Problematika cestovních náhrad je rozsáhlá, a ne vždy mají zaměstnanci či zaměstnavatelé přehled o tom, na co mají zaměstnanci nárok a jaké jsou konkrétní podmínky k dosažení cestovních náhrad a jak správně v některých případech postupovat.
Jedním z pojmových znaků závislé práce je to, že je vykonávána na náklady zaměstnavatele. To je uvedeno již v ustanovení § 2 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění (dále též „zákoník práce“ nebo jen „ZP“). Dále pak zákoník práce v ustanovení § 151 stanovuje povinnost zaměstnavatele poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, a to ve stanoveném rozsahu a za stanovených podmínek. Může se tak jednat například i o náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů zaměstnance, které používá při výkonu práce.
Kdy vzniká právo na cestovní náhrady?
Právo na cestovní náhrady vzniká v následujících situacích:
- Cestě mimo pravidelné pracoviště: Institut pravidelného pracoviště slouží právě pro účely poskytování cestovních náhrad a prakticky se uplatní, pokud je místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec. V takovém případě je totiž třeba sjednat též pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, které nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec, a to právě proto, aby ze strany zaměstnavatelů nebyla obcházena úprava poskytování cestovních náhrad tím, že by místo výkonu práce bylo záměrně sjednáváno příliš široce.
- Mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště: V daném případě se jedná o výjimku z pravidla, že běžné cesty do místa výkonu práce či na pravidelné pracoviště si hradí zaměstnanec sám.
- Dočasném přidělení: Dočasné přidělení zaměstnance je situace, kdy zaměstnavatel může za stanovených podmínek uzavřít se zaměstnancem dohodu, že zaměstnance dočasně přidělí k výkonu práce k jinému zaměstnavateli, který po dobu dočasného přidělení zaměstnanci ukládá pracovní úkoly, organizuje, řídí a kontroluje jeho práci.
- Výkonu práce v zahraničí, k čemuž dochází v případě, že se zaměstnancem bude v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce v zahraničí (případně i pravidelné pracoviště).
Komu vzniká nárok na cestovní náhrady?
Právo na cestovní náhrady mají především zaměstnanci v pracovním poměru. Zákoník práce totiž stanovuje, že na práci konanou na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (tj. Nicméně se dává možnost i zaměstnancům, pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, sjednat si se zaměstnavatelem právo na cestovní náhrady.
Ovlivnění cestovních náhrad zaměstnavatelem
Zaměstnavatel má sice povinnost nahradit zaměstnanci cestovní výdaje, které zaměstnanec vynaloží, ale sám může i přímo ovlivnit to, jaké cestovní výdaje zaměstnanci vzniknou a případně i v jaké výši. Zpravidla zaměstnavatel za tímto účelem zaměstnanci vydává tzv. „cestovní příkaz“, což je dokument nebo formulář, kde jsou jednotlivé podrobnosti konkrétní cesty zaměstnance stanoveny. Tímto způsobem může být předcházeno i případným sporům, neboť zaměstnanec má podmínky stanovené zaměstnavatelem respektovat. Na základě cestovních příkazů se pak zaměstnancům ze strany zaměstnavatele poskytuje i přiměřená záloha ke krytí cestovních výdajů.
Druhy cestovních náhrad při pracovní cestě
Jednotlivé druhy cestovních náhrad, které je povinen zaměstnavatel odměňující mzdou poskytovat zaměstnancům na pracovní cestě, jsou uvedeny v ustanovení § 156 odst. Pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje i cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.
Mezi tyto náhrady patří:
- Jízdní výdaje: Cenu jízdného prostředků hromadné přepravy (např. autobusu, vlaku, letadla, lodi, taxíku apod.) zaměstnanec prokazuje dokladem (nejčastěji jízdenkou). Zákoník práce umožňuje proplacení cestovních náhrad i v případě nedoložení příslušného dokladu. Jedná se však o výjimečné plnění, ke kterému zaměstnavatel není povinen. Zaměstnavatel svým zaměstnancům ve výjimečných případech na pracovních cestách povolil používat vozidla taxislužby. Tento způsob dopravy byl zaměstnavatelem vnitřní směrnicí povolen při nočních návratech z pracovních cest, kdy je omezen provoz MHD.
- Výdaje za ubytování: Je-li zaměstnanec zaměstnavatelem vyslán na pracovní cestu, jejíž součástí je potřeba ubytovat se v daném místě, pak při ubytování zaměstnance v souladu s podmínkami pracovní cesty přísluší zaměstnanci i náhrada výdajů za ubytování. I tyto výdaje musí zaměstnanec zaměstnavateli prokázat.
- Stravné: Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší podle zákoníku práce zaměstnanci stravné. Výši tuzemského stravného pro rok 2025 stanovuje vyhláška č. 475/2024 Sb. Stravné se liší pro zaměstnance v soukromé a státní sféře. Pokud bylo zaměstnanci poskytnuto během pracovní cesty bezplatné jídlo, stravné se snižuje stejně jako u zaměstnanců v soukromé sféře. Zaměstnanec nemá nárok na stravné, pokud mu jsou během cesty trvající 5 až 12 hodin poskytnuta dvě bezplatná jídla. Sazby zahraničního stravného pro rok 2025 jsou stanoveny vyhláškou č. 373/2024 Sb. Pokud zaměstnanec stráví mimo území ČR méně než 1 hodinu, stravné se mu neposkytuje. Při vícedenních zahraničních pracovních cestách je nutné počítat zvlášť první a poslední den cesty. Oproti loňsku se od 1. 1. 2025 mění sazby zahraničního stravného u 30 států. Jde například o Arménii, Černou Horu, Dánsko, Finsko, Chorvatsko, Irsko, Itálii, Maďarsko či USA, ze sousedních zemí se zahraniční stravné zvýšilo pouze u Polska, a to na 50 EUR. Pro některé země se mění i příslušná měna. Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i vyšší stravné a kapesné do výše 40 % zahraničního stravného.
- Ostatní nutné výdaje: Kromě výše uvedených náhrad pak zaměstnanci náleží i náhrada jiných nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s pracovní cestou, a to opět ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Zpravidla se může jednat o různé poplatky např. za úschovu zavazadel, za parkování, nebo může jít o vstupy či účastnické příspěvky, které zaměstnanec v souvislosti s pracovní cestou musí vynaložit.
Cestovní náhrady a použití vlastního vozidla
Pokud zaměstnanec použije při pracovní cestě vlastní motorové vozidlo, náleží mu základní náhrada za každý ujetý km a k tomu i náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Sazba základní náhrady za použití vlastního vozidla na 1 km jízdy se od 1. 1. 2025 zvýšila z 5,60 Kč na 5,80 Kč, u jednostopých vozidel a tříkolek je sazba 1,60 Kč. Při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %.
Náhrada za pohonné hmoty se určuje z údajů o spotřebě v technickém průkazu použitého vozidla a z ceny pohonných hmot. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou.
Výpočet náhrady za spotřebované PHM: spotřebované PHM = (spotřeba PHM × cena PHM) : 100.
Průměrné ceny pohonných hmot od 1. 1. 2025:
- 35,80 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,
- 40,50 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,
- 34,70 Kč u motorové nafty,
- 7,70 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.
Záloha na cestovní náhrady
V případě zahraniční pracovní cesty může zaměstnavatel na základě dohody se zaměstnancem poskytnou zaměstnanci zálohu v cizí měně, ale také třeba cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.
Vyúčtování cestovních náhrad
Zaměstnanec je rovněž povinen vrátit ve stejné lhůtě zaměstnavateli i nevyúčtovanou zálohu. V praxi někdy zaměstnanci tápou v tom, co všechno mají vlastně zaměstnavateli předložit. Ideální postup je vyjasnit si podrobně již před vysláním na pracovní cestu, jaké konkrétní doklady po zaměstnanci bude následně zaměstnavatel chtít. Lze tak předejít tomu, aby zaměstnanec nějaké doklady nevyhodil v domnění, že jsou nepotřebné.
Není-li jiná dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem provést vyúčtování cestovních náhrad a vyplatit cestovní náhrady zaměstnanci.
Tabulka: Sazby tuzemského stravného pro rok 2025 (vyhláška č. 475/2024 Sb.)
| Doba trvání pracovní cesty | Stravné (Kč) |
|---|---|
| 5 - 12 hodin | 140 - 166 |
| 12 - 18 hodin | 212 - 256 |
| nad 18 hodin | 331 - 395 |
Zanechat komentář