Zahraniční Cestovní Náhrady: Podmínky a Výpočet v České Republice

Vydáváte se na pracovní cestu do zahraničí a zajímá vás, jaké máte nároky na cestovní náhrady? V České republice jsou pravidla pro zahraniční cestovní náhrady stanovena zákoníkem práce a dalšími právními předpisy. Tento článek vám poskytne komplexní přehled o tom, jak se počítá zahraniční stravné, co ovlivňuje jeho výši a jaké jsou podmínky pro jeho poskytování.

Právní Rámec Zahraničních Cestovních Náhrad

Právní úprava zahraničních pracovních cest a s nimi spojených náhrad je zakotvena v několika zákonech a vyhláškách:

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce: Zejména § 151 až 190 upravují náhrady výdajů v souvislosti s výkonem práce.
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví: Definuje povinnost vést účetnictví a způsoby oceňování závazků.
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů: Upravuje, co se nepovažuje za příjem ze závislé činnosti a co se považuje za výdaje na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů.
• Vyhláška č. 500/2002 Sb.: Obsahuje metodu kurzových rozdílů.
• ČÚS pro podnikatele: Upravují kurzové rozdíly, zúčtovací vztahy, náklady a výnosy.
• Pokyn GFŘ D-59: Doplňuje informace.

Zahraniční Stravné: Základní Informace

Zahraniční stravné řeší zákoník práce v § 170. Zaměstnanci přísluší při zahraniční pracovní cestě zahraniční stravné v cizí měně. Na rozdíl od tuzemského stravného je zahraniční stravné stanoveno takovým způsobem, aby pokrylo všechny náklady na stravování zaměstnance ve stravovacích zařízeních střední skupiny. Zaměstnanci náleží stravné stanovené vyhláškou Ministerstva financí. Touto vyhláškou jsou na základě § 189 ZP (zmocňovací ustanovení) pravidelně zveřejňovány základní sazby základního zahraničního stravného.

Před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu může zaměstnavatel sjednat nebo určit základní sazbu zahraničního stravného v nižší částce, než stanoví vyhláška MF. Tato snížená sazba však musí činit nejméně 75 % a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby nejméně 50 % základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušný stát prováděcím právním předpisem vydaným podle zákoníku práce.

Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Pro rok 2025 stanoví stravné v cizí měně stanovené v závislosti na délce pracovní cesty v jednom dni vyhláškou MF č. 373/2024 Sb.

Zahraniční stravné náleží každému zaměstnanci, který se vydává na pracovní cestu za hranice Česka. Nárok na něj má už při překročení hranic na 1 hodinu. Pro každou zemi platí podle vyhlášky Ministerstva financí jiná základní sazba stravného.

Zaměstnavatel svému zaměstnanci vyplácí stravné v měně a ve výši stanovené pro stát, kde pracovník v daném kalendářním dni strávil nejvíce hodin. Může se ale se zaměstnancem dohodnout i na české měně. Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zahraniční stravné v cizí měně.

Doba Trvání Zahraniční Cesty a Výše Stravného

Výše zahraničního stravného závisí na době strávené mimo území České republiky v kalendářním dni:

• Více než 18 hodin: Zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši základní sazby.
• Déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin: Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci zahraniční stravné ve výši dvou třetin této sazby.
• 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu: Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci zahraniční stravné ve výši jedné třetiny této sazby.
• Méně než 1 hodinu: Zahraniční stravné se neposkytuje.

Jestliže se zaměstnavatel od základní sazby stanovené vyhláškou neodchýlí, vypočte výši zahraničního stravného z této základní sazby.

Snížení Zahraničního Stravného

Pokud zaměstnanec v průběhu pracovní cesty obdrží bezplatně některé z hlavních denních jídel (snídani-oběd-večeři), sníží (zkrátí) zaměstnanci stravné podle počtu poskytnutých jídel. Snížení se provádí podle následujících pravidel:

• Zaměstnavatel v nepodnikatelské sféře: Musí stravné snižovat za každé bezplatně poskytnuté jídlo zaměstnanci o celou částku stanovenou zákoníkem práce.
• Zaměstnavatel v podnikatelské sféře: Může stravné snížit méně, ale částka vzniklá rozdílem mezi povinným krácením v nepodnikatelské sféře a nižším krácením, tvoří zdanitelný příjem zaměstnance, který podléhá také odvodům zákonného pojistného.

Konkrétně, ve státní a příspěvkové sféře se zahraniční stravné snižuje za každé bezplatně poskytnuté jídlo o:

• 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby
• 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby
• 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby

Zaměstnanci nepřísluší stravné, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:

• 1-12 hod. byla poskytnuta 2 bezplatná jídla
• 12-18 hod. byla poskytnuta 3 bezplatná jídla

Tuzemské Stravné Při Zahraniční Pracovní Cestě

Podle § 166 odst. 1 ZP přísluší zaměstnanci za dobu trvání tuzemské části zahraniční pracovní cesty také tuzemské stravné. Při stanovení jeho výše se postupuje podle § 163 ZP, tj. v zásadě tak, jako při tuzemské pracovní cestě. Doby před výjezdem z ČR a po návratu do ČR v tomtéž kalendářním dni se přitom sčítají.

K době rozhodné pro stanovení výše tuzemského stravného, tj. k době trvání tuzemské části zahraniční pracovní cesty v kalendářním dni, se podle § 170 odst. 4 ZP připočítává doba trvání příslušné zahraniční pracovní cesty, za kterou zaměstnanci zahraniční stravné podle § 170 odst. 3 ZP nepřísluší.

Souběh Nároku na Tuzemské i Zahraniční Stravné

Zejména v první a poslední den zahraniční pracovní cesty stráví zaměstnanec část cesty na území ČR a část cesty v zahraničí. Obecně platí, že zaměstnanec má nárok na zahraniční stravné již v případě, kdy na území cizího státu stráví alespoň jednu celou hodinu. Pokud by však zaměstnanci vznikl nárok i na tuzemské stravné, bude mít nárok na zahraniční stravné až v případě, že doba pobytu zaměstnance na území cizího státu přesáhne 5 hodin.

Průjezd Více Státy v Jednom Dni

Pokud zaměstnanec v jednom dni projíždí více státy, má nárok na zahraniční stravné toho státu, ve kterém v posuzovaném dni stráví nejvíce času.

Měna Pro Výplatu Zahraničního Stravného

Zaměstnavatel vyplácí zaměstnanci zahraniční stravné v měně, která je stanovena ve vyhlášce MF. Není však vyloučena možnost, aby se obě strany (zaměstnanec i zaměstnavatel) dohodly na tom, že stravné bude poskytnuto v české měně nebo v jiné cizí měně, než kterou pro konkrétní stát stanoví vyhláška MF.

Příklady Výpočtu Zahraničního Stravného

Pro lepší pochopení uvádíme několik příkladů výpočtu zahraničního stravného:

Příklad 1: Snížení stravného při zahraniční pracovní cestě

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu do Německa. Pracovní cesta začala 1. 4. v 9:00 hod. a ukončena byla 3. 4. v 7:00 hod. První a druhý den pracovní cesty byl zaměstnanci bezplatně poskytnut oběd. Zaměstnanci náleží zahraniční stravné:

• První den: Pracovní cesta trvala 15 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 30 EUR (tj. 2/3 z denní sazby 45 EUR), snížení za oběd 35 %, tj. o 10,5 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 19,5 EUR (30 - 10,5).
• Druhý den: Pracovní cesta trvala 24 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 45 EUR, snížení za oběd 25 %, tj. o 11,25 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 33,75 EUR (45 - 11,25).
• Třetí den: Pracovní cesta trvala 7 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 15 EUR (tj. 1/3 z denní sazby 45 EUR).

Příklad 2: Souběh tuzemského i zahraničního stravného

Zaměstnanec vykonal na příkaz zaměstnavatele zahraniční pracovní cestu. Poslední den trvání PC strávil část doby na území SRN a část doby na území ČR.

• Zadání č. I: Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 10 hod. (3 hod. v SRN, 7 hod. v ČR). Nárok na zahraniční stravné nevznikne, nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5-12 hod.), minimálně 148 Kč.
• Zadání č. II: Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR v 7 hodin ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 15 hod. (7 hod. v SRN, 8 hod. v ČR). Nárok na zahraniční stravné 15 EUR, nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5-12 hod.), minimálně 148 Kč.
• Zadání č. III: Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 6 hod. (3 hod. v SRN, 3 hod. v ČR). Nárok na zahraniční stravné 15 EUR, nárok na tuzemské stravné nevznikne.
• Zadání č. IV: Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR v 15,00 hod. a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště ve 21,00 hod. (15 hod. v SRN, 6 hod. v ČR). Nárok na zahraniční stravné 30 EUR, nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5-12 hod.) minimálně 148 Kč.

Příklad 3: Tuzemské a zahraniční stravné

Zaměstnanec vyjel dne 22. 2. v 9,00 hod. z Prahy na třídenní služební cestu do Brna. V rámci této pracovní cesty dne 23. 2. odjel z Brna na Slovensko, kde pobýval od 15,00 hod. do 18,50 hod. a následně se vrátil zpět do Brna. Pracovní cestu zaměstnanec ukončil dne 23. 2. v místě bydliště v Praze v 19,00 hod.

• První den: Pracovní cesta trvala na území ČR od 9,00 hod. do 24 hod. (tj. 15 hod.), zaměstnanec má nárok na tuzemské stravné ve druhém časovém pásmu, minimálně 225 Kč.
• Druhý den: Pracovní cesta trvala na území ČR 20,5 hod., na území Slovenska 3,5 hod. Zaměstnanci vznikne nárok pouze na tuzemské stravné ve třetím časovém pásmu (minimálně 353 Kč).
• Třetí den: Pracovní cesta trvala na území ČR celkem 19 hodin. Zaměstnanci vznikne nárok pouze na tuzemské stravné ve třetím časovém pásmu, minimálně 353 Kč.

Příklad 4: Průjezd více státy - zahraniční stravné

• Zaměstnanec během zahraniční pracovní cesty v jednom dni projížděl: Slovenskem (14 hodin) a Ukrajinou (10 hodin). Nárok na stravné stanovené pro Slovensko - tj. 35 EUR.
• Zaměstnanec během zahraniční pracovní cesty v jednom dni projížděl: Slovenskem (3 hodiny), Rakouskem (4 hodiny) a Itálií (3 hodiny). Nárok na stravné ve výši 15 EUR (1/3 z denní sazby 45 EUR pro Rakousko).

Kapesné

Účelem poskytování kapesného je zajištění náhrady za výdaje osobního charakteru vzniklé při pracovní cestě, které nemají charakter žádného výdaje, za nějž zaměstnanci podle zákoníku práce náleží náhrada (poplatek za WC, tzv. bakšišné, platba nosiči zavazadel apod.). Pokud je kapesné zaměstnanci poskytnuto, nemá povinnost zaměstnavateli prokazovat, za co kapesné vynaložil.

Náhrada Výdajů za Pohonné Hmoty

Za kilometry ujeté při pracovní cestě v zahraničí náleží zaměstnanci náhrada za spotřebované pohonné hmoty v cizí měně. Při výpočtu náhrady bude zaměstnavatel vycházet z dokladu o nákupu PHM v zahraničí.

Dodržování správného postupu při výpočtu a vyplácení zahraničních cestovních náhrad je klíčové pro zaměstnavatele i zaměstnance. Tento článek by vám měl poskytnout ucelený přehled o dané problematice a usnadnit orientaci v platné legislativě.