V souvislosti s výkonem práce jsou zaměstnavatelé v neziskové sféře povinni poskytnout zaměstnancům náhrady cestovních náhrad, na které jim vznikne nárok. Tento článek se zabývá postupem účtování cestovních náhrad v cizí měně, včetně poskytování záloh, vyúčtování a přepočtu měn.
I. Poskytování záloh před pracovní cestou
Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci před vysláním na tuzemskou i zahraniční pracovní cestu poskytnout zálohu ve výši předpokládaných výdajů. Záloha může být poskytnuta v různé formě, např. vyplacením hotovosti, cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.
Zákoník práce v § 183 odst. 1 ZP připouští i možnost dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem o tom, že záloha nebude poskytnuta. S případným neposkytnutím zálohy musí zaměstnanec souhlasit, protože výdaje, které vznikají při pracovní cestě, jsou výdaje zaměstnavatele a zaměstnanec není povinen je hradit ze svých prostředků. Je vhodné případnou žádost zaměstnance o neposkytování zálohy zaznamenat v cestovním příkazu, zejména při zahraničních pracovních cestách, kde obvykle vznikají vysoké cestovní výdaje.
V případě zahraniční pracovní cesty je záloha na stravné zaměstnancům obvykle poskytována v zahraniční měně, ve které jsou stanoveny základní sazby stravného vyhláškou MF. Zákoník práce však připouští možnost, aby se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli na poskytnutí zálohy v české měně nebo v jiné cizí měně, než stanoví vyhláška MF. Podmínkou je, aby ČNB k této dohodnuté cizí měně vyhlašovala kurz. Při určení zahraničního stravného v dohodnuté měně, se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se následně přepočítá na dohodnutou měnu. Při přepočtech se použijí kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy.
Jak směnit americké dolary na EURO (nebo jakoukoli cizí měnu) na dovolené
II. Vyúčtování pracovní cesty
Po ukončení pracovní cesty provádí zaměstnanec spolu se zaměstnavatelem vyúčtování. Zákoník práce stanoví v § 183 odst. 3 ZP lhůtu, podle které je zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů po návratu z pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné pro vyúčtování pracovní cesty a vrátit nevyčerpanou zálohu.
Stejně tak je desetidenní lhůta stanovena i zaměstnavateli, a to ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem. V této lhůtě je zaměstnavatel povinen provést vyúčtování a uspokojit oprávněné zájmy zaměstnance. Zákoník práce však umožňuje, aby se zaměstnavatel od této lhůty "odklonil" a stanovil lhůtu jinou. V praxi je toto ustanovení poměrně často využíváno a zaměstnavatelé po dohodě se zaměstnancem sjednávají pro vyúčtování delší lhůtu.
Pokud zaměstnanec soustavně lhůty nedodržuje, jedná se o porušení zákoníku práce a zaměstnavatel může uložit pracovněprávní sankce. Nárok na vyplacení náhrad však v tomto případě zaměstnanci nezaniká, protože lhůty stanovené zákoníkem práce pro vyúčtování cestovních náhrad jsou pouze pořádkové. V souladu s § 147 odst. 1 písm. d) ZP je zaměstnavatel oprávněn srazit zaměstnanci z platu nebo ze mzdy nevyúčtovanou zálohu na cestovní náhrady, popřípadě jiné nevyúčtované zálohy poskytnuté zaměstnanci k plnění jeho pracovních úkolů. K provedení této srážky zaměstnavatel nepotřebuje souhlas zaměstnance.
Zaměstnanec je povinen vyúčtování cestovních náhrad provést na tiskopisu určeném zaměstnavatelem. Po vyplnění písemnosti zaměstnanec prohlásí, že příslušné údaje uvedl správně a vše podepíše. Účetní, který je pověřen kontrolou vyúčtování, ve spolupráci s příslušným vedoucím pracovníkem odsouhlasí správnost uplatněných náhrad. Každý zaměstnanec musí provést samostatné vyúčtování, nelze připustit, aby více zaměstnanců vyúčtovalo pracovní cestu na jednom tiskopisu.
Vyčíslení nároku zaměstnance na cestovní náhrady
V rámci vyúčtování cestovních náhrad je nutné v první řadě zjistit výši nároku zaměstnance na cestovní náhrady. Porovnáním poskytnuté zálohy a nároku zaměstnance zjistí zaměstnavatel přeplatek nebo nedoplatek. V případě zahraničních cest je třeba porovnat zálohu a nárok zaměstnance ve stejné měně. Při poskytnutí zálohy ve více měnách je vhodné přepočítat zálohu na jednu z těchto poskytnutých měn, případně lze jednotlivé zálohy vypořádat samostatně.
Částku, o kterou byla záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí prokázané cestovní náhrady, zaměstnanec vrací zaměstnavateli v měně, která mu byla poskytnuta, v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu směnil, nebo v českých korunách. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než prokázané cestovní výdaje, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v českých korunách, pokud se nedohodnou jinak. To znamená, že zákoník práce nezakazuje doplatky cestovních náhrad v cizí měně.
III. Kurzy pro přepočet zahraniční měny na českou měnu
V souvislosti s pracovní cestou uskutečňuje zaměstnavatel celou řadu účetních případů, při kterých přepočítává zahraniční měnu na české koruny. Ve většině případů jsou pro přepočet použity kurzy stanovené v § 24 ZoÚ (např. při nákupu cizí měny, převodu finančních prostředků mezi pokladnou a bankovním účtem apod.). Účetním kurzem se rozumí aktuální kurz ČNB, pevný kurz nebo kurz, za který byla cizí měna nakoupena.
V případě přepočtu měn se při poskytování cestovních náhrad v některých případech použije odlišný kurz stanovený v § 183 a 184 ZP. Jedná se o případy, kdy musí být přepočteny částky, které budou se zaměstnancem vypořádány v české měně nebo v dohodnuté cizí měně, kdy se použijí následující kurzy stanovené zákoníkem práce:
- v případě, že zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady:
- kurzy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy,
- kurz doložený zaměstnancem, kterým byla poskytnutá záloha v zahraničí směněna na jinou měnu (např. dokladem o směně v bance nebo směnárně),
- v případě, že zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha na cestovní náhrady, bude použit kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.
Pro přepočet zálohy na stravné z cizí měny na Kč nebo z měny stanovené vyhláškou MF na jinou dohodnutou cizí měnu (např. z EUR na USD) a také pro výpočet výše přeplatku nebo doplatku z vyúčtování cestovních náhrad (např. namísto cizí měny v Kč nebo v dohodnuté cizí měně) nelze provádět účetním kurzem, ale kurzy stanovenými v § 183 a 184 ZP. Při ostatních účetních operace (při kterých nedochází k přepočtu ve vztahu k zaměstnanci) se používají účetní kurzy.
IV. Zaokrouhlování
Zákoník práce řeší v § 183 odst. 3 a 4 ZP zaokrouhlování cestovních náhrad pouze částečně. Podle tohoto ustanovení se částka, kterou má zaměstnanec vrátit zaměstnavateli v české měně, zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Stejným způsobem bude zaokrouhlen i doplatek - tedy situace, kdy záloha byla menší než vyúčtování a zaměstnavatel zaměstnanci doplatí cestovní náhrady do výše jeho nároku.
Zaokrouhlování "mezivýpočtů" a také doplatků či vratek v cizí měně zákoník práce neřeší. V případě "mezivýpočtů" v české měně vyplývá ze stanovisek odborných autorů doporučení zaokrouhlovat co nejméně a zaokrouhlit až konečnou částku k vyúčtování na celé koruny nahoru.
Na základě § 183 ZP bude částka, o kterou byla záloha vyšší než vyúčtované cestovní náhrady, zaokrouhlena na celé koruny směrem nahoru. Stejný postup při zaokrouhlování platí v případě, kdy zaměstnavatel doplácí zaměstnanci náhrady v českých korunách.
Příklad zaokrouhlování
Zaměstnanec, který se vrátil ze zahraniční pracovní cesty, provedl vyúčtování cestovních náhrad. Záloha poskytnutá zaměstnanci zaměstnavatelem před pracovní cestou 600 EUR. Prokázané cestovní náhrady podle vyúčtování 659 EUR. Doplatek zaměstnanci 59 EUR. Doplatek zaměstnanci po přepočtu na českou měnu (kurzem ČNB platným v den poskytnutí zálohy dne 6. 3. 2024) 59 × 25,360 = 1 496,24 Kč. Částka k výplatě zaměstnanci po zaokrouhlení 1 497 Kč.
Tabulka - Účtování o cestovních náhradách
Příspěvkové organizace vytvářejí analytické účty v souladu s ustanovením bodu 3.2. ČÚS 701 - Účty a zásady účtování na účtech. Organizace v rámci syntetických účtů vytváří analytické účty. Nákladové a výnosové účty členíme podle jednotlivých druhů nákladů a výnosů a také pro daňové účely. Při účtování o cestovních náhradách organizace použije celou řadu účetních dokladů - faktury, paragony, vyúčtování pracovní cesty, pokladní doklady, výpisy z účtů, interní doklady apod. Je nezbytné, aby použité účetní doklady i podklady pro vystavení vnitřních účetních dokladů byly průkazné a obsahovaly náležitosti stanovené § 11 ZoÚ.
| Účetní případ | MD | D |
|---|---|---|
| Vyplacení zálohy na pracovní cestu | 335 - Pohledávky vůči zaměstnancům | 211 - Pokladna |
| Předloženo vyúčtování pracovní cesty | 512 - Cestovní náhrady | 333 - Závazky vůči zaměstnancům |
| Zápočet zálohy | 333 - Závazky vůči zaměstnancům | 335 - Pohledávky vůči zaměstnancům |
| Poskytnutí doplatku (hotově) | 333 - Závazky vůči zaměstnancům | 211 - Pokladna |
Právní úprava:
- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů § 164 - náhrada nutných vedlejších výdajů § 174 - poskytování cestovních náhrad v neziskové sféře
- Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů § 6 odst. 7 písm. a) - příjmy, které nejsou předmětem daně § 24 odst. 2 písm. zh) - daňově účinný náklad
- Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů
- Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
- Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky
- Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
Zanechat komentář