Před tuzemskou i zahraniční pracovní cestou je zaměstnavatel podle § 183 odst. 1 ZP povinen zaměstnanci poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud není dohodnuto, že záloha poskytnuta nebude. Poskytnutí či neposkytnutí zálohy na zahraniční pracovní cestu má značný vliv na použití kurzů pro přepočet částek v cizích měnách při vyúčtování cestovních náhrad. Záloha se poskytuje na všechny druhy cestovních náhrad, nikoliv např. jen na stravné, zahraniční stravné či kapesné, ale také na jízdní výdaje, výdaje za ubytování i nutné vedlejší výdaje.
Zaměstnavatel má povinnost zálohu poskytnout na všechny „druhy“ náhrad, a to do jejich předpokládané výše, aniž by zaměstnanec musel o poskytnutí zálohy žádat. Neposkytnutí zálohy lze se zaměstnancem dohodnout, přitom lze míti za to, že pokud zaměstnanec „odjel bez zálohy“ s neposkytnutím zálohy souhlasil.
Cestovní náhrady upravuje § 151 až 189 ZPr (viz i heslo Cestovní náhrady). Až do předpokládané výše cestovních náhrad je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout zúčtovatelnou zálohu (pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta). Poskytnutí zálohy upravuje § 183 ZPr.
O záloze na cestovní náhrady a jejím vyúčtování se účtuje jako o pohledávce nebo závazku vůči zaměstnanci na účtech 333-Ostatní dluhy vůči zaměstnancům a 335-Pohledávky za zaměstnanci.
Forma a měna zálohy
Záloha na cestovní náhrady může být zaměstnanci poskytnuta v hotovosti, cestovním šekem, převodem na účet zaměstnance u banky apod. Zaměstnanci lze také poskytnout tzv. firemní platební kartu, tj. platební kartu vystavenou k účtu zaměstnavatele. Měla by být poskytnuta v měně, kterou bude zaměstnanec potřebovat ve státě, do kterého byl vyslán práci vykonat.
Na tuzemskou pracovní cestu se záloha poskytuje v české měně, neboť podle § 13 zákona č. 6/1993 Sb., o České národní bance, ve znění pozdějších předpisů, je peněžní jednotkou v ČR koruna česká a podle § 16 odst. 1 cit. zákona jsou platné bankovky a mince vydané ČNB zákonnými penězi při všech platbách v ČR. Vyúčtování i vypořádání doplatku či přeplatku z tuzemské pracovní cesty se provádí výlučně v české měně.
Také záloha na zahraniční pracovní cestu může být zaměstnanci poskytnuta v hotovosti, formou cestovního šeku, zapůjčením firemní platební karty apod. Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně nutně v měně, ve které se vypočítává podle vyhlášky Ministerstva financí zahraniční stravné.
Jestliže je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu např. do Polska, pro které je vyhláškou MF stanovena základní sazba stravného v EUR, neznamená to, že zaměstnanci musí být poskytnuta záloha v EUR. Měla by být poskytnuta ve měně, kterou bude zaměstnanec příslušné služby (ubytování, jízdní výdaje apod.) hradit, tj. v uvedeném případě ve zlotých. Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná. Jinak by záloha v podstatě neměla žádný smysl.
Poskytnutí zálohy zaměstnanci v hotovosti v cizí měně je nutno provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenou a správně vedenou.
Poskytnutí platební karty zaměstnanci je v řadě případů velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě zaměstnance pravidelný přehled o konkrétních výdajích, o nichž může účtovat na základě výpisu z účtu, ke kterému byla platební karta vydána.
Nic také nebrání tomu, aby byla zaměstnanci (na základě jeho žádosti o provádění bezhotovostních úhrad) záloha poskytnuta převodem na jeho účet u některé z bank. Samozřejmě tak, aby si ji mohl před pracovní cestou z účtu vybrat. Tento postup je možný na základě žádosti zaměstnance. Zaměstnavatel nemůže o takovémto postupu rozhodnout ve vnitřní směrnici ani nemůže zaměstnanci nařídit, aby mu sdělil číslo svého účtu.
Výše zálohy
Jak je uvedeno výše, jde o zálohu do předpokládané výše cestovních náhrad. Výše zálohy se tak zpravidla stanoví odhadem. Předem totiž nelze zjistit, jaký bude mít zaměstnanec skutečný nárok na stravné, zahraniční stravné ani na další druhy cestovních náhrad. Předem ani nemůže být známo, kdy přesně zaměstnanec překročí státní hranici ČR či jiných států, není známo, jaké bude mít nutné vedlejší výdaje apod. Předem nelze ani předjímat, jaký kurz bude při vyúčtování cestovních náhrad nutno použít.
Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.
Doplnění zálohy v průběhu pracovní cesty: Je-li zaměstnanec vyslán na dlouhodobou pracovní cestu do zahraničí, není zpravidla vhodné, aby byl předem zaměstnavatelem vybaven zálohou odpovídající celkovému předpokládanému nároku na cestovní náhrady. Tuto situaci lze řešit různými způsoby, např. poskytnutím platební karty zaměstnavatele, cestovním šekem, bezhotovostním převodem na účet zaměstnance apod.
Dlouhodobá záloha na cestovní náhrady: Zaměstnavatelé v některých případech poskytují vybraným zaměstnancům např. na počátku roku vyšší zálohu na tuzemské i zahraniční pracovní cesty, některým zaměstnancům poskytují vyšší zálohu v cizí měně najednou před plánovanými několika zahraničními pracovními cestami v měsíci. Jak se mají správně řešit tyto případy při vypořádání jejich nároku na cestovní náhrady, které není prováděno bezprostředně po ukončení každé pracovní cesty?
Program POHODA umožňuje zpracování tuzemských i zahraničních cestovních příkazů. Předkontace pro zaúčtování cestovních příkazů můžete zadat v agendě Globální nastavení v sekci Cestovní příkazy. Zálohy na pracovní cestu: Na záložku Zálohy uveďte vyplacené zálohy pracovníkům. Zálohy u zahraničních příkazů je možné evidovat v různých měnách.
Vyúčtování cestovních náhrad
Zaměstnanec je povinen do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty, nedohodne-li se se zaměstnavatelem na jiné době, předložit zaměstnavateli všechny písemné doklady nezbytné k provedení vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Nedodržení uvedené lhůty zaměstnancem nemá za následek ztrátu práva na náhrady cestovních výdajů.
Podle § 609 a násl. NOZ je promlčecí doba tříletá, a jestliže tedy zaměstnanec uplatní své právo na cestovní náhrady, tj. předloží zaměstnavateli prakticky jakýmkoliv způsobem doklady, na základě nichž lze jeho nárok posoudit, do 3 let po ukončení pracovní cesty, je zaměstnavatel povinen mu cestovní náhrady poskytnout. Zaměstnavatel však zmeškání uvedené desetidenní lhůty bez vážných důvodů může posuzovat jako porušení povinností vyplývajících z pracovního závazku zaměstnance.
Jako součást vyúčtování musí zaměstnanec předložit příslušné doklady prokazující oprávněnost výše jednotlivých druhů cestovních náhrad a uvést časový průběh pracovní cesty a u zahraniční pracovní cesty také okamžiky překročení státních hranic příslušných států.
Nejvhodnějším způsobem je provedení vyúčtování na tiskopisu, který obsahuje místo pro uvedení příslušných údajů a všech druhů náhrad. Je vnitřní záležitostí zaměstnavatele, zda (případně jaký) tiskopis k tomuto účelu používá, neboť používání tiskopisů k vyúčtování pracovní cesty není žádným obecně platným předpisem stanoveno. Je v zájmu zaměstnavatele, aby zaměstnanec svým podpisem potvrdil správnost údajů uvedených ve vyúčtování, zejména údajů o časovém průběhu pracovní cesty a o tom, zda mu byla či nebyla poskytnuta bezplatně strava (která jídla - snídaně, oběd, večeře a který den).
Po předložení všech potřebných dokladů zaměstnancem je zaměstnavatel povinen do deseti pracovních dnů, není-li mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem dohodnuta jiná doba, uspokojit nároky zaměstnance týkající se příslušné pracovní cesty (rozdíl proti poskytnuté záloze). Ani nedodržení této lhůty neznamená zánik nároku zaměstnance na náhradu cestovních výdajů.
Zaměstnanec se může dohodnout se zaměstnavatelem, že mu budou doplatky cestovních náhrad poskytovány převodem na jeho účet např. současně se mzdou. Stejně tak se může zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout, že mu přeplatky zaměstnanec vrátí převodem na jeho účet. Žádným zákonným předpisem není stanovena povinnost zaměstnance přiložit k vyúčtování písemnou zprávu z pracovní cesty. Je plně v kompetenci zaměstnavatele určit, ve kterých případech, příp. i jakou formou vypracovanou zprávu vyžaduje.
Zjištění výše přeplatku či doplatku
Při vyúčtování zahraniční pracovní cesty má významnou úlohu záloha poskytnutá zaměstnanci na cestovní náhrady. Tato záloha se zpravidla vyúčtovává v měně, ve které byla zaměstnanci poskytnuta. Postup při vyúčtování zálohy je však závislý také na tom, zda skutečný nárok zaměstnance na cestovní náhrady týkající se zahraniční části pracovní cesty je vyšší anebo nižší než poskytnutá výše zálohy (tzn. má-li zaměstnanec "doplatek" nebo "přeplatek").
V případě, kdy zaměstnanci byla poskytnuta záloha vyšší, než je jeho nárok na cestovní náhrady, vrací zaměstnanec zaměstnavateli příslušnou částku (přeplatek):
- v měně, ve které mu byla poskytnuta záloha,
- v měně, na kterou poskytnutou měnu v zahraničí směnil,
- v české měně,
- v jakékoli kombinaci uvedených měn.
Pokud byla zaměstnanci poskytnuta nižší záloha, než je skutečná výše cestovních náhrad, vznikne doplatek, který zaměstnavatel zaměstnanci vyplatí v české měně, příp. v jiné dohodnuté měně.
Přeplatek anebo část přeplatku, který se týká příslušné pracovní cesty a který zaměstnanec zaměstnavateli vrací v české měně, se zaokrouhluje na celé koruny nahoru. Přeplatek v cizí měně se nezaokrouhluje a případný rozdíl se vypořádává v české měně. Na celé koruny nahoru se zaokrouhluje i doplatek poskytovaný za příslušnou pracovní cestu zaměstnanci v české měně.
Vzor cestovního příkazu.
Příklad: Pan Jiří Adámek jel na zahraniční pracovní cestu do Vídně vlastním automobilem, který má spotřebu 6‚7 l/100 km. V ČR ujel celkem 182 km, v zahraničí 167 km. Na cestu dostal zálohu 70 EUR, nocleh ho stál 50 EUR. K datu vyplacení zálohy i jejího vyúčtování byl kurz 24‚70 Kč/EUR. Základní sazba stravného pro Rakousko činí 45 EUR/den. Pro výpočet náhrad za PHM použijte cenu za naftu podle legislativy, tedy 34,40 Kč/l (hodnota k 1. 7. 2023). Sazba za použití soukromého vozidla je 5‚20 Kč/km.
Používání kurzů pro určení výše cestovních náhrad
Pro přepočet výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady (doplatku či přeplatku) zjištěné v cizí měně na jinou cizí měnu (nebo na Kč), tj. pro zjištění výše částek, které budou se zaměstnancem vypořádávány a o kterých bude následně účtováno, se použijí kurzy uvedené v ustanoveních § 183 a 184 ZP, tj. v případě, kdy:
- zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady - kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a kurzy vyhlášené ČNB platné v den poskytnutí zálohy,
- zaměstnanci nebyla záloha poskytnuta - kurzy vyhlášené ČNB platné v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.
Při použití kurzu ze směny poskytnuté měny v zahraničí není důležité, jak vysokou částku příslušné měny zaměstnanec směnil, ale to, že ji směnil v zahraničí. Případný poplatek za směnu poskytnuté měny v zahraničí (doložený dokladem) je nutným vedlejším výdajem souvisejícím s pracovní cestou, který je součástí náhrad cestovních výdajů, jež zaměstnavatel se zaměstnancem řádně vyúčtuje.
Pokud však zaměstnanec smění poskytnutou měnu před odjezdem do zahraničí v tuzemsku, nelze k uvedeným přepočtům použít kurz směny, neboť nejde o směnu provedenou v zahraničí. Případný poplatek za směnu je však také nutným vedlejším výdajem.
Je výrazný rozdíl v použití kurzů pro přepočet nároku zaměstnance na náhrady cestovních výdajů z jedné měny na jinou měnu a použitím kurzů pro účtování o takto vypočtených částkách, tj. pro účtování o uskutečněných účetních případech. Pro účtování o částkách v cizí měně použije účetní jednotka kurzy, které má v souladu s ustanoveními § 4 odst. 12 a § 24 odst. 6 ZoÚ uvedeny ve své vnitřní účetní směrnici. Účetní kurzy nelze použít pro stanovení výše cestovních náhrad (přeplatku doplatku) náležících zaměstnanci.
Upozornění na možné chyby: Pokud je přeplatek anebo doplatek náhrad vypořádáván v cizí měně, nelze ho zaokrouhlit na celé částky bez desetinných míst. Drobné částky cizí měny však lze i v tomto případě přepočítat za použití správného kurzu na českou měnu a vypořádat v české měně. Patřičnou pozornost je nutno věnovat správnému použití kurzů pro přepočet náhrad z jedné měny na měnu jinou, protože v etapě vyúčtování, tj. při zjišťování výše nároku zaměstnance na náhrady, přeplatku či doplatku, se používají zpravidla jiné kurzy než při účtování o cizích měnách. V účetnictví účetní jednotky tak zpravidla vždy vzniknou na příslušných účtech kurzové rozdíly.
Vypořádání doplatku
Při vyúčtování cestovních náhrad ze zahraniční pracovní cesty byl zjištěn nárok zaměstnance na doplatek ve výši 53,76 EUR. Zaměstnavatel se dohodl se zaměstnancem na vypořádání v EUR. Protože ve valutové pokladně EUR neměl zaměstnavatel drobné, vyplatil zaměstnanci 50,00 EUR a zbytek doplatku přepočetl na českou měnu kurzem ČNB platným v den poskytnutí zálohy (např. 24,517 Kč/EUR), tj. 3,76 x 24,517 = 92,18 Kč, takže po zaokrouhlení na celé koruny nahoru doplatil zaměstnanci 93 Kč.
Vypořádání přeplatku
Po skončení pracovní cesty byl zjištěn přeplatek zaměstnance ve výši 7,40 CHF. Zaměstnanec se dohodl se zaměstnavatelem, že část přeplatku vrátí v CHF a zbytek v české měně. Zaměstnanec vrátil 5 CHF, zbytek přeplatku byl přepočten kurzem ČNB platným v den poskytnutí zálohy (např. 25,108 Kč/CHF), tj. 2,40 x 25,108 = 60,25 Kč, takže zaměstnanec po zaokrouhlení na celé koruny nahoru vrátil ještě 61 Kč.
| Účetní doklad | Popis |
|---|---|
| Faktury | Doklady za ubytování, dopravu atd. |
| Paragony | Doklady za drobné výdaje |
| Vyúčtování pracovní cesty | Souhrnný doklad o všech náhradách |
| Pokladní doklady | Doklady o platbách v hotovosti |
| Výpisy z účtů | Přehled o platbách kartou |
| Interní doklady | Doklady pro vnitřní účely organizace |
Zanechat komentář