Výplata cestovních náhrad: Podmínky a pravidla v České republice

Tento článek se zabývá daňovou uznatelností výdajů spojených s pracovními cestami, a to jak u zaměstnanců, tak i u podnikatelů. Z hlediska účtování cestovních náhrad se zaměříme především na podnikatele vedoucí daňovou evidenci. Úvodem je třeba uvést, že pokud se hovoří o cestovních náhradách podle zákoníku práce, rozumějí se tím náhrady cestovních výdajů proplácených zaměstnancům v pracovním poměru, případně zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr. Cestovní náhrady však lze poskytovat i dalším osobám, na které se zákoník práce nevztahuje.

1. Právní úprava a podmínky daňové uznatelnosti

Okruhy osob, kterým jsou poskytovány cestovní náhrady

Cestovní náhrady lze tedy poskytovat následujícím skupinám osob:

• Zaměstnanci: Jedná se o poskytování cestovních náhrad zaměstnancům, na které se vztahuje zákoník práce, tedy zaměstnancům v pracovním poměru nebo zaměstnancům činným na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (tj. dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti); v těchto případech je však poskytnutí cestovních náhrad nutno sjednat a zároveň stanovit pravidelné pracoviště.
• Další osoby s příjmy ze závislé činnosti: Zde se jedná především o osoby, na které se zákoník práce nevztahuje, protože jim nevznikl pracovní poměr (např. jde o člena orgánu právnické osoby či jednatele s.r.o.), ale pro účely zákona o daních z příjmů jsou považovány za zaměstnance. Tyto osoby se však mohou se zaměstnavatelem smluvně dohodnout (např. ve smlouvě o výkonu funkce dle § 59 ZOK), že jim budou poskytovány cestovní náhrady, které nebudou považovány za příjem, který je předmětem daně z příjmů.
• Podnikatelé: Další skupinou, na kterou se zákoník práce nevztahuje, jsou OSVČ a osoby spolupracující, společníci v.o.s a komplementáři k.s. Těmto osobám umožňuje ustanovení § 24 odst. 2 písm. k) ZDP zahrnout do svých výdajů částky odpovídající cestovním náhradám jako u zaměstnanců zaměstnavatelů neuvedených v § 109 odst. 3 ZP, s výjimkou stravného při tuzemské pracovní cestě, které je pro podnikatele limitováno v ZDP pouze pro cesty trvající déle než 12 hodin. Zákoník práce se proto pro tyto účely použije pouze pro stanovení výše náhrad, neboť ZDP, který stanoví limity daňové uznatelnosti, se pro zjednodušení na zákoník práce přímo odkazuje.
• Osoby v mimopracovních vztazích: Náhrady cestovních výdajů mohou být poskytovány i dalším osobám. Zde však nepůjde o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce, ale o součást odměn vyplácených těmto osobám za provedenou sjednanou činnost. Tyto náhrady mohou být uplatněny pouze na základě samostatných smluvních vztahů (např. podle § 1746 odst. 2 NOZ), které však na straně příjemce budou vždy podléhat dani z příjmů.

Problematiku cestovních náhrad řeší zejména tyto právní normy:

• zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP); část sedmá §§ 151 až 189 ZP

Tento zákon upravuje poskytování náhrad výdajů vynaložených při pracovních cestách, při cestách mimo pravidelné pracoviště, při některých cestách na pravidelné pracoviště, při přeložení, při dočasném přidělení k jinému zaměstnavateli, při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, při výkonu práce v zahraničí a v některých dalších případech. Zákoník práce tak zcela nahrazuje dřívější zákon o cestovních náhradách.

• zákon č. ustanovení § 24 odst. písm. písm. písm.
• ustanovení § 25 odst. 1 písm.
• ve vztahu k zaměstnancům jde o ustanovení § 6 odst. 7 písm. a) ZDP, které stanoví zásadu, že náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v § 109 odst. 3 ZP se považují za příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti

Zákon o daních z příjmů řeší především daňovou uznatelnost výdajů na pracovní cesty (včetně výdajů spolupracujících osob).

• pokyn GFŘ D-59, komentář k § 24 ZDP odst. 2
• vyhlášky MPSV a MF

Ustanovení § 189 ZP zmocňuje MPSV a MF v pravidelném termínu od 1. stravné stanovené v § 163 odst. 1 ZP a § 176 odst. základní sazby zahraničního stravného, a to podle údajů Českého statistického úřadu o cenách vozidel, o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování a o cenách pohonných hmot. V průběhu kalendářního roku tuto výši sazeb a novou výši průměrných cen stanoví, pokud se příslušné ceny (automobilů, pohonných hmot, jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování) od účinnosti zákona nebo od účinnosti poslední úpravy obsažené ve vyhlášce zvýší nebo sníží alespoň o 20 %.

Podmínky daňové uznatelnosti

Abychom mohli považovat cestovní náhrady za daňově uznatelné výdaje, musejí být splněny následující základní podmínky:

• Jde o náhrady poskytnuté v souladu se zákoníkem práce.
• Je prokazatelné, že výdaje vznikly.
• Je prokázáno, že výdaje vznikly v souvislosti s dosažením, zajištěním a udržením zdanitelných příjmů zaměstnavatele (podnikatele).
• Výdaj není vyloučen z daňově uznatelných výdajů ZDP či jiným předpisem.

Pracovní cesta

Z již uvedeného vyplývá, že vyplacení cestovních náhrad zaměstnanci a jejich uplatnění v rámci daňových výdajů zaměstnavatelem je možné jedině tehdy, pokud byla vykonaná cesta skutečně cestou pracovní.

a) Pracovní cesta zaměstnance

Zákoník práce (§ 42 ZP) rozumí pracovní cestou časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Za pracovní cesty se pro účely cestovních náhrad považují i jiné cesty uvedené v § 152 ZP a dalších. Přesné sjednání místa výkonu práce v pracovní smlouvě má význam nejen z hlediska stanovení podmínek pracovní cesty, ale má i praktický dopad v případě přeložení zaměstnance. Místo pravidelného pracoviště může být sjednáno buď udáním konkrétní přesné adresy, nebo pouze obecně názvem obce či její části.

Za pracovní cestu však nelze považovat cestu z místa bydliště do místa pravidelného pracoviště. Za tuto cestu zaměstnanci nepřísluší žádné náhrady a zaměstnavateli žádné daňově uznatelné výdaje. Výjimkou jsou cesty podle § 152 písm. c) ZP. Zaměstnavatel však může zaměstnanci před vysláním na pracovní cestu místo bydliště stanovit jako místo zahájení pracovní cesty.

Výdaje na svoz zaměstnanců do práce

Výdaje na svoz zaměstnanců do práce budou daňově uznatelné, ale pouze za podmínky jejich ujednání v kolektivní smlouvě, vnitřním předpisu, pracovní nebo jiné smlouvě. Na straně zaměstnance ovšem půjde o zdanitelný příjem dosažený v souvislosti se závislou činností [§ 6 odst. 1 písm. d) ZDP]. Tento příjem podléhá též sociálnímu a zdravotnímu pojištění.

b) Pracovní cesta podnikatele

Zákoník práce je zákonem, který se týká především zaměstnavatelů a zaměstnanců. Jelikož však na tento zákon odkazují i předpisy daňové, vychází se z definice pracovní cesty podle tohoto zákona přiměřeně i pro pracovní cesty podnikatelů. Podrobnosti jsou uvedeny v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP.

Pravidelné pracoviště podnikatele

Určit pravidelné pracoviště podnikatele je komplikovanější než u zaměstnanců. Pravidelným pracovištěm podnikatele - fyzické osoby je místo, kde zpravidla vyvíjí činnost za účelem dosahování zdanitelných příjmů. Zákon o daních z příjmů uvádí v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP bodu 2, že pravidelným pracovištěm pro poplatníky s příjmy podle § 7 ZDP se rozumí také sídlo podnikatele (§ 429 NOZ) nebo místo výkonu jiné činnosti, ze které plyne příjem ze samostatné činnosti. Ve většině případů to bude bydliště, může to být však i jiné místo. Nevylučuje se přitom, že podnikatel má takových míst i více, má-li např. více provozoven na různých místech apod.

Musíme tedy rozlišit cesty z těchto možných pracovišť na třetí místa, kdy půjde o "klasickou" pracovní cestu (obdobně jako u zaměstnance), kdy výdaje na tuto cestu za splnění ostatních podmínek budou daňově uznatelným výdajem, a na druhé straně cesty mezi jednotlivými provozovnami, kdy nemusí jít o pracovní cesty a daňově uznatelnými mohou být už jen některé výdaje, např. výdaje za dopravu, kde bude rozhodujícím kritériem to, že jde o výdaj na dosažení, udržení a zajištění příjmů.

Potom cesty z této ordinace za pacienty budou cestami pracovními. Cesty z místa bydliště do ordinace nelze chápat jako pracovní ve smyslu zákona. Za pracovní cesty lze považovat i cesty za pacienty, jejichž východisko je v místě trvalého bydliště lékaře.

Dohody o provedení práce

Cestovní náhrady je možné poskytnout také zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, avšak pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance. Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště.

Prokazování

Dalším předpokladem daňové uznatelnosti výdajů souvisejících s pracovní cestou je prokázání uskutečnění pracovní cesty. Z tohoto důvodu je důležité vést o pracovních cestách a zejména jejich účelu řádnou evidenci.

Evidence jízd

V případě používání služebních vozidel u zaměstnavatele nebo u podnikatele (bez ohledu na to, zda má vozidlo v obchodním majetku, či nikoli) je takovou evidencí kniha jízd, pro jejíž vedení jsou stanoveny minimální náležitosti: datum jízdy, cíl jízdy, účel jízdy, počet ujetých kilometrů, typ a SPZ (registrační značka) vozidla, stav kilometrů k 1. 1. a 31. 12. každého roku nebo ke dni zahájení a ukončení podnikatelské činnosti. Tyto údaje postačují ke zjištění celkového počtu ujetých kilometrů a z toho stanovení příslušného poměru mezi použitím vozidla pro podnikatelskou činnost a pro účely nesouvisející s podnikáním. V případě evidence jednotlivých soukromých jízd se přirozeně účel cesty vést nemusí, důležité však je např. u zaměstnance, že mu použití služebního vozidla i k soukromým účelům bylo povoleno zaměstnavatelem.

Cestovní příkaz

Podpůrným, ale ne rozhodujícím dokladem pro prokázání toho, že se pracovní cesta uskutečnila, může být cestovní příkaz. Tiskopis cestovního příkazu zpravidla obsahuje všechny potřebné náležitosti o pracovní cestě (místo jednání, účel pracovní cesty, počátek a konec pracovní cesty) vč. nařízení zaměstnavatele k uskutečnění pracovní cesty a o určených podmínkách jejího konání (vč. dopravního prostředku). Tento cestovní příkaz současně slouží i pro vyúčtování pracovní cesty. Jsou-li splněny zákonem stanovené podmínky, vzniká zaměstnanci na cestovní náhrady zákonný nárok.

Obligatorní a fakultativní náhrady

Podle míry "nárokovosti" rozlišuje zákon dva typy cestovních náhrad:

• náhrady obligatorní (povinné)
• náhrady fakultativní (nepovinné)

Obligatorní (povinné) náhrady

Obligatorní cestovní náhrady jsou takové, na něž vzniká zaměstnanci zákonný nárok a jejichž poskytování při splnění stanovených podmínek je povinné. Jedná se o:

• náhradu prokázaných jízdních výdajů
• stravné v zákonné výši
• náhradu prokázaných výdajů za ubytování
• náhradu nutných vedlejších výdajů
• náhradu prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě rodiny při tuzemských pracovních cestách delších než 7 dní.

Fakultativní (nepovinné) náhrady

Fakultativními náhradami cestovních výdajů se rozumějí ty náhrady cestovních výdajů, které mají charakter dobrovolně přiznaných náhrad, na které nevzniká ze zákona nárok a jejichž poskytování je plně v kompetenci zaměstnavatele (např. kapesné při zahraniční pracovní cestě).

Daňová uznatelnost

Obligatorní cestovní náhrady jsou daňově uznatelné podle § 24 odst. 2 písm. k), p) a zh) ZDP. Pokud zaměstnavatel v podnikatelské sféře poskytne zaměstnanci jiné náhrady a náhrady vyšší, než umožňuje zákoník práce poskytnout zaměstnancům ve státní sféře, jsou u zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti. Zaměstnavatel si však může do daňových výdajů uplatnit výdaje spojené s pracovní cestou zaměstnance v té výši, v jaké je zaměstnanci vyplatí.

U podnikatelů jsou jednoznačně daňově uznatelné výdaje spojené s pracovní cestou (obdoba cestovních náhrad u zaměstnanců) splňující podmínky § 24 odst. 2 písm. k) ZDP. Daňově neuznatelné by naproti tomu byly cestovní náhrady vyplacené nad rámec platných předpisů. Je však třeba dodat, že i zde platí obecné pravidlo, že pracovní cesta byla konána za účelem dosažení, zajištění a udržení zdanitelného příjmu (viz § 24 odst. 1 ZDP).

Vyjádření správce daně

U každé pracovní cesty se zkoumá, zda byla uskutečněna za účelem dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů či nikoliv.

2. Stravné

Stravné je jedním z druhů cestovních náhrad, které při splnění zákonem stanovených podmínek náleží osobám, na které se zákon ... Když svého zaměstnance pošlete na obchodní jednání s klientem, musíte mu proplatit dopravu, jídlo a pití, ubytování a další výdaje související s prací. Kromě toho máte povinnost mu poskytnout náhradu výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.

Aby zaměstnanec na stravné získal právo, musí na služební cestě strávit déle než 5 hodin. Za každý kalendářní den pracovní cesty zaměstnanci v soukromé sféře vzniká nárok na stravné podle § 163 odst.

Nové sazby se týkají i zahraničního stravného. Počítá se v cizí měně, vyplácí se ale v českých korunách. Účtování cestovních náhrad je poměrně jednoduché.

Problematika cestovních náhrad je rozsáhlá, a ne vždy mají zaměstnanci či zaměstnavatelé přehled o tom, na co mají zaměstnanci nárok a jaké jsou konkrétní podmínky k dosažení cestovních náhrad a jak správně v některých případech postupovat.

Jedním z pojmových znaků závislé práce je to, že je vykonávána na náklady zaměstnavatele. To je uvedeno již v ustanovení § 2 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění (dále též „zákoník práce“ nebo jen „ZP“). Dále pak zákoník práce v ustanovení § 151 stanovuje povinnost zaměstnavatele poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, a to ve stanoveném rozsahu a za stanovených podmínek.

Institut pravidelného pracoviště slouží právě pro účely poskytování cestovních náhrad a prakticky se uplatní, pokud je místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec. V takovém případě je totiž třeba sjednat též pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, které nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec, a to právě proto, aby ze strany zaměstnavatelů nebyla obcházena úprava poskytování cestovních náhrad tím, že by místo výkonu práce bylo záměrně sjednáváno příliš široce.

Právo na cestovní náhrady mají především zaměstnanci v pracovním poměru. Nicméně se dává možnost i zaměstnancům, pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, sjednat si se zaměstnavatelem právo na cestovní náhrady.

Tedy u zaměstnavatelů, jejichž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou hrazeny z veřejných rozpočtů nebo podle zvláštních právních předpisů (např. stát, územně samosprávné celky, státní fondy, příspěvkové organizace a školské právnické osoby zřízené ministerstvem, krajem, obcí nebo svazkem obcí apod.), musí být postupováno přesně podle zákoníku práce.

Zaměstnavatel má sice povinnost nahradit zaměstnanci cestovní výdaje, které zaměstnanec vynaloží, ale sám může i přímo ovlivnit to, jaké cestovní výdaje zaměstnanci vzniknou a případně i v jaké výši. Zpravidla zaměstnavatel za tímto účelem zaměstnanci vydává tzv. „cestovní příkaz“, což je dokument nebo formulář, kde jsou jednotlivé podrobnosti konkrétní cesty zaměstnance stanoveny. Tímto způsobem může být předcházeno i případným sporům, neboť zaměstnanec má podmínky stanovené zaměstnavatelem respektovat. Na základě cestovních příkazů se pak zaměstnancům ze strany zaměstnavatele poskytuje i přiměřená záloha ke krytí cestovních výdajů.

Jednotlivé druhy cestovních náhrad, které je povinen zaměstnavatel odměňující mzdou poskytovat zaměstnancům na pracovní cestě, jsou uvedeny v ustanovení § 156 odst. Pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje i cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.

1. Z důvodu obsáhlosti této problematiky jsme se rozhodli tomuto druhu cestovních výdajů věnovat speciální článek Jízdní výdaje při pracovní cestě v roce 2023.

2. Je-li zaměstnanec zaměstnavatelem vyslán na pracovní cestu, jejíž součástí je potřeba ubytovat se v daném místě, pak při ubytování zaměstnance v souladu s podmínkami pracovní cesty přísluší zaměstnanci i náhrada výdajů za ubytování. I tyto výdaje musí zaměstnanec zaměstnavateli prokázat.

3. Jak na zahraniční stravné v roce 2023? Jak na tuzemské stravné v roce 2023?

4. Kromě výše uvedených náhrad pak zaměstnanci náleží i náhrada jiných nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s pracovní cestou, a to opět ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Zpravidla se může jednat o různé poplatky např. za úschovu zavazadel, za parkování, nebo může jít o vstupy či účastnické příspěvky, které zaměstnanec v souvislosti s pracovní cestou musí vynaložit.

V případě zahraniční pracovní cesty může zaměstnavatel na základě dohody se zaměstnancem poskytnou zaměstnanci zálohu v cizí měně, ale také třeba cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Zaměstnanec je rovněž povinen vrátit ve stejné lhůtě zaměstnavateli i nevyúčtovanou zálohu.

V praxi někdy zaměstnanci tápou v tom, co všechno mají vlastně zaměstnavateli předložit. Ideální postup je vyjasnit si podrobně již před vysláním na pracovní cestu, jaké konkrétní doklady po zaměstnanci bude následně zaměstnavatel chtít. Lze tak předejít tomu, aby zaměstnanec nějaké doklady nevyhodil v domnění, že jsou nepotřebné.

Není-li jiná dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem provést vyúčtování cestovních náhrad a vyplatit cestovní náhrady zaměstnanci.

Zaměstnavatel je oprávněn paušalizovat (§ 182 zákoníku práce) cestovní náhrady. To znamená, že lze sjednat nebo stanovit vnitřním předpisem nebo individuálně určit paušální měsíční nebo denní částku cestovní náhrady pro určité skupiny zaměstnanců nebo pro jednotlivé zaměstnance. Současně je třeba určit i způsob krácení této paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec práci nekoná.

Poskytuje-li se zahraniční stravné v jiné měně, než je stanovena pro příslušný stát v prováděcí vyhlášce Ministerstva financí, je výši zahraničního stravného třeba určit. Zákoník práce předepisuje, že se v takovém případě nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného. Ve druhém kroku se pak tato korunová hodnota přepočítá na dohodnutou měnu. Tj. přepočet zahraničního stravného z jedné cizí měny na druhou probíhá „přes“ českou korunu, nikoliv přímo.

Poskytnutá záloha je zúčtovatelná a zaměstnanec je povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Vracená částka v české měně se zaokrouhluje na celé koruny nahoru.

částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance (tj. částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance (tj.

Následně musí zaměstnavatel do 10 pracovních dnů od předložení dokladů cestovní náhrady vyúčtovat a uspokojit práva zaměstnance. Částka, kterou má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru.

Zaměstnavatel může cestovní náhrady, u kterých se prokazuje výše příslušných výdajů (§ 185 zákoníku práce), poskytnout i v případě, že zaměstnanec nedokáže prokázat jejich výši, a to v zaměstnavatelem uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám. Pokud se u cestovních náhrad hovoří o členu rodiny zaměstnance, rozumí se tím (kromě případu dle § 177 odst.

Zvláštní pravidla platí v případě, že jsou cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě poskytovány na základě mezinárodní smlouvy nebo dohody o vzájemné výměně zaměstnanců se zahraničním zaměstnavatelem (§ 188 zákoníku práce). Zaměstnavatelé uvedený v § 109 odst.

Zaměstnanci, kteří vyjíždějí na pracovní cesty, ať po ČR nebo do zahraničí, mají nárok na cestovní náhrady, zejména na tzv. diety. Má zaměstnanec dopředu nárok na zálohu?

Zaměstnavatel jim musí proplatit jízdenku na vlak, autobus nebo jinou veřejnou dopravu, nebo třeba náklady na pohonné hmoty a opotřebení vozidla, pokud jeli vlastním autem. Stravné se poskytuje v paušálních částkách, které stanoví právní předpisy.

O výši nároku na stravné rozhoduje jen délka pracovní cesty. Samozřejmě čím delší pracovní cesta, ať v tuzemsku, nebo do zahraničí, tím vyšší nárok na stravné.

A také třeba to, zda zaměstnavatel zajistil zaměstnanci stravování třeba v závodní jídelně spolupracující firmy, kam byl vyslán za prací. V takovém případě mohou být sazby kráceny. Sazby stravného, od kterých se odvíjí kolik peněz celkem zaměstnanec dostane, se ve formě právních předpisů vyhlašují každoročně koncem roku ve Sbírce zákonů s platností pro příští kalendářní rok, podobně jako výše dalších cestovních náhrad.

Stravné pro pracovní cesty na území ČR určuje Ministerstvo práce a sociálních věcí. Někdo má hluboko do kapsy, před výplatou mu třeba nezbývají peníze. Nemá tak ani na jídlo na pracovní cestě, protože by jinak jedl doma s rodinou a zvláště neutrácel, natož aby měl třeba na jízdenku.

Proto je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci zálohu, a to až do předpokládané plné výše stravného nebo jiných výdajů. O tom, zda bude vyplacena záloha, rozhoduje zaměstnanec. Jakmile o ni požádá, musí mu zaměstnavatel vyhovět, resp.

Zaměstnanec pak po návratu z pracovní cesty musí předložit zaměstnavateli doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad. A vrátit, co mu zbylo ze zálohy, pokud ji dostal. Pokud žádá jen o stravné, bude obvykle stačit jen vyplnění údajů o délce pracovní cesty. Ale může jít o prokázání ceny pohonných hmot, nákladů na hotel apod., k čemuž je potřeba dokladů a účtenek.

Obvykle se vyplňují různé tiskopisy označené jako cestovní příkaz. Zákoník práce neurčuje přesně jaké konkrétní písemné doklady je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit.

Ve vztahu ke stravnému půjde hlavně o dobu trvání pracovní cesty, čili kdy pracovní cesta začala a kdy skončila. Pokud vysílající zaměstnavatel stravování zaměstnanci nezajistil, měl by zaměstnanec, pokud mu přesto třeba jiný zaměstnavatel (u kterého pracoval) poskytl snídani či oběd nebo večeři, toto svému (vysílajícímu) zaměstnanci přiznat.

Dalších 10 dnů pak má zaměstnavatel na vyúčtování cestovních výloh podle předložených dokladů a na to, aby zaměstnanci vyplatil peníze, které mu náleží. Zaměstnavatel musí zaměstnanci, který nedostal zálohu, doplatit všechny výlohy spojené s pracovní cestou, nebo mu doplatit, na co nestačila záloha.

Jestliže zaměstnanec nepředloží v desetidenní nebo jinak dohodnuté lhůtě doklady potřebné k provedení vyúčtování, neznamená to, by ztratil nárok na doplacení peněz. Dokud však zaměstnanec svoji povinnost nesplní, nemůže být zaměstnavatel v prodlení. Naopak je zaměstnavatel oprávněn srazit zaměstnanci ze mzdy nevyúčtovanou zálohu na cestovní náhrady, popřípadě jiné nevyúčtované zálohy poskytnuté zaměstnanci k plnění jeho pracovních úkolů.

Pracovní cestou se podle zákoníku práce rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Pokud se tato cesta koná mimo území České republiky, jedná se o zahraniční pracovní cestu.

Za pracovní cestu náleží zaměstnanci takzvané cestovní náhrady. Pro zaměstnance jsou náhrady nedaňový příjem, pro zaměstnavatele je to daňově uznatelný výdaj.

Cestovní náhrady se skládají z:

#vyplata #cestovních #náhrad #podmínky