Vysíláte své zaměstnance na služební cesty? Cestovní výdaje musí zaměstnavatel uhradit všem zaměstnancům, které vyšle na pracovní cestu. Jako každý rok, i letos došlo k navýšení tuzemského a zahraničního stravného na pracovní cesty a také ke změně výše cestovních náhrad.
Problematika cestovních náhrad je rozsáhlá, a ne vždy mají zaměstnanci či zaměstnavatelé přehled o tom, na co mají zaměstnanci nárok a jaké jsou konkrétní podmínky k dosažení cestovních náhrad a jak správně v některých případech postupovat.
Co Vás zajímá?
- Co jsou to cestovní náhrady a kdy na ně vzniká právo
- Komu vzniká nárok na cestovní náhrady?
- Cestovní náhrady u zaměstnavatelů odměňujících mzdou a platem
- Ovlivnění cestovních náhrad zaměstnavatelem
- Druhy cestovních náhrad při pracovní cestě
- Záloha na cestovní náhrady
- Vyúčtování cestovních náhrad
Jedním z pojmových znaků závislé práce je to, že je vykonávána na náklady zaměstnavatele. To je uvedeno již v ustanovení § 2 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění (dále též „zákoník práce“ nebo jen „ZP“). Dále pak zákoník práce v ustanovení § 151 stanovuje povinnost zaměstnavatele poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, a to ve stanoveném rozsahu a za stanovených podmínek.
Může se tak jednat například i o náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů zaměstnance, které používá při výkonu práce.
Kdy vzniká nárok na cestovní náhrady?
Nárok na cestovní náhrady vzniká v následujících případech:
- Cestě mimo pravidelné pracoviště: Institut pravidelného pracoviště slouží právě pro účely poskytování cestovních náhrad a prakticky se uplatní, pokud je místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec.
- Mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště: V daném případě se jedná o výjimku z pravidla, že běžné cesty do místa výkonu práce či na pravidelné pracoviště si hradí zaměstnanec sám.
- Dočasném přidělení: Dočasné přidělení zaměstnance je situace, kdy zaměstnavatel může za stanovených podmínek uzavřít se zaměstnancem dohodu, že zaměstnance dočasně přidělí k výkonu práce k jinému zaměstnavateli, který po dobu dočasného přidělení zaměstnanci ukládá pracovní úkoly, organizuje, řídí a kontroluje jeho práci.
- Výkonu práce v zahraničí, k čemuž dochází v případě, že se zaměstnancem bude v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce v zahraničí (případně i pravidelné pracoviště).
Komu vzniká nárok na cestovní náhrady?
Právo na cestovní náhrady mají především zaměstnanci v pracovním poměru. Zákoník práce totiž stanovuje, že na práci konanou na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (tj. Nicméně se dává možnost i zaměstnancům, pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, sjednat si se zaměstnavatelem právo na cestovní náhrady.
U cestovních náhrad je typicky stanovována jejich minimální výše. Na druhou stranu však je těmto zaměstnavatelům umožněno, aby zaměstnancům poskytovali cestovní náhrady i vyšší nebo aby poskytovali i jiné druhy cestovních náhrad, a to buď na základě svého rozhodnutí nebo na základě dohody se zaměstnancem.
Tedy u zaměstnavatelů, jejichž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou hrazeny z veřejných rozpočtů nebo podle zvláštních právních předpisů (např. stát, územně samosprávné celky, státní fondy, příspěvkové organizace a školské právnické osoby zřízené ministerstvem, krajem, obcí nebo svazkem obcí apod.), musí být postupováno přesně podle zákoníku práce.
Ovlivnění cestovních náhrad zaměstnavatelem
Zaměstnavatel má sice povinnost nahradit zaměstnanci cestovní výdaje, které zaměstnanec vynaloží, ale sám může i přímo ovlivnit to, jaké cestovní výdaje zaměstnanci vzniknou a případně i v jaké výši. Zpravidla zaměstnavatel za tímto účelem zaměstnanci vydává tzv. „cestovní příkaz“, což je dokument nebo formulář, kde jsou jednotlivé podrobnosti konkrétní cesty zaměstnance stanoveny. Tímto způsobem může být předcházeno i případným sporům, neboť zaměstnanec má podmínky stanovené zaměstnavatelem respektovat.
Na základě cestovních příkazů se pak zaměstnancům ze strany zaměstnavatele poskytuje i přiměřená záloha ke krytí cestovních výdajů.
Druhy cestovních náhrad
Jednotlivé druhy cestovních náhrad, které je povinen zaměstnavatel odměňující mzdou poskytovat zaměstnancům na pracovní cestě, jsou uvedeny v ustanovení § 156 odst. Pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje i cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. 1.
Z důvodu obsáhlosti této problematiky jsme se rozhodli tomuto druhu cestovních výdajů věnovat speciální článek Jízdní výdaje při pracovní cestě v roce 2023. 2. Je-li zaměstnanec zaměstnavatelem vyslán na pracovní cestu, jejíž součástí je potřeba ubytovat se v daném místě, pak při ubytování zaměstnance v souladu s podmínkami pracovní cesty přísluší zaměstnanci i náhrada výdajů za ubytování. I tyto výdaje musí zaměstnanec zaměstnavateli prokázat.
3. Jak na zahraniční stravné v roce 2023? Jak na tuzemské stravné v roce 2023? 4. Kromě výše uvedených náhrad pak zaměstnanci náleží i náhrada jiných nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s pracovní cestou, a to opět ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Zpravidla se může jednat o různé poplatky např. za úschovu zavazadel, za parkování, nebo může jít o vstupy či účastnické příspěvky, které zaměstnanec v souvislosti s pracovní cestou musí vynaložit.
V případě zahraniční pracovní cesty může zaměstnavatel na základě dohody se zaměstnancem poskytnou zaměstnanci zálohu v cizí měně, ale také třeba cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Zaměstnanec je rovněž povinen vrátit ve stejné lhůtě zaměstnavateli i nevyúčtovanou zálohu.
V praxi někdy zaměstnanci tápou v tom, co všechno mají vlastně zaměstnavateli předložit. Ideální postup je vyjasnit si podrobně již před vysláním na pracovní cestu, jaké konkrétní doklady po zaměstnanci bude následně zaměstnavatel chtít. Lze tak předejít tomu, aby zaměstnanec nějaké doklady nevyhodil v domnění, že jsou nepotřebné.
Není-li jiná dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem provést vyúčtování cestovních náhrad a vyplatit cestovní náhrady zaměstnanci.
Náhrada jízdních výdajů
XXII. V souvislosti s výkonem práce mohou zaměstnanci vzniknout náklady. Nejčastěji jde o náklady spojené s konáním cest zaměstnancem na základě pokynů a ve prospěch zaměstnavatele. Protože závislá práce se koná na náklady zaměstnavatele, je zaměstnavatel povinen takto vzniklé náklady zaměstnanci nahradit. Náklady spojené s konáním cest souvisejících s výkonem práce, které jsou vyjmenovány v § 152 zákoníku práce, nahrazuje zaměstnavatel poskytováním cestovních náhrad.
Cestovní náhrady obecně přísluší jen zaměstnancům, kteří konají pro zaměstnavatele práci v pracovním poměru. Zaměstnavatel může zaměstnanci nahradit i jiné výdaje, ale v takovém případě už se nejedná o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce. Pro účetní účely (zejm. pro účely daní příp. dalších povinných plateb) se náhrady poskytnuté zaměstnavatelem odměňujícím zaměstnance za práci mzdou považují za cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce (tj. zahrnují se do nákladů) do výše stanovené pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. při použití silničního motorového vozidla (kromě vozidla poskytnutého zaměstnavatelem) na žádost zaměstnavatele přísluší za každý ujetý kilometr základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty.
Ministerstvo práce a sociálních věcí vždy na každý kalendářní rok v závislosti na vývoji cen vyhláškou mění sazbu základní náhrady za používání silničních vozidel a průměrnou cenu pohonných hmot. Pro rok 2025 platí dle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí č. 475/2024 Sb.
Pokud jde o spotřebované pohonné hmoty, náhrada se vypočte jako násobek ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty je zaměstnanec zásadně povinen prokázat dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Spotřeba pohonné hmoty se vypočte z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu nebo osvědčení o registraci použitého vozidla. Zaměstnanec je za tímto účelem povinen předložit technický průkaz nebo osvědčení o registraci vozidla zaměstnavateli. Při určení spotřeby pohonné hmoty používá zaměstnavatel z technického průkazu nebo z osvědčení o registraci vozidla údaj o tzv.
Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat.
Náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší, pokud zaměstnavatel zajistí zaměstnanci použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá (např. Za použití dopravního prostředku po ukončení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce, je povinen zaměstnavatel uhradit zaměstnanci náhradu jízdních výdajů pouze do výše, která by náležela zaměstnanci v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo.
Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny (§ 161 zákoníku práce) přísluší zaměstnanci jen v případě, že cesta trvá déle než 7 kalendářních dnů. Tato náhrada přísluší k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět. Výše a podmínky jsou stejné jako u náhrady jízdních výdajů s tím, že zaměstnavatel poskytne náhradu maximálně v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště na území České republiky (podle toho, co je pro zaměstnance nejvýhodnější).
Náhrada výdajů za ubytování
Náhrada výdajů za ubytování (§ 162 zákoníku práce) přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Po dobu návštěvy člena rodiny však hradí zaměstnavatel výdaje za ubytování jen v případě, že si je musel zaměstnanec vzhledem k podmínkám pracovní cesty nebo ubytovacích služeb zachovat.
Stravné
Stravné (§ 163 zákoníku práce) přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty. Výši stravného stanoví opět příslušná vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí vždy na každý kalendářní rok v závislosti na vývoji cen. Pro rok 2025 platí dle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí č. 475/2024 Sb. Tato výše se snižuje, pokud bylo zaměstnanci během cesty poskytnuto bezplatné jídlo (tj.
Pokud cesta spadá do dvou kalendářních dnů, neposuzují se tyto dny odděleně, je-li to pro zaměstnance výhodnější. Stravné nepřísluší zaměstnanci po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance.
Ostatní nutné výdaje
Náhrada nutných vedlejších výdajů (§ 164 zákoníku práce) přísluší zaměstnanci v prokázané výši.
Pracovní cesta a její specifika
Víte, na co má Váš zaměstnanec nárok, když ho vyšlete na služební cestu, a na co nesmíte zapomenout? Pracovní cesta není nic jiného než legislativní označení hovorového výrazu služební cesta. Zákoník práce ji definuje jako časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo práce.
Souhlas s pracovními cestami můžete zahrnout rovnou do pracovní smlouvy nebo ho zařídit formou dohody. Před cestou odjíždějící zaměstnanec vyplňuje formulář neformálně nazývaný „cesťák“. V něm uvede základní informace o cestě - její cíl, účel, datum odjezdu i návratu a dopravní prostředek. Po návratu z pracovní cesty zaměstnanec do cestovního příkazu doplní časy odjezdů, příjezdů a doby výkonu práce (u cesty do zahraničí navíc i čas přechodu státní hranice).
Kdyby Vám zaměstnanci odmítli udělit souhlas s konáním pracovních cest, můžete jim dát kvůli nesplnění požadavků pro výkon sjednané práce i výpověď. 1/ Zaměstnanci vyjmenovaní v zákoníku práce, kteří mohou být vysláni na pracovní cestu jen s uděleným souhlasem pro konkrétní cestu.
Když vyšlete zaměstnance na dvoudenní služebku, nebudete mu platit za 48 hodin práce ani proplácet přesčas. Na druhou stranu - i kdyby např. Zaměstnanci neplatíte dobu strávenou na pracovní cestě, která nespadá do rozvržené směny (např. večerní cestování, přespání v hotelu).
Příklad: Máte firmu v Olomouci, odkud vyšlete zaměstnankyni Janu na školení do Prahy. Přestože má pracovní dobu vymezenou od 7:00 do 15:30 hod., kvůli školení začínajícímu v 10 hodin musela Jana vyjet už v 6 hodin ráno. V tomto případě bylo výkonem práce školení v čase 10:00-15:00. I když Jana odpracovala „pouze” pět hodin, zaplatíte jí za tento den stejnou mzdu, jako by jej strávila celý v kanceláři v Olomouci.
Zatímco minimální limit stravného a výši náhrad za použití vlastního vozidla zaměstnance upravuje vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí a částky se každý rok mění, další náhrady vyplácíte podle skutečných výdajů na základě doložených dokladů. Pro výpočet cestovních náhrad v roce 2025 platí vyhláška č. 475/2024 Sb. ze dne 19.
Zatímco ve státní a příspěvkové sféře se mohou zaměstnavatelé rozhodnout pro sazby stravného ve stanoveném rozmezí, Vy jste jako podnikatelé povinni zaměstnancům podle § 163 odst. 1 zákoníku práce vyplatit nejméně částku uvedenou na dolní hranici. Pokud zaměstnanci používají firemní vozidlo ke služebním účelům, nemají nárok na cestovné. 2/ Amortizace, což je příspěvek za opotřebení vozidla, který je stanoven výše uvedenou vyhláškou.
Na základě doložených účtenek nebo faktur jste povinni zaměstnancům proplatit také další vynaložené náklady např. Ve Vaší kompetenci je však určit zaměstnancům, jak a čím se budou dopravovat nebo kde budou spát.
Pro služebky do zahraničí platí podobná pravidla jako pro tuzemské cesty. Liší se zejména ve výši zahraničního stravného, které pro rok 2025 upravuje vyhláška č. 373/2024 Sb. Mimo to můžete zaměstnancům poskytnout i další cestovní náhrady stanovené na základě vnitřního předpisu nebo kolektivní smlouvy jako např.
Nestresujte se tím, jestli správně používáte schválené formuláře nebo vyplácíte aktuální výši stravného. Zákony a další předpisy sledujeme za Vás!
Důležité dokumenty a vyhlášky:
- Zákoník práce č. část VII zákoníku práce č. 262/2006 Sb.
- Vyhláška č. 475/2024 Sb.
- Vyhláška č. 373/2024 Sb.
Sazby cestovních náhrad pro rok 2025
Sazba základní náhrady za použití vlastního vozidla na 1 km jízdy se od 1. 1. 2025 zvýšila z 5,60 Kč na 5,80 Kč, u jednostopých vozidel a tříkolek je sazba 1,60 Kč. Při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %.
Výši tuzemského stravného pro rok 2025 stanovuje vyhláška č. 475/2024 Sb. Stravné se liší pro zaměstnance v soukromé a státní sféře. Pokud bylo zaměstnanci poskytnuto během pracovní cesty bezplatné jídlo, stravné se snižuje stejně jako u zaměstnanců v soukromé sféře. Zaměstnanec nemá nárok na stravné, pokud mu jsou během cesty trvající 5 až 12 hodin poskytnuta dvě bezplatná jídla, resp.
Sazby zahraničního stravného pro rok 2025 jsou stanoveny vyhláškou č. 373/2024 Sb. Pokud zaměstnanec stráví mimo území ČR méně než 1 hodinu, stravné se mu neposkytuje. Při vícedenních zahraničních pracovních cestách je nutné počítat zvlášť první a poslední den cesty, tj. Oproti loňsku se od 1. 1. 2025 mění sazby zahraničního stravného u 30 států. Jde například o Arménii, Černou Horu, Dánsko, Finsko, Chorvatsko, Irsko, Itálii, Maďarsko či USA, ze sousedních zemí se zahraniční stravné zvýšilo pouze u Polska, a to na 50 EUR. Pro některé země se mění i příslušná měna.
Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i vyšší stravné a kapesné do výše 40 % zahraničního stravného.
Potřebujete finanční prostředky pro rozvoj svého podnikání nebo zajištění provozních nákladů? S úvěry ČSOB nejste na podnikání sami. Půjčte si až 10 mil. Kč se zvýhodněnou sazbou od 6,9 % p. a.
Podmínky pro indikaci zdravotního transportu vychází z § 36 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, a vyhlášky Ministerstva zdravotnictví ČR č. O nároku na cestovné pacientů rozhoduje ošetřující lékař (praktický lékař nebo specialista), který zná aktuální zdravotní stav pacienta. Nárok vzniká v případech, kdy zdravotní stav pacienta neumožňuje přepravu běžným způsobem bez použití zdravotnické dopravní služby a ošetřující lékař souhlasí s přepravou osobním vozidlem.
Přepravu hradí zdravotní pojišťovna ve výši odpovídající vzdálenosti nejbližšího smluvního poskytovatele, který je schopen požadovanou péči poskytnout. Proplácí se pouze počet ujetých kilometrů za nejkratší cestu z místa výjezdu do místa určení, a to vždy jen jízdy s pacientem. Výše úhrady je stanovena dle aktuální sazby za km v okamžiku uskutečnění cesty do zdravotnického zařízení.
Úhrada pro přepravu pacienta soukromým vozidlem v roce 2024 je stanovena ve výši Kč 7,89/km pro jízdy, které byly uskutečněny po 1. 1. Povinností ošetřujícího/indikujícího lékaře je mít tiskopis Vyúčtování náhrady cestovních nákladů soukromým vozidlem k dispozici. Uvedený doklad má označení VZP 39/2020 a je stejný pro všechny zdravotní pojišťovny. Řádným vyplněním a potvrzením tiskopisu lékař indikuje tento druh dopravy.
Na tiskopisu vždy musí být vyplněna kolonka „Důvod k transportu“. Zde je nutné uvést zdravotní zdůvodnění pro úhradu přepravy (vyjádření typu „vyšetření“ apod. Jeden tiskopis je určen vždy jen pro cesty k jednomu poskytovateli zdravotních služeb, max. Druhá strana dokladu slouží k evidenci návštěv pacienta na odborném ošetření/vyšetření. Poskytující lékař potvrdí vždy datum návštěvy pacienta. V případě, kdy není indikace pro cestu zpět, doplní poskytující lékař v místě razítka „ZPĚT NE“.
Může nastat situace, že bude nutný transport sanitou, pak se vyznačí „ZPĚT SANITA“. Na náhradu cestovních nákladů se vztahuje obecná tříletá promlčecí lhůta dle ustanovení § 629 zákona č. 89/2012 Sb. běží ode dne, kdy právo mohlo být vykonáno poprvé.
952 222 222), kde vám jeho pracovníci rádi poradí, popř.
Zanechat komentář