Zajištění a vyúčtování zahraniční pracovní cesty může být administrativně náročné. Proto vám přinášíme vzor zahraničního cestovního příkazu ke stažení a podrobný návod, jak jej správně vyplnit a vyúčtovat.
Vzor cestovního příkazu pro zahraniční pracovní cestu
Níže naleznete vzor cestovního příkazu, který si můžete stáhnout a použít pro své potřeby. Tento vzor obsahuje všechny potřebné údaje pro správné zadání a vyúčtování zahraniční pracovní cesty.
Údaje v cestovním příkazu
- Firma: Název společnosti
- Osobní číslo: Identifikační číslo zaměstnance
- Útvar: Organizační jednotka zaměstnance
- Příjmení, jméno, titul: Osobní údaje zaměstnance
- Telefon, linka: Kontaktní údaje zaměstnance
- Pracovní doba: Informace o pracovní době zaměstnance
- Bydliště: Adresa bydliště zaměstnance
- Počátek cesty: Místo, datum a čas zahájení cesty
- Místo jednání: Cíl pracovní cesty
- Číslo příkazu ZPC: Identifikační číslo cestovního příkazu
- Účel cesty: Důvod pracovní cesty
- Konec cesty: Místo, datum a čas ukončení cesty
- Spolucestující: Jména osob, které cestují se zaměstnancem
- Určený dopravní prostředek: Způsob dopravy (vlastní vozidlo, hromadná doprava)
- Povolená záloha cest. výdajů: Částka a měna zálohy
- Sazba celodenního stravování: Sazba stravného v dané měně
- Kapesné %: Procento pro výpočet kapesného
- Celodenní bezplatné stravování: Dny, kdy bylo poskytnuto celodenní stravování
- Částečné bezplatné stravování: Informace o poskytnutém částečném stravování (snídaně, oběd, večeře)
Vyúčtování pracovní cesty
Po návratu z pracovní cesty je nutné provést vyúčtování. Zde je postup a důležité informace:
- Přejezd státní hranice z ČR: Datum a čas překročení hranice.
- Použitý dopravní prostředek: Uveďte použitý dopravní prostředek.
- Jízdné, nocležné, stravné, nutné vedlejší výdaje: Vyplňte jednotlivé položky nákladů.
- Stravné a kapesné: Uveďte nárok na stravné a kapesné dle doby pobytu v jednotlivých státech.
- Výdaje na ubytování v zahraničí: Částka a číslo dokladu.
- Nutné vedlejší výdaje v zahraničí: Částka a číslo dokladu.
Důležité body k vyúčtování
- Jízdenky a ostatní doklady je nutné vylepovat na papír.
- Je nutné rozlišovat poskytnutí zálohy na služební cestu a zálohy na nákup za hotové.
- Při vyúčtování je povinností zaměstnance uvést, zda bylo či nebylo poskytnuto stravné.
- Pokud platíte jízdenky MHD mobilem nebo platební kartou, je nutné si vytisknout daňový doklad na internetových stránkách poskytovatele služeb.
Při použití soukromého vozidla je nutné doložit technický průkaz a případně žádost o proplacení PHM a amortizace. Zaměstnanci, kteří při použití soukromého vozidla žádají o proplacení jízdného v ceně hromadného dopravního prostředku, musí před cestou doložit k CP cenu jízdenky. Po návratu zpět už není možné tuto cenu dohledat. V případě, že nebude k CP přiloženo, částka za jízdné nebude proplacena.
Pokud je pro platbu související s CP využíván bankovní převod ze soukromého účtu zaměstnance, je nutný daňový doklad k platbě. Je nutné si vyžádat potvrzení či daňový doklad od pořádající organizace.
Cestovní náhrady externistů jsou vypláceny pouze na základě písemného ujednání obsaženého v dohodě o práci mimo pracovní poměr (DPP nebo DPČ). V cestovním příkaze je nutné v tomto případě důkladně poznačit/zvýraznit „DPP“ nebo „DPČ“.
Sazba základní náhrady v roce 2025 za používání silničních motorových vozidel za 1 km jízdy činí na základě Vyhlášky č. 475/2024 Sb. osobních silničních motorových vozidel 5,80 Kč.
Kapesné u zahraniční cesty a jeho výši (max. 388 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin) stanovuje opatření rektora č. Dle opatření rektora č. přiložte kalkulaci ceny za jízdenku.
Záložky v aplikaci pro vyúčtování cestovních příkazů
Pro usnadnění vyúčtování cestovních příkazů se často používají specializované aplikace. Zde je popis jednotlivých záložek, které se v takových aplikacích obvykle nacházejí:
- Zálohy: Slouží pro evidenci vyplacených záloh. U všech záloh poskytnutých pro jednu zahraniční pracovní cestu v různých měnách je nutné kvůli korektnímu vyúčtování cestovního příkazu zadat stejné datum vyplacení zálohy.
- Etapy pracovní cesty: Po vyplnění údajů na tuto záložku proběhne zároveň i vyúčtování pracovní cesty. Ke každé etapě je třeba z výklopného seznamu doplnit pole Země.
- Směny: Pokud pracovník při pracovní cestě směnil poskytnutou měnu na jinou, provedete zápis na tuto záložku.
- Výdaje: Zde zapište všechny výdaje spojené s pracovní cestou a uskutečněné v různých měnách a s různými způsoby jejich platby.
- Stravné: Na tuto záložku se vygeneruje stravné, které náleží pracovníkovi za celou dobu trvání pracovní cesty.
- Náhrady: Pokud bylo při pracovní cestě použito soukromé vozidlo pracovníka, budou na této záložce vygenerovány náhrady za použití silničního motorového vozidla.
- Vyúčtování: Po vyplnění zahraničního cestovního příkazu a také po provedení případných změn rozhodných údajů, nabídne program provedení vyúčtování.
Tabulka nároku na stravné
| Nárok na stravné | Počet hodin v kalendářním dni | Za cestu na území ČR vzniklo právo na stravné (tuzemská část pracovní cesty nebo jiná tuzemská pracovní cesta trvala 5 a více hodin) | Za cestu na území ČR nevzniklo právo na stravné (tuzemská část pracovní cesty nebo jiná tuzemská pracovní cesta trvala méně než 5 hodin) |
|---|---|---|---|
| zahraniční stravné nepřísluší, doba trvání příslušné cesty v zahraničí se připočte k tuzemské části této pracovní cesty | 0-5 hodin | více než 5 hodin | méně než 1 hodina |
| 1/3 základní sazby | 1-12 hodin | ||
| 2/3 základní sazby | déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin | ||
| plná základní sazba | více než 18 hodin |
V případě zahraniční pracovní cesty může zaměstnavatel poskytovat pracovníkovi také kapesné. V poli Kapesné uveďte procento, podle kterého se výše kapesného v cizí měně vypočítá.
Kapesné zůstává vždy v plné výši. I pokud je nutné krátit nárok na stravné z důvodů, že bylo v ceně služeb poskytnutých během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, kapesné se nekrátí.
3 years ago
Zanechat komentář