Svůj osobní automobil nemusíte používat jen k cestám na dovolenou nebo na nákupy. Můžete ho používat mimo jiné také k podnikání. Můžete s ním jezdit za klienty, vozit materiál nebo jím posílat své zaměstnance na služební cestu. Pro všechny činnosti můžete používat své soukromé auto - tedy auto, které není zapsané v majetku firmy. Pro služební cesty nebo při používání auta v podnikání je vhodné mít povinné ručení s dostatečnými limity i krytím.
Jedete svým vlastním autem na služební cestu či posíláte svého zaměstnance na služební cestu a dopraví se tam svým osobním vozem? Pakliže je služební cesta delší, bude si zaměstnanec nárokovat také náhrady na stravné.
Nejlepší způsob, jak odepsat cestovní výdaje | Mark J. Kohler
Pokud pojedete na služební cestu, máte od zaměstnavatele nárok na proplacení nákladů na cestu, a to jak na ubytování či stravné, tak také na pohonné hmoty nebo jízdné. Záleží ale mimo jiné na tom, zda se jedná o služební cestu do zahraničí nebo v rámci ČR, i na tom, jaký dopravní prostředek zvolíte.
Podle zákoníku práce je služební cesta časově omezené období, po které se zaměstnanec zdržuje mimo své pravidelné pracoviště. Na pracovní cestě má pak zaměstnanec vykonat dohodnutou práci. Zaměstnavatel může zaměstnance vyslat na potřebnou dobu na pracovní cestu, avšak jen za předpokladu, že s tím zaměstnanec souhlasí. Na pracovní cestu, respektive služební cestu, Vás zaměstnavatel může vyslat do jiného města v ČR i do zahraničí. Zahraniční pracovní cesta se mu ale z hlediska cestovních náhrad může prodražit.
V té je uvedeno kromě jiného také místo výkonu práce. Pozor na to, co máte v pracovní smlouvě. Pokud je uvedeno přesnou adresou, za pracovní cestu se považuje každá cesta mimo toto místo. V praxi se ale spíše uvádí konkrétní město. Pokud máte tedy v pracovní smlouvě uvedenu jako místo výkonu práce například Prahu, pak nejsou cesty po Praze pracovními cestami.
V případech vlaku, letadla, taxíku nebo MHD Vám zaměstnavatel proplatí jízdné na základě předložené jízdenky nebo jiného dokladu. S vysláním na pracovní cestu souvisí i doprava, kterou použijete, ať už to je MHD, vlak, letadlo, taxi nebo auto.
Máte nárok na cestovní náhrady. Vyslali Vás z práce na pracovní cestu? Jaký je výpočet cestovních náhrad a co říká zákoník práce o pracovních cestách? Udělejte si jasno s naší kalkulačkou na výpočet cestovních náhrad 2025.
Cestovní náhrady za stravné
Náklady na stravné jsou uvedeny v zákoníku práce a mají svůj spodní a horní limit. Jejich výše se navíc odvozuje od doby, jakou na pracovní cestě strávíte. A pokud vám zaměstnavatel zařídí stravování na místě, náhrady na stravné vám podle počtu zajištěných jídel zdarma pokrátí (opět podle toho, jak dlouho na služební cestě jste).
Každý rok mohou být navíc náklady na stravu upraveny aktuální vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí ČR.
Podle aktuální vyhlášky MPSV platné od 1. ledna 2024 má pracovník nárok na náhrady na stravné ve výši nejméně:
- 140 Kč/den - pokud pracovní cesta trvá 5-12 hodin
- 212 Kč/den - pokud pracovní cesta trvá 12-18 hodin
- 333 Kč/den - pokud pracovní cesta trvá déle než 18 hodin
V případě zajištění stravování zaměstnavatelem je možné krátit tyto náhrady o 70 % za každé jídlo zdarma.
V případě zajištění stravování zaměstnavatelem je možné krátit tyto náhrady o 35 % za každé jídlo zdarma.
V případě zajištění stravování zaměstnavatelem je možné krátit tyto náhrady o 25 % za každé jídlo zdarma.
Na stravné nemáte nárok v případě, že Vám zaměstnavatel poskytne stravu na cestu. Tehdy se stravné krátí. Nárok na stravné nemáte vůbec, pokud máte zajištěna 2 jídla na cestu délky 5 - 12 hodin a tři jídla na cesty délky 12 - 18 hodin.
Výše těchto cestovních náhrad také přímo ovlivňuje v roce 2021 zavedený stravenkový paušál. Příspěvek na stravování, který je nově osvobozen od daně z příjmů (a odvodů na sociální a zdravotní pojištění) se totiž odvozuje od horního limitu sazby stravného při pracovní cestě (ve veřejném sektoru), která trvá 5-12 hodin. Tento paušál smí dosahovat výše až 70 % této sazby, konkrétně tedy v roce 2025 se jedná o částku 123,90 Kč (tedy 70 % ze 177 Kč).
Nově platí, že se cestovní náhrady krátí v případě, že na místě určení zaměstnanec dostane jídlo zdarma ve formě snídaně, oběda nebo večeře. Za každé jedno jídlo zadarmo se vypočítané stravné krátí následovně:
- o 70 % u krátké služební cesty (5-12 hodin)
- o 35 % u středně dlouhé služební cesty (12-18 hodin)
- o 25 % u dlouhé služební cesty (nad 18 hodin)
Zároveň nárok na stravné může zcela zaniknout, a to v případě , že zaměstnanec dostane u cesty v rozsahu 5-12 hodin dvě jídla zdarma a u cesty v délce 12-18 hodin tři jídla zdarma.
Cestovní náhrady na dopravu
Co se týká dopravy, tak můžete po dohodě využít své soukromé auto pro služební účely. Cestovní náhrady na osobní automobil se pak dají počítat dvojím způsobem:
- buď podle skutečných nákladů za pohonné hmoty (doložené účtenkami) + náhradou za opotřebení
- nebo podle paušálních cen stanovených Ministerstvem práce a sociálních věcí ČR.
Vždy se ale před cestou ujistěte, že máte platné povinné ručení. Za něj si totiž zodpovídáte sami. To nejvýhodnější můžete najít prostřednictvím online kalkulačky povinného ručení na Ušetřeno.cz.
Pokud zaměstnavatel zvolí formu náhrady za použití osobního vozidla podle paušálu daného ministerstvem práce a sociálních věcí, tak se musí řídit aktuální vyhláškou MPSV.
(Tato vyhláška o náhradách se aktualizuje zpravidla jednou ročně, a to na začátku kalendářního roku. Pokud ale dojde ke skokovému zdražení pohonných hmot, může dojít k aktualizaci vyhlášky i v průběhu roku - a třeba i dvakrát nebo třikrát.)
Na webu MPSV najdete aktuální vyhlášku č. 398/2023 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad pro rok 2024. Vyhláška platí od 1. ledna 2024 a podle ní je sazba náhrady za 1 kilometr jízdy:
- 1,50 Kč u jednostopých vozidel a tříkolek
- 5,60 Kč u osobních motorových vozidel
Ve vyhlášce se také počítá s průměrnou cenou pohonných hmot, která byla stanovena jakožto:
- 38,20 Kč za 1 litr benzinu (95 oktanů)
- 42,60 Kč za 1 litr benzinu (98 oktanů)
- 38,70 Kč za 1 litr nafty
- 7,70 Kč za 1kWh elektřiny
Stejně jako v případě stravného se v roce 2025 mírně zvýšila i základní náhrada za opotřebení osobního vozidla, které využijete pro přepravu na služební cestu. V případě automobilu se nově jedná o 5,80 Kč za každý ujetý kilometr (oproti 5,60 Kč v roce 2024), pro jednostopá vozidla pak byla určena náhrada ve výši 1,60 Kč za kilometr (v roce 2024 to bylo 1,50 Kč).
I pro rok 2025 existují dva způsoby, jak proplatit náklady vynaložené na pohonné hmoty, které byly spotřebovány za účelem služební cesty. První možností je i nadále proplacení účtenky či faktury. Pokud takovým dokladem nedisponujete, byly s ohledem na ceny pohonných hmot stanoveny náhrady v následujících výších:
- 35,80 Kč za litr benzinu s oktanovým číslem 95 (v roce 2024 to bylo 38,20 Kč)
- 40,50 Kč za litr benzinu s oktanovým číslem 98 (v předchozím roce 42,60 Kč)
- 34,70 Kč u motorové nafty (v předchozím roce 38,70 Kč)
- 7,70 Kč za jednu kilowatthodinu elektřiny (v roce 2024 to bylo 7,70 Kč)
Proměny sazby základní náhrady za používání motorových vozidel
| Období | Náhrada za 1 km (Kč) |
|---|---|
| od 1. 1. 2024 | 5,60 |
| od 1. 1. 2023 | 5,20 |
| od 1. 1. 2022 | 4,70 |
| od 1. 1. 2021 | 4,40 |
| od 1. 1. 2020 | 4,20 |
| od 1. 1. 2019 | 4,10 |
| od 1. 1. 2018 | 4,00 |
| od 1. 1. 2017 | 3,90 |
| od 1. 1. 2016 | 3,80 |
| od 1. 1. 2015 | 3,70 |
| Zdroj: www.mpsv.cz | |
Náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, spotřeba se vypočte aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených (§ 158 odst.
Soukromé auto v podnikání
Podnikáte a používáte své soukromé auto? Nebo jste nakoupili firemní auta a dáváte je k dispozici zaměstnancům na služební cesty? A nebo v podnikání využíváte auto zakoupené na leasing, půjčené auto nebo auto spadající do obchodního majetku firmy?
V takových případech NEMŮŽETE využít náhrady za použití soukromého vozidla v podnikání stanovené paušálem od Ministerstva práce a sociálních věcí.
Přesto nemusíte jezdit na vlastní náklady. Řešení, jak dopočítat a pokrýt náhrady za použití soukromého vozidla v podnikání, existuje více:
Náklady na pohonné hmoty
Jednou z možností je úhrada nákladů za pohonné hmoty. Dáte tedy zaměstnanci k dispozici své firemní auto, zaměstnanec do něj bude tankovat za své peníze a vy mu pak peníze na základě doložených účtenek proplatíte (tedy vrátíte).
Kniha jízd
Druhou a velmi častou variantou je pokrytí nákladů na soukromé auto v podnikání na základě knihy jízd.
Kniha jízd je oficiálním účetním dokladem. Evidují se do ní všechny údaje o použití daného vozidla, a to ať už je soukromé nebo služební.
V současné době může být kniha jízd papírová, stejně jako může jít o elektronickou knihu jízd (existují speciální programy sloužící jako kniha jízd).
Ze zákona přitom knihu jízd musejí vést:
- živnostníci
- firmy
- plátci DPH
- neplátci DPH bez paušálních výdajů
- podnikatelé, kteří musejí dokládat dodržování bezpečnosti práce
Do knihy jízd se vyplňují následující údaje:
- datum jízdy
- čas odjezdu
- čas příjezdu
- stav tachometru na začátku
- stav tachometru na konci
- čerpání pohonných hmot (množství, cena)
Zapisovat se může také účel cesty, bezpečnostní přestávky a zaplacené mýtné.
Výdajový paušál na dopravu
Třetí variantou, jak proplácet náhrady za použití soukromého vozidla v podnikání, je takzvaný výdajový paušál. Ten je určený pro podnikatele a firmy. Jeho principem je, že se neřeší skutečné výdaje, které s provozem vozidla souvisí. Nevýhodou je, že ho můžete použít nanejvýš na tři auta.
V zákoně o daních z příjmů se o výdajovém paušálu na dopravu hovoří jako o možnosti, kdy podnikatel využívající auto k podnikání může každý kalendářní měsíc uplatnit částku 5 000 Kč, která se tak stává takzvaným daňově uznatelným nákladem. Pokud se auto nevyužívá jen k podnikání, počítá se výdajový paušál jako 4 000 Kč měsíčně.
Kniha jízd se nevede ani není potřeba schovávat si účtenky a doklady související s provozem soukromého vozidla pro podnikání.
Pokud používáte soukromé auto v podnikání, ale nechce se vám vést a kontrolovat knihu jízd a počítat ujeté kilometry, máte ještě třetí možnost. Jedná se o takzvaný paušál na dopravu nebo také o paušální náklady na dopravu. Ty je možné uplatnit na základě zákona o dani z příjmu a tato možnost je určena pro živnostníky a majitele firem. A jak na výpočet cestovních náhrad na osobní automobil v tomto případě? Paušální výdaje na dopravu jsou stanoveny částkou 5 000 Kč měsíčně. Jde o takzvaný daňově uznatelný náklad. Než tento způsob zvolíte, nejprve si ale propočítejte, jestli se vám to vyplatí.
Náhrady za použití soukromého vozidla v podnikání nejsou pořád stejné. Zaprvé se odvozují od zákonů v zákoníku práce, zadruhé se řídí vyhláškami Ministerstva práce a sociálních věcí ČR. Zároveň platí, že se mohou změnit i v průběhu kalendářního roku. Dále je potřeba brát v potaz i to, že na silnicích přibývá elektromobilů a ty nejezdí na benzin ani naftu. V minulosti ministerské vyhlášky s elektromobily nepočítaly, ale v posledních letech se v nich uvádí i cestovní náhrady na osobní elektromobil.
Zanechat komentář