Úhrada cestovních náhrad: Podmínky a pravidla v České republice

V minulém článku jsme se přesvědčili, že i když je pracovní cesta tradičním a v praxi hojně aplikovaným institutem pracovního práva, neznamená to, že bychom v tomto tématu nenašli problémy nebo aplikační nejasnosti. Něco obdobného je možné konstatovat i o právní úpravě cestovních náhrad, kterým je věnován následující text.

Jedním ze základních principů, na kterých stojí právní úprava závislé práce, je, že práce je vykonávána na náklady zaměstnavatele. Z tohoto principu mimo jiné vychází i právní úprava cestovních nákladů. Pracovní cesty totiž přinášejí specifické náklady, které nevznikají v okamžiku, kdy se práce vykonává na obvyklém pracovišti. Jelikož jde o náklady spojené s konáním cest zaměstnancem na základě pokynů a ve prospěch zaměstnavatele, je zaměstnavatel povinen ve smyslu ustanovení § 151 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění (dále jen „zákoník práce“) takto vzniklé náklady zaměstnanci nahradit.

Právní úprava cestovních náhrad

Pravidla pro poskytování cestovních náhrad jsou zakotvena v zákoníku práce. Ten vymezuje pravidla pro poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům v pracovním poměru, případně zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr. Jak si dále ukážeme, cestovní náhrady však lze poskytovat i dalším osobám, na které se zákoník práce nevztahuje.

Zákonná úprava:

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP):
  • §§ 151, 152, 182 až 189 ZP: obecně pro všechny zaměstnavatele.
  • §§ 173 až 181 ZP: speciálně pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 ZP (státní organizace).
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP):
  • § 6 odst. 7 písm. a) ZDP: vymezuje cestovní náhrady, které nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti.
  • § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP: říká, že daňově účinným nákladem jsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené ustanoveními ZP.
  • § 24 odst. 2 písm. k) ZDP: upravuje daňový režim nákladů na pracovní cesty FO, které jsou podnikateli nebo spolupracujícími osobami, společníky v.o.s. anebo komplementáři komanditních společností.
• Obecně závazné právní předpisy, vydávané příslušnými orgány na základě § 189 ZP:
  • Vyhláška MPSV upravující sazby základní náhrady, limity tuzemského stravného, průměrnou cenu pohonných hmot.
  • Vyhláška MF upravující výši základních sazeb zahraničního stravného.
  • Nařízení vlády stanovující náhrady zvýšených životních nákladů, zvýšených vybavovacích výdajů, jízdních výdajů a výdajů za ubytování při cestách do ČR a zpět a výdajů spojených s přepravou osobních věcí pro zaměstnance státních organizací s místem výkonu práce (příp. pravidelným pracovištěm) mimo ČR.

Osoby, kterým lze poskytovat cestovní náhrady

Cestovní náhrady lze poskytovat následujícím skupinám osob:

1. Zaměstnanci vymezení v zákoníku práce:
   • Zaměstnanci v pracovním poměru nebo zaměstnanci činní na základě dohod mimo pracovní poměr (tj. dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti); v těchto případech je však poskytnutí cestovních náhrad nutno sjednat a zároveň stanovit pravidelné pracoviště.
2. Další osoby s příjmy ze závislé činnosti:
   • Osoby, na které se zákoník práce nevztahuje, protože jim nevznikl pracovní poměr (např. na člena orgánu právnické osoby nebo na jednatele s.r.o.), ale které jsou podle § 6 odst. 1 ZDP pro účely zákona o daních z příjmů považovány za zaměstnance.
   • Tyto osoby se mohou se zaměstnavatelem smluvně dohodnout (ve smlouvě o výkonu funkce podle § 59 ZOK a násl.), že jim budou poskytovány cestovní náhrady (a ty budou z pohledu ZDP posuzovány shodně jako u zaměstnanců v pracovním poměru, tj. nebudou považovány za příjem, který je předmětem daně z příjmů).
3. Podnikatelé:
   • OSVČ a osoby spolupracující, společníci v.o.s a komplementáři k.s. Těmto osobám umožňuje zákon o daních z příjmů za podmínek v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP zahrnout do svých výdajů (nákladů) částky odpovídající cestovním náhradám jako u zaměstnanců.
   • Zákoník práce se proto pro tyto účely použije pouze pro stanovení výše náhrad, neboť ZDP se při stanovení limitů daňové uznatelnosti na zákoník práce přímo odkazuje.
4. Osoby v mimopracovních vztazích:
   • Cestovní náhrady mohou být poskytovány i dalším osobám. Zde však nepůjde o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce, ale o součást odměn vyplácených těmto osobám.
   • Cestovní náhrady těchto osob proto mohou být uplatněny pouze na základě samostatných smluvních vztahů (např. podle § 1746 odst. 2 OZ), které však na straně příjemce budou vždy podléhat dani z příjmů.

Obecné zásady poskytování cestovních náhrad

Pojetí cestovních náhrad zakotvené v ZP se nijak neliší od celkové koncepce zákoníku práce, tj.: stanoví určité minimum cestovních náhrad, které jsou pro zaměstnavatele povinné, a zbytek, tj. poskytnutí vyšších náhrad, ponechává plně na svobodném rozhodnutí zaměstnavatele. Tato zásada má omezení v případě již zmiňovaných státních organizací, kdy si stát prostřednictvím zákonů stanoví určitá omezení - horní hranice pro poskytování cestovních náhrad.

V zájmu zachování spravedlnosti pak zároveň úprava ZDP zajišťuje, že i když budou zaměstnanci ostatních (tj. nestátních v duchu předchozího vymezení) zaměstnavatelů pobírat vyšší cestovní náhrady, nebude pro ně vyplacená cestovní náhrada předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti pouze do výše horního limitu pro odpovídající cestovní náhradu poskytovanou státní organizací.

Tuzemské stravné na pracovní cestě od 5 do 12 hodin u zaměstnanců státní organizace (tj. zaměstnanci odměňovaní platem) může být stanoveno od roku 2024 pouze v rozmezí 140 až 166 Kč, kdežto zaměstnanec ostatních subjektů může obdržet libovolně vysoké stravné od 140 Kč výše. Poskytne-li zaměstnanci podnikatelský subjekt - společnost ALFA, a.s., stravné 200 Kč, pak: částka 166 Kč nebude u zaměstnance předmětem daně ze závislé činnosti, ale částku 34 Kč bude třeba u zaměstnance zdanit a taktéž z ní odvést sociální i zdravotní pojištění.

Pohled zaměstnavatele

Z pohledu zaměstnavatele platí, že pokud je náhrada v souladu se zněním ZP, jde o daňový náklad zaměstnavatele. Poskytnuté stravné ve výši 200 Kč společností ALFA, a.s., z předchozího příkladu bude pro společnost plně daňově účinným nákladem bez ohledu na daňový režim u zaměstnance. Pokud ale poskytne tutéž náhradu 200 Kč např. státní příspěvková organizace, bude pro ni daňovým nákladem maximálně částka 166 Kč a zbylých 34 Kč bude nedaňovým nákladem.

Ustanovení § 173 ZP však navíc stanoví, že tento zaměstnavatel nesmí poskytnout vyšší cestovní náhrady, než mu zákon stanoví. Z uvedeného nástinu vyplývá, že se musíme zabývat také omezeními výše náhrad u státních organizací, abychom dokázali správně posoudit daňový režim u zaměstnance. Než však přistoupíme k výkladu pravidel, je třeba připomenout některé základní pojmy.

Základní pojmy

Pro správné pochopení problematiky cestovních náhrad je důležité definovat několik základních pojmů:

Pracovní cesta

Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího, který ho na pracovní cestu vyslal.

Místo výkonu práce

Přesné sjednání místa výkonu práce v pracovní smlouvě má význam nejen z hlediska stanovení podmínek pracovní cesty, ale má také praktický dopad při přeložení zaměstnance. Místo (případně místa) výkonu práce je tak jednou z podstatných náležitostí pracovní smlouvy.

Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Toto místo může být sjednáno buď udáním konkrétní adresy, nebo pouze obecně názvem obce. Jestliže je však toto místo sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance.

S ohledem na možnost sjednat místo či místa výkonu práce (jeho šíři) bez jakéhokoliv omezení lze považovat za spravedlivé a vyvážené, aby zaměstnavatel vždy nesl náklady na vyšší než pravidelné výdaje spojené s výkonem práce, které vzniknou zaměstnanci s cestou mimo obec, kde převážně vykonává práci, popř. kde má trvalý pobyt. V uvedeném případě se nebude jednat o pracovní cestu a nebude k vyslání na takovou cestu třeba souhlasu zaměstnavatele, neboť k takovému výkonu práce se v pracovní smlouvě zavázal.

Zaměstnanec má místo výkonu práce sjednané na adrese Praha 1, Na Příkopě 18, zatímco druhý zaměstnanec má uvedeno pouze město Praha. Zatímco u prvního zaměstnance bude cesta do vedlejší provozovny na Smíchově cestou pracovní, pro druhého nikoli. Tomu však podle § 159 odst. 2 ZP přísluší při použití místní hromadné dopravy náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat.

Pravidelné pracoviště podnikatele

Poněkud složitější bude stanovit pravidelné pracoviště podnikatele. Pravidelné pracoviště podnikatele - fyzické osoby bude místo, kde zpravidla vyvíjí činnost za účelem dosahování příjmů. V § 24 odst. 2 písm. k) ZDP bodu 2 se říká, že pravidelným pracovištěm pro poplatníky s příjmy podle § 7 se také rozumí sídlo podnikatele (§ 429 OZ) nebo místo výkonu jiné činnosti, ze které plyne příjem ze samostatné činnosti.

Ve většině případů to bude bydliště, ale může to být i jiné místo. Není přitom vyloučeno, aby podnikatel měl takových míst několik, má-li např. více provozoven na různých místech apod. V daném případě je tedy nutno rozlišovat, kdy půjde o "klasickou" pracovní cestu, tak jak ji lze definovat u zaměstnance, kdy vynaložené výdaje na tuto cestu za splnění ostatních podmínek budou daňově uznatelné, a na druhé straně cesty mezi jednotlivými provozovnami, kdy se nemusí jednat o pracovní cestu a daňově uznatelnými mohou být jen některé výdaje, např. náklady na dopravu, kde rozhodujícím kritériem bude, že se jedná o výdaj na dosažení, udržení a zajištění zdanitelných příjmů.

Lékař má ordinaci mimo své bydliště (sídlo podnikatele) a právě ordinace je místem výkonu samostatné činnosti. Potom cesty z této ordinace za pacienty budou cestami pracovními. Na druhé straně cesty z místa bydliště do ordinace nelze chápat jako pracovní, avšak za předpokladu, že tento lékař prokáže, že činnost v místě bydliště souvisí s jeho samostatnou výdělečnou činností, např. zde zpracovává účetnictví nebo daňovou evidenci, připravuje výkazy a přehledy pro příslušné pojišťovny apod., lze za daňově uznatelné považovat i výdaje na cesty mezi bydlištěm a ordinací. Za pracovní cesty lze také považovat i cesty za pacienty z místa trvalého bydliště.

Cestovní výdaje

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumějí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

• Pracovní cestě (§ 42 ZP).
• Cestě mimo pravidelné pracoviště.
• Mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.
• Přeložení (§ 43 ZP).
• Dočasném přidělení (§ 43a ZP).
• Přijetí do zaměstnání v pracovním poměru.
• Výkonu práce v zahraničí.

Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel; přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelná, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec.

Cestovní náhrady u dohod

Cestovní náhrady je možné poskytnout také zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, avšak pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance. Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště.

Druhy cestovních náhrad

Zaměstnavatel je povinen za zákonem stanovených podmínek poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě tyto náhrady:

• Jízdních výdajů.
• Jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny.
• Výdajů za ubytování.
• Zvýšených stravovacích výdajů (stravné).
• Nutných vedlejších výdajů.

Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i další náhrady výdajů, než je výše uvedeno, za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které byly poskytnuty v souladu s vymezením cestovních výdajů v § 152 ZP (viz předchozí). Státní organizace však jiné nebo vyšší cestovní náhrady, než zaměstnanci přísluší podle §§ 173 až 181 ZP, poskytnout nesmí.

Paušalizace cestovních náhrad

Zákoník práce umožňuje paušalizovat cestovní náhrady za účelem dosažení zjednodušení jejich účtování a likvidování a zhospodárnit jejich poskytování. Paušalizace spočívá v tom, že náhrady stanovené zákoníkem práce se poskytují jako průměrné měsíční nebo denní částky, které mohou zahrnovat jednu nebo více cestovních náhrad.

Paušalizace cestovních náhrad přichází v úvahu zejména u zaměstnanců, kteří většinou pravidelně cestují do stejných míst nebo v určitém okruhu různých míst, s určitou pravidelností a za obdobných podmínek a výdajů. Paušalizaci lze uplatnit jak u jednotlivého zaměstnance, tak i skupiny zaměstnanců, přitom je nutno vycházet z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo tohoto zaměstnance. Současně se určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci. Pokud se stanovené podmínky zásadním způsobem změní, musí se změnit i paušál.

Vedle paušální částky lze poskytnout pouze ty cestovní náhrady, které nebyly do stanoveného paušálu zahrnuty, proto je stanovena pro sjednání paušálu písemná forma, a to buď vnitřním předpisem zaměstnavatele, nebo individuálním určením. Podklady, které byly pro stanovení paušálu použity, musejí mít dostatečnou vypovídací schopnost a musejí být předloženy k nahlédnutí nejen zaměstnanci na jeho žádost, ale také příslušným kontrolním orgánům.

Společnost Alba, s.r.o., poskytuje svým zaměstnancům - obchodním zástupcům, jejichž teritoriem je Praha, cestovní náhrady paušální částkou ve výši 260 Kč za každý den, ve kterém byl tento zaměstnanec na pracovní cestě. Zaměstnavatel tuto částku vypočetl z následujících údajů: zaměstnanec vykoná v průměru 3 cesty hromadnou dopravou denně, jedna cesta 40 Kč; stravné v časovém pásmu 5 až 12 hodin zaměstnanci podle interní směrnice náleží ve výši 140 Kč (výše stravného platná pro rok 2024).

U podnikatelů - fyzických osob je paušalizace cestovních náhrad vyloučena. OSVČ jsou povinny z hlediska ZDP veškeré náklady související se svými pracovními cestami doložit a prokázat.

Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování

Protože zaměstnanec není povinen vynakládat na pracovní cesty vlastní finanční prostředky, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci přiměřenou zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.

Cestovní náhrady v kontextu zdravotního pojištění

Na naši poradnu se obrátila paní Eva, která trpí onkologickým onemocněním. Kvůli radioterapii musela dojíždět do vzdáleného města, a to bez využití hromadné dopravy. Tu jí totiž lékař ze zdravotních důvodů zakázal. Dopravování tak pro ni bylo poměrně náročné. Když chtěla po pojišťovně cestovné uhradit, nepochodila. Jak je to s nárokem na proplacení jízd a jak se paní Eva může bránit? Odpověď připravila právnička Petra Andresová.

Vzhledem ke zdravotního stavu lékař paní Evě výslovně řekl, ať necestuje hromadnou dopravou. „Celá situace byla velmi složitá. Po absolvování léčby pacientka požádala o úhradu cestovného. Pojišťovna jí ho však odmítla proplatit a následné odvolání zamítla. „Všechny doklady o cestách jsem si přitom schovala. Podmínky pro cestovní náhrady hrazené ze zdravotního pojištění jsou uvedeny v zákoně č. Proplácení cestovného se týká pacientů, kteří cestují soukromým vozidlem za pojišťovnou hrazenou zdravotní službou. Může se jednat například o terapie, lékařský zákrok, rehabilitace, dialýzu a podobně.

Pacient však musí splnit několik podmínek. Jediným důvodem, proč mohou být cestovní náklady proplaceny, je zdravotní stav pacienta. Sociální či jiné (i když závažné) důvody nejsou brány v potaz. Současně platí, že se musí jednat o přepravu k nejbližšímu poskytovateli zdravotních služeb, který je schopen péči zajistit. Další podmínkou je, že indikující lékař (ten, co schvaluje přepravu osobním vozidlem) musí vyplnit speciální formulář s názvem: Vyúčtování náhrady cestovních nákladů soukromým vozidlem. Dokument má označení VZP 39/2009, je stejný pro všechny zdravotní pojišťovny a dá se stáhnout pod tímto odkazem. Slouží maximálně pro 10 jízd. Sazba pro jízdy uskutečněné po 1. 1.

Pojišťovna nárok paní Evy na proplacení cestovních náhrad zamítla. Když se pacientka proti rozhodnutí odvolala, pojišťovna odvolání zamítla. Žalobu je možné sepsat sám a sám se i v řízení zastupovat. Paní Eva nyní musí posoudit, zda byly splněny všechny výše uvedené podmínky pro proplacení cestovních nákladů. Pokud „stihne“ podat žalobu do dvou měsíců od doručení zamítnutí odvolání, bude se soud jejím případem zabývat. Správní soud ovšem nerozhoduje o samotné věci.

Lze jezdit na léčbu vlastním autem a pojišťovna to uhradí?

O nároku na „cestovné“ rozhoduje lékař (praktický nebo specialista), který zná aktuální zdravotní stav pacienta. Nárok vzniká tehdy, když zdravotní stav nemocného neumožňuje přepravu běžným způsobem bez použití sanity a lékař souhlasí s přepravou osobním autem. Přepravu hradí zdravotní pojišťovna do vzdálenosti nejbližšího zařízení, které je schopno poskytnou potřebnou zdravotní péči.

Proplácí se počet ujetých kilometrů z místa výjezdu (je popsáno v kolonce a většinou jde o bydliště nebo zdravotnické zařízení) do místa určení a jen, pokud je v autě nemocný. Potřebný tiskopis, má mít vždy lékař, ale je volně k dispozici na stránkách VZP a můžeme si ho připravit sami (je stejný pro všechny pojišťovny) a nebo na něj můžeme zdravotníky navést, pokud jej nemají nebo na cestovné nejsou zvyklí. Formulář nás navede na to, že je třeba mít potvrzenou každou jednotlivou cestu - tam i zpět, nebo jen tam, nebo jen zpět.

Toto by mělo být vyplněno od zdravotníků (ať už to je lékař nebo sestra, která to v mnoha případech v praxi vykonává). Stejně jako důvod k přepravě, který je většinou udán konkrétní diagnózou. Po zaplnění celého formuláře nebo po ukončení léčby formulář zasíláme na svou zdravotní pojišťovnu k proplacení. Někdy trvá léčba dlouho a formulář u sebe máme měsíce, není třeba se obávat, že dojde k tomu, že by formulář přestal platit.

Proplacení totiž můžeme uplatnit i tři roky zpětně (jen se může měnit úhrada za kilometr podle jednotlivých let). Vypadá to celé moc komplikovaně? Pokud jsou důvody a vůle, vše jde snadno a takto probíhá většina proplácení „cesťáku“. Problémem bývá například, pokud je indikace k převozu jiná, než je oblast léčby (důvodem by byla spíše např. Podmínky vychází z § 36 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, a vyhlášky Ministerstva zdravotnictví ČR č. 319/2023 Sb. 2024.