Cestovní příkaz, známý také jako "cesťák", je dokument, který se vyplňuje se zaměstnancem, když je vyslán na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů.
Povinnost Používání Cestovních Příkazů
Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady, a cestovní příkaz to usnadňuje.
Kdy Vyplnit Cestovní Příkaz
Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním. Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.
Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.
Co Musí Obsahovat Cestovní Příkaz
V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců). Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.
Vyplnění Cestovního Příkazu po Návratu z Cesty
Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním. K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.
Vyúčtování Cestovního Příkazu
Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet. Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.
Vzor Cestovního Příkazu
Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu. Pokud se vám zamlouvá tento formulář, můžete ho použít jako vzor vyúčtování pracovní cesty.
Cesta po ČR vs. Zahraničí
Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic. Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.
Elektronický vs. Papírový Cestovní Příkaz
Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.
Cestovní Příkaz v Účetním Systému POHODA
Program POHODA umožňuje zpracování tuzemských i zahraničních cestovních příkazů. Předkontace pro zaúčtování cestovních příkazů můžete zadat v agendě Globální nastavení v sekci Cestovní příkazy.
Zálohy na pracovní cestu
Na záložku Zálohy uveďte vyplacené zálohy pracovníkům. Zálohy u zahraničních příkazů je možné evidovat v různých měnách.
Etapy pracovní cesty
Na tuto záložku zadejte jednotlivé etapy pracovní cesty. Vyplňte časové rozmezí pracovní cesty. Ke každé etapě je nutné vyplnit způsob dopravy. Pokud je v poli Doprava vyplněn typ AUV - auto vlastní, je nutné vyplnit i pole Km. Údaj o počtu kilometrů je důležitý pro výpočet základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty při použití soukromého motorového vozidla při pracovní cestě. Ke každé etapě cesty u zahraničního příkazu musíte z výklopného seznamu pole Země doplnit správný údaj. Podle vybrané země bude stanoveno stravné ve výši a cizí měně přiřazených příslušné zemi vyhláškou Ministerstva financí, která stanoví základní sazby stravného v cizí měně pro daný rok.
Směny
Pokud pracovník při zahraniční pracovní cestě směnil poskytnutou měnu na jinou, proveďte zápis na tuto záložku. Záložka se zobrazuje pouze u zahraničního cestovního příkazu.
Výdaje
Na záložce Výdaje uveďte výdaje spojené s pracovní cestou. Ke každému výdaji je nutné vyplnit typ, podle kterého se výdaj přiřadí do správného sloupce na tiskové sestavě Vyúčtování pracovní cesty. Typ výdaje je rozhodující i pro účtování.
Stravné
Podle údajů zadaných na záložce Etapy pracovní cesty se automaticky vygeneruje stravné, které náleží pracovníkovi pro jednotlivé kalendářní dny po celou dobu trvání pracovní cesty. Zatržením pole Úprava můžete stravné upravit. Při bezplatném poskytnutí snídaně, oběda a večeře může zaměstnavatel stravné krátit zatržením příslušného pole. U zahraničního cestovního příkazu můžete ručně upravit hodnotu kapesného.
Náhrady
Pokud bylo při pracovní cestě použito soukromé vozidlo zaměstnance, budou na této záložce vygenerovány náhrady za použití silničního motorového vozidla, ve formě základní náhrady a náhrady za spotřebované PHM. Údaje můžete ručně upravovat, např. zadat skutečnou cenu PHM v různých měnách.
Vyúčtování
Na této záložce dojde k výpočtu částky přeplatku nebo doplatku z vyúčtování pracovní cesty.
Zaúčtování cestovních příkazů
Samotným zadáním příkazů negenerujete v účetnictví žádné zápisy a neměníte stav žádného účtu. Příkazy tedy můžete opakovaně měnit a opravovat. Vyúčtování příkazů bude do účetnictví zahrnuto až v momentě zaúčtování, kdy se cestovní příkaz uzamkne proti opravám.
Zaúčtování provedete povelem Záznam/Operace/Zaúčtování příkazů... Ze záloh poskytnutých pracovníkům na pracovní cestu budou vytvořeny pokladní doklady a veškeré náhrady a cestovní výdaje se zaúčtují do agendy Interní doklady. Přeplatek bude automaticky zaúčtován do agendy Pokladna a u doplatku se buď vytvoří pokladní doklad, nebo ostatní závazek.
Příklad:
Pan Jiří Adámek jel na zahraniční pracovní cestu do Vídně vlastním automobilem, který má spotřebu 6‚7 l/100 km. V ČR ujel celkem 182 km, v zahraničí 167 km. Na cestu dostal zálohu 70 EUR, nocleh ho stál 50 EUR. K datu vyplacení zálohy i jejího vyúčtování byl kurz 24‚70 Kč/EUR. Základní sazba stravného pro Rakousko činí 45 EUR/den. Pro výpočet náhrad za PHM použijte cenu za naftu podle legislativy, tedy 34,40 Kč/l (hodnota k 1. 7. 2023). Sazba za použití soukromého vozidla je 5‚20 Kč/km.
Zanechat komentář