Zajištění a vyúčtování zahraniční pracovní cesty může být administrativně náročné. Proto vám přinášíme podrobný návod, jak správně vyplnit a vyúčtovat zahraniční cestovní příkaz.
Vzor Cestovního Příkazu pro Zahraniční Pracovní Cestu
Níže naleznete vzor cestovního příkazu, který si můžete stáhnout a použít pro své potřeby. Tento vzor obsahuje všechny potřebné údaje pro správné zadání a vyúčtování zahraniční pracovní cesty.
Údaje v cestovním příkazu
- Firma: Název společnosti
- Osobní číslo: Identifikační číslo zaměstnance
- Útvar: Organizační jednotka zaměstnance
- Příjmení, jméno, titul: Osobní údaje zaměstnance
- Telefon, linka: Kontaktní údaje zaměstnance
- Pracovní doba: Informace o pracovní době zaměstnance
- Bydliště: Adresa bydliště zaměstnance
- Počátek cesty: Místo, datum a čas zahájení cesty
- Místo jednání: Cíl pracovní cesty
- Číslo příkazu ZPC: Identifikační číslo cestovního příkazu
- Účel cesty: Důvod pracovní cesty
- Konec cesty: Místo, datum a čas ukončení cesty
- Spolucestující: Jména osob, které cestují se zaměstnancem
- Určený dopravní prostředek: Způsob dopravy (vlastní vozidlo, hromadná doprava)
- Povolená záloha cest. výdajů: Částka a měna zálohy
- Sazba celodenního stravování: Sazba stravného v dané měně
- Kapesné %: Procento pro výpočet kapesného
- Celodenní bezplatné stravování: Dny, kdy bylo poskytnuto celodenní stravování
- Částečné bezplatné stravování: Informace o poskytnutém částečném stravování (snídaně, oběd, večeře)
Vyúčtování Pracovní Cesty
Po návratu z pracovní cesty je nutné provést vyúčtování. Zde je postup a důležité informace:
Důležité body k vyúčtování
- Jízdenky a ostatní doklady je nutné vylepovat na papír.
- Je nutné rozlišovat poskytnutí zálohy na služební cestu a zálohy na nákup za hotové.
- Při vyúčtování je povinností zaměstnance uvést, zda bylo či nebylo poskytnuto stravné.
Pokud platíte jízdenky MHD mobilem nebo platební kartou, je nutné si vytisknout daňový doklad na internetových stránkách poskytovatele služeb.
Při použití soukromého vozidla je nutné doložit technický průkaz a případně žádost o proplacení PHM a amortizace.
Zaměstnanci, kteří při použití soukromého vozidla žádají o proplacení jízdného v ceně hromadného dopravního prostředku, musí před cestou doložit k CP cenu jízdenky. Po návratu zpět už není možné tuto cenu dohledat.
V případě, že nebude k CP přiloženo, částka za jízdné nebude proplacena.
Pokud je pro platbu související s CP využíván bankovní převod ze soukromého účtu zaměstnance, je nutný daňový doklad k platbě. Je nutné si vyžádat potvrzení či daňový doklad od pořádající organizace.
Cestovní náhrady externistů jsou vypláceny pouze na základě písemného ujednání obsaženého v dohodě o práci mimo pracovní poměr (DPP nebo DPČ). V cestovním příkaze je nutné v tomto případě důkladně poznačit/zvýraznit „DPP“ nebo „DPČ“.
Sazba základní náhrady v roce 2025 za používání silničních motorových vozidel za 1 km jízdy činí na základě Vyhlášky č. 475/2024 Sb. osobních silničních motorových vozidel 5,80 Kč.
Kapesné u zahraniční cesty a jeho výši (max. 388 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin) stanovuje opatření rektora č. Dle opatření rektora č. přiložte kalkulaci ceny za jízdenku.
Cestovní příkaz neboli cesťák vyplňujete se zaměstnancem ve chvíli, kdy ho vyšlete na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů.
Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje.
Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním. Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy.
Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje. Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz.
V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).
Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.
Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním.
K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.
Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet.
Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.
Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu. Pokud se vám zamlouvá tento formulář, můžete ho použít jako vzor vyúčtování pracovní cesty.
Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.
Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.
Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.
Záložky v aplikaci pro vyúčtování cestovních příkazů
Pro usnadnění vyúčtování cestovních příkazů se často používají specializované aplikace. Zde je popis jednotlivých záložek, které se v takových aplikacích obvykle nacházejí:
- Zálohy: Slouží pro evidenci vyplacených záloh. U všech záloh poskytnutých pro jednu zahraniční pracovní cestu v různých měnách je nutné kvůli korektnímu vyúčtování cestovního příkazu zadat stejné datum vyplacení zálohy.
- Etapy pracovní cesty: Po vyplnění údajů na tuto záložku proběhne zároveň i vyúčtování pracovní cesty. Ke každé etapě je třeba z výklopného seznamu doplnit pole Země.
- Směny: Pokud pracovník při pracovní cestě směnil poskytnutou měnu na jinou, provedete zápis na tuto záložku.
- Výdaje: Zde zapište všechny výdaje spojené s pracovní cestou a uskutečněné v různých měnách a s různými způsoby jejich platby.
- Stravné: Na tuto záložku se vygeneruje stravné, které náleží pracovníkovi za celou dobu trvání pracovní cesty.
- Náhrady: Pokud bylo při pracovní cestě použito soukromé vozidlo pracovníka, budou na této záložce vygenerovány náhrady za použití silničního motorového vozidla.
- Vyúčtování: Po vyplnění zahraničního cestovního příkazu a také po provedení případných změn rozhodných údajů, nabídne program provedení vyúčtování.
Tabulka nároku na stravné
Nárok na stravné závisí na délce trvání cesty v kalendářním dni. Následující tabulka shrnuje, jak se nárok na stravné určuje v závislosti na tom, zda vzniklo nebo nevzniklo právo na stravné za cestu na území ČR:
| Počet hodin v kalendářním dni | Za cestu na území ČR vzniklo právo na stravné | Za cestu na území ČR nevzniklo právo na stravné |
|---|---|---|
| 0-5 hodin | zahraniční stravné nepřísluší, doba trvání příslušné cesty v zahraničí se připočte k tuzemské části této pracovní cesty | méně než 1 hodina |
| 1-12 hodin | 1/3 základní sazby | |
| déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin | 2/3 základní sazby | |
| více než 18 hodin | plná základní sazba | více než 5 hodin |
V případě zahraniční pracovní cesty může zaměstnavatel poskytovat pracovníkovi také kapesné. V poli Kapesné uveďte procento, podle kterého se výše kapesného v cizí měně vypočítá.
Kapesné zůstává vždy v plné výši.
Zanechat komentář