada jízdních výdajů.
- Náhrada výdajů za ubytování.
- Stravné.
- Náhrada nutných vedlejších výdajů.
Stravné
Stravné je jedním z druhů cestovních náhrad, které při splnění zákonem stanovených podmínek náleží osobám, na které se zákon vztahuje.
Tuzemské stravné pro rok 2025 (vyhláška MPSV č. 475/2024 Sb.):
| Doba trvání pracovní cesty | Stravné pro státní a příspěvkovou sféru | Minimální stravné pro podnikatelskou sféru |
|---|---|---|
| 5-12 hodin | 148 Kč až 177 Kč | 148 Kč |
| 12-18 hodin | 225 Kč až 271 Kč | 225 Kč |
| Více než 18 hodin | 353 Kč až 422 Kč | 353 Kč |
Pokud je na pracovní cestě poskytnuto bezplatné jídlo, stravné se krátí o:
- 70 % u cesty 5-12 hodin.
- 35 % u cesty 12-18 hodin.
- 25 % u cesty nad 18 hodin.
Zahraniční stravné pro rok 2025 (vybrané státy):
| Země | Měna | 2025 | 2024 |
|---|---|---|---|
| Dánsko | EUR | 65 | 60 |
| Finsko | EUR | 65 | 55 |
| Chorvatsko | EUR | 50 | 45 |
| Itálie | EUR | 55 | 50 |
| Polsko | EUR | 50 | 45 |
| Rumunsko | EUR | 45 | 40 |
| USA | USD | 65 | 60 |
Zaměstnanec má nárok na zahraniční stravné v plné výši, pokud stráví mimo území ČR v rámci kalendářního dne déle než 18 hodin. Stráví-li mimo území ČR v rámci kalendářního dne 12-18 hodin, má nárok na 2/3 zahraničního stravného. V případě, že stráví mimo území ČR v rámci kalendářního dne 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, má nárok na 1/3 zahraničního stravného.
Tyto částky se snižují, je-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatně jídlo. A to o hodnotu (za každé poskytnuté jídlo - snídaně, oběd, večeře):
- 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby,
- 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby,
- 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.
Kapesné
Účelem poskytování kapesného je zajištění náhrady za výdaje osobního charakteru vzniklé při pracovní cestě, které nemají charakter žádného výdaje, za nějž zaměstnanci podle zákoníku práce náleží náhrada (např. poplatek za WC, tzv. bakšišné, platba nosiči zavazadel apod.). Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout kapesné až ve výši 40 % vypočtené z částky stravného před jeho snížením za bezplatně poskytnuté hlavní denní jídlo.
Daňové dopady cestovních náhrad
Rozhodujícím ustanovením, jež určuje, zda cestovní náhrady poskytnuté zaměstnanci jsou daňově uznatelné, je ustanovení § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP. Podle tohoto ustanovení jsou u zaměstnavatele daňově uznatelné cestovní náhrady poskytnuté zaměstnanci v souladu se zákoníkem práce.
Z hlediska zaměstnance je důležitým ustanovením § 6 odst. 7 písm. a) ZDP, podle kterého nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti cestovní náhrady, které přísluší nebo může zaměstnanci poskytnout zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře.
Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci jiné cestovní náhrady nebo náhrady vyšší, než přísluší nebo může poskytnout zaměstnanci zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře, je částka ve výši příslušného rozdílu u zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti podle § 6 odst. 1 ZDP. Kromě toho tyto tzv. nadlimitní částky vstupují do vyměřovacího základu pro pojistné na veřejné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.
Daňová optimalizace
Pro dosažení daňové optimalizace je důležité vyhodnocovat následující skutečnosti:
- Jak budou cestovní náhrady posouzeny z daňového pohledu na straně zaměstnance (zda podléhají dani z příjmů ze závislé činnosti).
- Jak budou cestovní náhrady daňově posouzeny na straně zaměstnavatele (zda je možné je daňově uplatnit).
- Zda poskytnuté cestovní náhrady podléhají odvodům zákonného pojistného.
V některých případech právní úprava dovoluje zaměstnavateli zvolit postup podle svého uvážení. V těchto případech může zaměstnavatel poskytovat cestovní náhrady podle svého rozhodnutí ve vazbě na výši odvedené daně z příjmů a také na výši odvedeného zákonného pojistného.
Závěr
Problematika zdanění cestovních náhrad je poměrně složitá a vyžaduje znalost příslušných právních předpisů. Je důležité správně posoudit, zda se jedná o pracovní cestu, jaké náhrady zaměstnanci náleží a jaké daňové dopady to má pro obě strany. Správným nastavením cestovních náhrad lze dosáhnout daňové optimalizace a předejít případným problémům při daňové kontrole.
Zanechat komentář