Cestovní příkaz, známý také jako "cesťák", je dokument, který se vyplňuje se zaměstnancem, když je vyslán na služební cestu. Slouží jako podklad pro výplatu stravného a dalších cestovních náhrad. Také slouží jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například v případě pracovních úrazů.
Žádný zákon nenařizuje zaměstnavatelům používání cestovních příkazů. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, není povinné jej vyplňovat. Nicméně, zaměstnavatel je povinen vyplatit zaměstnancům stravné a cestovní náhrady za služební cesty, a cestovní příkaz tento proces usnadňuje.
Cestovní příkaz nemá přesnou předepsanou podobu. Můžete použít vzor vyúčtování pracovní cesty z online šablon.
Kdy a Jak Vyplnit Cestovní Příkaz?
Cestovní příkaz se vyplňuje vždy před uskutečněním pracovní cesty. Pokud používáte účetní program nebo program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní potřebné údaje o cestě a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 můžete jednoduše vytvořit nový příkaz z již dříve vystavených, nebo ho vygenerovat z Knihy jízd.
Další možností je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud nemáte k dispozici formulář, můžete si stáhnout šablonu z internetu, případně zakoupit tištěné šablony v kancelářských potřebách.
V příkazu musí být uveden také dopravní prostředek. Záleží na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců). Zaměstnanec může obdržet zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, záleží na rozhodnutí zaměstnavatele.
Po návratu z pracovní cesty zaměstnanec vyplní zadní část příkazu, kde uvede jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním. K vyplněnému příkazu zaměstnanec přiloží doklady za všechny výdaje spojené s cestou, jako například za ubytování, parkování, obědy, školení atd. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravou, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.
Dolní část příkazu, nazvaná Vyúčtování pracovní cesty, vyplňuje účetní, který provede vyúčtování a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet. Pokud zaměstnanec použil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.
Formulář cestovního příkazu vyplňuje zaměstnanec, který uskutečnil pracovní cestu, nebo osoba odpovědná za administrativní evidenci pracovních cest. Vyplnění a podání se řídí zákoníkem práce a příslušnými vyhláškami upravujícími poskytování cestovních náhrad. Formulář lze podat v tištěné podobě s fyzickými doklady nebo elektronicky, pokud to zaměstnavatel umožňuje.
Cesta po ČR vs. zahraniční cesta
Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz se vyplňuje stejným způsobem. Používá se stejný formulář. Jediný rozdíl je, že na zadní straně průběhu cesty musí být odděleno překročení hranic. Pokud cestuje více zaměstnanců, každý musí vyplnit svůj cestovní příkaz. Pokud jedou autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu mají být proplaceny náhrady za pohonné hmoty.
Elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.
Zahraniční Pracovní Cesty: Stravné a Další Specifika
Právní úprava zahraničních pracovních cest se řídí:
- Zákonem č. 262/2006 Sb., zákoníkem práce, zejména § 151 až 190 - Náhrada výdajů v souvislosti s výkonem práce.
- Zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zejména § 4 odst. 12 - Povinnost účetní jednotky vést účetnictví a § 24 - Způsoby oceňování závazků.
- Zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zejména § 6 odst. 7 písm. a) - Náhrady cestovních výdajů se nepovažují za příjmy ze závislé činnosti a § 24 odst. 2 písm. zh) - Náhrady cestovních výdajů se považují za výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů.
- Vyhláškou č. 500/2002 Sb., zejména § 60 - Metoda kurzových rozdílů.
- ČÚS pro podnikatele č. 006 - Kurzové rozdíly, č. 017 - Zúčtovací vztahy, č. 019 - Náklady a výnosy.
- Pokynem GFŘ D-59
Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zahraniční stravné v cizí měně. Na rozdíl od tuzemského stravného je zahraniční stravné stanoveno takovým způsobem, aby pokrylo všechny náklady na stravování zaměstnance ve stravovacích zařízeních střední skupiny. Zaměstnanci náleží stravné stanovené vyhláškou Ministerstva financí. Touto vyhláškou jsou pravidelně zveřejňovány základní sazby základního zahraničního stravného.
V podnikatelské sféře může zaměstnavatel sjednat nebo určit před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu základní sazbu zahraničního stravného v nižší částce, než stanoví vyhláška MF. Tato snížená sazba však musí činit nejméně 75 % a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby nejméně 50 % základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušný stát prováděcím právním předpisem vydaným podle zákoníku práce.
Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Pro rok 2025 stanoví stravné v cizí měně stanovené v závislosti na délce pracovní cesty v jednom dni vyhláškou MF č. 373/2024 Sb.
Doba Počátku a Konce Zahraniční Pracovní Cesty
Doba, od kdy zaměstnancům vzniká nárok na cestovní náhrady v cizí měně, je mimo jiné závislá i na přepravním prostředku, kterým zaměstnanec cestu vykonal. Při cestě automobilem, vlakem, autobusem apod. je rozhodující doba přechodu státní hranice. V případě cestování letadlem stanoví zákoník práce okamžik počátku a konce doby rozhodné na náhradu cestovních výdajů v cizí měně jako dobu odletu z České republiky a příletu do České republiky.
Snížení Zahraničního Stravného
Pokud zaměstnanec v průběhu pracovní cesty obdrží bezplatně některé z hlavních denních jídel (snídani, oběd, večeři), sníží se mu stravné podle počtu poskytnutých jídel. Zaměstnavatel v nepodnikatelské sféře musí stravné snižovat za každé bezplatně poskytnuté jídlo zaměstnanci o celou částku stanovenou zákoníkem práce. Zaměstnavatel podnikatelské sféře může stravné snížit méně, ale částka vzniklá rozdílem mezi povinným krácením v nepodnikatelské sféře a nižším krácením, tvoří zdanitelný příjem zaměstnance, který podléhá také odvodům zákonného pojistného.
V ustanovení § 178 ZP (tedy v části, která se vztahuje na nepodnikatelskou sféru) je stanoveno, že zaměstnanci nepřísluší stravné, pokud mu během pracovní cesty, která trvá: 1-12 hod. byla poskytnuta 2 bezplatná jídla, 12-18 hod. byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.
V ust. § 170 ZP (tj. v části zákoníku práce, která se vztahuje na podnikatelskou sféru) tato podmínka není stanovena. V případě poskytnutí vyšších náhrad než v nepodnikatelské sféře podléhá toto nadlimitní plnění dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.
Souběh Nároku na Tuzemské i Zahraniční Stravné v Jednom Dni
Zejména v první a poslední den zahraniční pracovní cesty stráví zaměstnanec část cesty na území ČR a část cesty v zahraničí. Z toho důvodu je potřebné posoudit, jakým způsobem budeme za tyto dny posuzovat nárok zaměstnance na stravné v české měně a současně v zahraniční měně.
Obecně platí, že zaměstnanec má nárok na zahraniční stravné již v případě, kdy na území cizího státu stráví alespoň jednu celou hodinu. Pokud by však zaměstnanci vznikl nárok i na tuzemské stravné, bude mít nárok na zahraniční stravné až v případě, že doba pobytu zaměstnance na území cizího státu přesáhne 5 hodin.
Průjezd Více Státy v Jednom Dni Zahraniční Pracovní Cesty
Pokud zaměstnanec v jednom dni projíždí více státy, má nárok na zahraniční stravné toho státu, ve kterém v posuzovaném dni stráví nejvíce času.
Měna, ve Které je Zaměstnanci Poskytnuto Zahraniční Stravné
Zaměstnavatel vyplácí zaměstnanci zahraniční stravné v měně, která je stanovena ve vyhlášce MF. Není však vyloučena možnost, aby se obě strany (zaměstnanec i zaměstnavatel) dohodly na tom, že stravné bude poskytnuto v české měně nebo v jiné cizí měně, než kterou pro konkrétní stát stanoví vyhláška MF. V tomto případě však musí být dodržena následující pravidla: při přepočtu měn bude použit kurz vyhlášený ČNB platný v den vyplacení zálohy (§ 183 a § 184 ZP), ze stravného stanoveného vyhláškou bude nejprve zjištěna korunová hodnota stravného, která bude následně přepočítána na dohodnutou měnu (částku a měnu uvedenou ve vyhlášce je při tomto přepočtu možné považovat za finanční koeficient, prostřednictvím kterého se vypočte výše náhrady).
Více Zahraničních Pracovních Cest Uskutečněných v Jednom Dni (§ 170 odst. 4 ZP)
Pro účely poskytování stravného platí obecné pravidlo, že každá pracovní cesta bude posouzena samostatně. V případě více krátkých zahraničních pracovních cest vykonaných v jednom dni se však toto pravidlo neuplatní a pro účely stanovení nároku na zahraniční stravné je nutné doby jednotlivých cest strávených v jednom dni mimo území ČR sečíst.
Příklad: Zaměstnanec obchodní společnosti se sídlem v Českém Těšíně vykonal v jednom dni více krátkých zahraničních cest do Polského Těšína (doba pobytu na území cizího státu trvala při první pracovní cestě 2 hodiny, při druhé pracovní cestě 3 hodiny a při třetí pracovní cestě 4 hodiny). Pro účely stanovení nároku na zahraniční stravné byla doba strávená na území Polska sečtena a zaměstnanci bylo poskytnuto stravné odpovídající 9 hodinám (tj. 1/3 z denní sazby stanovené prováděcím právním předpisem pro pracovní cesty na území Polska)
Kapesné
Účelem poskytování kapesného je zajištění náhrady za výdaje osobního charakteru vzniklé při pracovní cestě, které nemají charakter žádného výdaje, za nějž zaměstnanci podle zákoníku práce náleží náhrada (poplatek za WC, tzv. bakšišné, platba nosiči zavazadel apod.). Pokud je kapesné zaměstnanci poskytnuto, nemá povinnost zaměstnavateli prokazovat, za co kapesné vynaložil. V případě zajištění některého z hlavních denních jídel bude základem pro výpočet kapesného stravného před jeho snížením za bezplatně poskytnuté hlavní denní jídlo.
Náhrada Výdajů za Pohonné Hmoty
Za kilometry ujeté při pracovní cestě v zahraničí náleží zaměstnanci náhrada za spotřebované pohonné hmoty v cizí měně. Při výpočtu náhrady bude zaměstnavatel vycházet z dokladu o nákupu PHM v zahraničí. Může však nastat situace, kdy zaměstnanec z vážných důvodů příslušný doklad o nákupu PHM v zahraničí nedoloží. Pro tyto případy zákoník práce povoluje při výpočtu jízdních výdajů použít cenu uvedenou zaměstnancem v prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.
Nebude-li zaměstnanec požadovat proplacení náhrady za spotřebovanou PHM v cizí měně, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu jízdních výdajů v české měně při použití průměrných cen stanovených vyhláškou MPSV.
Délka zahraniční pracovní cesty není zákoníkem práce nijak limitována. Po celou dobu trvání pracovní cesty, má zaměstnanec nárok na cestovní náhrady stanovené zákoníkem práce (stravné, jízdní výdaje, vedlejší výdaje, případně i dobrovolné plnění ve formě kapesného).
Účtování
K účtům 211, 333 a 335 jsou předepsány AÚ podle jednotlivých měn. Účty 333 a 335 mohou být členěny i podle dlužníků, tj. jednotlivých zaměstnanců. Náklady a výnosy jsou sledovány pro daňové účely.
Účetní případy jsou účtovány podle VÚD zpracovaného na podkladě předloženého cestovního příkazu nebo jiného průkazného dokladu o vykonané pracovní cestě.
V případě, kdy jsou zálohy poskytnuty v různých měnách lze na základě rozhodnutí účetní jednotky při vyúčtování zálohy postupovat dvěma způsoby:
- Přepočítat poskytnuté zálohy při vyúčtování CN na jednu z poskytnutých měn a na tu také přepočítat nároky zaměstnance zjištěné v různých měnách. Při přepočtu je potřebné použít kurz stanovený § 183 ZP - kurz ČNB ke dni poskytnutí zálohy (případně kurz z dokladu o směně v zahraničí).
- Zálohy ve více měnách lze vyúčtovat také samostatně za každou měnu. Potom je potřebné jednotlivé přeplatky či doplatky vypořádat samostatně v jednotlivých měnách nebo přepočítat na měnu, ve které bude provedeno vyúčtování.
Nejčastější Chyby
Chybou zaměstnavatele je, pokud zaměstnanci neposkytuje cestovní náhrady nebo poskytuje náhrady v nižší částce, než stanoví zákoníkem práce. V těchto případech může inspektorát práce zaměstnanci udělit pokutu až 200 tis. Kč.
Daňové Dopady
Vyúčtování náhrad v souladu se zákoníkem práce a při respektování ustanovení zákona o dani z příjmů představuje daňově uznatelné náklady.
Příklady Výpočtu Stravného a Cestovních Náhrad
Příklad 1 - Snížení Stravného při Zahraniční Pracovní Cestě
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu do Německa. Pracovní cesta začala 1. 4. v 9:00 hod. a ukončena byla 3. 4. v 7:00 hod. První a druhý den pracovní cesty byl zaměstnanci bezplatně poskytnut oběd. Zaměstnanci náleží zahraniční stravné:
- první den trvala pracovní cesta 15 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 30 EUR (tj. 2/3 z denní sazby 45 EUR), snížení za oběd 35 %, tj. o 10,5 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 19,5 EUR (30 - 10,5),
- druhý den trvala pracovní cesta 24 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 45 EUR, snížení za oběd 25 %, tj. o 11,25 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 33,75 EUR (45 - 11,25),
- třetí den trvala pracovní cesta 7 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 15 EUR (tj. 1/3 z denní sazby 45 EUR).
Příklad 2 - Souběh Tuzemského i Zahraničního Stravného
Zaměstnanec vykonal na příkaz zaměstnavatele zahraniční pracovní cestu. Poslední den trvání PC strávil část doby na území SRN a část doby na území ČR.
Zadání č. I: Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 10 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 3 hod. a na území ČR 7 hod. Stanovení nároku na stravné: nárok na zahraniční stravné zaměstnanci nevznikne (netrvala déle než 5 hod.), nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5-12 hod.), minimálně 148 Kč.
Zadání č. II: Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR v 7 hodin ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 15 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 7 hod. a na území ČR 8 hod. Stanovení nároku na stravné: nárok na zahraniční stravné 15 EUR (1/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR), nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5-12 hod.), minimálně 148 Kč.
Zadání č. III: Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 6 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 3 hod. a na území ČR 3 hod. Stanovení nároku na stravné: nárok na zahraniční stravné - zaměstnanci vznikne nárok ve výši 15 EUR (1/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR), nárok na tuzemské stravné ne.
| Situace | Doba v SRN | Doba v ČR | Nárok na zahraniční stravné | Nárok na tuzemské stravné |
|---|---|---|---|---|
| I | 3 hodiny | 7 hodin | Ne | Ano (min. 148 Kč) |
| II | 7 hodin | 8 hodin | 15 EUR | Ano (min. 148 Kč) |
| III | 3 hodiny | 3 hodiny | 15 EUR | Ne |
Zanechat komentář